做好醫院人力資源管理中的人事檔案工作的幾點建議

陳茵 廣州市南沙區欖核醫院

眾所周知，對于為人們提供醫療服務為主要業務的醫院來說，想要獲得長久的發展，高質量的人才是必不可少的。同時人事檔案管理工作的開展也能夠在很大程度上為醫院人力資源招聘工作奠定基礎，避免醫院崗位招聘時，出現設置不合理的現象。在傳統觀念中，醫院人事檔案管理工作是收集員工的基本信息，復制、保存、調取員工信息的過程。但是在新時期，尤其是在當今各種網絡技術的不斷推動下，人事檔案管理工作和計算機技術、網絡技術等高新技術之間的聯系也越來越緊密，數字化、信息化成為檔案管理工作的必然發展趨勢。文章對當前醫院人事檔案管理工作中面臨的主要問題和相應的解決辦法進行了分析和探討，確保能夠更大限度地提高醫院的人力資源管理能力，降低相關管理成本，從而進一步提高醫院的經濟效益。

一、人事干部檔案管理工作的重要性

（一）人事干部檔案是實現醫院人力資源優化配置的基礎

在醫院的各項人力資源管理工作中，提高人事檔案管理水平至關重要。做好這項工作可以結合醫院職工自身的優勢特點、專業能力，將人力資源科學、準確地調配到所需崗位中，進而在最大程度上利用醫院人力資源，推動醫院物資和人力資源之間實現最佳配比。科學配置醫院人力資源，讓醫護人員和行政后勤保障崗位結構比例達到最佳狀態，同時對其進行有效協調，進而充分發揮醫院職工的主觀能動性，實現人盡其才的目標。通過人事檔案管理，醫院可以篩選出合適的人才進行培養，全面提升醫院科室人才培養的科學性，全力打造一支技術過硬的醫療團隊，從而提高醫院診療綜合水平，最終提高醫院的市場競爭力和服務質量。

（二）人事干部檔案是干部最原始的身份憑證

人事干部檔案是認定職工“三齡二歷一身份”的重要依據，其中“三齡”指的是職工的年齡、工齡和黨齡，“二歷”指的是職工的學歷和個人工作經歷，“一身份”指的是該職工的身份性質是不是屬于干部。對于醫院來說，醫院本身也具備商業盈利特性，而專業的醫務人員素養是十分關鍵的基礎。同時也關系未來醫務人員的實際工作狀況，醫院干部人事檔案能夠全面反應干部工作業績、思想道德和工作能力，記錄了職工的教育經歷、工作經歷，人事檔案對醫院職工本人的信息資料覆蓋主要包括十大類，有個人履歷、學歷職稱、獎懲情況、參加社會團體活動情況等，同時也對醫院職工的性格特點、興趣愛好、特長優勢等內容進行記錄，包括早期學校老師和工作單位領導的評語等，具備可靠、真實的特點。

（三）人事干部檔案是干部入職、選拔與監督的重要依據

基層公立醫院的編制數量要報主管單位以及區編辦審核批復，因為編制崗位非常緊缺，很多醫院現有的人員結構中，編外人員的數量往往比編內人員還要多，所以編內人員錄用時政審的環節就包括對其人事檔案進行嚴格的審查，對預錄取人員的人事檔案進行嚴格的翻閱和審核，查看該考生本人以前是否有不良信用記錄、是否參加過非法組織及邪教組織、是否有違法犯罪記錄、是否曾經出現過醫療事故以及醫療糾紛等情況。干部人事檔案也是醫院發展黨員，審核人員是否符合入黨資格的重要依據。在崗位晉升、職位調動方面也是對干部實行監督的重要審核材料，從而實現精準科學選人用人，嚴格按照有關規定和要求選人用人，不得出現任何不公正問題。醫院要加強對全體干部全方位的管理，就要合理利用干部人事檔案，全面掌握干部信息，才能在用人、培養人才時更加科學、準確，這樣也更有利于醫院干部隊伍水平的提高。

（四）人事干部檔案有利于醫院人力資源的開發

醫院在發展中面臨著內外環境的變化，尤其是在新冠疫情遍布全球后，如何在變化的環境中激發人員的潛力，快速有效地對有限的醫護人力資源進行崗位培訓和合理的配置，從而完成預定的工作目標，是人力資源開發的重要任務。要想高效地發揮人力資源開發的效力，首先就要收集、整理并分類各干部檔案中最基本的資料信息，為醫院選拔和培訓人才提供重要、關鍵的材料支持。醫院可以依托人事檔案管理材料，實現挖掘人才、培養人才以及科學合理地利用人才，避免出現人才被埋沒、浪費的現象。在醫院的人力資源開發中，關鍵是要對職工進行相關崗位專業知識的培訓和定期考核，根據考核結果進行績效評估與崗位調整。當今時代，各個行業都面臨著非常激烈的競爭，醫院也不例外，但是不管是何種競爭，歸根到底都是人才的競爭。這就更加凸顯出人力資源管理工作的重要性，在制定各項管理制度、實施各項管理措施時，一定要將保證人才權益、提高人才能力作為所有工作的落腳點，讓人才在勞動中創造更多價值。

二、人事干部檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案資料沒有及時歸檔完善

目前醫院職工人事檔案記錄的都是干部在參加工作前以及進入醫院后的基本信息，包括年齡、學歷、參加工作時間、主要社會關系和家庭關系等，參加工作之后進入本單位期間的人事檔案材料并沒有及時更新到人事檔案里，例如參加工作后進入本單位前的年度考核表、跟以前單位簽訂的勞動合同、往年的社保參保證明等，進入單位后取得的職稱晉升、學歷提升、其他方面的職業技能提升資料，近期取得的科研成果等，一旦職工人事檔案信息長期堆積而未及時進行存檔，就可能在一定程度上影響檔案信息本身的真實性以及完整性，若職工丟失了原始人事檔案資料，要想補回就十分困難，這將極其不利于后期人事檔案信息的管理，同時人事檔案資料信息的不健全將會影響干部的崗位晉升和職位的調動。

（二）人事檔案因人員身份不同、完善程度不同

人事檔案對于個人未來的生活、工作有著重大的影響，在整理、使用和保存檔案時一定要減少出錯的概率，防止檔案丟失、殘缺不全等問題的發生，保證檔案的安全。當然這些工作的落實都是以完善的人事檔案管理制度為前提的。在全國醫改進程的不斷推進下，醫院中各種職工的人事特點也越來越復雜，既有體制內編制身份人員，又有醫院自身聘用的編外人員、醫院退休返聘的職工等，根據當前所實行的人事檔案管理制度可知，根據職工身份的不同，職工檔案完善程度是不一樣的，編內人員的檔案資料是最齊全的，因為在入編時就已經對檔案資料進行了審核完善。在人才資源流動日趨頻繁的背景下，有些非編制內職工的人事檔案被保存在人才交流中心，有的編外人員對檔案的敬畏心不夠，出現“死檔”“棄檔”“人檔分離”現象,所以很多醫院錄用后辦理編外人員入職手續時，醫院只能根據最基本的檔案材料要求，簡單地幫助其建立在醫院的個人檔案，其檔案資料包括個人身份證復印件、學歷證、資格證等招聘崗位硬性要求的資格材料，但因為缺少其早期的個人檔案資料，從而影響了醫院整體人事工作的開展。

（三）人事干部檔案管理意識不強

醫院人事干部檔案主要包含醫務從業人員個人的發展歷程，通常情況下從該職工的就讀學校，到其全部的工作經歷都應該記錄在個人檔案中。但是在檔案資料中經常發現一些問題，例如有的表格填寫不規范，同時存在對檔案本身的理解以及人事有偏差，出現檔案信息資料前后不一致以及虛假填報檔案信息等問題，其中十分普遍的問題便包含工作時間年限和個人出生信息錯誤等等，這導致檔案材料內容出現隨意性、盲目性的特征，有可能造成虛假人事檔案問題的發生。同時，還有一些檔案工作人員不夠嚴謹，缺乏嚴格的標準，員工在填寫時使用除黑色外其他顏色的簽字筆。在實際工作中，因檔案工作缺少工作要求與標準，導致人事檔案管理工作難以嚴格按照標準規范來執行，從而造成工作中的大量失誤。

（四）檔案管理中的硬件、軟件配置需要提高

現如今，很多醫院管理層人員對于人事檔案管理工作的態度存在輕視的情況，很多單位都沒有專職人員負責此項工作，大都是普通工作者兼任檔案管理工作，受制于時間精力和專業力量，導致人事檔案后期的整理和利用效果大打折扣，另外，沒有配備相應的數字化設備、專門的數據儲存設備，從而無法實現人事干部檔案的電子化以及保障人事檔案數據的安全性、保密性，而且檔案資料大都是紙質檔案，因為檔案存儲空間的局限，使得檔案資料存儲條件達不到標準要求，這也導致醫院的人事檔案管理工作難以正常開展。再加上醫院醫務人員人數多，每年有一定的人員流動，加大了檔案管理的難度，容易出現人事檔案錯漏情況。此外，信息化水平的落后給人事檔案信息的存儲及信息的查閱、提取帶來不便。

三、做好人事檔案管理工作的幾點建議

（一）加強人事檔案工作重要性認識

在開展檔案管理工作時，提高對工作的重視程度是最基本也是最重要的，醫院的領導與普通職工應樹立“檔案效益”的意識，即好的檔案管理工作不是簡單地將檔案資料作為陳設擺在那里，而是有其獨特的經濟價值，同時職工要增強及時歸檔意識，不能任由新取得的個人檔案資料由自已保管。配置的人事檔案管理工作人員需要具備一定的計算機操作基礎和水平，能夠不斷地更新知識結構，提高專業學習的能力。此外，還需要對相關業務人員進行定期的考核和培訓，提升專業知識，以確保人事檔案審核過程中資料和信息的真實性、及時性以及完整性，才能讓人事檔案的管理工作與數字化接軌。醫院人事檔案工作出現混亂，將在很大程度上導致人力資源管理工作效率受到影響，不利于推進醫院管理工作向精細化方向發展。

（二）開展人事檔案專項審核工作，提高人事檔案質量

根據國家的相關人事、檔案文件要求，在開展檔案審核工作時，要從制定審核工作的整體方案、信息審核登記、材料歸檔到最后的總結報告等共計九個程序進行。檔案專項審核的范圍包括全院在崗職工，主要對職工的出生時間、學歷信息、工作經歷、身份屬性、社會關系等進行一一審核，重點檢查各檔案資料中是否存在涂改等問題，確保職工的人事檔案資料真實、完整，并為后續完善個人人事檔案材料的工作打下基礎。

（三）完善人事檔案電子化管理制度

傳統醫院檔案管理的應用范圍僅僅局限于大量紙質化的檔案資料，沒有真正充分運用檔案電子化管理技術。為提高檔案信息化技術的應用能力，創新和優化醫院人事檔案工作，要先建立起科學、完善的相關制度和工作細則。醫院需要根據自身優勢特點，建立科學、完善的檔案信息化工作流程和相關工作規范，根據醫院的人才特征，對醫院職工按專業技術崗位職責的不同進行分管，并在此基礎上按照人員編制身份進行二級分管，避免電子信息混淆。應加密電子檔案，對不同級別的人員設置不同的查閱權限。針對人事檔案數字化對應的管理流程和制度予以優化，推動檔案電子化工作更快、更好開展，同時也為高效收集人事檔案信息奠定基礎，特別是新冠肺炎疫情發生以來，醫院醫護人員極度緊缺，人事檔案電子化為高效地調動醫院各科室的人力資源，及時充實醫院醫護人員隊伍，促進醫院經營效率的提升奠定了基礎和條件。

（四）建立數字化個人人事檔案

當前，信息網絡技術日益普及，對于人事檔案工作也有了更高水平的標準和要求，從以前的傳統紙質檔案方式過渡到現代數字化檔案，將目前檔案中普遍存在的一些問題及時給予有效解決，這樣就可以避免一些紙質檔案在使用過程中出現的常見問題，例如信息涂改、虛假資料的混入等，從而大大提高了檔案資料的真實性和客觀性。對于醫院管理層而言，需要舍得對人事檔案數字化建設項目進行投資，既能夠壓縮檔案的物理存儲空間，也容易長久保存，因為醫院人員的流動性大，同時也為未來人事檔案相關信息資料的配套調取和查閱提供便利，有利于建立醫院人才信息庫，提高搜索信息的效率，更快、更準確地搜索到目標人才，使人事檔案資料效用最大化。了解以及發展醫護工作人員，是優化醫院團隊的必然之舉。加大軟、硬件的投入可以更好地提高人事檔案工作的質量，從而進一步提高醫院人力資源管理的整體工作水平和管理質量，最終提高醫院整體的運營質量，為醫院帶來更大的經濟效益和社會效益。

四、結語

做好醫院的人事檔案管理工作，不僅可以推動醫院整體管理水平的提升，也為醫院未來的各項發展決策提供了強大的信息數據保障，公立醫院要以發揮人才效能為目標，提升人才優勢。為此，醫院的相關工作人員一定要提高對檔案管理工作的重視程度，更快地發現問題，便于后期予以更正和完善，促進醫院各項工作的持續穩定開展。