檔案事業(yè)的迭代更新

文/趙小燕

檔案工作歷史悠久、底蘊(yùn)深厚，具有很強(qiáng)的文化屬性。從最早的文字檔案——殷商時期的甲骨文，到保存在各級各類檔案館中記錄中國共產(chǎn)黨百年奮斗歷程的文字、聲像、照片檔案，再到不同歷史階段、不同政權(quán)組織和個人形成的文獻(xiàn)資料，共同筑起了一座中華文化資源的寶庫。中華民族五千年的文明史，近代以來反對外來侵略的百年抗?fàn)幨罚袊伯a(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)人民進(jìn)行的奮斗史、創(chuàng)業(yè)史、改革開放史，都能在檔案中得到印證。從歷史的比較來看，檔案事業(yè)的巨大成就、重大變化和最大特點(diǎn)是：迭代更新，超越千年。它不是對過去的簡單投射、再次重復(fù)，而是一種嶄新的生成、高級的蛻變。我們幸運(yùn)地處于這千年巨變中，目睹了、經(jīng)歷了、更深刻地體驗(yàn)到了這千年一遇的迭代巨變。

一、檔案載體從紙質(zhì)到電子

新中國成立初期的檔案，其內(nèi)容大多是用毛筆、鋼筆、鉛筆等寫在紙上的，即使是照片，也是印在相紙上的。而現(xiàn)在，檔案內(nèi)容大多是電腦錄入，是以電子儲存和傳輸?shù)摹Ｔ诤芏鄦挝唬鼛啄甑臋n案主體都是電子檔案，檔案的原件都是電子的，新的紙質(zhì)檔案是作為電子檔案的必要備份而存在的，這絕對屬于千年之變。

二、檔案管理單元從卷到件、從裝訂到不裝訂

在20世紀(jì)90年代之前，檔案館、檔案室的檔案都要求按照一定的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行立卷，把有聯(lián)系的若干件檔案組合成一個卷，并進(jìn)行裝訂，并有專門的裝訂工具，特別是立卷，還有專門的立卷理論。從90年代開始，隨著計算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，慢慢地，檔案不再立卷，一件就是一件，單獨(dú)編檔號，不再和其他的件合立為一卷、裝訂在一起了，檔案的管理單元或管理單位是“件”，而不是”卷”。這是一種簡化，更是一種進(jìn)步，不僅為立檔單位省去了不少人力物力，更為檔案數(shù)字化加工和檔案利用等提供了很大便利。

三、檔案管理對象從實(shí)體到虛擬

過去的檔案管理對象，不管是甲骨、竹簡，還是紙張，都是有形的，是看得見、摸得著，也讀得出的實(shí)體，但現(xiàn)在所形成的電子檔案，是虛擬的、無形的，是電子信號，它的存儲載體，比如光盤、磁盤、U盤等，我們雖然看得見，但你不借助顯示器，是讀不出來的，這種變化，也是前所未有的千年之變。

四、檔案裝具從非密集到密集，從非自主移動到自主移動

過去幾千年的檔案裝具，無論是柜子還是架子，無論是石柜架、木柜架、竹柜架，還是銅柜架、鐵柜架、鋼柜架，都不是密集的，一排柜架同另一排柜架之間要有空檔，作為人們存放檔案的通道，且需靠人力去移動它。但在最近二三十年間，密集柜架橫空出世，它較傳統(tǒng)柜架，不但存儲密度大幾倍，大大節(jié)省了檔案存儲空間，而且安裝在軌道上，可方便、輕松地來回移動，因而被各級檔案部門普遍采用，逐漸取代了傳統(tǒng)裝具而成為主流的、主體的、常用的檔案裝具。近十幾年，智能密集柜架應(yīng)運(yùn)而生，只要按一下電鈕，檔案柜架就能移動或打開，想移哪一排都可以。

五、檔案檢索從手工到自動

傳統(tǒng)的檔案檢索方法主要靠簿式目錄、紙質(zhì)索引、紙質(zhì)卡片，或者靠人腦記憶。20世紀(jì)八九十年代，檔案館、室會看到很多的簿式目錄和索引，如，全宗目錄、案卷目錄、文件目錄、專題索引，還會看到很多的卡片柜，放著人名卡片和各種專題卡片。在電腦應(yīng)用后的30多年中，檔案檢索主要靠電腦，以前的那些目錄、索引、卡片等，都錄入到電腦里，一鍵就能解決問題，不用再去查目錄本、翻卡片。這種自動檢索，比起手工檢索更快、更全，把沿用了幾千年的手工檢索方式顛覆了、取代了。

六、檔案利用從不開放式利用到開放式利用

各級檔案館先是開放歷史檔案，也就是新中國成立以前的檔案，接著又開放新中國成立后可以開放的檔案。這些檔案經(jīng)過開放鑒定后，把開放目錄全部給利用者，利用者想用哪件就用哪件。這種開放式利用，是前所未有的。

七、檔案利用地點(diǎn)的變化

檔案利用從檔案館、室，到利用者的案頭或手頭，從檔案所在地到異地，從同一地點(diǎn)到無數(shù)個不同地點(diǎn)，從實(shí)地到網(wǎng)上，從線下到線上。利用者在本地的電腦上，或者在自己隨身的筆記本電腦上，或手機(jī)等其他移動終端上，點(diǎn)擊鼠標(biāo)，就可以便捷利用網(wǎng)上公開的檔案。這也是千年未有的大變化。

八、利用檔案成分的變化

從公共管理檔案占多數(shù)，到民生檔案占多數(shù)。民生檔案的利用，現(xiàn)在在很多檔案館、室，往往占檔案利用的70%～80%。民生檔案成為利用主體，這也是最近十幾年才出現(xiàn)的新現(xiàn)象。

九、檔案保管場所和工作場所的變化

新中國的70年，各級檔案館大體經(jīng)歷了3個或4個階段的變化。縣級檔案館在20世紀(jì)五六十年代初建時，大多在100平方米左右，多數(shù)是平房，到八九十年代，不少新建了幾百平方米左右的小樓，近十年來，在中央的補(bǔ)助下，許多建起了幾千平方米甚至上萬平方米的高樓。從功能上來說，過去的檔案館，幾乎都沒有專門的展覽陳列場所，現(xiàn)在則普遍都有，這是新中國成立以前從未有過的。

十、檔案工作受重視程度的變化

新中國成立后，中央和地方各級政府，都有人分管檔案工作。毛澤東主席作過關(guān)于檔案的批示，并親自關(guān)心過長江水文檔案的安全；鄧小平同志為檔案館題過名；江澤民總書記為檔案館題過詞；胡錦濤總書記為檔案工作者作過批示；習(xí)近平總書記更是專門對檔案工作作出重要批示。如今，各級黨委、政府，都有人分管檔案工作，關(guān)心和支持檔案工作，檔案工作越來越受到高度重視。

十一、政府對檔案工作的投入，從普遍不足到比較充足

新中國成立后，政府對檔案工作的投入普遍增加，特別是把檔案工作經(jīng)費(fèi)納入了政府財政預(yù)算，并不斷增加。比如，重點(diǎn)檔案搶救經(jīng)費(fèi)，從20世紀(jì)80年代的幾毛錢一卷，增加到現(xiàn)在的幾元錢一卷。中西部縣級檔案館的建館經(jīng)費(fèi)補(bǔ)助，以前也從未有過，從2009年開始，每年中央補(bǔ)助六七億元，各級地方政府也有配套資金。現(xiàn)在各級檔案部門的日常經(jīng)費(fèi)和業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)都比歷史上有了大幅度的提高，基本能保障工作的正常開展。

十二、從紙質(zhì)檔案館、室變數(shù)字檔案館、室

隨著電子檔案的普遍形成和紙質(zhì)檔案數(shù)字化的全面推進(jìn)，所有檔案館、室都已有了數(shù)字檔案，并有一批檔案館、室經(jīng)過認(rèn)證，建成了數(shù)字檔案館、室，也就是所有紙質(zhì)檔案都已經(jīng)數(shù)字化、電子化，與新形成的電子檔案一樣，可以在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行、傳輸和利用，而紙質(zhì)檔案則作為備份留底而存在。數(shù)字檔案館、室是對傳統(tǒng)檔案館、室的升級換代，是檔案館、室的2.0版，是一種革命性的改造、現(xiàn)代化的升級、顛覆性的創(chuàng)新。它們的管理對象、管理程序、管理方法、檢索手段、利用方法、開發(fā)形式、保護(hù)技術(shù)等，都完全跟過去不一樣，其工作內(nèi)容是歷史上幾千年中從未有過的。

十三、檔案事業(yè)從無法可依到有法可依

歷史上，在法律中有過關(guān)于檔案工作方面的條文規(guī)定，但從沒有過專門的檔案法律。1987年，新中國頒布了第一部《檔案法》，2021年，新修訂的《檔案法》正式施行。1987年以來的30多年，中國檔案事業(yè)從無法可依到有法可依，檔案法治建設(shè)越來越完善，檔案法治機(jī)構(gòu)和人員、檔案執(zhí)法檢查、檔案法治工作等，也從無到有地創(chuàng)建起來。這些也都是前所未有的。

新的歷史時期為檔案事業(yè)帶來了無限的發(fā)展空間，為檔案工作者提供了施展才華的平臺。作為一名檔案工作者，我們要時刻銘記為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的神圣使命，做勇于擔(dān)當(dāng)?shù)臋n案人，努力提升管理能力，轉(zhuǎn)變工作方式，以新的理念促進(jìn)檔案工作更上一層樓。