我國突發(fā)事件檔案管理的現(xiàn)狀分析

文/中國五環(huán)工程有限公司 李應(yīng)萍；武漢江漢化工設(shè)計有限公司 曾萍

突發(fā)事件檔案工作有兩層含意：一是突發(fā)事件危及檔案安全時對檔案的搶救轉(zhuǎn)移和安全保護；二是收集管理處置突發(fā)事件過程中形成的檔案。本文重點是對后者的探討。

一、文書檔案收集概況分析

（一）從發(fā)文量和被引量看文書檔案收集概況。突發(fā)事件檔案相關(guān)研究論文的數(shù)量以及論文被引用的次數(shù)能夠直觀反應(yīng)突發(fā)事件檔案概況。在維普（VIP）輸入關(guān)鍵詞或題名=“突發(fā)事件檔案”，共檢索得到79篇研究論文（檢索時間段：1989.01.01～2021.01.01）。論文的數(shù)量及被引用量的分布如下所示：

從上圖可知發(fā)文量（淺色曲線）的增長趨勢自2001年到2019年總體增長比較平緩，每年論文的平均數(shù)量在4到5篇左右，最高峰時期出現(xiàn)在2021年，共有15篇研究論文出現(xiàn)。深色曲線是論文被其他期刊論文引用的情況，被引量可以直觀反映該領(lǐng)域研究是否活躍，從圖1可知，自2002年～2004年、2004年～2008年、2008年～2016年，2016年～2021年，論文被引用量分別呈波段增長，然后降低，周期性循環(huán)，這或是突發(fā)事件研究論文的一個特點。被引用量的高峰出現(xiàn)在2003年，達(dá)到30多次，這可能與2003年非典這一突發(fā)事件有關(guān)。由此可見，突發(fā)事件論文由于發(fā)生的概率小，研究冷門，所以其研究論文的數(shù)量和研究的活躍程度與重大突發(fā)事件本身有極大關(guān)系。英國統(tǒng)計學(xué)家、數(shù)學(xué)家Gompertz曾指出，科技文獻的數(shù)量與科技發(fā)展水平相對應(yīng)。任何一個學(xué)科的發(fā)展都要經(jīng)歷發(fā)生、發(fā)展和成熟3個階段，在發(fā)生階段文獻增長緩慢，發(fā)展階段文獻呈現(xiàn)快速增長現(xiàn)象，成熟階段文獻量基本穩(wěn)定。從圖1可知科技檔案管理這一研究主題并未呈現(xiàn)出Gompertz三階段理論，我國突發(fā)事件檔案管理的研究并不成熟。

圖1 發(fā)文量、被引量分布圖

（二）從被引頻次高的論文看文書檔案收集概況。綜合表1可獲得5個方面的情況：

表1 高被引論文概況

1.突發(fā)事件的研究與探討還處在對其規(guī)律的初步探討階段。從上表4個題名可以發(fā)現(xiàn)這些高被引論文，即被關(guān)注度最高的論文集中在突發(fā)事件檔案管理的處理機制、特點、管理研究等基本特點上。還處在對事件初步規(guī)律探討階段。

2.突發(fā)事件在過去相當(dāng)長時間，沒有受到應(yīng)有的關(guān)注。自1989年開始，最早的高被引論文是2006年出現(xiàn)的，然而縱觀整個人類的發(fā)展史，突發(fā)事件并不是一個小概率事件，而是發(fā)展過程中的必然事件。雖然在殷商時期就有檔案管理啟蒙，但是在整個歷史長河中，在過去的相當(dāng)長一段時間內(nèi)，突發(fā)事件檔案管理都未受到應(yīng)有的重視。

3.突發(fā)事件檔案論文被引頻次普遍不高，學(xué)術(shù)氛圍不濃。突發(fā)事件屬于小概率事件，所以在檔案領(lǐng)域受眾面不高，大多數(shù)檔案機構(gòu)即使有相關(guān)預(yù)警機制和管理規(guī)定及條文，可能有的檔案人工作一輩子直到退休也未曾經(jīng)歷一次突發(fā)事件檔案管理工作。所以突發(fā)事件這一檔案研究領(lǐng)域可能不太貼近檔案人的工作實際，自然研究人員少，突發(fā)事件本身的特性決定了其屬于檔案研究的冷門領(lǐng)域，普遍被引頻次較低，與這一領(lǐng)域的特點有關(guān)，更多的是一種預(yù)警，學(xué)以致用儲備知識。

4.突發(fā)事件檔案管理研究受到學(xué)者關(guān)注。突發(fā)事件檔案管理的高被引論文主要研究機構(gòu)是高校，高校是學(xué)術(shù)研究最活躍的機構(gòu)，說明突發(fā)事件檔案管理已引起學(xué)術(shù)研究者的關(guān)注。

5.來源期刊均為檔案領(lǐng)域的核心期刊，說明這幾篇突發(fā)事件檔案管理論文在處理機制、特點、措施的研究方面有一定的見地。

二、文書檔案收集難的原因探析

（一）缺乏突發(fā)事件檔案管理的專門法規(guī)制度。縱觀表1高被引論文概況可知，突發(fā)事件檔案管理集中在探討突發(fā)事件檔案管理的處理機制。突發(fā)事件檔案的處理方法、機制問題本應(yīng)該有相關(guān)的管理辦法和法律條文。但是直到2021年1月，才迎來國家檔案局第16號令《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》。但是到目前為止，我們并沒有專門的相關(guān)制度，尚處于空白狀態(tài)。

（二）突發(fā)事件檔案管理論文數(shù)量偏低、研究不活躍。截至2021年，在VIP中，關(guān)鍵詞和題名中包含“突發(fā)事件檔案”的論文總計只有79篇，說明研究者少，關(guān)注的人少，并不是檔案研究的熱點。這種局面不利于推進突發(fā)事件檔案管理。

（三）突發(fā)事件檔案管理研究者及研究機構(gòu)單一。突發(fā)事件檔案研究者大多來自高校，基層直面檔案突發(fā)事件的檔案管理者很少有研究論文，他們是直接面對突發(fā)事件檔案的直接責(zé)任人，如果他們能夠參與進來，更有利于突發(fā)事件檔案管理處理機制的完善。

（四）對突發(fā)事件檔案管理不夠重視。由圖1可知，2021年突發(fā)事件檔案管理主題的論文數(shù)量增長幅度很大。通過查詢得知，主要是新冠疫情突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的收集與管理等應(yīng)急措施。此外，自2003年開始才有穩(wěn)定數(shù)量的研究論文，2003年正值“非典”，2008年后研究論文數(shù)量有波動性上升，而2008年汶川大地震也是主因。從側(cè)面說明，當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生時，我們才會意識到加強突發(fā)事件檔案管理的重要性。當(dāng)突發(fā)事件遠(yuǎn)去，生活歸于平靜，突發(fā)事件檔案管理的研究并沒有成為研究熱點，各單位對突發(fā)事件檔案管理還是不夠重視。