大數據背景下事業單位人事檔案管理工作

文/高 磊

隨著信息技術、大數據技術的不斷發展和進步，對人事檔案管理工作及相關工作人員提出了新的要求和挑戰。面對檔案管理工作與大數據技術加強融合的必然發展趨勢，需要對大數據技術應用優勢進行充分利用，以有效改善傳統管理模式中存在的不足，促進管理工作轉型發展，進而有效提升人事檔案管理工作效能。本文結合大數據技術，對現階段事業單位人事檔案管理存在的主要問題進行分析，并對優化人事檔案管理工作的有效策略進行探討

事業單位的可持續發展與人事檔案工作質量和水平密切相關，尤其是大數據技術廣泛應用的信息化時代，傳統檔案管理工作中存在的工作效率低、資源利用率不足等問題更加凸顯，對人事檔案工作的有序發展造成制約和阻礙。對于檔案管理工作人員而言，需要充分借助大數據技術等先進技術應用優勢，對自身工作理念積極轉變，對檔案管理工作的重要性和意義加深認識，對檔案工作模式不斷創新，不斷提高檔案服務能力的同時，對事業單位可持續發展起到積極推動作用。

一、大數據背景下人事檔案管理現狀及存在的問題分析

（一）人事檔案管理體系不完善

現階段仍有部分事業單位未設置專門的檔案管理部門或機構，或對相關檔案管理人員存在兼任等情況，并且缺乏科學的檔案管理體系，即使部分事業單位對相應管理體制機制進行了建立，使未根據自身實際發展情況，以所制定的相關管理體系及制度進行及時調整和修訂，導致原有的人事檔案管理體系難以應對大數據背景下事業單位人事管理檔案建設工作要求。其次一些事業單位檔案的網絡管理較為分散，存在一定的網絡碎片化現象，導致人事檔案管理力度不足，難以充分發揮人事檔案的應用效果。最后由于檔案信息管理有效性不足，在人才晉升、調配等工作中無法提供可靠、完善的參考依據，對人事工作順利開展造成一定制約和阻礙。

（二）人事檔案管理信息化建設滯后

隨著大數據技術的廣泛應用，傳統檔案管理中采用的人工主導模式已無法滿足新形勢下檔案管理工作發展要求，面對快速增長的檔案數據信息，以及多元化服務需求，檔案管理工作效率及現代化管理水平亟待提升。現階段不少事業單位檔案管理中加強了信息化技術應用力度，對信息化檔案管理系統加強構建。但在具體工程過程中，各類檔案管理軟件、硬件設備更新速度滯后，相關管理工作人員對技術手段和軟件應用仍無法熟練應用，導致檔案管理中信息化、數據化作用無法充分體現，難以充分挖掘和利用人力資源檔案管理價值，事業單位人力資源管理，以及檔案資源服務等需求難以有效滿足。

二、大數據背景下優化事業單位人事檔案工作的有效策略

（一）傳統管理工作觀念轉變，檔案管理創新意識增強

為了有效提升事業單位人事檔案管理水平和效率，相關檔案管理人員應對自身檔案管理意識積極轉變，對檔案工作的重要意義與價值提高認識，尤其是人社局檔案管理中心需要收集、整理、查閱、傳遞全市政府機關、事業單位副科級以下和黨委部門工勤人員檔案資料，并且為查檔群眾提供優質服務等，對相關工作人員的責任意識和使命感提出了更高要求，需要確保所有人事檔案的準確性、真實性和完善性。同時相關領導人員應積極發揮帶頭作用，促進人事檔案工作管理理念的有效轉變，使檔案工作所承擔的重要職責能夠更深入。另外需要在人事檔案管理工作中充分利用計算機技術、大數據技術等，對檔案管理人才加強培養，使檔案管理工作活力有效激發，使人事檔案工作質量和效率切實提高。

（二）加強檔案信息化建設，檔案信息化管理手段不斷優化

在大數據背景下，社會資源信息化成為未來發展的必然方向，對于事業單位的檔案管理工作而言，需要積極應對人事檔案管理要求，由于人事檔案中的所有工資表、履歷、考核表、任免審批表等資料，都直接反映著當事人工作學習進步的真實情況，且直接關系個人的工資、社會勞動保障和政治待遇等，因此人事檔案管理要求更加嚴格，對現有人事檔案管理手段不斷創新和優化勢在必行。首先需要對檔案工作內容進行科學規劃，根據事業單位實際發展情況，對相應的檔案工作模式科學制定，對各工作階段的目標與方案進行細化，使人事檔案管理安全性有效提升。其次對檔案管理網站加強建設，使人事檔案逐步向電子化方向發展，同時通過檔案管理網站的有效構建，能夠為群眾提供快速查檔服務，并能夠對部分與檔案管理相關的最新政策要求進行及時發布，有利于當事人能夠快速填寫和修改自己人事檔案，使檔案工作效率有效提升，當事人員應有利益得以切實保障。另外需要對人事檔案數字化管理加強重視，通過數字化網絡的構建，進一步推動電子檔案的形成，使檔案整理、分析速度加快，使檔案信息保護力度進一步提升。

（三）追求科學創新，檔案管理水平不斷提升

在人事檔案管理工作中，通過詳細工作目標的制定，以及堅持高要求、高標準等工作原則，追求科學創新，通過科學化管理，能夠有效提升工作管理質量和檔案安全。首先對檔案管理工作內容進行細化，其中日常檔案管理工作包括了對檔案資料進行分類、整理、排序、上架、查閱、利用等，另外還需要對管理環境加強重視，包括庫房清潔、檢查記錄溫濕度、及時更換防蟲藥物、查看消防器材等安全保護工作。同時還需要所接收的干部職工新增年度考核、工資變動、任免、獎懲、學歷晉升等檔案材料進行及時收集、鑒別，對無歸檔價值資料進行剔除，及時添加歸檔目錄等，使檔案資料的完整性、有效性得以切實保障，使人事檔案工作得以順利開展，工作服務水平有效提升。另外檔案管理人員還應不斷增強自身大數據與信息化思維，對檔案工作理念不斷更新，對自身工作價值作用有更深刻的認識。另外通過檔案管理數據庫的構建，能夠對人事檔案信息安全加強保護，使人事信息更加準確、完整，同時更有利于在提升人員工資、社會勞動保障和政治待遇的相關決策中作出更精準的判斷。

（四）重視自我提升，不斷加強專業檔案管理隊伍建設

在大數據背景下，人事檔案管理工作人員應對自我提升加強重視，進而促進專業檔案管理隊伍的建設和完善，使事業單位能夠更好地滿足時代發展要求。首先事業單位可通過高素質管理人才引進的方式，使人事檔案信息化管理工作得以順利開展。其次針對現有檔案管理人員，應加大培訓力度，其中發揮優秀員工領頭羊的作用，向其他檔案工作人員進行知識和工作經驗的傳授，還可組織學習考察、在崗培訓等方式，使管理隊伍的整體工作效率和工作水平不斷提升，更好地滿足社會發展要求，并為人事信息化檔案管理提供有力支撐。

從上述分析研究可見，隨著大數據技術的廣泛應用，首先檔案管理人員應對人事檔案管理的重要意義加深認識，對現階段干部人事檔案管理中存在的問題和不足加強分析，對自身工作經驗進行不斷總結，對管理工作不斷創新和優化，同時需要對大數據技術的應用優勢進行充分利用，使干部人事檔案管理體系進一步完善，確保人事檔案信息更加完整、準確、充分發揮檔案管理的作用和價值，全面提升干部人事檔案管理水平。