高校智能財務(wù)報銷體系研究

馬媛媛，賀 群

（金陵科技學(xué)院，南京 211169）

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大，資金來源和業(yè)務(wù)類型更加多元化，使得財務(wù)部門會計核算和財務(wù)管理工作量劇增，內(nèi)部控制難度加大。在當(dāng)前的財務(wù)管理體系下，師生們在財務(wù)報銷時深切體會到財務(wù)信息溝通交流不夠及時充分、報銷流程煩瑣且服務(wù)效率低、業(yè)財系統(tǒng)互聯(lián)性差、各部門數(shù)據(jù)共享程度低等問題，財務(wù)部門的工作人員面對不斷劇增的業(yè)務(wù)量也感到壓力重重，傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)高校發(fā)展的需要。大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等新科技的快速發(fā)展，為構(gòu)建高校的智能財務(wù)報銷模式提供了技術(shù)支撐。

一、高校智能財務(wù)報銷體系分析

（一）總體設(shè)計思路

高校智能財務(wù)報銷體系的總體設(shè)計思路是基于大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)，以智慧校園網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)信息管理安全可靠、實時互聯(lián)共享、可移植性強、資源擴展便利為原則，以財務(wù)數(shù)據(jù)資源為核心，實現(xiàn)人力資源、學(xué)生管理、教務(wù)管理、科研管理、后勤服務(wù)、國有資產(chǎn)管理、一卡通等業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享，滿足業(yè)財數(shù)據(jù)資源利用效率最大化的目標，構(gòu)建一個高度信息化的智能財務(wù)報銷體系。

（二）智能財務(wù)報銷模式的技術(shù)體系

高校智能財務(wù)報銷模式通過構(gòu)建智能財務(wù)報銷管理平臺，實現(xiàn)多部門業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)間數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享，在管理平臺上協(xié)作完成財務(wù)報銷過程中的報銷單據(jù)信息填寫、報銷單據(jù)智能審核與審批、網(wǎng)上電子支付等業(yè)務(wù)處理流程。由于智能財務(wù)報銷管理平臺基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建，財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)服務(wù)的安全性可能會受到網(wǎng)絡(luò)癱瘓、黑客網(wǎng)絡(luò)攻擊以及病毒破壞等因素的影響，因此，要積極做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)信息資源的安全防護，保證智能財務(wù)報銷管理平臺穩(wěn)定運行。一是在計算機系統(tǒng)中安裝殺病毒軟件和軟硬件網(wǎng)絡(luò)防火墻，及時升級軟件系統(tǒng)修補漏洞，建立實時監(jiān)控可預(yù)警的網(wǎng)絡(luò)安全防范體系；二是構(gòu)建財務(wù)內(nèi)部專用網(wǎng)，確保財務(wù)系統(tǒng)在內(nèi)部專用網(wǎng)中運行，處理后的財務(wù)數(shù)據(jù)實時備份，內(nèi)外網(wǎng)的數(shù)據(jù)只能通過管理平臺實現(xiàn)互聯(lián)共享；三是智能財務(wù)報銷管理平臺使用白名單訪問機制，加強訪問用戶身份的安全認證，不定期提示用戶更換密碼等；四是財務(wù)部門應(yīng)建立科學(xué)的內(nèi)部控制制度約束工作人員，具體可從財務(wù)系統(tǒng)的安全使用與科學(xué)維護、財務(wù)數(shù)據(jù)信息的安全存儲和實時多地備份、財務(wù)人員的分工協(xié)作與相互監(jiān)督等方面進行實施和完善。高校智能財務(wù)報銷模式的技術(shù)體系見圖1。

圖1 高校智能財務(wù)報銷模式技術(shù)體系圖

（三）智能財務(wù)報銷管理平臺的構(gòu)建

智能財務(wù)管理平臺的建設(shè)是構(gòu)建高校業(yè)財系統(tǒng)融合、內(nèi)外部數(shù)據(jù)信息互聯(lián)互通、實時共享的重要保證，該平臺包括基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)信息共享層、應(yīng)用支撐層、業(yè)務(wù)處理層和交互溝通層這五個部分。智能財務(wù)報銷管理平臺架構(gòu)見圖2。

圖2 智能財務(wù)報銷管理平臺架構(gòu)圖

1.基礎(chǔ)設(shè)施層

基礎(chǔ)設(shè)施層主要包括高性能服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、不間斷電源設(shè)備、存儲設(shè)備、容災(zāi)備份系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等。通過基礎(chǔ)設(shè)施層的集成，改變了以前校內(nèi)各部門分散重復(fù)建設(shè)的情況，降低了建設(shè)成本，提高了建設(shè)資金的使用效率，便于對基礎(chǔ)設(shè)施進行集中統(tǒng)一管理、運行與維護。基礎(chǔ)設(shè)施層將為智能財務(wù)報銷管理平臺的安全平穩(wěn)運行提供最基礎(chǔ)的保障。

2.數(shù)據(jù)信息共享層

數(shù)據(jù)信息共享層主要包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息、財稅數(shù)據(jù)信息、財銀數(shù)據(jù)信息、數(shù)據(jù)交換中心、數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)、電子憑證系統(tǒng)等。數(shù)據(jù)信息共享層的建設(shè)改變了以往各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一、不準確、質(zhì)量差、難以共享的狀況，做到了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息、財稅數(shù)據(jù)信息、財銀數(shù)據(jù)信息等資源的集中統(tǒng)一存儲，保證了數(shù)據(jù)來源的唯一性和準確性，界定了數(shù)據(jù)資源的管理權(quán)責(zé)。通過數(shù)據(jù)交換中心和數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)，不僅實現(xiàn)了各部門業(yè)財數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)共享，而且可以進一步挖掘數(shù)據(jù)資源的潛力，進行多維度數(shù)據(jù)綜合分析，為高校的財務(wù)管理決策和高校未來發(fā)展決策提供強大的、精準的大數(shù)據(jù)支持。

3.應(yīng)用支撐層

應(yīng)用支撐層主要包括系統(tǒng)開發(fā)與接口平臺、用戶訪問與安全管理平臺、網(wǎng)上服務(wù)平臺等。應(yīng)用支撐層是數(shù)據(jù)信息共享層和業(yè)務(wù)處理層之間的溝通聯(lián)絡(luò)橋梁，為智能財務(wù)報銷服務(wù)提供運行基礎(chǔ)。通過建設(shè)統(tǒng)一的系統(tǒng)開發(fā)和接口平臺，可以為業(yè)務(wù)及應(yīng)用層規(guī)范軟件技術(shù)架構(gòu)、標準化數(shù)據(jù)、協(xié)調(diào)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)信息交互聯(lián)通。建設(shè)用戶訪問與安全管理平臺，便于對登錄人員統(tǒng)一管理，建立白名單訪問機制，進行有效的身份識別和密碼安全認證。建設(shè)網(wǎng)上服務(wù)平臺，方便師生們熟悉財務(wù)報銷業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)和流程，高效率地完成報銷過程。

4.業(yè)務(wù)處理層

業(yè)務(wù)處理層主要包括查詢系統(tǒng)、影像處理系統(tǒng)、智能審核系統(tǒng)、財務(wù)處理系統(tǒng)（預(yù)算、核算、決算與決策分析管理）、銀校互聯(lián)支付系統(tǒng)、人力資源管理、學(xué)生管理、教務(wù)管理、科研管理、后勤服務(wù)、國有資產(chǎn)管理、一卡通系統(tǒng)等。在財務(wù)報銷階段，師生們登錄網(wǎng)上服務(wù)平臺，關(guān)聯(lián)個人信息、錄入報銷單據(jù)信息、上傳報銷單據(jù)照片，通過影像處理系統(tǒng)識別和智能審核系統(tǒng)中涉及該項報銷業(yè)務(wù)的科研、教務(wù)、國有資產(chǎn)等相關(guān)項目負責(zé)人及各級領(lǐng)導(dǎo)審核批準，進入財務(wù)處理系統(tǒng)由財務(wù)人員審核。在報銷過程中，師生們可以隨時查詢業(yè)務(wù)流程和報銷的進展情況，任一環(huán)節(jié)中報銷是否通過都會通過移動APP 實時推送消息給報銷人員，報銷人員可以及時處理、補充報銷需要的財務(wù)數(shù)據(jù)，完成報銷流程。通過這一平臺有效地改善了傳統(tǒng)報銷過程中流程煩瑣、效率低下的狀況，有利于提升師生們的報銷體驗、改善信息不對稱的情況，實現(xiàn)了業(yè)財系統(tǒng)的有機融合、互聯(lián)共享。

5.交互溝通層

交互溝通層主要是師生們使用移動客戶端或PC機通過智能財務(wù)報銷管理系統(tǒng)APP 或微信公眾號等與財務(wù)人員和業(yè)務(wù)處理層交互溝通的平臺。通過這一平臺，可以使師生們的信息獲取體驗大為改善，不僅改變了信息傳遞的路徑，而且增強了師生們與業(yè)財部門之間的交互溝通實效性和便捷性，提高了報銷效率。

二、智能財務(wù)報銷服務(wù)模式分析

在傳統(tǒng)的高校財務(wù)管理體系下，師生們在財務(wù)報銷時主要存在著以下問題：一是財務(wù)信息的溝通交流不夠。高校財務(wù)部門信息多采用官網(wǎng)、微信群或QQ 群等方式發(fā)布，雖然財務(wù)信息的發(fā)布方便，但師生們每天都要接收推送的各種信息，主動獲取財務(wù)信息的積極性不夠，因此財務(wù)部門發(fā)布的信息就有可能被忽略，導(dǎo)致師生們無法及時獲得必要的財務(wù)信息，出現(xiàn)信息不對稱現(xiàn)象。當(dāng)師生們遇到財務(wù)問題時也經(jīng)常是到財務(wù)部門現(xiàn)場咨詢或電話咨詢，這種信息傳遞和溝通模式經(jīng)常造成財務(wù)信息的溝通交流不夠及時和充分。二是財務(wù)報銷流程煩瑣，效率低下。報銷人員由于票據(jù)問題或不熟悉報銷流程等環(huán)節(jié)，出現(xiàn)狀況經(jīng)常需要頻繁往返于財務(wù)部門，報銷流程煩瑣。而且報銷人員基本都在報銷時間集中扎堆，財務(wù)人員一方面要審核報銷單據(jù)的真實性、合規(guī)性與填報信息的準確性，另一方面還要與報銷人員實時溝通報銷信息，增加了財務(wù)部門審核人員的業(yè)務(wù)工作量，使得審核時間長，造成報銷效率低下。三是業(yè)財系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享程度低。高校內(nèi)部職能部門和院系較多，包含人力資源、學(xué)生管理、科研管理、后勤服務(wù)、國有資產(chǎn)管理、一卡通業(yè)務(wù)、教學(xué)部門等，這些部門的業(yè)務(wù)管理軟件可能不同，想要實現(xiàn)業(yè)財系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)信息法人互聯(lián)共享非常困難。平時，各部門數(shù)據(jù)信息基本都是手工錄入，當(dāng)某個部門的數(shù)據(jù)發(fā)生改變，由于各部門之間數(shù)據(jù)信息不能實時共享，單個部門數(shù)據(jù)信息的改變不能實時同步到其他業(yè)務(wù)部門，從而導(dǎo)致各部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)經(jīng)常不一致，究竟哪一個部門的數(shù)據(jù)信息是準確的無從得知，不僅需要人工反復(fù)復(fù)核，還有可能影響各部門內(nèi)部的關(guān)系，數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享程度低的狀況嚴重影響了高校業(yè)財部門之間的工作效率。

智能財務(wù)報銷服務(wù)模式利用大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等新科技，將財務(wù)報銷業(yè)務(wù)由線下切換到線上，結(jié)合流程自動化（RPA）、光學(xué)字符識別、OCR掃描成像等技術(shù)進行報銷票據(jù)的精準識別，實現(xiàn)流程自動化服務(wù)。

高校智能財務(wù)報銷流程如圖3 所示，在此模式下，學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息同步互聯(lián)共享，實現(xiàn)業(yè)財系統(tǒng)高度信息化、流程自動化、業(yè)務(wù)集中控制和處理。師生們在報銷票據(jù)時，首先對報銷單據(jù)拍照，通過移動APP 或者PC 客戶端登錄智能財務(wù)報銷系統(tǒng)，填寫報銷票據(jù)中的各種信息，進入影像管理系統(tǒng)對已拍照上傳的票據(jù)完成OCR 掃描，進行光學(xué)字符識別獲取單據(jù)的電子化數(shù)據(jù)并存儲，形成電子數(shù)據(jù)檔案。其次在財務(wù)報銷系統(tǒng)中選擇預(yù)算科目中的立項項目，在嚴控預(yù)算資金使用的基礎(chǔ)上，由項目負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)在線上實時審核和批準，同時，財務(wù)部門審核人員通過智能財務(wù)報銷系統(tǒng)，在事前根據(jù)項目預(yù)算管控報銷資金，如果項目無預(yù)算或項目無立項就不能報銷，智能財務(wù)管理不僅精準地控制了預(yù)算的執(zhí)行，而且為年終財務(wù)部門核算提供了精準的數(shù)據(jù)來源。最后，在電子支付階段通過銀校互聯(lián)支付系統(tǒng)實現(xiàn)報銷項目的費用結(jié)算，形成電子發(fā)票，報銷過程實現(xiàn)了無紙化和無現(xiàn)金模式。在財務(wù)信息的獲取和報銷過程中，師生們可以根據(jù)自己的需求隨時通過移動APP 查詢業(yè)務(wù)流程和報銷的進展情況，任一環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問題或報銷是否通過都會通過移動APP 推送實時消息給報銷人員，報銷人員可以根據(jù)推送消息及時處理，補充報銷需要的財務(wù)數(shù)據(jù)或者完成報銷流程。

圖3 高校智能財務(wù)報銷流程圖

這種多端口、多渠道的智能財務(wù)報銷模式，一是實現(xiàn)了業(yè)財部門之間數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)共享，實時同步更新，保證了數(shù)據(jù)信息的準確性和統(tǒng)一性，極大地提升了各部門的工作效率；二是有效地降低了信息不對稱的消極影響，提升了財務(wù)信息的交互溝通水平；三是有效解決了傳統(tǒng)財務(wù)服務(wù)體系下報銷往返跑，消耗時間長且效率低下的問題，既優(yōu)化了財務(wù)報銷流程和報銷程序，又大大縮短了報銷過程中的審批時間，使報銷效率獲得了大幅提升。學(xué)校的管理者也可以通過智能財務(wù)報銷系統(tǒng)的精準數(shù)據(jù)資源，根據(jù)需要生成不同維度的數(shù)據(jù)報表，合理規(guī)劃、科學(xué)決策學(xué)校的未來發(fā)展。

結(jié)語

構(gòu)建智能財務(wù)報銷系統(tǒng)，利用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效解決了時間和地理位置上的制約，大幅降低了報銷過程中的時間，顯著提高了師生們的報銷工作效率；利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升了業(yè)財系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)信息的處理效率；利用人工智能技術(shù)智能識別報銷單據(jù)，提高了財務(wù)處理的便捷性和準確性；利用云計算技術(shù)對報銷過程中的數(shù)據(jù)進行快速的整理分析和準確計算，極大地提高了財務(wù)處理能力。因此，高校應(yīng)在健全和完善財務(wù)內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)上，積極利用智能財務(wù)報銷系統(tǒng)，合理優(yōu)化報銷流程，創(chuàng)新報銷服務(wù)新模式，為師生們提供方便快捷的“一站式”服務(wù)，減輕財務(wù)人員的工作壓力；同時，為高校的決策提供精準的數(shù)據(jù)支撐，助力高校合理規(guī)劃、科學(xué)發(fā)展。