“互聯網+”下應急救援檔案管理優化策略

文/高 倩

應急救援檔案管理工作對于處理和應對各類突發事件有著較強的借鑒意義，通過優化檔案管理水平，提高檔案利用率，在一定程度上有助于減輕人身傷亡與財產損失。“互聯網+”背景下，應急救援檔案管理工作受到了更多關注，如何充分發揮信息技術優勢，提高檔案管理水準，是每位檔案管理人員應思考并解決的現實問題

“互聯網+”時代下，信息化平臺和各類技術終端為應急救援檔案管理工作帶來了更多便捷性。相關單位必須要緊密跟隨時代發展腳步，積極配置信息化存儲設備，應用先進的技術，加強檔案數據庫建設，完善應急突發事件檔案管理網絡，由此切實提高應急救援檔案管理的實效性。

一、“互聯網+”下應急救援檔案管理的意義

（一）為開展應急突發事件教育提供素材

當前，人們處于信息大爆炸的時代，傳統的應急救援檔案也從紙質轉換為電子形式。相關單位可以應用應急救援檔案，以多元化的形式和載體開展常態化的突發事件應對宣傳教育工作。通過圖、文、聲并茂的檔案資源，不僅能極大程度地提高人們學習的積極性，增強相關人員和公民的防范意識，還能夠幫助更多的人扎實掌握解決突發事件的方式方法，進而有效地降低人民財產損失，降低人身安全受到的威脅，為和諧社會的構建夯實基礎。

（二）為解決應急突發事件提供決策依據

“互聯網+”時代下，檔案的形式內容都發生了不同程度的轉變。應急救援檔案中記錄了大量突發事件的應對措施和經驗，具有較高的參考價值。相關單位可以依托互聯網平臺，將應急救援檔案發布上去，實現資源共享的同時，為責任人提供科學決策的依據。同時，當突發事件出現時，在應急救援檔案的指揮下，還能科學合理地解決事件，將負面影響降到最低。

（三）有助于提高應急救援檔案管理水平

加強對應急救援檔案的管理，有助于提高二次使用的效率，最大程度地發揮應急救援檔案的使用價值，同時還能實現相關資料的快速記錄和保存。管理人員在信息技術的支撐下，從檔案的收集、整理、歸檔等環節加以優化，使得整個建檔效率全面提升，這不僅提高了相關單位應對突發事件的效能，還極大程度地縮減了解決突發事件的寶貴時間。此外，應用大數據技術、云平臺等進行檔案管理工作，有效避免了人為操作時發生的失誤，減少了投入成本，提高了檔案管理水平。

二、“互聯網+”下應急救援檔案管理的優化策略

（一）依托信息技術，完善管理機制

在以往的應急救援檔案管理工作中，主要是以紙質化的文件為主，由管理人員人工操作，對收集到的資料進行匯總、整理、分類、歸檔。這一流程不僅耗時較長，工作內容繁雜，員工需要投入的精力較多，且容易發生人為失誤，造成信息資料偏差。而“互聯網+”下，信息技術及設備的應用為高質量的檔案管理工作提供了基礎。檔案管理部門應結合實際情況從頂層優化設計，結合《中華人民共和國檔案法》，不斷優化現有的應急救援檔案管理制度，方便各項工作的開展有章可循[1]。在制度完善中，重點要補充數字化檔案資源的管理和服務條例，強調制度服務于管理，但是不能過度管控。制度的存在目的是為了發揮應急救援檔案的應用價值，為應對突發事件提供參考依據，所以檔案管理部門必須要尊重檔案資料的內容，構建電子檔案在線歸檔、安全防范等體系，消除管理空白，提高管理質量。與此同時，檔案管理部門要加大投資力度，積極購置先進的設備設施，如網絡交換機、數據掃描儀等，讓每位員工熟練掌握技術，在現有的基礎上完善管理機制，確保檔案信息化管理的各個環節達到標準。邀請檔案局的專業人員蒞臨指導，并結合應急救援檔案的特點制定出一套行之有效的管理方案。還可以讓專業人員研發設計實用性很高的應急救援檔案管理軟件，從而實現對檔案的數字化管理，切實提高檔案管理效率。

（二）加強安全管理，提高利用效率

由于互聯網環境本身就具有開放性，所以做好應急救援檔案的安全防范工作十分重要。相關單位人員應從思想上強化保密意識，并在檔案的存放、查閱等環節上，加強安全保護力度。制定完善的規章制度，將職責落實到部門人頭。單位和每位員工簽署保密協議，一旦違反規定則按照要求對其進行懲處。與此同時，從應急救援檔案資料的收集階段，管理部門就應注重對信息資料的審查，尤其是要關注關鍵數字等，確保其準確無誤。當檔案收集完全、整理規范之后，再上傳到計算機指定的硬盤中。檔案管理部門還要應用軟硬件技術，增強訪問控制力度，確保網絡資源規避非法使用和訪問。例如，在增強訪問的限制下，可以限制其他用戶試圖登錄服務器，限制其試圖獲得檔案資源。管理人員每次登錄需要進行動態碼的驗證，管理人員禁止在計算機上瀏覽和工作無關的網頁，禁止隨意將登陸密碼或檔案內容告知他人。采取防火墻技術，在本地計算機網絡和其他網絡系統之間設置障礙，以此達到控制進出口通信的目的，依托防火墻技術杜絕和實際情況不符的信息。檔案管理部門還應要求管理人員定期對電腦軟件殺毒，及時發現其中可能存在的潛在威脅，定期更新殺毒軟件，通過完善的病毒防護措施切實提高應急救援檔案管理的安全性。此外，檔案管理部門還可以應用元數據自動生成技術，通過爬蟲工具等對不同檔案的類型、時間戳等信息捕獲，分析標簽信息，實現海量元數據的管理[2]。

（三）構建信息數據庫，增強員工管理能力

隨著大數據技術的廣泛應用，突出了應急救援檔案資源的動態化、可視化特點。檔案管理部門應充分認識到大數據技術的應用優勢，并合理應用大數據思維構建專門的數據庫，推動紙質化檔案和電子化檔案的同步進行。在具體的操作階段中，針對文本化檔案、影像化檔案等，以及其他互動性較強的載體，應分門別類地構建資源庫，以此更加全面清晰地反映應急救援檔案的特征和內容。其次，依托互聯網不斷拓展數據庫資源，發揮各個功能的應用優勢，加強對應急救援檔案的檢索能力。將過程性數據和結果性數據全部上傳到信息化平臺中，方便管理人員從中甄別應急救援檔案的價值和標準，進而對其進行規范化的存儲。為了提高檔案管理水平，還可以采用多元數據融合的分析模式方法，實現應急救援檔案的整合與利用。再次，從源頭出發，將相關標準規范嵌入到應急救援檔案形成過程中。制定前端控制階段檔案數據識別、檢測、清洗、分類、錄入、標引、元數據封裝等規范，進而顯著提高應急救援檔案數據質量。在數據資源庫完善的基礎上，設定數據核驗計劃、行動方案、監控手段，確保應急救援檔案數據的準確性、可靠性，為后續的使用做好鋪墊[3]。

高質量的員工隊伍能夠推動應急救援檔案管理工作有條不紊地進行，甚至達到事半功倍的管理效果。基于此，檔案管理部門必須要從前期的招聘到后期的培訓環節中，做好人力資源管理工作。首先，適當提高招聘門檻，盡可能地選擇檔案管理專業畢業的學生，或是工作經驗豐富的人員。其次，加大培訓教育力度，了解每位人員的專業水平、培訓需求。培訓的內容和形式要做到層次化，不要一刀切，讓每位管理人員都能獲得適應自身水平的發展。再次，可以邀請計算機方面、檔案管理方面的專業人士，圍繞相關內容到部門蒞臨指導，通過一對一的講解，幫助員工掌握更多的操作技術。

通過上述分析研究使人們看到，“互聯網+”時代下，應急救援檔案管理工作至關重要。管理人員應充分發揮信息技術的優勢，探索創新檔案管理方法，全面提高應急救援檔案的應用價值，為相關部門更好地開展應急救援服務提供保障。