新時代事業單位人事檔案管理的現狀及對策

文/李 靜

人事檔案管理是事業單位管理工作的重要方面，對個人及單位發展具有重要作用。本文論述了目前事業單位人事檔案管理工作存在的問題，提出人事檔案管理工作發展創新策略，旨在全面提升事業單位人事檔案管理水平，為事業單位的長足發展提供有力支持

近年來，我國事業單位不斷發展，其服務職能覆蓋了我們生產、生活和工作的各個方面，對社會公共服務的發展起到了積極作用，事業單位人事檔案管理工作對其職能發揮具有重要意義。隨著經濟社會的快速發展和信息技術的不斷進步，傳統的人事檔案管理模式已出現種種弊端，亟待探索出符合時代需求的新型管理方式，從而為新時代下事業單位的可持續發展發揮積極作用。

一、事業單位人事檔案管理的意義

人事檔案是指記錄個人主要情況的材料，一般是人事、勞資等相關部門在人才培養、選拔等活動中逐漸形成的，如教育背景、工作經驗等方面的信息記錄。人事檔案管理，主要是指專門針對人事檔案所進行的收集、整理、保管、利用等工作。

1.人事檔案的特點

事業單位人事檔案的特點，主要體現在真實性、完整性、動態性三個方面。此外，人事檔案管理工作還具有保密性，管理人員要注重加強安全管理意識，制定嚴格的人事檔案監督機制，防止文檔丟失和泄密，防止檔案內容的泄露對員工及單位的發展造成不利影響。[1]

2.人事檔案管理的重要性

第一，事業單位人事檔案是單位及社會對員工綜合素質評價的重要依據，對員工個人具有重要意義，也與員工的切身利益密切相關。第二，人事檔案是事業單位對員工進行考核評定、職稱審查、職位變動、干部提拔的主要依據，為單位進行人才評估提供有力支持，對單位的人力資源調整發揮重要作用。[2]第三，就社會發展而言，人事檔案是社會信息資源儲備的重要組成部分，它能夠精簡地提煉員工過往的主要經歷。合理利用檔案信息，可以促進人才信息社會化管理的實現，從而為整個社會的穩定健康發展提供重要支持。

二、事業單位人事檔案管理的現狀

1.檔案管理意識薄弱

當前我國大部分事業單位對人事檔案管理工作的認識尚停留在簡單的整理和保管層面，缺乏專業的檔案管理人才，目前的檔案工作人員并沒有真正認識到人事檔案管理工作的價值。事業單位管理者通常更加注重運營管理，對檔案工作的重要性認識不足、不予重視，導致人事檔案管理工作停滯不前。

2.管理制度不夠健全

目前我國事業單位的人事檔案管理工作普遍存在管理制度不夠健全的問題。一方面缺少明確的管理標準，導致具體工作中出現信息不一致、各部門各自為政、標準不統一等現象，嚴重影響了人事檔案管理的質量；另一方面檔案管理制度僵化，管理人員不能掌握新政策、新方法，并且缺乏根據環境的變化而及時改進工作方法的能力，導致工作效率的下降。

3.人事檔案管理信息化水平較低

目前事業單位人事檔案管理工作還在采用傳統管理方式，仍舊以紙質資料為主，不但受制于時間和空間的限制，也嚴重影響使用效率，使檔案信息價值得不到有效的利用。雖然部分事業單位引進了信息化管理系統，但由于操作不熟練、系統功能單一、管理人員能力有限等情況，導致使用率不高，紙質和電子的雙重管理反而加大了工作難度。

4.基礎設施陳舊

很多事業單位沒有為人事檔案管理提供專門的檔案室，存在檔案庫與辦公室合一的情況，空間上不利于保存檔案，老舊的檔案柜以及沒有控溫、控濕、除蟲設備易造成檔案受潮、受損，從而影響人事檔案的完整性，不利于檔案的保管。

三、事業單位人事檔案管理創新的路徑

1.增強管理意識

事業單位管理者應首先認識到人事檔案管理工作的重要意義，引入專門管理人才，加強宣傳工作，促進單位工作人員共同提高對檔案管理工作的認知；加大資金投入，完善相關基礎設施建設。其次定期組織人員培訓，做好知識更新，提供管理人員接觸檔案管理新政策、新方法、新理論的渠道，充分調動員工積極性，從而有效保證工作質量。

2.健全管理制度

建立完善的人事檔案制度體系是開展檔案管理后續工作的重要保障。事業單位人事檔案管理工作具有較強的復雜性和綜合性，需要多個部門合作。[3]制定分工明確、責任到人的現行制度，將檔案管理工作流程化，有針對性的制定標準，形成檔案的系統化管理，完善管理網絡。同時為審核工作提供依據。

充分發揮檔案的利用價值，需要制定人事檔案的利用服務制度。傳統人事檔案管理制度往往只注重檔案的收集和保管，對于利用服務領域往往比較窄，但是如果要使人事檔案的價值得到充分發揮，則必須實現一定程度的開放。由于人事檔案的保密性，服務制度制定時務必同時要確保保密服務與開放服務之間的平衡關系，實現人事檔案開放性與保密性的有機統一。[4]

3.加強信息化建設

首先，單位負責人和檔案工作者應結合本單位的實際情況和工作需求，購置相關的軟件，構建檔案信息化平臺，有效落實信息化管理。新建立的人事檔案管理平臺應做到可以實現完整歸檔、精確分類、便于查閱、全文檢索等功能，以便更好地發揮人事檔案的價值，提高利用率。其次應加強管理人員的學習培訓，人事檔案管理人員必須不斷更新知識體系，熟練掌握信息系統的操作，以此保證信息化平臺的高效使用。此外，還需建立專門的網絡信息安全保障團隊，加強機密信息管理和防入侵、防病毒技術的應用，保證人事檔案的保密性，提高數字化系統的安全運行能力，并為后續的更新發展以及安全管理做到有備無患。

4.提高檔案利用率

在提高人事檔案利用效率方面，事業單位應注意做好以下幾點工作：一是檔案管理人員要注重對檔案內容的豐富，在原先檔案基礎上適當添加其他相關信息，如經濟收入、工作業績等方面的內容。這樣不僅能夠充分體現出檔案整體利用價值，進一步保證檔案的完整性。二是科學建立檔案利用機制，如將在職人員的職稱審核、入職退休等內容結合人事檔案進行。三是積極推進檔案服務體系的創新工作，結合具體發展情況和單位需求，深入把握當前社會發展趨勢，對檔案服務體系進行合理創新。[5]

綜上所述，事業單位人事檔案傳統的管理辦法、模式將難以適應新的發展需求，這意味著事業單位檔案管理部門要加大對檔案管理工作的重視度，提高認識，促進人事檔案管理工作的轉型和科學管理體系的構建，并加大對資金、人才、技術、設備以及制度的投入力度，加強人事檔案管理能力，全面確保事業單位人事檔案管理工作信息化的實現，提高檔案利用率，基于高效化和高質量的工作模式，為事業單位的長久發展提供檔案信息支持。