新時代大型公立醫院干部檔案管理的實踐與思考

劉 振 黃姝娟

(郴州市第一人民醫院，湖南 郴州 423000)

公立醫院干部檔案資料記錄了干部職工成長發展過程中形成的履歷、學歷、獎勵、考察、職務等方面的資料，能夠反映出干部職工的工作表現和業務能力，為干部人才選拔任用、優化配置和監督管理提供依據。

在加快推進“健康中國”的新形勢下，公立醫院更加重視人才在經營與發展中的作用，而干部人事檔案對于干部人才的選拔使用起到至關重要的作用。公立醫院通過加強干部人事檔案管理，提高干部人事檔案資料利用效率，不斷優化和完善醫院人才現代化的管理水平，提升公立醫院核心競爭力。

1 醫院干部檔案特點

醫院干部人事檔案管理工作是醫院干部人才的選拔使用順利開展的前提，為醫院干部人才管理工作提供穩定有序的制度保障和重要依據。醫院干部檔案特點主要體現在以下方面：

一是真實性。

干部檔案詳細記錄干部個人的真實情況，涉及干部學習、工作、思想、能力、經歷等多方面，必須保證干部資料真實可靠。

二是動態性。

干部檔案是對干部成長發展過程的詳實記錄，跟蹤記錄了干部流動的情況。同時，干部檔案管理主體也會隨著干部人才的流動而發生變化，呈現出檔案內容與管理主體動態性變化的特點。

三是保密性。

干部檔案涵蓋干部個人隱私部分，在檔案管理中要嚴格遵循保密性原則，不允許隨意公開隱私部分檔案。

2 醫院干部檔案管理在醫院管理中的重要性

2.1 為公立醫院干部人才的選拔使用提供重要依據

醫院干部檔案包括干部政治品質、業務能力、工作業績和廉潔情況等多方面的資料，能夠全面反映出干部業務能力、政治素養、廉潔自律情況，是醫療衛生系統培養、選拔和任用干部的依據。所以，醫院檔案管理必須重視干部檔案管理，重點審核干部資料的真實性，嚴把醫院選人用人關。

2.2 促進人力資源配置不斷優化

醫院干部檔案包括干部年齡、學歷、專業、職稱等方面的資料，醫院人力資源管理通過分析干部檔案資料，能夠掌握現有干部隊伍結構情況，為人力資源優化配置提供可靠依據。為此，醫院必須加強干部檔案管理工作，確保干部個人素質與任職崗位相匹配，達到人盡其才的管理目的。同時，醫院還可以通過干部檔案掌握干部需求缺口，為開展人才招聘工作提供依據。

2.3 強化干部履職監督管理

醫院干部檔案全面記錄了管理人員德、能、勤、績、廉方面的情況，能夠對干部履職過程進行監督管理，根據干部履職情況實施任免、考察、考核、獎懲等一系列管理措施，以保證干部管理制度落實到位。

3 郴州市第一人民醫院干部檔案管理的實踐與探索

近年來，郴州市第一人民醫院(以下簡稱“郴州市一醫”)牢固樹立新時代干部檔案管理工作的使命感責任感，全面落實2018年11月中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》，從服務“四個全面”戰略布局出發，持續推進公立醫院干部人事檔案管理工作的科學化、制度化、規范化和信息化建設，加強公立醫院干部人才隊伍建設，優化和完善醫院干部人才現代化的管理水平，提升公立醫院核心競爭力。

3.1 加強醫院干部檔案管理制度體系化建設，推動干部檔案管理工作的科學化、制度化和規范化

郴州市一醫持續推進干部人事檔案的制度建設，醫院制定了《醫院干部人事檔案管理工作手冊》和《干部人事檔案管理辦法》，并在此基礎上制定涉及檔案收集、鑒別、歸檔、提供利用、保管、保護的N個《工作清單》和《標準化作業流程》。同時，選優配強干部檔案的管理人員，大力開展檔案管理人員的培訓力度。

3.2 嚴把干部人事檔案管理關口，提高干部人事檔案管理質量

首先，郴州市一醫按嚴把干部檔案的入口關，對檔案材料不齊、手續不全、缺少蓋章簽字、內容填寫不規范的一律按規定整改；對檔案來源不明、材料存疑、內容涂改的予以退回。

其次，嚴把干部檔案審核關。對全院干部人事檔案進行專項審核并建立了醫院常態化檔案審核制度，對發現問題及時整改。

再次，嚴把干部檔案查閱關。規范了醫院查(借)閱干部人事檔案流程，凡查檔必須要醫院分管組織人事領導簽字同意后，由組織人事部門2名正式黨員進行查(借)閱，確保檔案信息安全。

3.3 發揮干部檔案作用，為醫院干部選撥提供參考

郴州市一醫注重發揮干部人事檔案在干部選拔任用工作中的“預警器”作用，根據干部選撥條例進行任前檔案審核，多方會審聯簽。醫院注重發揮干部人事檔案在干部選拔、培養和任用中的“風向標”作用，為此醫院創新建立了選拔任用優秀干部人才庫和有發展潛力的優秀年輕人才庫。醫院注重發揮干部人事檔案在干部管理監督工作中的“情報站”作用，積極配合巡察、審計等工作調閱檔案200余人次，對200余名醫院中層干部進行調查摸底，復查分析200余名中層干部親屬從業情況。

3.4 堅持“創新發展”，推動干部檔案的信息化建設

為推動醫院干部檔案的信息化建設，醫院已完成職工所有中層干部檔案的掃描、加工、整理工作，并為檔案建立了二維碼身份標簽，實現了利用數字化日常查閱干部檔案，提高了干部檔案資料的利用效率。

4 新時代公立醫院干部檔案管理的思考

4.1 加強干部檔案資料收集

檔案資料收集是干部檔案管理最為基礎的工作，直接關系到檔案資料的完整性，醫院干部檔案管理要轉變被動收集檔案資料的工作模式，提高收集工作質量。具體管理措施如下幾點：

其一，主動收集。

積極關注干部人事調整，提前做好干部資料收集整理工作，明確干部資料收集范圍，保證檔案質量達到規范要求。醫院檔案部門要主動與人事部門聯系，對人事部門檔案資料收集進行業務指導，提高人事部門的檔案意識，促使人事部門工作人員能夠主動收集和移交干部檔案資料。

其二，跟蹤收集。

醫院干部檔案管理要關注干部選拔任用情況，圍繞干部人事動態收集檔案資料，提高干部檔案收集的敏銳性，全面收集有關干部工作新進展、新情況方面的資料。

其三，重點收集。

醫院干部檔案收集要突出收集重點，包括干部學歷證明材料、專業技術職稱證明材料、科研成果及其轉化材料、學術期刊論文、專著發表、工資材料、會議代表材料等，確保資料能夠全面反映出干部精神面貌、工作能力和工作業績。

4.2 規范檔案借閱管理

醫院干部檔案資料查詢要嚴格執行審批手續，原則上不允許外借檔案資料。如果因特殊原因需要外借檔案，則要獲得主管領導審批，辦理外借手續，要求借閱人必須限期內歸還檔案，并且借閱人還要自覺遵守保密規定，不得將檔案資料轉借他人。在檔案借閱過程中，借閱人不允許在檔案資料上涂改、圈畫，禁止做出影響檔案資料原始性的行為，保證檔案資料安全完整。此外，醫院可以在檔案管理系統中開發檔案查詢系統，方便檔案使用者登錄到系統中在用戶權限范圍內查閱檔案資料。

4.3 加強干部檔案質量監督

醫院檔案部門要樹立檔案服務觀念，圍繞醫院衛生事業發展的需要，結合醫院人事制度改革發生的變化，從以往重檔案管理向重檔案服務轉變，促使檔案部門主動作為，提高干部檔案利用價值。在檔案管理系統中對不同檔案管理人員設置相應的操作權限，由系統跟蹤監控檔案管理人員對干部檔案資料的操作，避免檔案管理人員濫用職權偽造干部檔案資料中的關鍵信息。醫院干部檔案管理要實施專項審核，審核內容包括干部檔案資料完整性、資料歸檔規范性和手續辦理完備性等方面，針對審核中發現的問題要實施整改措施。醫院檔案部門要重點審核“三齡兩歷一份”的真實性，及時改正記載失誤之處，保證干部檔案真實可靠。

4.4 加快干部檔案資料的信息化建設

在醫院干部檔案管理方面，進一步推進數字化、網絡化建設，拓展檔案資料利用渠道，為檔案利用打下基礎。醫院可以結合現有業務管理系統，搭建起檔案網絡化管理平臺，使干部檔案資料能夠快速整理、歸檔和利用，挖掘檔案資料利用價值。醫院檔案部門利用信息技術收集干部資料，尤其要充實干部考核中德、廉、能、績、勤的資料，及時歸檔相關紙質檔案，并同步將電子檔案錄入檔案管理系統中，形成干部檔案并軌管理模式。干部檔案管理要實現多方共享，在醫院內部網絡中，人事部門、科教部門、醫務部門可以在檔案管理管理系統中查詢干部檔案資料，對部分干部檔案資料公開共享，便于各部門開展干部工作分析與評價。此外，醫院檔案管理系統要引入云計算、數據庫技術，開發數據備份和數據分析功能，保證檔案資料的安全性。尤其在數據分析中，系統可以自動對比分析不同任職干部的相關情況，為干部人事任免、職務晉升提供依據。

5 結論

總而言之，醫院干部檔案管理要遵循檔案資料真實性、動態性和保密性的特點開展管理工作，加強干部檔案資料收集與節約管理，強化干部檔案資料質量控制，并投入充足資源加快推進干部檔案數字化建設，提高干部檔案工作效率，實現檔案資料在醫院內部共享，進而不斷挖掘干部檔案的利用價值，為醫院優化配置干部人事資源提供依據。