當前中職學校檔案管理工作的現狀及其對策

任麗麗 山東省煙臺護士學校

中職學校中的檔案資源是指學校在長期發展的過程中，包括教育教學方面、學校建設方面以及其他的活動組織方面形成的一些具有保存價值的各種信息資源，這些信息資源可以通過文字、圖表或者是影像資料的形式進行保存，因此體現出多元化的效果，對中職學校的檔案進行合適的管理，能夠促進中職學校的產業轉型升級，讓現代化的職業教育工作得到順利的開展，推進中等職業教育事業的穩步發展，促進職業教育體系的改革和創新。因此，文章針對中職學校檔案管理工作進行的分析意義重大。

一、中職學校檔案具有的重要作用

檔案是中職學校發展過程中最為珍貴的資料，會反映出中職學校在發展過程中的改革成果、教學效果以及人才的培養成果，因此是中職學校發展的歷史記錄，檔案管理工作的開展會體現出檔案資料的重要作用，為中職學校的師生提供信息方面的幫助和方便，為新時期中職學校的長遠發展提供參考的依據。

首先，中職學校的檔案資料是學校的領導樹立學校形象的重要依據，中職學校不僅僅是產生檔案的主體，同時也是讓檔案資料發揮實際應用價值的重要場所。學校的檔案在學校的形成、發展以及變化的全過程產生作用，同時又會貫穿于學校教育教學工作的整個環節，滲透在具體的組織以及管理等不同的方面，能夠對學校的教學、管理以及運行的發展軌跡進行真實、全面的記錄，能夠對學校產生重要的影響。對學校的檔案資料進行全面細致的分析，能夠更好地了解學校的具體特點以及學校的發展規律，通過分析學校現存的檔案資料，能夠掌握學校中的教學教育工作等多個方面的嚴格以及演變的情況，總結出學校自身的形象以及價值觀建設的成敗效果，也就是說，中職學校的檔案資料是學校樹立形象的重要依據。

其次，中職學校的檔案資料是中職學校中重要的一筆財富。一般來說，在中職院校的發展過程中，記載好的檔案資料能夠為教學科研提供相應的服務。學校的檔案中有很多都保存著學校教育教學工作中積累的豐富經驗和獲得的成果，這些檔案本身就會浸透教師的心血和汗水，也能夠反映出學校的教職工人員在學校發展過程中所做出的突出貢獻，以及付出的努力，能在一定程度上體現出中職學校的教學綜合水平，因此是學校的教師勞動創造的結晶。只有對中職學校中的檔案信息資料進行充分利用，使其發揮作用，才能夠使檔案資料的價值得到發揮，讓教學工作順利的開展成為后續教學工作實踐過程中可參考的依據。

二、中職學校檔案管理工作的現狀分析

（一）對于檔案管理工作的重視度缺乏

當前中職學校檔案管理工作中，會發現有關的管理部門和管理工作人員對于檔案管理工作的重視度并不足，他們認為檔案管理工作是一個可有可無的工作，而沒有充分認識到這部分工作對于現代化的教育事業所產生的推動作用，以及重要的影響，導致檔案管理意識并不強，嚴重影響到了檔案資源開發的效果，也會導致檔案資料的利用率下降。由于在檔案管理工作中缺乏重視，因此沒有構建形成全面、系統、完整的檔案管理制度，沒有規范員工的行為，更加沒有對負責中職學校檔案管理工作的工作人員進行制度的考核以及激勵，導致檔案工作人員在實際工作中缺乏積極性，在工作的過程中隨意自由、敷衍了事，嚴重影響到中職學校檔案管理工作效率。

（二）中職學校的檔案管理監督體系尚不完善

首先是中職院校中的檔案管理制度尚未建設完善。現如今我國對于中職學校開展的檔案管理工作，仍然沒有制定出完善、系統、規范的規章制度來對其中的細節進行明確，很多中職學校的檔案制度也只是直接照搬照抄其他單位的制度體系，而并沒有綜合考慮到中職學校的實際情況，因此導致他們所遵循的管理制度體系對于中職學校的檔案管理工作缺乏可操作性。其次是由于中職學校的檔案管理部門一般會由檔案行政管理部門以及教育行政部門直接去進行管理。而在這兩個部門中，教育行政管理部門可能更加關注中職學校的基礎教育教學工作，對于檔案管理工作的重視度不足，也沒有安排關鍵的人員去負責中職學校檔案管理工作的基礎性監督，導致在實際工作中出現的一些問題無法得到及時的反映和解決，也難以在中職學校的檔案管理方面投入更多的支持，配合中職學校的檔案管理需求。

（三）政治學校檔案管理工作人員的綜合素質水平有待提升

中職學校組織開展檔案管理工作時，可能由于領導人員對于檔案管理工作的重要性缺乏了解，認為這份檔案管理工作是一項十分簡單、沒有任何復雜問題的工作，因此在人力資源的安排方面就沒有投入太大的關注，甚至可能讓中職學校的檔案管理人員去兼任其他部門的工作，導致在檔案管理工作中無法投入足夠的精力，也會影響到檔案管理的工作成效，直接導致應當進行歸納和整理的檔案資料堆積如山，無法得到及時消化，檔案工作也無法進入正常的發展軌道。另外，在中職學校中負責檔案管理工作的人員，包括人員的專業能力、綜合素質以及文化程度等多個方面都并不完全一致，有一些工作人員的素質水平比較低，在他們工作的過程中，無法應用專業的檔案管理知識去解決工作中的問題，更加無法發揮自身的重要作用，導致中職學校的檔案管理成效無法保障。

（四）中職學校的檔案管理方式太過落后

在學校的建設以及發展過程中，仍然可能使用傳統落后的檔案管理方式和方法，應有這種傳統的檔案管理模式的工作質量以及效率比較低下，無法滿足當前信息化時代下對中職學校檔案管理工作產生的特殊需求。當中職學校中的檔案文件資料進行立卷、歸檔、整理之后，可能仍然會采取人工的方式來對檔案進行整理和編輯，這個過程消耗的時間會更長，整體速度相對來說更慢，同時檔案管理工作人員也沒有投入太多的精力針對檔案資料進行開發和利用。使用這種落后的手段對檔案資料進行查詢時，檢索的速度慢，查找資料的準確性低，在使用檔案資料時也會產生比較嚴重的磨損現象，嚴重影響了檔案管理成效。

三、中職學校檔案管理工作的開展對策

中職學校檔案管理工作中，具體的開展對策可以從五個方面進行，即要正確看待中職學校檔案管理工作、要進一步完善中職學校等管理監督體系、要提高中職學校檔案管理工作人員的綜合素質水平、要改進中職學校檔案管理的方式以及重視中職學校檔案基礎性建設，詳情如下：

（一）要正確看待中職學校檔案管理工作

在中職學校的相關工作開展過程中，要讓教職工作人員充分認識到檔案管理工作的重要作用，就要從思想上轉變工作人員對于文書檔案工作的具體認識，使人們從思想上對其有正確的理解。只有發揮這種檔案工作的重要價值，人們才會更加愿意深入探討其中的哲理和問題，對這些問題加以重視。首先是需要中職學校能夠從物質基礎上來對學校的檔案管理工作提供支持，通過合理的運行機制來對檔案信息進行適當的編輯和整理，讓檔案工作更加規范。另外是學校再對具體檔案管理工作進行規范，需要將文書檔案工作歸結到全年度的工作方案中，這樣才能夠提高檔案管理工作的地位和影響力，也能夠讓中職學校中的所有人員充分認識到學校的文書檔案管理工作對于中職院校的發展所產生的重要影響，從而促進相關工作的順利進行。

（二）要進一步完善中職學校等管理監督體系

首先，要進一步加強對于中職學校檔案管理制度體系的規范性建設和完善。中職學校中的行政管理部門以及檔案行政管理部門需要結合中職學校的實際情況，共同配合并且參與建設完善中職學校的檔案管理制度體系，對其中的一些細節加以明確，從而能夠確保中職學校的文書檔案管理能夠有相應的法律依據可遵循。中職學校也需要根據檔案管理的具體特點去完善內部的制度，明確不同部門的工作職責以及內容，讓檔案管理的搜集整理、劃分等不同的環節都能夠有具體的參考，使之按照統一的標準來實現科學的管理。其次是要進一步強化針對中職學校檔案管理工作的監督和指導要求，負責中職學校檔案管理的工作部門以及學校的行政管理部門可以共同配合到其中，參與并選取合適的負責檔案管理的監督工作人員，也需要定期檢驗工作人員的工作情況，了解學校的檔案管理工作，將業務的執行情況和工作人員的績效考核情況相互匹配，讓相關的部門管理工作人員在工作時更加積極，使檔案管理的準確性得到提升，讓中職學校的檔案管理工作能夠更加順利地開展。

（三）要提高中職學校檔案管理工作人員的綜合素質水平

中職學校的檔案管理工作人員要切實履行好自身的責任，做好檔案管理工作，就需要先樹立愛崗敬業的精神，具有良好的職業道德，并且在工作的過程中，結合實際情況進行創新服務，讓自身的檔案管理手段更加先進和豐富，管理的質量水平得到提升。因此，要在中職學校檔案管理工作中，秉持認真細致、嚴謹周到的服務理念，讓檔案管理工作的每一個細節都能有所保障，提高檔案工作的整體質量水平，為中職學校中的教學部門和學生提供更好的服務，讓檔案資料室成為師生信賴和依靠的關鍵部門。實際上，檔案管理本身不是一項簡單的工作，其中會涉及很多內容，要真正提高檔案管理的質量，發揮檔案管理的作用，就要求中職學校的檔案管理工作人員在工作的過程中具有責任心和職業感，始終秉持認真嚴謹的工作態度以及樂于奉獻的敬業精神，用自己所學的檔案管理知識去解決工作中遇到的每一個問題，提高檔案管理的成效，使學校的各項工作都能夠順利展開，并讓學校發展過程中產生的各部分資料得到妥善的管理。

（四）要改進中職學校檔案管理的方式

首先，要讓現代化的信息技術管理手段在檔案管理工作中得到充分的應用，開發利用檔案信息資源絕不僅僅是檔案工作的目的，還是社會發展的需求，信息技術的掌握直接影響到各方面工作的成果，而信息技術也已經成為當前經濟建設過程中的戰略發展需要和十分重要的一個環節，因此要結合實際情況改變傳統落后的管理體制，讓中職學校中的檔案信息資源開發效果得到提升，建立系統、完善的檔案信息開發結構體系，讓信息的溝通渠道更加豐富，并讓信息化的檔案資源為中職院校的發展奠定良好的基礎，使檔案資源的安全性得到提升。其次，要進一步創新檔案信息管理的方式，通過引進現代化先進的檔案管理信息系統，使用信息化的媒介和工具，實現對中職學校檔案的全過程電子化管理，通過這種方式讓檔案工作的整體質量水平得到顯著的提升，同時也可以通過對傳統檔案信息進行數字化加工，來實現所有檔案的信息化處理。另外，條件豐富的學校也可以構建全面的數字檔案管理，使這種電子檔案系統的建立，能夠讓檔案的管理效果更加簡單方便，節省人力資源，也能夠為檔案需求者查詢檔案提供幫助。

（五）重視中職學校檔案基礎性建設

中職學校檔案管理工作的開展，離不開基礎物質建設必要的物質條件，也是檔案工作順利開展和檔案管理目標實現的基礎保障。近些年來，社會的不斷發展，讓人們的生活越來越簡單方便，數字化技術的應用更加普遍，傳統的檔案信息管理方式已經無法滿足經濟發展的要求。在此基礎上，需要在中職學校的發展過程中投入更多的資金，為學校的檔案管理配備計算機等專用的辦公設備，讓電子檔案管理的防護系統得到升級，讓數據的備份以及恢復效果更加理想，使中職學校的檔案信息化管理效果得到進一步的提升，防止在信息檔案管理的過程中，由于受到外界環境的影響而遭遇到資源的破壞，對后續的資料使用產生限制。

四、結語

總之，中職學校開展的檔案管理工作對于中職學校的長遠發展具有重要的意義。學校的檔案管理工作能夠反映出一個學校的管理水平，了解學校的發展軌跡，并且為學校的未來發展提供參考指導，因此需要重視中職學校的檔案管理工作。文章針對中職學校檔案管理的現狀以及對策進行的研究，以促進檔案資源的充分開發利用，讓檔案資源的作用得到進一步的體現，使檔案資源服務于學校。