基于信息化管理系統的醫療設備質量控制的探索與發展

朱旭美

（寧波市醫療中心李惠利醫院，浙江 寧波 315041）

在一家醫療機構中，醫療設備占據著舉足輕重的地位，臨床診斷、檢驗檢查都依賴于醫療設備的穩定運行，一旦設備發生故障，將會直接影響到診斷的準確性及治療的安全性，為了保障醫療設備的性能安全可靠，需要把醫療設備的全生命周期納入有效管理，對采購論證、安裝驗收、維修保養、計量質控等環節層層把關。醫院于2012年引入了設備管理系統，具備采購申請，設備安裝，到貨錄入、查詢、報廢等功能，初步達到了信息化管理。

然而，信息化管理系統的搭建從來不是一蹴而就，醫院和固定資產管理系統處在不斷地磨合，在系統投入使用之初，僅用到了系統的設備采購管理、固定資產管理、科室報損管理功能，反而忽視了一臺設備全生命周期中最重要的質量管理模塊。在經過幾年的磨合期，已經新增了維修管理、預防性維護管理、計量管理等功能，充分發揮系統功能。在2019年又運用物聯網技術，在原有固定資產標簽的基礎上新增了二維碼，支持微信掃描，可以達到查看醫療設備詳細信息和故障報修的效果，使得醫療設備的管理水平逐漸從相對粗放化轉變為精細化，醫院管理人員可以通過系統對設備全生命周期內所發生的運維成本進行分析、科學論證，對今后的設備選型、供應商遴選等決策提供參考依據。

1 系統需求分析

醫療設備的管理旨在建立醫療設備固定資產信息化管理系統，對資產購置計劃審批、采購論證、技術評估、安裝調試、質量安全、最終報廢環節進行全程的監管和記錄，對醫療設備的全生命周期進行追蹤，實現每個步驟的可溯源。醫院在信息化管理平臺建立之初，整個流程還不夠完善，信息化程度很低，醫療設備管理系統覆蓋面較窄，僅僅提供靜態信息的統計和簡單報表處理的功能，設備購置后的動態分析較少，缺乏數字化的質量管理。傳統的質量管理僅停留在口頭傳達或者紙質記錄，容易遺漏，數據保留難度較大，記錄的信息僅起到了數據的初步統計，無法追溯及對設備質量情況進行分析評價，數據較難實現深層挖掘利用，也難以實現縱向對比。基于信息化管理系統的醫療設備質量控制體系的建立使得醫院設備管理部門的工作效率得到了大大提高，日常管理工作難度有所降低，可以更加有效地追蹤、分析、評價醫療設備在臨床使用過程中的安全性、穩定性。

2 系統初始功能

設備采購管理：在每年8、9月份開啟下一年度預算申報，臨床依據需求進行申報，經醫院醫學裝備管理委員會討論通過形成下一年度采購計劃，采購申請支持導出、審批修改、備注、退回等功能。

采購合同管理：采購談判完畢后在系統內直接簽訂合同，包含買賣雙方信息、采購設備信息、設備配置清單、付款方式、保修約定等條例，采購合同和采購計劃掛鉤，通過合同上的預算號進行追溯。

固定資產管理：將醫院原有的固定資產通過新建入庫的方式錄入系統，對后續增加的設備通過固定資產到貨驗收模塊進行錄入。審核完畢后系統將自動生成唯一的固定資產編碼，用于標志此臺設備，并將固定資產編碼、設備名稱、品牌型號、購入時間、使用科室等信息匯總在固定資產標簽上，如圖1所示，粘貼機器形成每一臺設備的身份證明。

圖1 固定資產標簽

科室報損管理：醫療設備的壽命是有限的，當設備達到報損年限（6~8年），且嚴重老化，已不能達到正常技術指標，可以由臨床使用科室提出申請，經相關部門審批同意后在醫療設備管理系統中對該臺設備進行報損管理，從而完成其生命狀態從在庫在用到已報廢的轉變。

3 存在的問題

醫療設備全生命周期中涉及的質量管理模塊，諸如設備故障維修、性能檢測、預防性維護、計量管理、日常巡檢均采用紙質版的登記方式，工程師在完成對設備的日常維系、維護保養外還需要完成書面登記工作，耗費大量人力成本。巡檢記錄每月一匯總，性能檢測報告、預防性維護報告、計量報告一年一匯總。我院目前兩個院區，僅一個院區就有三千多臺固定資產，數量大，時間一長，形成的文檔堆積，再加上中間存在人員調動、轉崗，設備科辦公空間不足等因素，后續查閱難度大，發生緊急情況無法及時追根溯源。

4 改進措施

資產管理：在原有的固定資產標簽基礎上增加了二維碼，醫務人員通過手機微信掃描二維碼可以查看設備的詳細信息。考慮到新入職員工可能對設備操作不夠熟悉，特意在手機移動端設備管理系統內增加了查看設備操作規程的功能。

設備維修：傳統的醫療設備故障一般都是通過臨床使用人員口頭傳遞，使用電話或者微信聯系工程師，工程師接收到維修任務后即前往現場進行故障維修。但是由于我院醫療設備臺數較多，配備工程師又比較有限，當人員都外出維修時可能出現科室電話無人接聽、送修設備無人接收，臨床科室對設備科工作的滿意度大大降低。若設備能夠自主解決的，維修結束后跟臨床科室人員確認；無法自主解決的，聯系廠家工程師進行協助維修或是直接送到院外維修，維修周期較長，過程中可能存在和臨床科室溝通不頻繁造成的信息延誤，以為設備科不作為，沒有及時完成設備維修。維修過程中涉及的故障報修響應時間、設備停滯周期、維修成本等無詳細記錄，工程師的工作時長和工作量也無法得以體現。

引入的二維碼功能在很大程度上解決了這一難題，如圖2所示，使用人員微信掃描二維碼，輸入工號、密碼即可進入設備詳細界面，如圖3所示，點擊設備報修，進入設備維修申請界面，如圖4所示，選擇故障設備送修或者工程師上門，在故障描述一欄寫入故障信息，也可以直接錄音進行語音描述，支持照片上傳，將實時的故障信息保存下來，便于工程師分析診斷。

圖2 設備故障申請流程

圖3 設備詳細信息界面

圖4 設備維修申請界面

故障申請提交后系統會根據預先設置好的維修分工情況通過短信形式點對點發送給分管工程師，工程師接收到報修信息后需及時做出反饋，維修報告單中配備有維修狀態模塊，包含待維修、維修中、等待配件、寄送廠家、已修復，臨床科室可以通過再次掃描二維碼查看當前設備維修進程?？剖覂冗€配備有專業顯示屏，和醫院設備管理系統連接，上面實時顯示了所有待完成的維修項目，避免了工程師因為疏忽造成的遺漏。同時也起到了提醒工程師在完成維修工作后立即填寫維修報告的效果，維修記錄的及時性、準確性得以保障。系統內留存著所有的維修工作信息，具有查看科室所有未完成維修單、查看設備所有維修單、查看科室已完成維修單的功能，維修人員的工作量可以較為準確地統計出來。

預防性維護管理：定期對醫療設備進行維護保養可以消除潛在的隱患，保障設備處于良好的運行狀態，提高設備使用壽命，降低因設備故障導致不良事件發生的概率。在引入信息化系統之前，原有的維護保養工作內容比較分散，例如：除顫儀電氣安全檢測、高頻電刀、呼吸機性能安全檢測等，沒有統一的醫療設備預防性維護規范。

現有的預防性維護管理功能下設置有預防性維護模板維護、預防性維護計劃、預防性維護實施3個模塊。預防性維護保養的內容包含外觀檢查、清潔保養、更換維修、功能檢查、性能檢測、電氣安全檢測，可以按照設備類別統一維護模板。不同醫療設備預防性維護周期應該不同，按照醫療設備的風險等級，可以將設備分為高、中、低3級，高風險設備半年維護1次、中風險設備1年維護1次、低風險設備2年維護1次。

如圖5所示，工程師前期需要把相關設備按照其類別，在信息化系統內選取相應的維護模板，根據其維護周期生成預防性維護計劃表。工程師根據系統內設定的計劃表執行預防性維護工作并粘貼預防性維護標簽，如圖6所示。預防性維護工作結束后需要在系統內確認此次維護計劃已實施，預防性維護的質量大大提高。

圖5 預防性維護流程圖

圖6 預防性維護標簽

5 應用效果

在二維碼報修試運行階段，我們選取了部分科室首先嘗試使用該功能，其余科室繼續沿用原來傳統的電話或微信報修，并詳細記錄設備從故障報修到完成維修工作所花費的時長。試運行期3個月，3個月后我們對統計的維修數據進行處理，按照完修時長在1天、1~3天、3~10天、10~15天、15天以上分成5組，用每一組內的維修量除以總的維修量得到每一組內維修量所占比例，2種報修模式下，設備完修效率對比如圖7所示，研究發現在2種模式下，可以在短期內完成維修的占比差別不是很大，維修周期拉長，需要申請廠家工程師協助或者需要把產品寄到廠家進行維修的情況下會產生較大區別，二維碼報修后在10天內完成維修工作的比例遠遠高于傳統方式報修。這主要是由于工程師日常工作較為細碎，時間一長，難免對某些維修任務有所疏漏，而信息化系統的介入可以起到實時提醒的功能，在維修單未確認完成前，此條維修信息會始終出現在科室的電子顯示屏上，讓人無法忽視，工作效率大大提高。

圖7 設備完修效率對比

經過幾年的實踐，醫療設備的預防性維護工作逐漸完善，有了統一的規范和標準，預防性維護版本基本涵蓋了醫院內所有醫療設備，工程師只需要按照系統內預設的計劃周期性地開展工作，工作重心由被動維修向主動維護靠攏，盡早發現設備隱患并消除，提高設備使用壽命。2021年度，全院預防性維護次數達2036臺次，其中高風險設備611臺次，中風險設備1425臺次，預防性維護工作完成率100%。

6 結語

信息化系統的引入規范了醫療設備的管理，設備臺賬越來越有條理，歷史維修記錄和預防性維護記錄均可上網查看，實現信息匯總，能夠更好地面對各級醫療設備安全質量檢查。醫療設備全生命周期中的維修數據保存在計算機內，形成維修數據庫，維修經驗得以累積，后續發生相似故障可以檢索借鑒歷史維修記錄，排除故障快速修復，避免工程師在相似問題上花費不必要的查詢時間，另外，總結匯報工作時不需要重新翻閱厚重的紙質資料，手工進行匯總，系統內可以直接導出所有的工作記錄，包括維修時間、維修次數、維修費用等明細，統計數據有據可依，工程師的工作量直觀可見，能夠真實反映醫院設備科在醫院管理中的存在價值。

醫療設備信息化管理是醫院智慧管理的必然趨勢，信息化建設迫在眉睫。目前，我院醫療設備的質量控制信息化管理還是停留在初級階段，預防性維護工作的前半段已經實現了信息化，然而后半段還是停留在書面狀態，存在直接勾選作假的漏洞，在未來的發展中可以考慮擴展醫療設備標簽二維碼功能，工程師在預防性維護工作中需要現場掃描二維碼，完成性能檢測、電氣安全檢測等工作，檢測結果通過照片上傳確認更具真實性。