人事檔案信息在人力資源管理中的作用

秦麗 濟南市長清區住房和城鄉建設局

所謂人事檔案管理，主要是將人事檔案收集、整理、保管、鑒定與統計有效結合的一項活動。在全新的市場發展背景之下，企業管理內容與要求發生較大變化，使得人事檔案內容也發生一定變化。為了確保人事檔案信息的重要作用得到更好發揮，文章主要分析人力資源管理中人事檔案信息的應用途徑，內容如下。

一、研究背景分析

人事檔案作為人力資源管理當中的核心環節，主要是用人單位在日常的人力資源管理中所形成的人事記錄，其可以更加全面地反映個人實際工作能力與工作表現狀況。當前階段，我國大部分企業人事檔案管理工作中仍存在較多問題，例如法治水平較低、技術手段比較落后等。這些問題的存在，在一定程度上影響了人力資源利用效果。因此，做好人事檔案管理工作特別重要。

二、人事檔案信息的重要作用

（一）為人才招聘提供良好的參考依據

結合人事檔案信息的實際利用情況可以得知，人事檔案信息可以對應聘人員信息進行有效的篩選與錄入，并為單位人力資源管理的人才招聘提供良好的參考依據。對于企業內部有關人員來講，通過對人事檔案信息進行科學的統計與分析，能夠快速更新招聘標準與崗位職能內容，不斷提升人才招聘的規范性與可靠性，充分利用現有的人事資源。

（二）提升人力資源配置的合理性

通常來講，人事檔案信息主要包含員工個人信息、以往的工作經歷、專業技能素質評價與工作績效等一系列內容，能夠有效反映員工的真實情況，是企業人力資源管理人員為其配置崗位的主要依據。在人才招聘過程中，有關人員結合員工以往的工作情況及其綜合素養，進行科學的調配與分工，進而充分發揮人力資源管理的重要職能。

針對剛剛進入到企業內部的新員工，有關人員需要結合人事檔案信息內容，制定出合理的培訓方案，進而更好地發揮員工的實際能力，保證企業人才能夠有序流動，真正達到提升人力資源管理水平的目的。

（三）為單位決策提供重要參考

人事檔案信息中，詳細地記錄了企業員工的績效考核等一系列信息，是考核與對比不同員工工作效率的主要依據，與企業薪資待遇、福利保障和績效考核等內容的關系比較密切。人事檔案信息能夠為員工職位調整與薪資調整，包括福利獎懲等提供良好的決策。對于企業人力資源部門來講，需要充分認識到做好人事檔案信息記錄工作的重要性，保證各項信息更加準確，不斷提升企業員工的凝聚力。

三、人事檔案信息的具體應用

（一）構建先進的人事檔案管理模式

通過建立穩定的電子信息服務平臺，能夠確保人事檔案信息更加安全，進而得到合理的利用。最近幾年，因為我國市場經濟的飛速發展，現代化技術的應用范圍不斷擴大，在現代化技術的大力支持下，人事檔案信息管理難度不斷下降，通過積極運用網絡自動化技術與電子信息技術，能夠實現人力資源的一體化管理目標。

此外，在互聯網技術的全面支持下，將原本密封的人事檔案信息和互聯網技術進行有效結合，構建動態化的人力資源管理體系，能夠滿足企業的具體發展需求。在企業內部的人力資源招聘的過程中，需要提前對應聘人員的學歷、專業資格證書等一系列資料進行有效的審核，通過建立電子信息查詢系統，確保人力資源管理效率與質量得到雙重的提升。

人事檔案信息在企業人力資源管理當中占據著重要地位，可以將企業內部的人力資源有效整合，為企業人才招聘提供良好依據。通過合理利用人事檔案信息，幫助企業有關人員在最短時間之內挑選出滿足企業崗位需求的專業人才，也可以更好地了解企業員工的變動情況。由于國民經濟建設水平的不斷提升，以往的人事檔案信息逐步變為信息化管理模式，對企業的人力資源管理人員提出了全新要求，因此有關人員需要根據現階段企業員工管理情況，科學利用人事檔案信息，進而更好地發揮人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用。

（二）提升人事檔案信息的完整性與真實性

人事檔案信息是全面反映企業員工的個人信息和工作狀態的直觀體現，具備較強的權威性，所以，不斷提高人事檔案信息的可靠性、真實性與完整性特別重要。例如，企業在人才招聘方面，通過有效提升人事檔案信息的真實性，可以取得較好效果，應聘人員如果偽造證據，或者杜撰工作經歷欺騙企業，會影響企業的整體效益，因此企業人力資源管理人員需要對人事檔案信息的真實性進行考證，提高人才招聘的有效性與規范性。

此外，人事檔案信息的完整性主要體現在人才的工作能力與特長技能等，企業人力資源管理人員通過對各類檔案信息進行科學的審核與管理，同時對企業員工進行合理的配置，能夠取得較好的效果。人事檔案信息的實時性則能夠有效反映企業員工的具體工作薪酬，包括其職位變動情況，進而確保企業人事檔案信息的重要作用得到良好發揮。

企業有關人員還要對既有的管理制度進行有效的完善，通過健全有關管理制度，可以確保組織內部資源得到高效利用。管理制度是各項管理工作順利開展的重要依據，若是管理制度方面存在不足，會影響人力資源管理工作的有序開展。在人事檔案信息管理工作中，要求有關人員對既有的管理機制進行有效完善，針對造假問題和不規范行為，需要進行科學的管理。

企業員工個人的發展對企業的整體發展影響比較大，在開展各項工作的過程中，有關人員可從制度層面入手，加大完善力度，確保組織管理工作能夠有效開展。企業有關人員在人事檔案管理工作中，通過改革既有的管理制度，進一步明確人力資源的實際管理要求，并加強管理制度完善。例如，在審查人事檔案過程時，通過利用登記制度與傳遞制度，對人事檔案信息實施動態更新，并結合檔案的具體內容，針對企業員工的個人能力進行有效的考核，避免檔案信息出現造假現象。在實際的管理工作中，通過不斷提升檔案信息的透明化，確保人力資源管理質量得到良好的提升。

（三）提升信息傳輸效率

要想有效提高人事檔案信息管理效率，需要加強各個部門人員之間的溝通和聯系，快速找到檔案信息之中存在的主要問題，并采取有效的管控對策，確保人事檔案信息能夠及時更新與完善。例如，如果發現企業員工職稱信息和填寫的資料不符，企業人力資源管理部門需要立即核實情況，提升信息的精確性與合理性，然后讓該員工繼續進行職稱評定。對于企業內部的領導人員來講，需要充分認識到加強人事檔案信息管理的重要性，有效發揮人事檔案信息的重要作用，從而保證各項工作能夠有序開展。

企業在人才招聘的過程中，需要對人事檔案內容進行有效的分析，確保人才的綜合能力更好地滿足實際要求。企業人力資源管理工作的順利開展，主要以人才招聘為重要基礎，人事檔案能夠為此項工作提供良好的依據，滿足企業的可持續性發展需求。在人才分配過程中，企業通過制定完善的人力資源規劃，對有關內容進行有效的預測，可以確保人才得到有效利用。同時，人事檔案信息在人力資源管理當中占據重要地位，例如，在人才招聘過程中，有關人員通過對應聘者人事檔案信息進行有效的分析，并根據具體情況加強分析力度，可以更好地利用人才。結合人才招聘現狀可知，通過整合現有的人力資源，能夠顯著減少人力資源的浪費，為企業的可靠、健康發展奠定良好的基礎。

（四）注意事項

1.積極應用計算機技術

人事檔案能夠詳細而全面地記錄工作人員的具體工作情況，在人力資源管理工作中，有關人員需要對人事檔案信息進行有效的分析，特別是重要信息，需要進行全面詳細的記錄，保證檔案信息的完整性。與此同時，企業在開展內部組織工作時，需要對現有的人才結構進行調整，并以現有的人事檔案為重要基礎，全面了解員工的工作經歷和特長，對其是否存在違法行為進行分析，確保人力資源基本信息得到充分利用。企業在用人期間，不但要全面考察其實際業務能力，而且要提高其綜合素養，讓其在實際工作中有效發揮自身潛力。通過有效利用人事檔案信息，可以確保組織內部資源的利用效率得到良好提升，更好地發掘企業員工的個性優勢，減少資源浪費現象的出現。

人力資源管理工作的有序開展主要以提高綜合水平為基礎保障，否則會給企業的可持續性發展帶來較大阻礙。人事檔案信息作為企業內部組織人力資源的核心內容，可以為企業人力資源管理工作的順利開展提供良好依據，不斷強化企業的綜合管理質量。在人力資源管理工作中，有關人員需要結合人事檔案信息，針對特定內容進行綜合性的分析，并結合管理情況，積極運用現代化人事檔案管理方法，確保人力資源管理數字化水平得到進一步提升。

在計算機技術的全面支持下，能夠實現人事檔案信息的快速記錄和保存，提升人事檔案管理工作的效率與質量。在人力資源管理工作中，有關人員通過運用電子信息技術，能夠實現各項信息的快速調取，例如，在查閱人事檔案的過程中，管理人員可以更加直接地了解有關信息，不斷提高管理水平，確保現有的人力資源得到有效分配，為企業的健康、可持續性發展奠定良好基礎。

2.大力創新人事檔案管理工作理念

人事檔案作為人才信息資源的主要載體之一，其核心目標是為社會組織提供服務，不斷提升其利用價值。在人事檔案中，大部分信息與材料主要由個人填寫與簽名，這些信息均屬于公開信息資源，需要做到取之于民、用之于民。但是，為了進一步提升人事檔案信息的隱秘性，現行的人事檔案管理機制明確規定，嚴禁任何人查閱和本人相關的人事檔案信息資料，所以，長時間以來人事檔案表現得較為神秘，雖然每個人都能夠參與到人事檔案建檔工作當中，但是大部分人對人事檔案的利用價值缺乏足夠了解。

由于社會的全面發展與進步，公民知情權不斷提升，現代人對人事檔案信息需求量逐漸增加。對企業人力資源管理人員來講，需要樹立正確的服務意識，有效控制人事檔案適度公開與機密安全的尺度，確保人事檔案信息流動性得到良好提升，充分發揮人事檔案的重要價值。

3.提升人事檔案管理人員的專業素養

人事檔案管理工作具有較強的專業性，要求管理人員具備比較高的專業素養，所以，企業需要打造一支高素質的人事檔案隊伍，并加大思想建設與員工能力建設力度。最近幾年，由于互聯網技術的全面發展與普及，計算機與網絡技術的應用范圍不斷擴大，人事檔案管理方式越來越先進，對于從業人員來講，需要熟練地掌握計算機技術。

此外，從業人員還要不斷強化服務意識，充分認識到做好人事檔案管理工作的重要性，進而確保人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用得到有效發揮。對于各大企業來講，需要對檔案從業人員進行專業培訓，不斷提升其綜合素養，尤其是要招聘懂得數據系統開發和設計的人才，確保人事檔案管理工作的網絡化水平不斷提升。通過對現有的人事檔案管理人員進行專業培訓，不斷提升其專業技能，可以顯著提升其人力資源管理水平，進而為企業高層決策提供重要依據。

四、結語

綜上所述，文章重點探討人事檔案信息在人力資源管理中的作用，并提出人事檔案信息的具體應用途徑，例如構建先進的人事檔案管理模式、提升人事檔案信息的完整性與真實性、提升信息傳輸效率等，提出具體的注意事項，例如積極應用計算機技術、大力創新人事檔案管理工作理念、提升人事檔案管理人員的專業素養等等，已取得不錯成效，故能夠為相關人員提供借鑒。