醫院科研經費支出信息化管理路徑優化探討

陳仁國 臧 歡 劉啟睿 杜月娥 張沈陽

醫院科研經費支出信息化管理路徑優化探討

陳仁國 臧 歡 劉啟睿 杜月娥 張沈陽

（徐州醫科大學附屬醫院，江蘇 徐州 221000）

目的：通過優化徐州醫科大學附屬醫院科研經費支出管理路徑，建立全流程信息化管理。方法：分析醫院既往科研經費支出管理過程中存在的問題，優化審批流程及實施線上審批。結果：與線下審批相比，線上審批提高了科研人員和管理人員辦事效率。結論：優化科研經費支出管理路徑不僅減輕了科研人員負擔，而且提高了科研經費支出管理效率，同時減少了人員聚集帶來疾病傳播風險，最終提升醫院科技水平。

科研經費支出；信息化管理；線上審批

引言

目前科技創新水平已經作為新時代醫院核心競爭力評價的重要參考指標[1-3]。近年來，醫院獲資助的課題數量以及科研經費資助額度也在不斷增長，但是與之相對應的醫院科研管理水平卻不能同步提升[4,5]。那么如何改進醫院科研管理方式、提高醫院科技創新水平已經成為醫院科研管理部門急需解決的問題之一[6,7]。而科研經費管理是科研管理中的重要內容之一[8-10]。科學、合理、規范地管理好科研經費，既可以提高科研管理人員辦公效率，又可以提高科研人員的積極性，從而提高醫院科技水平[11,12]。徐州醫科大學附屬醫院是一所集醫療、教學、科研、急救、保健、康復等功能任務為一體的大型省屬三級甲等綜合性公立醫院，近幾年醫院科研項目和科研經費數額不斷增長，與之相對應的是科研經費支出審批數量也在不斷增加，科研經費審批過程中存在的問題也日益突出。本文以徐州醫科大學附屬醫院為例，分析醫院既往科研經費支出管理存在的問題，探討優化科研經費支出管理的相關路徑，為減輕科研人員負擔和提升醫院科研經費支出管理效率提供參考。

1 存在問題

醫院科研經費支出最早是使用人工賬本進行登記核算。隨著信息化技術的發展，醫院于2011年自主研發并啟用了科研基金管理系統，與之前的人工賬本核算相比，具有系統登記和查詢等優點，但是距離科技管理“放管服”改革要求[13-15]還存在一些不足。

1.1 科研經費支出審批流程繁瑣

科研經費支出審批模式為線下審批，主要管理模式為科技處為主、多部門協同，涉及的審批部門包括科技處、財務處、院領導等多個部門，具體審批流程如圖1所示。科研人員從到科技處填寫科研經費審批單到最后去財務處辦理報銷需要經過科技處、財務處、院領導等部門審批，各審批部門為批量審批且不能越級審批，審批時間長，一般需2周至4周才能完成整個流程審批。此外，有時候科研人員往往需要在同一部門跑2次～3次才能解決一項審批問題。因此，科研人員光在科研經費支出審批上就花費了大量的時間和精力，同時管理部門審批效率低下也是值得關注的問題。

圖1 科研經費支出線下審批流程

1.2 科研經費支出類別及執行情況與合同預算不一致

由于科研基金管理系統未設置按預算支出模塊，同時科研人員預算編制有時也缺乏一定的合理性，因此科技處經辦人每次審核科研經費支出報銷時需對照合同書及手動統計既往支出情況后綜合判斷能否進行審批簽字。這種人工核對較為繁瑣，容易造成實際支出類別與合同預算類別不一致的情況，且實際支出執行情況與合同預算執行情況存在較大出入。目前普遍存在部分經費實際支出金額超過合同經費預算金額及實際支出類別與合同預算類別不一致的問題，對后續科研項目結題時經費決算及審計會產生一定的影響。

1.3 審批進度及報銷憑證查閱不便

項目負責人在科技處填完科研經費審批單后往往會等待科技處電話或者短信告知審批情況，無法及時查閱目前的審批進度，會給項目負責人的科技工作帶來一些不便。此外，科研經費支出流程審批結束后，所有的紙質材料會送至財務處歸檔。在科研經費報銷未采用線上審批之前，如遇項目結題、經費審計抽查報銷憑證或者項目負責人想調閱之前報銷的發票等情況，科研人員需要先到科技處查閱具體的支出明細，然后到財務處已歸檔的記賬本中人工尋找、人工復印，查詢和翻閱均較為不便。

1.4 經費決算統計不便

課題負責人在科研項目結題時需要填寫課題經費決算表，課題經費決算表涉及項目整個實施期間科研經費支出具體的明細情況，科研經費支出統計的正確與否將影響到課題能否順利結題及科研誠信問題。由于科研經費支出審批是線下審批，因此，課題負責人需要到科技處查閱每筆科研經費支出情況并進行人工核算，這種方式較為費時、費力，給課題負責人結題時增加了一些不便。

2 解決措施

2.1 以移動辦公為抓手，優化審批流程

2016年中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》，2018年中共江蘇省委、江蘇省人民政府聯合印發《關于深化科技體制機制改革推動高質量發展若干政策》，相關文件中均指出要完善科技管理政策，優化科技管理流程，改進科技管理方式。2018年恰逢醫院高質量轉型發展，醫院信息建設的步伐也在不斷推進。2019年醫院正式啟用了移動辦公系統。以此為契機，科技處與醫院信息中心聯合啟動科研經費支出流程再造，通過不斷溝通交流、優化、試運行等，確定了科研經費支出線上審批流程，具體流程見圖2所示。課題負責人可以隨時隨地登錄移動辦公系統，通過點擊科研經費審批單模塊，上傳需要報銷的票據，選擇報銷課題編號，填寫金額等內容，點擊提交后會依次提交到科技處、財務處、院領導等相關部門進行線上審核，待辦人會收到系統推送的待處理消息，如有問題會線上退回，項目負責人只需要登錄移動辦公系統科研管理“待發事項”模塊就可以查閱具體退回原因，待線上處理后提交即可，無需往返于各個審批部門。待院領導線上審批結束后，系統會發消息及時通知課題負責人攜帶相關票據到財務處辦理報銷即可。

2.2 按合同簽訂預算編制支出報銷類別和金額

在課題負責人簽訂合同之前，科技處會依據國家、省、市、院等相關部門印發的經費管理辦法和文件對課題負責人提交的合同予以審核，確保合同經費類別和預算金額符合相關文件和上級主管部門要求。課題負責人簽訂合同后，科技處會根據合同預算在科研經費支出管理系統中維護可報銷經費類別和金額，整個科研經費都會按照合同編制的預算進行報銷，如果報銷費用超過可用費用，系統會提示“預算超支”無法提交。同時，課題負責人也可以通過登錄移動辦公系統的科研經費模塊，及時查看科研經費支出及剩余情況，避免出現“預算超支”現象。

2.3 添加已發、待發、已辦、待辦事項查詢

為方便課題負責人及審批部門及時查閱科研經費審批情況，移動辦公系統的科研經費管理模塊添加了“已發事項”“待發事項”“已辦事項”“待辦事項”四個查詢功能。課題負責人提交科研經費審批單后，可以在“已發事項”中查看已經提交的科研經費單及審批處理情況。同時，課題負責人可以在“待發事項”中查閱是否有被退回的科研經費審批單以及有沒有及時處理。此外，審批部門可以在“已辦事項”中查閱經手的科研經費審批單情況，在“待辦事項”中會查看有無待處理的科研經費審批單。

3 結果

3.1 線上審批提高審批效率

經過不斷優化，醫院于2020年正式啟用了科研經費支出線上審批流程，項目負責人只需要用手機或者電腦就可以登錄移動辦公系統，完善并發送科研經費審批單，就可以及時查看處理狀態，待審批流程結束后，項目負責人可以將科研經費審批單打印出來并攜帶好相關票據后直接到財務辦理報銷，整個報銷過程項目負責人只需要去一次財務處即可。此外，由于各審批部門隨時隨地都可以登錄移動辦公系統查看并處理相關文件，不需要在固定地點審批，也不需要登錄其他報銷系統審批。因此，整個審批時間也會大大縮減。根據目前審批結果顯示，從項目負責人提交科研經費審批單到審批流程結束，平均審批時間為2天～4天。科研經費支出實施線上審批后不僅避免了科研人員多次往返各個部門，實現了“最多跑一次”，線上審批還大大縮短了審批時間，為科研人員節省了時間，而且提高了管理部門的審批效率。

3.2 避免超預算報銷

由于科技處嚴格按照簽訂的合同經費預算編制報銷費用類別和金額，因此，項目負責人只能按照科合同簽訂的費用類別和金額進行報銷。項目負責人如需變更經費預算，可以提交變更經費預算費用表格，科技處審批簽字后即可在系統維護，方便項目負責人及時報銷。此外，項目負責人在提交科研經費審批單后系統會自動進行累計扣款，項目報銷費用超過可用金額時系統會顯示無法提交。這樣科技處經辦人就不用人工核對，并且不會存在超預算報銷的情況，不僅提高了科技處審批效率，還為項目結題經費決算及審計提供了保證。

3.3 報銷憑證查詢及經費決算統計更加便捷

科研經費支出采用線上審批后，項目負責人可以直接登錄移動辦公系統，通過點擊“已發事項”就可以查詢每筆科研經費支出具體明細情況，項目負責人無需到科技處和財務處進行人工查詢。此外，由于線上審批系統會自動計算，無需人工進行核算費用。因此，線上審批為項目負責人結題節省了時間和精力。

4 討論

4.1 優化科研經費支出審批是醫院科技創新管理的重要組成部分

為充分激發科研人員的創造性和積極性，黨的十八大、十九大以來，黨中央、國務院、各省市均出臺了一系列優化科技管理的政策文件和改革措施，其中科研經費管理多次被提及。科研經費支出是科技管理的重要組成部分，針對科研經費支出審批繁瑣、時間長等問題，醫院以推進移動辦公系統為契機，建立并優化科研經費支出線上審批流程，有效解決了審批流程過于繁瑣、審批時間長、超預算支出等問題，不僅給科研人員節省了大量時間和精力，同時也提高了科研管理部門的審批效率，實現了醫院新形勢下的科技管理創新。下一步醫院將聚焦科研經費報銷數字化、無紙化，以此來進一步為科研人員“松綁”。

4.2 “包干制”科研經費支出管理

2019年《政府工作報告》中提出“開展項目經費使用‘包干制’改革試點，不設科目比例限制，由科研團隊自主決定使用”。此后，國家自然科學基金委、部分省市陸續開展了此項改革試點工作。納入“包干制”試點項目經費支出主要特點是項目負責人不再編制項目預算，而是根據實際需要自主決定、統籌使用與科研項目相關支出。

筆者認為項目負責人是科研經費使用的直接責任人，對經費使用的合規性、合理性、真實性和相關性承擔法律責任。在“包干制”經費使用前，項目負責人應需簽署承諾書，項目負責人承諾科研經費全部用于本項目科學研究工作，對經費使用的合規性、合理性、真實性負責。此外，改革試點單位根據自身特點可以建立“負面清單”，明確哪些經費不予以報銷。在經費使用過程中，項目負責人須按照合同書和相關管理制度使用經費，據實記錄科研項目及經費使用相關內容，項目結束后統一歸檔至科技處。

4.3 完善科研經費績效考核機制

醫院在優化科研經費支出管理路徑為科研人員減負及賦予科研人員經費使用更多的自主權的同時，應該加強對科研經費進行績效評價。建議醫院科技管理部門應該要進一步加強和完善科研經費績效考核體系建設，要從重實施過程向重項目研究結果不斷轉變，從重項目短期效益向重中長期創新績效轉變。不斷探索建立與基礎研究、臨床科技成果轉化、技術應用推廣等不同類型分類評價制度。醫院要強化績效評價結果運用，將項目績效評價結果作為項目調整、后續支持、經費分配的重要依據。對于績效考核優秀的項目要給予適當獎勵，對于績效考核不達標的項目要給予一定的懲罰措施。

科研誠信是科技創新的重要基礎，是廣大科研工作者應該遵循的基本的行為準則，是人類社會誠信準則在科研活動中的具體體現[17]。因此，醫院要加強科研人員科研誠信管理，同時將科研誠信作為科研經費績效考核的重要內容之一，醫院要引導科研人員遵守科研倫理道德和作風學風誠信要求，對于科研經費使用過程中嚴重失信行為實行追責和懲戒，確保科研經費支出合法、合規、合理。

5 結束語

近年來，國家對于科技經費投入不斷增加，科技體制改革也在不斷深入，其中科研經費管理是科技體制改革重點工作，只有管理好和用好科研經費，才能更好地激發科研人員的積極性和創造力。在互聯網技術和新媒體快速發展的當下，醫院以信息化建設為抓手，實施科研經費線上審批，有效解決了醫院既往科研經費管理中存在的報銷流程繁瑣、時間長、超預算等問題。不僅減輕了科研人員負擔，使科研人員將更多的時間和精力花在科學研究上，而且提高了科研經費支出審批管理效率。此外，實施線上審批還可以減少新冠疫情下人員聚集帶來疾病傳播風險，從而進一步提升醫院科技管理水平，最終提升醫院科技水平。

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Discussion on Optimization of Information Management Path of Hospital Scientific Research Expenditure

Objective: To optimize the scientific research expenditure management path of the Affiliated Hospital of Xuzhou Medical University and establish the whole process information management. Methods: To analyze the problems existing in the management of scientific research expenditure in the past, optimize the approval process and implement online approval. Results: Compared with offline approval, Online approval improved the efficiency of scientific research personnel and management personnel. Conclusions: Optimizing the management path of scientific research expenditure not only reduces the burden of scientific research personnel, but also improves the efficiency of scientific research expenditure management, reduces the risk of disease transmission caused by personnel gathering, and ultimately improves the scientific and technological level of the hospital.

scientific research expenditure; information management; Online approval

R197; TP391

A

1008-1151(2022)10-0182-04

2022-07-24

陳仁國（1989－），男，江蘇泰州人，徐州醫科大學附屬醫院主管藥師，碩士，從事科研項目管理和科研經費支出管理工作。

張沈陽（1986－），女，江蘇徐州人，徐州醫科大學附屬醫院科技處處長，在職博士，從事科技管理、成果轉化和科研誠信工作。