試析煤炭建設(shè)項目檔案管理工作

文/艾曉康

隨著智能化技術(shù)與煤炭產(chǎn)業(yè)的不斷融合發(fā)展，礦井智能化水平的不斷提高，煤炭建設(shè)項目要求檔案工作要充分發(fā)揮信息化技術(shù)及專業(yè)軟件的優(yōu)勢，組建專職機構(gòu)、配備以專兼職人員為基礎(chǔ)的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和制定符合基建項目特點的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案精細化管理，達到檔案專項驗收、項目竣工及創(chuàng)優(yōu)達標的要求，開創(chuàng)檔案工作新局面

榆橫礦區(qū)南區(qū)趙石畔煤礦建設(shè)項目隸屬陜西投資集團，礦井設(shè)計生產(chǎn)能力6.0Mt/a，服務(wù)年限71.7a，建設(shè)總工期52個月，計劃于2025年5月礦井聯(lián)合試運轉(zhuǎn)。趙石畔煤礦在項目籌備初期，針對檔案管理工作進行了諸多探索和實踐，但對標行業(yè)檔案智能化管理的新要求，還存在一定的差距，現(xiàn)對新要求下如何做好煤炭建設(shè)項目檔案管理工作進行分析，提出相應(yīng)的對策。

一、形成統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準的“三統(tǒng)一”的檔案管理機制

統(tǒng)一管理：由于煤礦工程建設(shè)具有投資大、規(guī)模大、單位工程多、參建單位多、人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點[1]，從立項到建成投產(chǎn)，時間跨度達十年之久，包含礦、土、安裝工程的設(shè)計、審批、招標、預(yù)算、施工、竣工等一系列資料，所以在項目建設(shè)初期，必須建立檔案工作崗位責(zé)任制，明確各級管理人員的檔案管理職責(zé)。同時將監(jiān)理、施工單位歸入項目檔案管理體系內(nèi)，明確參建單位檔案管理職責(zé)，形成建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位三位一體檔案管理體制，統(tǒng)一管理。

統(tǒng)一制度：項目籌備階段，即成立檔案管理專項工作小組，根據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)要求，制定檔案管理年度目標，部署項目檔案日常管理工作，負責(zé)組織、協(xié)調(diào)基建全過程檔案資料管理，并根據(jù)基建項目的特點，制定了《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案借閱管理制度》等十余項制度，確保建設(shè)工程檔案管理有章可循。

統(tǒng)一標準：項目建設(shè)初期，依據(jù)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28—2018）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《煤炭建設(shè)工程資料管理標準》（NB/T51051-2016）、《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》（NB/T51065-2016）、《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標準》（GB50300-2013）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）等標準、規(guī)范制定了適用煤礦基建特點的《趙石畔煤礦（6.0Mt/a）建設(shè)項目資料收集、歸檔管理規(guī)定》，涵蓋煤礦基建期檔案分類、檢查與考核、竣工文件整編要求等全部內(nèi)容，明確職責(zé)，落實責(zé)任，確保項目檔案管理各項工作有效開展。

二、做到工程進度與檔案的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，確保工程檔案質(zhì)量

建設(shè)項目檔案是指導(dǎo)、檢查建設(shè)項目決策是否科學(xué)、合理的重要依據(jù)[2]，所以檔案管理嚴格遵循“統(tǒng)一管理、科學(xué)規(guī)范、完整準確、有效利用”的管理方針，嚴格實行檔案管理與工程建設(shè)“三同步”（竣工文件的編制與工程進度同步、竣工文件的積累、整編、審定與工程進度同步、竣工檔案的提交與工程竣工同步）與“四統(tǒng)一”（統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一軟件）原則，利用專業(yè)軟件，以單位工程作為文件管理的基本單元，實行文件包管理，根據(jù)文件內(nèi)容的多少組成一個卷冊或若干個卷冊，在施工過程中及時充實文件包中的各項記錄。同時在項目建設(shè)過程中，根據(jù)施工進度不定期開展檔案工作專題會議，對各參建單位檔案工作進行梳理，提出不足，不斷完善改進項目檔案管理工作，并聯(lián)合各技術(shù)專業(yè)人員及檔案管理人員進行檔案專項檢查，檢查各參建單位檔案規(guī)范性、檔案同步性、檔案收集整理等各項檔案工作是否符合規(guī)范，對不符合項進行通報并要求其按期整改，形成問題閉環(huán)，同時要求各單位對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題舉一反三，提高檔案管理水平，保證了檔案更好地反映工程進度，實現(xiàn)工程檔案的優(yōu)質(zhì)。

三、嚴格執(zhí)行檔案監(jiān)督機制及檔案移交驗收審查程序，確保檔案齊全、規(guī)范、系統(tǒng)

單位工程資料組卷、移交前，建設(shè)、監(jiān)理及參建單位依據(jù)《煤炭建設(shè)工程資料管理標準》（NB/T51051-2016）、《趙石畔煤礦（6.0Mt/a）建設(shè)項目資料收集、歸檔管理規(guī)定》等相關(guān)標準、規(guī)定，細化檔案組卷、移交工作，進一步明確檔案組卷原則、組卷方法、文件排列、編目、裝訂、檢索工具的編制、照片檔案收集與整理、電子文件歸檔與整理。同時，加強落實檔案監(jiān)督、檢查工作，嚴格執(zhí)行檔案移交驗收程序，確保各類檔案齊全、規(guī)范。一是項目前期文件、準備階段資料、合同招投標文件移交時，需由經(jīng)辦人和相關(guān)負責(zé)人審核確認；二是工程檔案移交無施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程主管部門負責(zé)人簽字審核，檔案管理人員不得辦理移交證書；三是工程款結(jié)算時無工程檔案移交證書，不予結(jié)算，財務(wù)部門不予付款；四是設(shè)備儀器付款時，無設(shè)備資料移交清單，不予進行結(jié)算。通過嚴格執(zhí)行檔案監(jiān)督、檢查機制，完成各類竣工檔案的歸檔工作。

四、運用計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

隨著計算機在社會各個領(lǐng)域中的滲透和應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足時下工作發(fā)展需要[3]，需充分利用現(xiàn)有智能化技術(shù)，推動企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，為利用檔案提供高效、便捷的服務(wù)。利用OCR等技術(shù)高質(zhì)量完成檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實現(xiàn)智能化檔案管理的基礎(chǔ)，管理者運用計算機軟件對檔案進行輔助管理，檔案系統(tǒng)與OA、MIS系統(tǒng)有效結(jié)合，對檔案進行排序、整合、統(tǒng)計、保密等級上的劃分，進而實行自動歸納整理保存，實現(xiàn)自動歸檔。同時開發(fā)手機APP，根據(jù)查閱權(quán)限快速檢索到相關(guān)檔案資料，提升檔案利用效率。

綜上所述，建設(shè)項目檔案管理的內(nèi)容繁多復(fù)雜，工程檔案也是工程驗收和工程評優(yōu)的必要條件，所以必須層層夯實責(zé)任，推動檔案管理各項舉措順利實施，實現(xiàn)智能化檔案管理，為公司開發(fā)利用檔案信息、服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營工作提供有力保證。