企業(yè)高效報銷流程構(gòu)建及應(yīng)用

【摘? 要】企業(yè)報銷流程是企業(yè)最常見的一個財(cái)務(wù)流程，也是涉及人員最多的流程，對報銷流程的優(yōu)化不僅能提高公司的運(yùn)營效率，降低企業(yè)的成本，還能提升員工滿意度。論文對企業(yè)傳統(tǒng)報銷流程進(jìn)行梳理，提出構(gòu)建高效報銷流程的建議，希望對企業(yè)優(yōu)化報銷流程有一定的指導(dǎo)意義。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)報銷;流程優(yōu)化;財(cái)務(wù)流程

【中圖分類號】F275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）07-0078-03

1 傳統(tǒng)報銷流程梳理

1.1 傳統(tǒng)報銷流程概述

我們定義傳統(tǒng)報銷流程為線下報銷流程，一般分為以下步驟：①報銷人員根據(jù)實(shí)際發(fā)生的報銷事項(xiàng)填寫報銷申請單，并附上報銷單據(jù);②報銷人員將報銷申請單提交到業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)報銷事項(xiàng)簽字審核，不同公司根據(jù)報銷管理制度的不同可能存在多層領(lǐng)導(dǎo)審批情況;③報銷人員將業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽過字的報銷單并附報銷單據(jù)提交至財(cái)務(wù)部門審核;④財(cái)務(wù)部門審核報銷事項(xiàng)并審核相應(yīng)票據(jù)是否合規(guī)、是否符合報銷事項(xiàng);⑤財(cái)務(wù)人員審核完成后進(jìn)行報銷費(fèi)用的賬務(wù)處理;⑥出納執(zhí)行付款操作;⑦財(cái)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際支付情況進(jìn)行銀行存款的賬務(wù)處理;⑧財(cái)務(wù)人員進(jìn)行憑證歸檔等檔案存檔。

1.2 傳統(tǒng)報銷流程弊端

1.2.1 報銷周期長，無法追蹤報銷節(jié)點(diǎn)

傳統(tǒng)報銷流程中，報銷人員從開始填寫報銷單到報銷費(fèi)用，整個流程一般花費(fèi)一周以上，甚至有的長達(dá)兩三個月。整個報銷周期長，且無相應(yīng)的報銷節(jié)點(diǎn)可追蹤報銷進(jìn)度，如果遇到報銷單據(jù)填寫錯誤或者票據(jù)不合規(guī)的情況，報銷人員則需要重新發(fā)起報銷流程，進(jìn)一步增加報銷周期[1]。

1.2.2 報銷費(fèi)用和預(yù)算脫節(jié)，成本難以管控

傳統(tǒng)報銷流程中，報銷事項(xiàng)均是線下完成審批以及財(cái)務(wù)處理，財(cái)務(wù)分析人員很難定位每個部門以及每個人員實(shí)際報銷金額和總預(yù)算的配比情況，可能會出現(xiàn)報銷金額嚴(yán)重超過預(yù)算金額的情況，不利于預(yù)算執(zhí)行的事中管控，也不利于公司對整體成本的管控。

1.2.3 線下處理效率低，增加企業(yè)管理成本

傳統(tǒng)報銷流程中，因報銷事項(xiàng)繁多，涉及餐飲、住宿、電話費(fèi)等各個方面，企業(yè)對不同報銷事項(xiàng)的填寫規(guī)則和管理也不相同，故線下處理效率低。此外，報銷事項(xiàng)面向全體員工，存在頻率高、數(shù)量多等特點(diǎn)。為滿足員工正常財(cái)務(wù)報銷的需求，企業(yè)需要加大相關(guān)財(cái)務(wù)人員的投入，增加企業(yè)的運(yùn)營管理成本。

1.2.4 員工滿意度低，增加溝通成本

傳統(tǒng)報銷流程中，報銷人員普遍滿意度偏低，一方面因報銷周期長占用員工資金，另一方面因報銷操作復(fù)雜需要花費(fèi)大量的溝通成本。由于報銷人員一般無相關(guān)財(cái)務(wù)知識，填寫的報銷信息及提供的報銷單據(jù)很可能被財(cái)務(wù)駁回，此過程會增加相應(yīng)溝通成本。此外，報銷人員因無法查詢報銷進(jìn)度，故會在等待過程中詢問財(cái)務(wù)人員報銷進(jìn)展，進(jìn)一步增加溝通成本。

2 構(gòu)建高效報銷流程

2.1 高效報銷流程概述

高效報銷流程是基于傳統(tǒng)報銷流程基礎(chǔ)上，進(jìn)行流程優(yōu)化并用技術(shù)手段系統(tǒng)化管理，充分地將報銷業(yè)務(wù)和線上審批、線上自動化財(cái)務(wù)處理、線上預(yù)算管理等功能集合起來，并將人工操作部分使用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)自動化處理，從而構(gòu)建高效的報銷流程，助力企業(yè)經(jīng)營。

我們定義高效報銷流程是依賴于建立員工報銷系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的，員工報銷系統(tǒng)通過集成前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)、自動審批系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、發(fā)票查驗(yàn)平臺、記賬系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)報銷人員提單報銷、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)人員審核、執(zhí)行付款、賬務(wù)處理全流程在線結(jié)轉(zhuǎn)。

2.2 高效報銷流程設(shè)計(jì)

高效的報銷流程總體流程設(shè)計(jì)為：①報銷人員線上發(fā)起報銷流程;②業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)線上審批;③財(cái)務(wù)審核，系統(tǒng)自動入賬;④執(zhí)行付款，系統(tǒng)自動入賬。流程圖如圖1所示。

2.2.1 報銷人員線上發(fā)起報銷

高效報銷流程在報銷人員發(fā)起報銷流程時的總體設(shè)計(jì)為：報銷人員在員工報銷系統(tǒng)可隨時隨地發(fā)起報銷流程，員工發(fā)起報銷后，同時將紙質(zhì)資料移交至財(cái)務(wù)報銷部門。此環(huán)節(jié)可融合年度預(yù)算、機(jī)器人問答、發(fā)票信息管理等功能管理，一方面可節(jié)約相關(guān)人工審核操作，另一方面將相關(guān)財(cái)務(wù)審核前置化可減少流程被駁回的概率。具體設(shè)計(jì)如下：第一，報銷金額和預(yù)算強(qiáng)關(guān)聯(lián)。將員工報銷系統(tǒng)和年度預(yù)算金額系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，報銷人員在填報報銷金額時，員工報銷系統(tǒng)會根據(jù)員工所在部門判斷該報銷事項(xiàng)的累計(jì)金額是否超過個人或者部門的年度預(yù)算，如累計(jì)報銷金額超過年度預(yù)算金額，則不能進(jìn)行報銷，需要重新溝通調(diào)整預(yù)算，如累計(jì)報銷金額未超過年度預(yù)算則可正常提交報銷流程。第二，報銷問答機(jī)器人。由于報銷事項(xiàng)繁多，公司針對不同的報銷事項(xiàng)有不同的管理辦法，另外，企業(yè)根據(jù)管理方向、政策改變等因素定時更新企業(yè)報銷管理制度。為避免信息溝通不暢，可在員工報銷系統(tǒng)植入報銷問答機(jī)器人，報銷人員隨時可查詢不同報銷事項(xiàng)最新的報銷管理制度，可大幅減少報銷人員因填寫信息錯誤或缺少相關(guān)資料被駁回的概率。第三，開票信息檔案庫。由于公司開票信息不容易記憶或者記錄，且公司的開票資料可能存在開票信息變化的情況，報銷人員很可能提供錯誤開票信息導(dǎo)致開票錯誤的情況。可在員工報銷系統(tǒng)添加我的開票資料管理功能，供員工隨時隨地可查詢公司最新的開票信息，以保證員工在取得原始發(fā)票時開票資料正確，可大幅減少報銷人員因發(fā)票開具錯誤被駁回的概率。

2.2.2 業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)線上審批

高效報銷流程在業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批流程的總體設(shè)計(jì)為：報銷人員提交報銷流程后，會自動發(fā)起線上審批流程，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)收到審批流程后，需在規(guī)定的時間內(nèi)處理。此流程需要結(jié)合內(nèi)控制度、預(yù)算執(zhí)行率等因素考慮，具體設(shè)計(jì)如下：第一，審批智能化。報銷管理系統(tǒng)將審批流程自動推送至業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的待辦事項(xiàng)，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)可隨時隨地審批相關(guān)報銷事項(xiàng)，另外可點(diǎn)擊查看詳細(xì)報銷事項(xiàng)和報銷單據(jù)，以此判斷該業(yè)務(wù)是否符合可報銷范圍。同時，設(shè)置審批提醒功能，超過24小時未處理重復(fù)推送提醒，以提高業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的審批時效。第二，結(jié)合內(nèi)控制度分層審批。將員工報銷系統(tǒng)結(jié)合內(nèi)控制度實(shí)行分層審批。假設(shè)內(nèi)控制度規(guī)定單筆報銷不超過2萬的金額僅需部門負(fù)責(zé)人審批，則系統(tǒng)設(shè)置不超過2萬單筆報銷金額一層需要審批;假設(shè)內(nèi)控制度規(guī)定單筆報銷金額超過2萬不超過50萬的金額需要部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，則系統(tǒng)設(shè)置超過2萬不超過50萬的單筆報銷金額需要兩層審批;假設(shè)內(nèi)控制度規(guī)定單筆報銷金額超過50萬金額的需要部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總負(fù)責(zé)人審批，則系統(tǒng)設(shè)置超過50萬的單筆報銷金額需要三層審批。第三，和預(yù)算執(zhí)行率關(guān)聯(lián)。業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核時，不僅關(guān)注該報銷事項(xiàng)，還關(guān)注整體報銷費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行率，員工報銷系統(tǒng)可根據(jù)已報銷金額和年度預(yù)算金額可計(jì)算出預(yù)算執(zhí)行率。假設(shè)在年中的時候預(yù)算執(zhí)行率已經(jīng)高達(dá)80%，此時系統(tǒng)設(shè)置預(yù)警，可輔助管理層對報銷費(fèi)用進(jìn)行事中管理，防止相關(guān)費(fèi)用超過預(yù)算金額，更好地實(shí)現(xiàn)公司的財(cái)務(wù)規(guī)劃。

2.2.3 財(cái)務(wù)審核

高效報銷流程在財(cái)務(wù)審核入賬的總體設(shè)計(jì)為：財(cái)務(wù)收到紙質(zhì)報銷資料后，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行影像掃描操作，系統(tǒng)根據(jù)OCR識別進(jìn)行發(fā)票查驗(yàn)真?zhèn)危?cái)務(wù)人員需要審核業(yè)務(wù)真實(shí)性，如果審核通過則進(jìn)行自動賬務(wù)處理，并形成付款指令。此環(huán)節(jié)可結(jié)合影像掃描、OCR識別、發(fā)票查驗(yàn)等功能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)審核和自動化入賬，具體設(shè)計(jì)如下：第一，影像掃描，電子檔案存檔。財(cái)務(wù)人員將報銷單據(jù)進(jìn)行影像掃描操作，形成電子檔案存檔，最終形成報銷信息流閉環(huán)。不僅實(shí)現(xiàn)了對票據(jù)電子信息有效的采集、傳輸及管理，更為日后報銷票據(jù)的查詢和追蹤提供了保障。第二，系統(tǒng)查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)危ＷC發(fā)票合規(guī)性。當(dāng)財(cái)務(wù)人員掃描影像后，員工報銷系統(tǒng)根據(jù)OCR影像識別等技術(shù)獲取發(fā)票號碼和發(fā)票代碼，根據(jù)獲取的發(fā)票號碼和代碼對接發(fā)票查驗(yàn)平臺進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)涡ｒ?yàn)，同時，可根據(jù)發(fā)票查驗(yàn)獲取的發(fā)票要素進(jìn)行發(fā)票合規(guī)性校驗(yàn)，如果發(fā)票校驗(yàn)不通過，則自動駁回報銷流程。第三，對電子發(fā)票重復(fù)校驗(yàn)，防止電子發(fā)票重復(fù)報銷。因電子發(fā)票可重復(fù)打印，存在重復(fù)報銷的風(fēng)險，在傳統(tǒng)報銷流程下，財(cái)務(wù)人員需要花費(fèi)大量的時間核查是否存在重復(fù)報銷情況。在高效報銷流程下，可通過系統(tǒng)對已完成報銷流程的發(fā)票號碼和代碼打已報銷標(biāo)識，防止電子發(fā)票重復(fù)報銷的情況，如果出現(xiàn)重復(fù)報銷，則自動駁回報銷流程。

2.2.4 執(zhí)行付款

高效報銷流程在執(zhí)行付款的總體設(shè)計(jì)為：財(cái)務(wù)審核完成后，會形成付款指令，通過銀企直連執(zhí)行自動付款，付款成功后系統(tǒng)自動進(jìn)行賬務(wù)處理，此時整個報銷流程結(jié)束。整體流程可整合報銷數(shù)據(jù)作數(shù)據(jù)分析，輔助企業(yè)作財(cái)務(wù)決策。第一，報銷財(cái)務(wù)分析，輔助管理層決策。員工報銷系統(tǒng)可設(shè)置報銷財(cái)務(wù)分析模塊，對報銷數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘分析，可查看整體費(fèi)用報銷的費(fèi)用構(gòu)成情況、報銷費(fèi)用部門分布情況、預(yù)算執(zhí)行率情況等財(cái)務(wù)指標(biāo)，輔助管理層對報銷費(fèi)用的管控，及時發(fā)現(xiàn)報銷費(fèi)用中不合理的情況進(jìn)行優(yōu)化[2]。同時可通過分析各項(xiàng)報銷費(fèi)用預(yù)算達(dá)成情況評估年初預(yù)算設(shè)置的合理性，進(jìn)一步優(yōu)化年度預(yù)算編制的準(zhǔn)確性。第二，報銷流程分析，提升報銷流程效率和質(zhì)量。員工報銷系統(tǒng)可設(shè)置報銷流程分析模塊，對報銷流程的整體時長和各環(huán)節(jié)時長進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對需要效率提升的環(huán)節(jié)通過采取相關(guān)措施以提高員工報銷流程效率。另外，可通過分析報銷駁回原因，對駁回次數(shù)較多的情況通過采取相關(guān)措施以提升員工報銷流程質(zhì)量。

3 高效報銷流程的優(yōu)勢

3.1 報銷周期大幅縮短

相比于傳統(tǒng)報銷流程，在高效報銷流程下，企業(yè)報銷流程周期大幅縮短，一般員工兩三天即可完成整個報銷流程。此外，報銷人員可追蹤自己的報銷進(jìn)度及報銷節(jié)點(diǎn)。

3.2 自動化程度高，企業(yè)管理成本降低

相比于傳統(tǒng)報銷流程，原本需要花費(fèi)大量人工的財(cái)務(wù)審核票據(jù)合規(guī)性和賬務(wù)處理等工作在高效報銷流程下均為自動化處理，節(jié)約了財(cái)務(wù)人員投入，企業(yè)的管理成本降低。

3.3 和預(yù)算強(qiáng)關(guān)聯(lián)，可對費(fèi)用事中控制

在傳統(tǒng)報銷流程下，因無法及時獲取相應(yīng)的預(yù)算信息，對報銷費(fèi)用的管控一般為事后管理，可能會出現(xiàn)費(fèi)用超標(biāo)情況。在高效報銷流程下，因報銷費(fèi)用和預(yù)算數(shù)據(jù)、預(yù)算執(zhí)行率等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，管理層可對報銷費(fèi)用進(jìn)行事中管控，可及時宣導(dǎo)對相關(guān)費(fèi)用的管控措施，以便企業(yè)更好地管控企業(yè)成本。

3.4 員工滿意度提升

相比于傳統(tǒng)報銷流程，在高效報銷流程下員工滿意度有以下方面的提升：流程簡化、操作簡便，可節(jié)約報銷操作時間;可隨時查詢最新企業(yè)報銷信息，預(yù)防開具發(fā)票時記錯或者發(fā)票信息變更導(dǎo)致開具錯誤發(fā)票;報銷周期大幅縮短，且可追蹤報銷進(jìn)度，避免信息不同步造成的溝通成本。

4 企業(yè)應(yīng)用高效報銷流程的考慮因素

4.1 外部因素影響

根據(jù)中辦、國辦的要求，2021年建成全國統(tǒng)一的電子發(fā)票服務(wù)平臺，24小時在線免費(fèi)為納稅人提供電子發(fā)票申領(lǐng)、開具、交付、查驗(yàn)等服務(wù)。同時要制定出臺電子發(fā)票國家標(biāo)準(zhǔn)，有序推進(jìn)鐵路、民航等領(lǐng)域發(fā)票電子化，并在2025年基本實(shí)現(xiàn)發(fā)票全領(lǐng)域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化，著力降低制度性交易成本。在傳統(tǒng)報銷模式下，全面推行發(fā)票電子化下，企業(yè)需要進(jìn)一步增加核查是否重復(fù)報銷的工作量，且需要加強(qiáng)建設(shè)檔案管理電子化建設(shè)。在高效報銷模式下，全面推行發(fā)票電子化也就意味著員工報銷流程中不再需要紙質(zhì)票據(jù)的實(shí)物傳遞，高效報銷流程中會進(jìn)一步優(yōu)化，將取消實(shí)物單據(jù)的傳遞以及影像掃描操作。故隨著發(fā)票全面電子化的推廣，將實(shí)物流管理側(cè)重于信息流管理，高效報銷流程相比于傳統(tǒng)報銷流程優(yōu)勢進(jìn)一步擴(kuò)大。

4.2 內(nèi)部因素影響

4.2.1 成本收益分析

分別計(jì)算出在傳統(tǒng)報銷模式下企業(yè)處理員工報銷的年度運(yùn)營總成本和在高效報銷模式下企業(yè)處理員工報銷的年度運(yùn)營總成本，對兩種方案的成本收益進(jìn)行比較。假如二者成本相差很大，則選擇成本低的方案，假如二者成本差別不大，則優(yōu)先選擇高效報銷模式，因?yàn)楦咝箐N模式提升了員工滿意度，形成了公司的額外收益[3]。

4.2.2 自動化程度

因全面實(shí)現(xiàn)自動化成本較高，企業(yè)可以根據(jù)自身情況選擇部分自動化，也就是可以優(yōu)先將整體報銷流程下的某個環(huán)節(jié)進(jìn)行自動化，在某個環(huán)節(jié)進(jìn)行成本收益的對比分析，選擇企業(yè)的自動化程度，即實(shí)現(xiàn)在傳統(tǒng)報銷模式下和高效模式下結(jié)合的報銷模式。集團(tuán)企業(yè)一般選擇全面自動化，以達(dá)到收益最大化，中小企業(yè)可結(jié)合自身情況選擇全面自動化或者部分自動化。

4.2.3 自建員工報銷系統(tǒng)還是外購員工報銷系統(tǒng)

如果企業(yè)內(nèi)部設(shè)有研發(fā)部門，因員工報銷系統(tǒng)需對接很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)或外圍系統(tǒng)，則可進(jìn)行自研員工報銷系統(tǒng)，此模式下一般適用于大企業(yè)集團(tuán)，企業(yè)可根據(jù)自身的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)出最高效的報銷流程。如果企業(yè)沒有研發(fā)部門，可進(jìn)行外購員工報銷系統(tǒng)，外購系統(tǒng)中既有定制化員工報銷系統(tǒng)，也有標(biāo)準(zhǔn)化員工報銷系統(tǒng)，一般企業(yè)定制化員工報銷系統(tǒng)收費(fèi)較高，適合集團(tuán)企業(yè)選擇，一般標(biāo)準(zhǔn)化員工報銷較為便宜，適合中小企業(yè)選擇。

5 結(jié)語

綜上所述，高效報銷流程相比于傳統(tǒng)報銷流程優(yōu)勢明顯，不僅提高了報銷效率，節(jié)約了企業(yè)的運(yùn)營成本，提升了員工滿意度，而且還通過數(shù)據(jù)挖掘分析為管理層提供了決策依據(jù)。未來幾年，隨著電子發(fā)票的全面推行，企業(yè)建立高效報銷流程勢在必行，現(xiàn)階段企業(yè)可結(jié)合自身情況選擇適合自己的報銷流程，也可以分步驟建設(shè)高效報銷流程。

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【2】李燕梅，蔣友紅.基于業(yè)財(cái)融合的費(fèi)用報銷流程優(yōu)化研究[J].投資與創(chuàng)業(yè)，2021（13）：73-75.

【3】梁偉，郭奕.智慧費(fèi)用報銷的探索與實(shí)踐——以高新技術(shù)企業(yè)Z公司為例[J].財(cái)務(wù)與會計(jì)，2021（19）：15-18.

【作者簡介】焦瑩瑩（1990-），女，河南商丘人，會計(jì)師，從事財(cái)務(wù)流程優(yōu)化研究。