基于檔案管理數字化轉型的策略分析

【摘? 要】先進科學技術在檔案管理領域發揮了重要作用，大數據技術、人工智能技術、云計算技術和信息技術等被充分應用。新時代檔案的管理量飛速增長，原本的紙質管理轉變為數字化管理方式，有效提高了管理效率。檔案管理數字化轉型可以解決傳統紙質檔案管理過程中出現的弊端，如檔案容易損壞、應用困難、人工操作流程較為繁雜等。論文基于檔案管理數字化內涵和流程，探討檔案管理數字化轉型面臨的挑戰和轉型的策略。

【關鍵詞】檔案管理;數字化;轉型策略

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）07-0063-03

1 引言

檔案管理工作包括編寫、保存、管理和交接幾個主要方面，但傳統的紙質檔案管理工作存在很多弊端，如效率低下、管理混亂、應用困難，而且應用過程中容易損壞等。在高新技術層出不窮的新時代下，傳統紙質檔案管理中的弊端越來越明顯。各個行業企業和機構組織開始積極應用先進科學技術，實現檔案管理數字化轉型。檔案本身是機構組織在日常生產經營和管理過程中的真實性工作記錄，也是資產的重要憑證和戰略決策的重要依據。檔案管理數字化轉型可以為相關工作的順利開展提供有力保障，對行業企業和機構組織的未來可持續發展具有重要意義。

2 檔案管理數字化的內涵

檔案管理數字化指的是將傳統的紙質資料通過數據技術、信息技術等進行綜合處理，并利用壓縮掃描轉化等多種手段將其轉化成影音文件和圖片文件，之后再運用存儲管理技術將轉化而成的圖片和影像資料儲存于光盤庫、磁帶庫等大容量的存儲介質中。最后將這些信息資料發布到局域網廣域網、行業企業的內部網絡、國際互聯網內部等。實現檔案管理數字化轉型是一種新興的檔案管理技術，檔案管理數字化需要以現代科學技術為基礎，以現代先進設備為載體，通過建立網絡計算機平臺和外部的公共通信網絡，實現檔案管理數字化轉型。同時還應該針對傳統的檔案數據庫進行調整，利用信息技術生成各種檔案數據庫和各類信息庫，并通過智能信息處理技術、概念性全網絡搜索，應用自然語言將數據信息庫轉變為知識庫。最后還需要做好檔案資料的安全保護工作，避免發生黑客入侵或者信息被盜竊篡改的情況[1]。

3 檔案管理數字化的流程分析

檔案管理數字化是基于信息技術、大數據技術、圖像分類技術、文字識別技術等新興技術的一種創新檔案管理模式，利用多種手段轉化檔案資源形成數字檔案庫。具體的檔案管理數字化流程包括檔案領取、檔案分類、檔案拆分、檔案掃描、圖像處理、質量檢查、原件整理等。

第一，檔案領取。管理人員在檔案管理數字化轉型的過程中，會將傳統的檔案資料轉化為具有保存價值的文件和影像資料等實體檔案。

第二，檔案分類。按照組織機構和行業企業的檔案分類標準，針對其中的不同種類檔案進行分類，如財務檔案資料、人事檔案資料、技術檔案資料等。

第三，檔案拆分。為了日后的檔案資料應用，需要對轉化完成的檔案資料進行統一編號，檔案的編制頁碼也需要進行編號。而針對那些不允許進行掃描或者不需要掃描的檔案，則單獨處理，通過標注實現單獨管理。

第四，檔案掃描。檔案掃描是檔案管理數字化的核心也是關鍵，在掃描過程中需要檔案管理人員基于國家檔案管理標準，對原檔案資料進行掃描處理。通過質量定義掃描系統實現自動分類、自動去污、自動傾斜校正，調整其中的相關參數。除此之外，還需要結合傳統紙質檔案資料中的紙張薄厚和大小等數據，調整數字檔案資料的分辨率和明亮度，保證傳統檔案資料數字化的順利完成。

第五，圖像處理。在掃描完傳統檔案資料之后需要處理轉化成的圖像，利用自動校對功能提升圖像的正確性。同時還應該進行去黑邊、去污漬和祛斑點等操作，保證圖像的清晰和標準，滿足檔案管理數字化的要求。

第六，質量檢查。檔案管理人員應該針對圖像利用信息技術進行全面檢驗和自動校對。如果發現不符合檔案管理標準的圖像，則需要進行修復處理，使其滿足國家檔案管理的相關標準。

第七，原件整理。在完成傳統檔案資料的轉化工作之后，需要專門的檔案管理人員按照行業企業和組織機構的原始檔案以及國家檔案管理的相關標準，重新進行整卷整理以及歸還。檔案管理數字化并不意味著舍棄原本的紙質檔案資料，需要檔案管理人員保存好原文件，方便日后的校對和對比整理[2]。

4 檔案管理數字化轉型面臨的挑戰

4.1 檔案管理軟硬件設施更新速度慢

很多行業企業和組織機構在進行檔案管理數字化轉型的過程中取得了不菲的成績，而且發展和建設速度也較快，傳統檔案資料轉型較為成功。但從整體上來看，部分企業的檔案管理軟硬件設施更新速度仍然較為緩慢。采用的是傳統的設備設施，存在一些安全隱患以及效率低下的問題。在應用過程中，這些檔案管理軟硬件設施僅能夠滿足企業的日常檔案管理需要，并不能滿足檔案管理數字化需求。也就是說企業在進行檔案管理數字化轉型過程中，面臨著檔案管理軟硬件設施的挑戰。例如，在進行檔案管理數字化轉型時，需要配備各種型號以及豐富功能的掃描儀和電子資料備份設備等，這些設備具有明顯的專業性。但部分企業的掃描儀和電子資料備份設備較為陳舊，無法滿足新時代企業的快速發展需要和檔案管理數字化的客觀需求，導致檔案管理數字化轉型面臨著諸多挑戰，在短時間內難以實現完全轉型[3]。

4.2 檔案管理數字化存在的業務問題

傳統的紙質檔案資料管理和應用環節會存在一定的業務問題，而這些業務問題在檔案管理數字化轉型過程中依舊存在，導致企業的檔案管理工作難以得到有效保障。例如，在鑒定原始檔案資料時，會因為一些錯誤的人為操作和不明確的要求標準等，導致鑒定的數據資料內容不完整、不科學、不規范。例如，部分企業在進行檔案資料掃描的過程中，僅僅掃描了正本，沒有掃描草稿，導致檔案資料的真實性下降。

4.3 欠缺專業的檔案管理數字化人才

很多企業在進行檔案管理數字化轉型過程中，沒有意識到檔案管理的重要性，也沒有針對性加強檔案管理人才的培訓，提升他們的專業素質。在檔案資料從傳統紙質檔案管理方式轉變為數字化管理方式的過程中，雖然整體的工作流程沒有發生較大改變，但實際操作內容大為不同。同時操作理念也和傳統的紙質檔案管理模式有一定的差別，這就對檔案管理人才提出了更高的要求。然而，在檔案管理數字化轉型過程中部分管理人員并沒有及時轉變自己的工作方式和工作理念，很難適應數字化檔案管理模式的特點和要求，而這則為檔案管理數字化轉型帶來了一定的困難和阻礙。這就需要企業進一步培養更多數字化檔案管理專業人才，加強人才隊伍建設，促進檔案管理數字化轉型[4]。

5 檔案管理數字化轉型的對策

5.1 投入更多資源促進軟硬件設施更新

企業應該意識到檔案管理數字化轉型的重要性，投入更多人力物力和財力資源，加強軟硬件設施建設。首先，企業應該提高資金投入力度，保證檔案管理數字化轉型擁有充足的資金作為保障。將硬件設備設施的采購納入企業發展規劃中，同時企業還需要將硬件設備的日常維護與管理資金納入企業營運資金管理體系中。這樣才能夠結合企業實際情況，促進企業檔案管理硬件設施的更新，滿足數字化轉型的需求。其次，企業需要積極要求計算機領域專家，結合企業實際情況，打造符合檔案管理特點的軟件，并制定完善的軟件維護管理計劃，定期對軟件進行更新，發揮數字軟件在檔案工作中的重要作用。除此之外，企業還需要保證現有設備的更新與維護管理。在檔案管理數字化轉型過程中，結合檔案管理特點更新設備，豐富設備設施的功能模塊。企業需要組建一支專業的軟硬件設施維護小組，定期對檔案管理軟硬件設施進行檢查、維護和更新，為檔案管理數字化轉型提供有力的軟硬件設施保障。

5.2 把握檔案管理數字化發展方向

企業檔案管理數字化轉型需要基于數字技術，改變現有的檔案管理模式，并轉化原本的紙質檔案資料，從而實現檔案資源數字化、業務流程數字化和檔案資料管理模式數字化。檔案管理數字化轉型并不僅僅指的是利用現代科學技術提高現有的檔案管理效率，而是通過信息技術、大數據技術和數字技術等，重新構建和劃分現有業務流程，改革管理內容，提升管理質量，這樣才能夠讓檔案管理在開展過程中創造出更多效益，為企業的戰略決策提供依據。

檔案管理數字化轉型應該把握其發展方向，遵循檔案管理數字化的要求，提升管理質量。一方面，需要轉變檔案管理對象，從原本的紙質檔案轉變為數字檔案。在轉化傳統檔案資料的過程中會產生各種電子信息數據，需要進行分析并創造良好的保存條件。另一方面，需要轉變以往的管理體系，從手工管理模式轉變為系統管理模式，從傳統的手工管理和分段式管理轉變為自動管理和集中化管理，這樣可以有效提升檔案管理的效率，減少檔案管理工作人員的壓力，實現檔案的自動歸檔、收集和整理。除此之外，還應該從原本的行政管理模式轉變為協同管理模式。企業需要結合數字技術、信息技術等實現全過程的跟蹤檢驗，并加強監督指導力度，完善考核評價體系，讓檔案管理更加科學規范。檔案管理工作人員應該向領導匯報有關檔案部門的實際情況，包括管理目標、認證資料的收集和交接、檔案資料的編制等。在獲得領導的同意和審批之后再進行相關工作，明確檔案管理數字化發展方向。最后需要檔案管理部門加強和其他部門的聯系，重視相關工作的開展，促進檔案管理數字化轉型[5]。

5.3 健全檔案管理數字化制度體系

市場經濟的快速發展讓行業企業和組織機構更加重視檔案管理工作的數字化轉型，而我國也針對檔案管理工作的變化，不斷完善相關法律制度。而企業則需要按照法律制度體系開展檔案管理數字化轉型工作。在這一過程中，應該將嚴格的制度體系落實到各個部門以及管理工作的各個環節中，進一步提升檔案管理效果，規范管理流程。同時其還應該建設數字化檔案管理工作體系，將數字技術滲透到檔案管理的多個環節中，如檔案資料歸檔、管理、技術標準、信息安全、建設流程等多個方面。

除此之外，還需要企業進一步加強建設檔案管理數字化保障體系，包括戰略框架體系、業務系統和安全體系等，從而為檔案管理數字化轉型提供多要素的支撐與保障，提升檔案管理質量。一方面，企業應該將檔案管理數字化轉型融入企業數字化轉型的全過程中，與企業數字化轉型同步運行，為檔案管理工作的創新與改革提供必要的人才支持和資金保障。同時還需要企業結合當前實際情況制定轉型的專項計劃和方案制度，有步驟地執行不同環節工作，實現檔案管理數字化轉型的環環相扣。另一方面，企業需要建立完善的保障體系，包括信息安全保障體系、業務保障體系等。科學劃分不同部門的責任和工作范圍，為實現檔案管理數字化轉型提供有力保障[6]。

5.4 培養有信息素養的檔案管理人才

高質量的檔案管理人才隊伍是促進檔案管理數字化轉型的重要基礎，為了更好地開展檔案管理工作，需要企業解決現有的復合型人才缺乏問題，培養更多具有信息素養的檔案管理人才。而在培養管理人才的過程中，還應該與時俱進，不斷引進先進的管理理念和前沿管理技術。當前部分企業普遍存在人員年齡結構不合理、信息素養不足、計算機操作能力不強等問題。很多檔案管理人員仍然習慣應用傳統的紙質檔案管理工作方式和理念。這就需要企業針對性強化現有的檔案管理人才的綜合素質，并加強高質量人才的引進，保證檔案管理人才掌握網絡技術、自動化技術，了解檔案管理的多種業務，具有較高的專業素質和檔案管理能力，讓檔案管理人才參與到檔案管理的全過程中，發揮相應的作用。企業集團應該提高對現有檔案管理工作人員的教育和系統性的培訓，通過開展定期和不定期的教育課程，提升他們的綜合素質。有條件的企業還可以組織現有的檔案管理人才隊伍走出去，學習其他企業先進的檔案管理理念和管理方式，積累更多管理經驗，提升管理能力。同時，企業可以采取公開招聘制度，從社會中尋找和吸引更多優秀的檔案管理人才，促進檔案管理數字化轉型。除此之外，企業還可以和當地高校積極開展合作，打造長效合作機制。從高校中吸收更多新鮮血液，為檔案管理數字化轉型注入新的活力[7]。

在新技術和新理念的引進方面，則應該結合企業的經營發展特點以及內部制度體系，合理引入，改善當前的檔案管理模式，這樣才可以突破原有檔案管理中存在的限制，解決弊端問題，為檔案管理數字化轉型提供有力保障。

6 結語

綜上所述，本文基于檔案管理數字化的內涵和流程，探討了當前行業企業和組織機構在檔案管理數字化轉型過程中面臨著挑戰和轉型的對策。通過解決當前人才缺乏、軟硬件設施更新速度緩慢和存在的業務問題，促進檔案管理數字化轉型。檔案管理是行業企業現代化發展的重要基礎性工作，隨著信息技術的不斷應用，企業應該在數字化的基礎上改變傳統的檔案管理方式。緊跟時代潮流，積極運用先進科學技術，加強人才隊伍建設，向數字化檔案管理不斷邁進。

【參考文獻】

【1】劉立杰，薛亦杉，董帥.淺談衛生健康監督機構檔案的數字化管理——以滄州市衛生健康監督檔案管理為例[J].檔案天地，2022（06）：62-64.

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【3】趙麗輝.機關事業單位檔案管理數字化存在的問題及對策[J].蘭臺內外，2021（36）：38+31+60.

【4】吳新蓉.數字化在自然資源和規劃檔案管理中的適用性探討[J].城建檔案，2021（12）：9-10.

【5】陳曉.大數據背景下檔案管理與數字化建設思考[J].城建檔案，2021（11）：64-65.

【6】楊靜，張迪文，伍黎丹，等.檔案管理數字化轉型的現狀及發展分析——以反應堆工程研究所為例[J].機電兵船檔案，2021（05）：78-81.

【7】任星.大數據時代背景下檔案管理和數字化建設研究[J].蘭臺內外，2021（13）：1-3.

【作者簡介】吳藝慧（1977-），女，福建廈門人，館員，從事檔案管理研究。