從制約檔案工作發(fā)展的幾個(gè)因素談如何做好檔案管理工作

馬郡英 山東省菏澤市疾病預(yù)防控制中心

疾控檔案是開展疫情監(jiān)控、疾病預(yù)防的真實(shí)記錄，對(duì)于人民群眾的健康，以及我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展意義重大。因此，做好檔案管理工作，使檔案工作完成信息化、規(guī)范化的建設(shè)成為現(xiàn)階段各地區(qū)疾控中心的核心任務(wù)。要想做好檔案工作，提升檔案管理質(zhì)量，需要明確制約我國(guó)檔案管理工作發(fā)展的主要因素，只有這樣才能對(duì)癥下藥，有針對(duì)性地解決問題。

一、制約檔案管理工作發(fā)展的因素

（一）檔案管理重文字、輕聲像

在過去很長(zhǎng)的一段時(shí)間，疾控中心在檔案管理工作方面一直沿用傳統(tǒng)的模式，由于受到當(dāng)時(shí)技術(shù)的限制，多為文字檔案資料，而聲像資料不足，這種情況至今也沒有得到改善。

一方面，檔案管理人員在收集資料的過程中延續(xù)了傳統(tǒng)的做法，即以文字的形式收集資料，記錄過程。此方法雖然簡(jiǎn)單，但是對(duì)于檔案管理工作效率的提升意義不大。其具有一定的滯后性和主觀性。影像資料相比文字資料更加生動(dòng)，可以更加客觀、真實(shí)地記錄各類事件，對(duì)于事件本質(zhì)的呈現(xiàn)更加直觀，這樣一來可以大大減少人為因素對(duì)于檔案資料的影響。

另一方面，文字檔案資料相比于聲像資料占地面積較大，隨著年限的增加，單位會(huì)積攢越來越多的文字檔案資料，而單位檔案室空間有限，這勢(shì)必會(huì)影響檔案管理工作，進(jìn)一步制約檔案管理工作的高效開展。

（二）管理軟件更新?lián)Q代較慢

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，部分疾控中心逐漸開始引進(jìn)檔案管理類相關(guān)軟件，希望通過各類管理軟件提高檔案工作的效率。但是，從實(shí)際情況來看在軟件在更新?lián)Q代過程中存在一些問題。

技術(shù)的快速發(fā)展直接導(dǎo)致各類檔案管理軟件更新?lián)Q代的速度不斷提升，軟件種類和數(shù)量也在不斷增加。在這種情況下，部分疾控中心檔案管理人員卻沒有轉(zhuǎn)變思路，不愿意主動(dòng)接受新的技術(shù)，也不愿意花費(fèi)時(shí)間去學(xué)習(xí)和鉆研這些全新的管理軟件，這些人為因素制約了本單位管理軟件的更新?lián)Q代速度。

此外，部分單位檔案管理人員年齡較大，而現(xiàn)在需要他們隨時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，以便掌握全新的檔案工作軟件使用方法，這對(duì)于他們來說會(huì)存在一定的困難，因此大大制約了檔案管理軟件的引用和更新。

（三）檔案室質(zhì)量不達(dá)標(biāo)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)越來越重視疾控事業(yè)，在這種情況下疾控中心無論是檔案數(shù)目還是檔案的種類都在大幅度上升，各地區(qū)疾控中心檔案室的各項(xiàng)指標(biāo)已經(jīng)不能滿足日益增長(zhǎng)的檔案工作需求。

首先，部分疾控中心檔案室的使用面積呈緊張的趨勢(shì)。隨著檔案數(shù)量的激增，各地區(qū)疾控中心原本用于存放各類檔案的檔案室變得緊張。這就不得不重新規(guī)劃?rùn)n案室的使用布局，但多以集中擺放為主，這就使得原本分門別類的檔案資料被集中，導(dǎo)致檔案資料混亂。一些原本應(yīng)該分開擺放的資料被安排到了一起，在擺放的過程中出現(xiàn)了遺漏、混放、丟失等現(xiàn)象。

其次，部分疾控中心檔案室老化現(xiàn)象日益明顯。一些檔案室的部分設(shè)施陳舊，已超出安全使用年限，但是仍然沒有及時(shí)更新，沒有達(dá)到檔案室的標(biāo)準(zhǔn)要求，這些都會(huì)導(dǎo)致安全隱患。

（四）疾控檔案利用率低

檔案管理的主要目的是方便日后工作的參考和利用。但是，從目前的情況來看，疾控中心檔案更多的是長(zhǎng)期處于被保存的狀態(tài)，檔案資料利用率普遍較低。

各地區(qū)疾控中心每年都會(huì)編寫年鑒，但是其主要是圍繞自身“收藏”的目的，在作用上更傾向于工作總結(jié)，沒有從檔案資料的應(yīng)用性為主要出發(fā)點(diǎn)。疾控中心檔案資料仍然是服務(wù)于單位內(nèi)部人員為主，缺少對(duì)社會(huì)大眾的服務(wù)意識(shí)。疾控中心檔案資料不應(yīng)該成為本單位的內(nèi)部資料，應(yīng)該發(fā)揮出對(duì)人民群眾防病保健的意義，即疾控中心收集和整理檔案資料需要被更好的利用，而不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單地被保存。發(fā)揮疾控中心檔案資料的作用，無論是對(duì)于疾控中心工作的經(jīng)驗(yàn)豐富、工作能力的提升，還是對(duì)于“醫(yī)防合作”的建設(shè)都起到了至關(guān)重要的作用。

二、制約檔案管理工作發(fā)展的原因分析

（一）管理意識(shí)薄弱

制約檔案管理工作發(fā)展的根本原因是各疾控中心檔案管理意識(shí)薄弱。一方面，部分疾控中心領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作十分簡(jiǎn)單，不需要專業(yè)人員進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案管理工作由辦公室人員兼職負(fù)責(zé)。正所謂上行下效，領(lǐng)導(dǎo)的思想嚴(yán)重制約了本單位檔案工作的開展。更有甚者，個(gè)別疾控中心沒有設(shè)立檔案管理部門，這直接導(dǎo)致檔案混亂，一些珍貴的資料更是出現(xiàn)了丟失和外泄的現(xiàn)象。

管理意識(shí)的薄弱直接導(dǎo)致管理制度、管理模式等方面出現(xiàn)問題，部分疾控中心沒有制定明確的管理規(guī)章制度，這就使得內(nèi)部管理混亂，管理流程欠缺，一些工作人員想要查閱檔案資料，或調(diào)出、調(diào)進(jìn)資料都會(huì)遇到各種阻礙，這就是管理流程以及人員分工不明，沒有規(guī)定具體的經(jīng)辦人、主辦人的結(jié)果，導(dǎo)致沒有相關(guān)負(fù)責(zé)人處理問題，也沒有人愿意承擔(dān)責(zé)任。

（二）管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

在過去，疾控中心絕大部分檔案管理人員都不是科班出身，他們所學(xué)的大多都是非檔案專業(yè)，因此在專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)理論方面存在缺陷，這就直接導(dǎo)致檔案工作質(zhì)量的下降。由于信息化技術(shù)的發(fā)展，各類檔案管理軟件頻頻出現(xiàn)，面對(duì)全新的工作模式，這些非檔案專業(yè)的人員由于缺乏理論知識(shí)，對(duì)于一些專業(yè)名詞不能充分理解，對(duì)于部分管理理論也所知甚少。在過去紙質(zhì)檔案管理的模式下，主要工作都落在了收集和整理上，他們似乎還可以勝任本職工作，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的目錄式管理不需要太多的專業(yè)化知識(shí)。但是隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，尤其是在越來越追求高質(zhì)量、高效率的管理模式背景下，這些非專業(yè)人員在工作中會(huì)遇到更多的困難，這些困難需要通過學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)才能解決。

此外，疾控中心檔案管理人員很少能夠接受到培訓(xùn)，知識(shí)和能力更新緩慢，在業(yè)務(wù)上缺少與其他單位的交流，對(duì)檔案工作的各項(xiàng)流程以及工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不明確，這些都將制約檔案工作的發(fā)展。

（三）檔案管理工作受經(jīng)費(fèi)制約

制約檔案工作發(fā)展的一部分原因來自于經(jīng)費(fèi)方面。上文提到檔案室面積使用緊張，設(shè)施陳舊老化等問題，疾控中心也意識(shí)到檔案室質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的問題，但是費(fèi)方面的不足導(dǎo)致無法完善檔案管理工作中涉及的硬件措施。

檔案工作對(duì)于疾控中心的發(fā)展起到了關(guān)鍵作用，但其自身卻具有滯后性的特點(diǎn)。簡(jiǎn)單來說，就是檔案工作在短時(shí)間內(nèi)很難彰顯出巨大的價(jià)值，其價(jià)值是相對(duì)隱性的，這也是其不受重視的一點(diǎn)原因。檔案工作面臨著各項(xiàng)制約，檔案工作想要擺脫目前的困境需要大量的資金予以支持。作為疾控中心管理者如果意識(shí)不到這一點(diǎn)，那么今后檔案工作質(zhì)量將無法得到提升，作為單位的領(lǐng)導(dǎo)者要積極爭(zhēng)取政府的經(jīng)費(fèi)支持，加速各項(xiàng)檔案相關(guān)工作的開展。

三、做好檔案管理工作的建議與對(duì)策

（一）完善檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

做好檔案管理工作要遵從以人為本的思想，只有完善檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，才能穩(wěn)步提升檔案工作的質(zhì)量。

首先，重視培訓(xùn)工作，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)。一方面，針對(duì)現(xiàn)有的檔案工作者，要安排他們參加各類培訓(xùn)活動(dòng)，使其能夠通過不斷的學(xué)習(xí)提升自身的管理意識(shí)、管理理念、管理能力。此外，除了理論知識(shí)的學(xué)習(xí)之外，也要重視實(shí)操能力的培養(yǎng)，即在檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化的過程中能夠熟練使用各類檔案管理相關(guān)軟件、系統(tǒng)，保證工作效率。另一方面，也要通過各類途徑及時(shí)引進(jìn)檔案工作專業(yè)人才，利用他們?cè)鷮?shí)的專業(yè)知識(shí)和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)來彌補(bǔ)單位整體管理能力的不足，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，保證檔案工作持續(xù)高效的開展。

其次，建立激勵(lì)制度，提升檔案工作者的工作積極性。檔案管理工作質(zhì)量的好壞取決于從業(yè)人員的工作態(tài)度，檔案管理工作強(qiáng)度大，工作者需要承擔(dān)很大的壓力，在這種情況下需要提升他們工作熱情，因此在物質(zhì)上和精神上要給予他們獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)他們更好地開展工作。

（二）加速檔案信息化的建設(shè)

數(shù)字化、信息化的檔案工作模式符合新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，加速檔案信息化的建設(shè)刻不容緩。

第一，加速紙質(zhì)檔案數(shù)字化的改革進(jìn)程。對(duì)于檔案室中一些歷史比較久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案資料要盡快完成掃描工作，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換成電子版，可以方便保管，避免資料的損壞或丟失，也方便檢索和查閱。此外，也要重視聲像檔案資料的收集工作，彌補(bǔ)文字檔案資料的單一性。

第二，疾控中心要建立專屬的檔案信息系統(tǒng)。各科室分別上傳需要保存的圖片資料、視頻資料、文字資料等等，在上傳之后由其他人員進(jìn)行校對(duì)和確認(rèn)，最終完成歸檔工作。在未來的工作中，檔案資料將不再需要刻制光盤，而是定期在網(wǎng)絡(luò)“云盤”中進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，保證數(shù)據(jù)真實(shí)有效的被記錄，避免因光盤、硬盤等存貯工具的損壞而造成檔案資料的丟失。

第三，檔案信息化建設(shè)要實(shí)現(xiàn)異地互聯(lián)，也要實(shí)現(xiàn)資源共享。新時(shí)期的檔案管理工作要避免其受到時(shí)間、空間等因素的限制，檔案數(shù)字化建設(shè)可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，讓檔案工作者無論身處哪里，都可以通過登錄服務(wù)器進(jìn)行辦公。此外，檔案工作要實(shí)現(xiàn)資源共享，一方面各疾控中心資源要實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)，方便各地區(qū)同步開展疫情監(jiān)控、疾病預(yù)防等工作。另一方面，檔案信息共享也要面向社會(huì)大眾，讓人民群眾可以通過各地區(qū)疾控中心網(wǎng)站來獲取想要的各類檔案資料。只有這樣的檔案工作才是真正實(shí)現(xiàn)信息化。

（三）重視儀器設(shè)備檔案管理工作

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，疾控中心擁有越來越多先進(jìn)的、貴重的儀器，健全儀器設(shè)備檔案成為現(xiàn)階段檔案工作中的重要一部分。

在日常工作中，要充分落實(shí)《檔案法》相關(guān)規(guī)定，建立儀器設(shè)備檔案，也要制定儀器設(shè)備檔案管理制度。保證每一個(gè)儀器都有自己獨(dú)立的編號(hào)，要為各類儀器設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格的記錄，記錄內(nèi)容要包括儀器設(shè)備的生產(chǎn)廠家、出廠日期、主要使用部門、日常保養(yǎng)等方面。儀器設(shè)備在使用中出現(xiàn)問題時(shí)，要能通過檔案資料找到相關(guān)責(zé)任人，也要能夠找到儀器設(shè)備的生產(chǎn)廠家或銷售廠家等等，與廠家取得聯(lián)系，保證疾控中心能夠享受儀器設(shè)備的售后服務(wù)。儀器設(shè)備因使用年限或以外損壞等情況導(dǎo)致精度下降時(shí)，要做好記錄工作，由各科室人員提出報(bào)廢申請(qǐng)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行確認(rèn)，將各類手續(xù)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，一并存入儀器設(shè)備檔案中，方便單位以及上級(jí)部門的查驗(yàn)。

（四）加強(qiáng)疾病檔案信息開發(fā)利用

與西方一些發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)疾病檔案信息更多的是被收集和整理，在開發(fā)利用方面不足，疾病檔案沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。因此，在接下來的工作中必須加強(qiáng)疾病檔案信息開發(fā)利用。

疾控中心的各類檔案資料記錄了大量的疾病治療和預(yù)防成果，這些資料是十分寶貴的。它們可以為醫(yī)生提供參考，因此這類檔案資料應(yīng)該被引入到醫(yī)學(xué)期刊中，或者被各大醫(yī)學(xué)高校引進(jìn)，供相關(guān)從業(yè)人員去了解和學(xué)習(xí)，只有這樣才能發(fā)揮出疾病檔案資料的價(jià)值。

此外，作為疾控中心也要加大檔案資料的宣傳力度，例如在微信公眾號(hào)、抖音、微博等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行宣傳，讓社會(huì)大眾可以了解更多的醫(yī)學(xué)知識(shí)。在全球受新冠疫情影響的大環(huán)境下，作為疾控中心要加大疾病檔案的管理力度，為新冠疫苗的研制積累各項(xiàng)有價(jià)值的數(shù)據(jù)，并將這些檔案信息分享給更多的相關(guān)部門和個(gè)體，進(jìn)一步拓寬疾控中心檔案利用渠道。

四、結(jié)語

從現(xiàn)階段來看，制約檔案管理工作發(fā)展的主要因素包括：檔案管理重文字、輕聲像；管理軟件更新?lián)Q代較慢；檔案室質(zhì)量不達(dá)標(biāo)；疾控檔案利用率較低。產(chǎn)生這些制約檔案工作發(fā)展因素的原因是多樣的，要想做好檔案管理工作，需要從完善檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)；加速檔案信息化的建設(shè)；重視儀器設(shè)備檔案管理工作；加強(qiáng)疾病檔案信息開發(fā)利用等方面入手，更好地推動(dòng)疾控中心檔案管理質(zhì)量的提升。