高職院實施智能財務報賬方案探究

●董 瑤

一、高職院實施智能財務報賬的背景研究

近年來，隨著高職院辦學規模的擴大，經費不斷增長，“報賬難”問題更加突出。同時通過對財務報賬流程和對傳統報賬流程方式的調查發現存在一些問題，主要表現在幾個方面：一是報賬流程已不能滿足日益增長的報賬需求。目前高職院校大都停留在傳統的報賬模式，教職工拿著準備好的各種票據到財務大廳，現場整理、貼票、了解制度，導致有些對報賬制度不熟知的教職工來回跑多趟才能完成一項報賬業務，進而也導致教職工在財務報銷業務中花費大量的精力，所以目前傳統的報賬模式已不能滿足日益增長的報賬需求。二是報賬簽字審批流程復雜。報賬時間集中度高，高校項目的復雜度導致報賬人分不清該找哪些領導簽批，有些高校項目設置種類繁多，每類項目的簽批流程不同，以及很多報賬人找不到領導簽批情況。三是財務賬務處理繁瑣。傳統的報賬模式中簡單的多筆業務需要記賬人員一筆筆錄入系統，讓簡單機械的工作占據了財務人員大部分時間。四是各項財務系統存在信息孤島不對稱現象?，F在很多高職院都已經上線了各種財務系統，比如賬務處理系統、酬金系統、收費系統等，但有些系統是相對孤立的，不能行程信息共享，導致信息不對稱。

二、高職院實施智能財務報賬方案研究

實施智能財務報賬響應國家政策，符合國家規范，對于師生員工報銷而言，系統操作簡單。通過智能財務實現自動識別票據信息，匹配發票類型，智能填報，準確規范，流程明確，讓教職工少跑路不跑路，方便老師，提升服務；對于財務工作人員來說實現智能審核，將財務制度流程化，簡化審核作業強度，方便使用，審核快捷，業務準確，進而提高會計核算工作的質量，實時控制，減少差錯。

1.實現財務票據和附件的智能識別和驗證。財務票據通過手機端拍攝或PC端選擇票據圖像的方式進行票據信息的采集。財務票據識別系統功能全、速度快。能準確提取票據的關鍵信息，支持機票、火車票、出租車票、增值稅發票、電子發票的識別。若信息提取錯誤，可人工修改，且保留修改記錄。普通發票和電子發票在拍照或上傳識別時完成票據真偽驗證，同時對票據信息進行報賬唯一性驗證。

2.實現報賬信息的智能填報。很多報賬人員不了解財務制度，對于財務經濟科目或者費用項比較模糊，智能報賬系統能夠在財務票據及附件經過智能識別后，系統根據識別出來的票據類型，智能輔助填報相關業務的報銷費用項等信息。系統自動從財務預算系統中獲取項目信息，供報銷人選擇。系統會根據發票識別的對方賬號信息自動填寫對公轉賬賬戶信息，同時也可以通過與薪酬系統對接，自動提取經辦人賬戶信息或者其他校內人員賬戶信息，實現自動填寫報銷支付信息的功能。

3.實現報銷單填寫的內部稽核和預警機制。將財務制度設置于流程中，在完成報銷票據的上傳和報銷項的填寫后，系統會自動識別業務信息，提醒經辦人上傳相關附件，附件在上傳系統時需滿足內控稽核。滿足內部稽核條件的票據和附件才可以流轉下一步，否則退回經辦人修改。如在經辦人上傳、審批人簽審、財務人員審核等環節均提供預警信息，并提供“繼續操作”和“駁回”兩個選項。

4.實現匯總報銷單自動生成。報銷信息填報完成后，自動生成對應類型的報銷單。報銷單上面會匯總經辦人填報的各項信息以及上傳的附件，后面流轉到會計人員初審和經費負責人審批時，不需要下載上傳附件，只需要瀏覽報銷單就一目了然，清晰明了。

5.實現線上審批以及信息發布平臺。智能報銷系統自動生成的報銷單與簽批系統對接，報銷單生成以后可根據報銷單填寫的項目號自動推送到簽批流程，各項目的簽批流程已經內嵌于系統中，并可通過綜合信息發布平臺發送通知消息給審批人。

6.實現自助物流柜投遞。完成報銷單審批后，打印帶有條形碼或二維碼的預約投遞單，人工裝袋后，就近投入預約投遞機或交至財務處，通過預約投遞單單號可查詢票據和附件物流信息。

7.智能報銷單憑證轉入和智能支付。報銷單審批通過后，智能報銷系統可自動連入復翼財務系統，并在財務人員收到原始業務憑單，對該筆業務制作憑證時自動生成正確的財務記賬憑證。自動生成的財務記賬憑證信息錯誤、票據審核未通過時，允許人工修改記賬憑證，并保留修改記錄。

三、高校實施智能財務報賬的幾點建議

1.加強宣傳，做好系統培訓指導，實現全面覆蓋。在高職院中引入智能報賬平臺，是一種全新的嘗試，財務人員要做好培訓宣傳工作。一是在報賬人員中廣泛宣傳，向教職工展示智能報賬平臺的便利，以及實現的安全保障。二是財務部門可以通過多種途徑進行平臺操作方式的宣傳培訓，比如召開教職工培訓會議，制作操作手冊、操作視頻指引，微信公眾號操作指南查詢，讓報賬人員隨時隨地可以查詢到操作方法。三是財務部門做好專項點對點服務，可以設置各單位各部門聯系人制度，通過指定人員進行專項指導。

2.不斷學習，提高信息化水平，打造過硬財務信息管理團隊。隨著高校信息化管理的不斷推進，高校財務部門的信息化水平要緊跟學校步伐，財務部門要加強財務信息化管理，可以配備專業的信息化管理人員，負責財務的各項系統的管理和維護，進而保障財務信息的安全。同時財務要加強部門人員的信息化水平的提升，轉變現有的工作模式，從線下轉到線上，加強會計人員信息化隊伍建設。

3.互通互聯，實現學校信息共享，完善內部控制建設。財務信息化與內部控制體系的建設具有協同作用，要加強學校內部控制體系的建設完善，離不開信息化。通過財務一體化服務平臺的推進，在此過程中財務人員需要對學校各項財經制度和各項經濟業務活動流程進行重新梳理，借此機會可以查漏補缺，完善現有制度。通過智能財務報賬系統的實施，可以有效地與各部門進行溝通，實現業財融合，同時可以實現與其他部門系統的對接，實現信息共享，避免信息孤島。

4.加強防范，提高風險意識，做好系統風險防控。智能財務報賬平臺的引入必然也會存在一些風險，特別是在信息化建設背景下信息安全的問題非常重要。一是傳統的報賬模式大多都是紙質的憑證和材料，而實現智能報賬平臺后，會存在大量的電子檔案，要對電子檔案實行加密處理。二是智能財務報賬平臺也轉化原有的支付方式，由原來的出納錄入銀行賬戶信息轉化為記賬人員直接轉入，出納只需要點擊按鈕就可以實現支付完成，針對大額轉賬存在一定的風險，可以針對3萬元以上的增加授權審批環節。三是智能報賬平臺預約報銷，線上審批，報賬人員可以重復打印報銷單，會存在重復報銷問題，要制定嚴格的內控制度，特別是在財務環節，一筆報銷單只可以設置轉入憑證一次，不可以重復轉入，同時要加強會計人員的操作規范。這些措施有效保證了信息化條件下的財務資金安全，強化了內部會計管理，防范風險。

四、結束語

在高職院中實施智能財務報賬平臺是高校財務信息化提升的重大改革，改變已有的財務工作模式，極大地推進高職院智慧校園建設。筆者主要從高職院報銷目前存在的問題出發，探究在高職院中實施智能財務報賬平臺的路徑，并對實施智能財務報賬系統提出幾點建議，智能財務提高財務報銷效率，提升財務管理水平。