精細化管理在檔案管理中的應用

陳黎云

（慈溪市人民醫院 浙江慈溪 315300）

醫院若想獲得持久性的進步及發展，就絕不可忽略檔案管理工作的展開，因為檔案不僅可對于醫院的相關經營及生產情況實施有效的記錄，也能夠作為醫院進步及發展的重要依據，因此，若是產生了檔案遺失的狀況，無疑會影響到醫院的經濟發展，所以，務必要采用有效性的管理方式來對檔案實施有效的管理。而通過運用精細化的管理方式，既能夠保障檔案內容的完整性，也有助于推動醫院的良好發展。

1 精細化管理在檔案管理中的應用重要性

精細化管理模式的實施可對于檔案管理工作的開展起到顯著的推動效用，然而，若想實現對精細化檔案管理方式的深入運用，則需以文化為重要的導向，需確保醫院內部的價值觀及思想等方面能夠處于和諧統一的狀態，從而有助于確保精細化檔案管理的充分完善。除此之外，醫院在實施文化建設的過程之中，也應注意到人員素質方面的問題，要創造出積極向上的工作環境，使得每名員工均可在此種氛圍之下更感知到自身所具備的價值，將檔案管理工作的展開當作是自身的重要責任，并且也可在較大程度上保障其在展開檔案管理工作時能夠更好地利用精細化管理方式，做到持續性提高自身的整體素質，實現將精細化管理理念和思想結合至平日的管理工作之中，保障醫院內部的高凝聚力，從而為醫院的長足性進步作好鋪墊［1］。

檔案精細化管理還有助于促進醫院的持續性發展。在當前的競爭環境下，醫院如果想取得顯著的發展成效，不僅要重視效益的提升，也需注重實施有效的內部管理，善于運用精細化管理的方式。而這對于檔案管理工作的展開來說也是一樣的，因為在醫院的檔案之中，會包含著醫院的各種文件和資料內容，所以，若是未能保證檔案管理的質量，就會致使醫院在往后的發展之中缺失重要的依據。因而，對于檔案管理人員來說，務必要注重運用精細化的管理方式來實施檔案管理，切實防范檔案內容不完整狀況的發生，進而也有助于推動醫院自身經濟效益的顯著提高，從而為醫院的持續性發展夯實一定的基礎。

在開展檔案管理工作時，因主要依靠人力完成工作所以，工作人員的工作主動性和態度等均會對于精細化檔案管理成效產生直接的影響，在此情況下，應制定檔案精細化管理制度，以此來對于工作人員在具體工作之中的行為產生約束作用，這樣更有助于保障管理效率的迅速提升。而對于醫院的管理者來說，也需善于通過運用精細化管理制度，切實增強相應人員在實際工作之中的熱情及主動性，當然，也須明確的是，對于此制度的制訂，不但要結合檔案管理工作展開的具體要求，也要切實確定好崗位的職責，這樣才可保障檔案管理制度的落實效果得以體現［2］。

2 精細化管理在檔案管理中的應用難點

精細化管理在檔案管理之中的應用也存在著相關難點問題，主要體現在下述內容之中。

其一，粗細未分。醫院所具備的檔案資源尤為多，用作確保符合于運營時的相關要求，而在檔案資源不斷增多的情況下，在實施檔案精細化管理時，則會發現所產生的實效性未能達成預期要求，這通常是由于檔案內容過多，與相應部門之間所進行的聯動有所缺失，在管理的過程之中，粗細未分，進而無疑會對檔案精細化管理的效果產生消極的影響。

其二，基礎較差。對于檔案管理工作的展開來說，其有著一定的歷史性，強調與醫院管理過程步伐一致，在此情況之下，則要求醫院夯實好精細化管理的基礎，防范產生責任制難以貫徹的情況，或是出現管理混亂的狀況。但以現階段的情況來看，在此方面的基礎較為薄弱，對于細節內容的注重程度也有待提高，這會對檔案管理的效果產生削弱的作用。

其三，文化缺失。在展開精細化管理工作時，強調實施文化管理，有助于提高醫院自身的軟實力。但現階段在展開檔案精細化管理工作時，發現在文化建設方面有所缺失，因而會影響到精細化管理工作的開展質量［3］。

3 精細化管理在檔案管理中的應用方式

3.1 突出檔案精細化管理重點

在進行檔案管理時，能夠發現其中所涉及的內容非常多，而若想充分展現出檔案管理的作用，則應突出檔案精細化管理的重點。對此，將在下述層面加以探析。

首先，應完善檔案精細化管理體系。對于檔案來說，其為醫院之中不可缺失的資產，唯有對其實施充分、合理的整合及有效的收集，才可更好地達成精細化管理工作的開展目的。應設置配套的精細化管理章程，在查詢、保密、借閱等方面制度的促進之下，保證精細化管理工作的落實效果，保障檔案管理的質量。

其次，對于檔案內容來說，務必要確保其具備完整性、精準性及合規性，要結合具體的要求，對劣質資源加以清除。在檔案整合的環節之中，保障資源統籌的效果，并且還應對相應的管理章程加以規范，確保在實施檔案精細化管理的過程之中不產生疏漏問題，這樣也能夠提高檔案管理的可靠性，防范檔案受損的狀況。

最后，對于不同部門在實施精細化管理時的關鍵點也應多加了解。在實施檔案精細化管理時，不但要結合于不同部門在展開檔案管理工作時的具體需求，對于精細化管理方式進行完善和優化，保障部門之間的有效聯動，還應確保檔案和運營實況之間的有效對接，及時清理掉無價值的檔案內容，確保檔案精細化管理工作的展開更加體現出其的作用。

3.2 扎實檔案精細化管理基礎

要想保障精細化管理在當前檔案管理之中的應用效果，還務必要重視扎實檔案精細化管理的基礎。對此，一方面，應構建數字化的檔案管理平臺，扎實數字化管理的重要基礎，能夠運用物聯網及大數據等相關技術，來提升檔案精細化管理工作的開展成效，對于數字化的檔案資源來說，還能夠實現充分的共享及迅速的傳輸，并且有助于把控好檔案管理期間的成本支出。另一方面，應確定好檔案精細化管理的具體目標，要結合精細化管理期間的重點問題和薄弱之處，充分落實好“細”的要求，促進目標的實現，以便更為夯實管理的基礎。除此之外，還應細化好相關的流程，在運用精細化管理方式之后，強調根據檔案管理的真實情況，對相關流程加以細化，并結合具體的流程內容，對檔案管理工作進行一定的精簡，要做到有效開展相關的檔案活動，還需利用好信息化方式來加以充分執行，確保檔案精細化管理的相關流程和最終所產生的成效均十分明確，避免在實施管理時產生流于形式的狀況。再者，還務必要做到細查執行。為確保檔案管理精細化制度的充分執行，則應構建出有效的監管體系，保障歸檔工作能夠充分落實，監督相應人員準時提交好檔案，并根據精細化管理的主要要求，保證在展開具體工作時，能夠有明確的責任劃分，保障在實施檔案精細化管理時，可在第一時間了解到所產生的問題，而后迅速地解除問題，這樣才能夠實現在解除問題的同時，更為保障檔案精細化管理工作的變通性及靈活性的展開［4］。

3.3 健全檔案精細化管理制度

在實施檔案管理時，發現其有著明顯的特殊性，所以務必要結合檔案管理的主要特點和實際需求等方面，進行合理的歸類，例如，醫院檔案管理，務必要制定出管理的專欄，并基于對檔案特點的了解來對檔案內容加以分類，并且還需要求相關人員對此類檔案內容實施專項搜集。再者，也務必要把控好檔案的內容，若是對于檔案的提交時間及格式等方面存在要求，則務必要加以滿足。另外，還應對當前檔案資料的管理成效等方面實施綜合性、有效性的評估，構建出相適宜的評估體系，對于各個檔案所具備的價值及其中內容的真實與否實施有效性的評估，建設系統性的檔案指標體系，并結合檔案的實際價值，對于人員的“業績”加以判斷。

3.4 提高檔案管理人員的技能

近些年，我國已邁入信息化時代，若能夠充分利用好信息化的檔案管理模式，就更有助于保障精細化管理思想的切實貫徹。在開展檔案管理工作的過程中，一方面，要針對信息化管理的主要特點，主要是應用節點傳播等重要的形式，對于相應特點的形成加以探析，而后設計出更具可行性的檔案管理方案，從而推動檔案精細化管理工作的合理性展開。另一方面，還應針對信息化管理的主要特點來確定好崗位責任，在人員的專業技能提升方面上，也應充分落實好精細化的要求，確保符合檔案管理工作開展對人員技能方面的需求。為在最大程度上保障醫院精細化管理工作的開展效果，醫院也要對檔案管理工作人員的專業技能加以大力的培養。例如，醫院可運用專職培養的形式，先對管理人員展開一定的測試，以此來了解管理人員所具備的管理水平，而后再結合管理人員的具體情況來有的放矢地展開技能培訓工作，確保檔案管理人員在實際的檔案管理工作之中能夠切實凸顯出自身所具備的相關技能，以期最終能真正提高醫院檔案管理工作的開展效果。

3.5 營造檔案精細化管理的文化氛圍

在實施檔案精細化管理時，營造出良好的文化氣氛也是非常重要的。對此，一方面，應形成良好的檔案精細化管理認識，對于精細化管理的重要觀念實施大力的宣傳，確保在文化的建設之中能夠將精細化管理當作是關鍵的組成要素，要和相應人員的具體行為和思想等方面加以聯系，提高檔案管理工作開展的軟實力。另一方面，應善于利用文字及影音內容等對醫院檔案精細化管理的整個過程進行記錄，并將此當作是實施文化建設的重要端口，創造出良好的管理形象，并且推動醫院文化的發展，對醫院中的資源實施有效的配置。另外，還應根據醫院的發展史，對檔案精細化管理展開充分的宣傳，增強員工的歸屬感及自豪感，實現檔案精細化及文化管理兩者的有效結合，在最大程度上防范在展開檔案信息化管理工作時存在的消極阻礙。除此之外，應推動精細化管理理念的不斷完善，在具備良好的管理理念之后，在開展檔案精細化管理工作時，也能夠更加保障開展方向的正確性，更好地提高檔案管理工作開展的有效性。對此，則可結合檔案管理的具體情況來完善相應的理念，并且還應將管理理念的完善及發展融合到平日的管理工作之中，也應持續提升相關人員的綜合素養，保障其在工作實踐之中能夠勇于承擔責任、敢于進行創新和改革［5-6］。再者，也應重視引入監管、激勵和考核機制等，以此為重要的基礎，使得相關人員能夠學習和掌握到更好的管理技能，促使管理人員在此方面的知識基礎更為扎實，增強相關人員在工作之中的創新意識及能力，在不斷的創新之中，推動檔案精細化管理工作的更好開展。此外，也能夠使相關人員結合檔案精細化管理工作的具體要求，針對性地開展檔案管理工作，保障精細化管理方式能夠在當前的檔案管理中更好地展現出其應用價值。

4 結語

總而言之，在當前的檔案管理中，切實應用精細化管理方式已成為當前許多醫院在開展檔案管理工作時的一種迫切追求，也為重要的要求之一。因此，在新時期之下，務必要將精細化管理模式充分運用到檔案管理工作中，要通過突出檔案精細化管理的重點、扎實其基礎、健全其制度，以及提升人員的技能水平等諸多方式，來切實保障精細化管理模式的應用效果，最終也能夠充分提高檔案管理工作的開展質量，促進醫院自身的快速發展。