大數據環境下人力資源檔案管理工作思考

謝瑩華 魚臺縣公共就業和人才服務中心

新時期互聯網快速發展，移動終端設備得到廣泛應用，企業積極推行科學高效的人力資源管理體系。特別是大數據環境下，數據技術為人力資源檔案管理工作開辟了新思路，使人事檔案信息化管理面臨嚴峻的挑戰。人力資源檔案管理工作包含大量具有潛在價值的信息。現階段人力資源檔案管理只是簡單地使用信息化人事檔案管理操作系統進行，以人事檔案數字化與信息電子化發展為主，還未充分解決人力資源管理面臨的實際問題。人力資源檔案管理要改變傳統檔案管理模式，應用信息技術創新，保障信息服務效率，以此提高人力資源管理效率，集中處理批量信息，全面解決人力資源管理工作存在的問題。

一、大數據背景下人力資源檔案管理受到的影響

（一）豐富信息基礎

企業人力資源檔案管理信息化建設，使得管理信息更加豐富。新時期，加快信息化建設可為大數據管理系統的建立奠定良好基礎，員工日常工作及生活中全面搜集相關人事檔案管理數據，提供全面而客觀數據有效開展檔案管理工作，切忌使用已有的固定數據。大數據管理系統的建立，使得檔案管理從傳統靜態化紙質檔案向活躍的信息檔案轉變，并在管理系統中收錄相關信息。該系統能夠搜集紙質檔案信息，也能對員工的個人性格、興趣愛好及社會關系等相關數據做好搜集。日常工作中，對員工薪酬、績效及崗位信息實現自動搜集，為管理系統提供豐富信息數據，為人力資源部門提供全面而豐富信息保障順利開展各項工作，充分應用大數據技術準確評價、描述并預測人力資源個體與整體情況。

（二）實現科學管理

企事業單位曾憑借主觀經驗進行人力資源管理工作或是實施定性管理，使得人力資源管理目標的客觀與定量性比較低，人力資源檔案管理不能實現預期目標。大數據時代，借助先進信息技術提高檔案管理工作的信息與數字化特點，對檔案數據信息做好定量分析，對員工工作結果、效率及狀態做出客觀描述，數字化人員、崗位及激勵等要素，定量分析人力資源檔案管理。

（三）優化管理效果

人力資源管理工作中，滿意決策一直是其決策主要目標，而滿意決策表明基本滿足管理目標，不是管理目標實現的最佳渠道。滿意決策結果能夠接受傳統模式下人力資源管理工作無法實現不受時空約束、準確預測別人行動與完整信息的要求，因而無法實現預期管理效果。大數據技術應用于人力資源管理工作中，應用大數據技術構建信息化人事檔案，增加了數據信息量并增強了數據處理能力與未來判斷能力。另外，大數據技術的應用，還可推動人事檔案實現信息化發展，滿意決策將被“無限接近最優”決策代替，進一步優化人力資源檔案管理效果。

（四）準確判斷發展趨勢

在人力資源檔案管理工作中應用大數據技術，使得人力資源管理不受人事檔案信息因果關系束縛，基于戰略高度探究人事檔案數據關系，合理劃分人事檔案數據或分析其相關向，在此基礎上準確預測人事檔案管理未來發展。應用大數據技術開展人力資源管理工作，利于保障人力資源管理決策精準實現人崗匹配，確保人力資源管理工作更加滿足社會經濟發展潮流。將產業結構調整與崗位需求作為重點，降低離職誘因，穩定高層次人才隊伍，全面提高人力資源檔案管理效率。

二、大數據時期人力資源檔案管理現存問題

（一）檔案保密性與大數據有沖突

人力資源管理中，檔案管理工作具有一定保密性。大數據時代，人事檔案管理工作數據共享與個性化服務趨勢日益明顯，但還存在一些沖突。用戶個性化服務要求全面搜集用戶數據，人事管理工作更要重視檔案搜集，此過程中如何做好檔案保密性是檔案管理工作面臨的嚴峻挑戰。另外，各部門間數據共享還不夠完善，各部門職能有所差異，檔案管理部門要重視安全管理制度的完善。數據與其他部門共享時，安全規章制度的遵守情況存在一定風險，而且與第三方盈利機構合作時也會出現風險。所以，如何準確把握檔案保密性平衡數據共享，是人力資源檔案管理工作面臨的首要問題。

（二）檔案歸檔流程比較煩瑣

人力資源檔案管理工作中，要嚴格篩選并審查方可歸檔，先歸檔重要信息，非重要信息則不用存檔。大數據時代，數據體量與維度備受關注，搜集數據時存在一些無用數據。此種情況下如何構建新標準審查檔案資源，是面臨的重要任務。企業人力資源檔案管理工作中，一般安排專人負責歸檔處理檔案資料，而且因處理量少沒有很大的工作壓力。曲線人力資源中心在人事檔案歸檔工作面臨很大的壓力，要投入大量人力依次檢查資料。大數據能夠降低人員工作壓力，但人員審查核對是必不可少的，檔案歸檔流程煩瑣甚至缺失重要數據的問題依然存在。

（三）檔案人員缺乏完善的管理體系

人力資源檔案管理工作中，缺乏完善的人員管理體系，主要表現為：（1）人員構成方面。大數據時代，人力資源部門靈活開展檔案管理工作，多元化服務要求豐富了人員結構。現階段，人事檔案管理部門沒有配置充足的復合型管理人才，復雜檔案管理工作要求得不到滿足，現有人力資源無法支撐新業務與傳統業務變革。（2）人員素質方面。人力資源傳統檔案管理工作以事務性工作為主，隨著時代的進步，檔案管理工作快速發展，精細與多元化發展趨勢日益明顯，檔案人員如果沒有掌握豐富的前沿技術，也沒有接受相關理念培訓，無法保障實際工作效率。

（四）高層次人才嚴重流失

現階段，人才嚴重流失現象是普遍存在的，給各企業單位發展帶來了很大的制約。如，市場中優秀骨干人才競爭優勢更強，本單位與其他單位對比后心理出現落差，如薪資待遇與事業發展平臺。本單位人力資源部門如果不重視此種落差，使得高層次人才無法經受住“外部誘惑”而離職。現階段，人力資源部門無法準確預測員工離職傾向，不能提前制定針對性方案挽留住人才，員工深思熟慮提出離職后就為時已晚，給企業帶來嚴重的損失。

三、大數據時期人力資源檔案管理改善建議

（一）及時創新人力資源管理理念

大數據環境下，人力資源管理工作面臨改革創新，要從思想理念入手創新引導工作人員全面認識人力資源管理工作。實踐工作中，可從以下幾方面入手。引導管理人員以發展的眼光認識問題，全面思考人力資源發展趨勢，基于可持續發展理念開展人力資源管理工作，準確把握大數據時代特點，及時創新工作理念，確保人力資源管理工作實現科學、現代與信息化發展目標。而且，工作人員還要轉變思想，日常工作中及時引導員工思想發展，利用教育培訓方式確保員工充分認識創新發展的意義。此外，培養員工大數據思維，確保人力資源檔案管理工作與大數據發展要求保持一致。另外，結合企業實際情況與發展需求，科學規劃人力資源管理工作，創造條件有效應用大數據技術。

（二）進一步完善人力資源管理制度

大數據環境下，人力資源檔案管理工作要重視人力資源管理制度的完善，規范而有效地開展人力資源管理工作。實際工作中，持續完善人力資源管理制度，全面落實人力資源管理工作。人力資源管理檔案管理工作中，相關人員要加強整合數據信息，基于管理制度保障規范開展人力資源檔案管理工作，合理操作各項流程，更好地順應時代潮流。有效建立信息化人力資源管理檔案管理模式，引導檔案管理人員了解網絡信息技術順利開展人力資源檔案管理工作。而且，還要基于大數據技術明確人力資源檔案管理工作要求，細化人力資源管理檔案管理工作內容及職權范圍，以此構建良好的工作環境統一責權構建高效管理模式。另外，建立健全追責機制及績效考核制度，激發人力資源檔案管理人員工作熱情，增強責任意識，在人力資源檔案管理工作中充分發揮大數據技術的作用。

（三）充分應用信息技術

基于互聯網思維應用信息技術，充分融合信息網絡，創新工作方法，是當前人力資源檔案管理工作發展的重要趨勢。首先，企事業領導與人力資源管理部門負責人加強思想認識，應用信息化網絡技術，保障員工信息技術應用水平，加強先進網絡信息技術設備與專業技術綜合型人才的引進，促使人力資源管理工作實現信息化發展。其次，企事業單位還可與計算機企業合作，基于自身業務發展需求，合理設計人力資源管理軟件系統滿足內部業務活動需求，構建人力資源數據信息庫與管理平臺，促進信息網絡技術深度融合人力資源管理。實際工作中，企業要準確劃轉大數據技術與人力資源檔案管理工作的契合點，人力資源檔案管理工作應注意大數據技術的深入發掘與應用，科學而合理地開展人力資源檔案管理工作。制定人才選拔與薪酬管理方法，充分發揮技術先進性與實效性，獲得員工更多的肯定與信任，促使企事業單位人力資源檔案管理工作實現可持續發展。企業選拔聘用人才時，工作人員可應用大數據技術全面分析競聘人員以往工作情況，最終獲得技術能力分析，為選拔人才提供有效的數據參考，構建公平競聘環境，保障更多優秀人才的引進。

（四）基于大數據構建人才體系

大數據環境下，市場環境出現了明顯的改變，實際發展過程中企業所處外部環境也發生了變化。此種情況下，企事業單位要加強人員培訓，為新入職員工做好崗前教育與培訓，保障各崗位人員充分發揮崗位職能作用，以此順利開展人力資源管理檔案管理工作。實際工作中，還要重視人員信息搜集與整理能力的提高，全面了解人員社會關系及生活情況，基于大數據技術有效配置人才，充分發掘員工工作潛能。數據背景下，各行業領域對信息技術人才有了新的需求量，人力資源管理部門要合理設置崗位開展工作。

（五）充分應用大數據資源與技術保障人崗精準分配

首先，結合各崗位不同工作內容與職責，基于崗位需求，合理配置適宜的人才，根據員工工作能力及性格特點，保障人崗匹配的精準性，確保人才在崗位上充分發揮自身潛能。其次，使用算法對崗位表現好的員工信息及特體特征要素做好信息搜集，合理構建人才標準模型。另外，根據競聘人才提供的簡歷信息，借助互聯網大數據技術為其建立立體化信息體系，取得員工生活與興趣愛好有關的信息。選拔人才時，為了降低人才不對稱信息對招聘工作產生的影響，借助崗位優秀人才模式及人崗匹配情況進行有效數據篩選，保障人崗匹配的精準性。

（六）應用大數據技術構建穩定的人才隊伍

首先，利用大數據技術分析已離職員工信息。日常管理工作中，人力資源檔案管理部門可制定針對性措施找到影響員工離職的因素，利用大數據技術消除影響員工去除離職意向，保障人力資源隊伍穩定，特別是保障企事業單位高層次人才與隊伍的穩定性，確保企業有形資產與無形資產管理效率，爭取更多發展創新發展技術。其次，從長遠層面來看，為了滿足經濟發展需求，合理調整產業結構，應用大數據技術分析實際情況，科學制定中長期人才規劃，以防崗位沒落增加企業人力資源管理壓力，提高人才使用、管理與激勵效率，合理制定人力資源管理決策實現可持續發展。

四、結語

綜上所述，當前大數據環境下，極大地改變了人們日常生活與工作方式，企業人力資源檔案管理工作還需進一步完善，員工要及時創新思想，充分認識大數據技術給實際工作帶來的影響。人力資源檔案管理工作中，要重視深度融合大數據技術及人力資源管理工作，充分發揮大數據技術的先進性與優勢，全面保障人力資源檔案管理工作的效率與質量。