工程檔案管理對促進建設工程質量的作用探究

趙建梅

（河北省水文工程地質勘查院 河北石家莊 050800）

人們在生活水平不斷提高的同時，對工程質量也越來越重視。因為工程檔案管理與建設工程質量有著直接的關系，所以檔案管理人員要提高檔案管理的科學性，監控整個建設工程，提高工程施工質量，最大程度地發揮檔案管理工作對工程施工的作用。

1 工程檔案管理和建設工程質量的關系

1.1 工程檔案管理是工程的核心內容

實際上，在工程建設施工階段就已經形成了很多的檔案資料，這些資料與工程建設工作有著相當緊密的聯系，需要檔案管理人員統一歸檔并進行管理。施工之前的檔案資料占據相當重要的地位，例如，工程施工時原材料的檔案管理就需要及時做好質量關，而材料的進廠，除了需要相關人員出示材料出廠合格證之外，還必須進行試驗檢測，提高材料的質量性能，如此一來，各項資料文件就會為試驗檢測工作提供良好的借鑒作用。此外，使用材料時，同樣需要管理人員做好相關記錄，只有做好相關記錄，才能為項目的建設提供良好的支撐。

1.2 工程檔案管理真實反映了建設工程質量

科學技術快速發展的今天，工程項目施工管理工作更為合理，這對建設工程而言無疑對質量提出更為明確的要求。首先，需要建設工程的質量必須與建設方的要求相符，并嚴格按照設計方面的要求或者是合同要求施工，保證其適用性、安全性和經濟性等。在經濟快速發展的今天，我國大力提倡精細化管理，這就意味著人們對建設工程項目的質量要求更高，且推出了各種精準的評價體系。如此一來，評價體系就不再是單純依賴工作人員的施工經驗，評價體系主要以數據和圖紙為主。對工程質量進行評價時，也不再是走過場，而是將建設工程相關的檔案為依據，并以指標性的量化為分析手段，綜合性地評價建設工程的整體質量。這從某種程度上來說，可以通過建設工程的檔案了解到工程的質量。

除此之外，還可通過檔案管理真實地了解隱蔽工程的實際情況。施期間比較常見的就是上一道工序被下一道工序掩蓋的問題，并不利于管理人員了解隱蔽工程的實際情況。因此，檔案管理人員可記錄下當時的圖片和錄像，并將其當作評價的依據。由此可見，工程的檔案文件在隱蔽工程中發揮相當重要的作用。

工程項目管理中，檔案管理也是相當重要的一部分工作。這個過程中，工程檔案管理人員的工作嚴謹性直接影響著管理人員的工作質量。因此，檔案管理人員要提高對檔案管理工作的重視，及時編制和收集工程檔案，提高檔案的完整性和真實性，保證建設工程的質量。

1.3 工程檔案管理是保障建設工程質量的重要途徑

工程檔案管理是工程質量管理和控制工作中比較重要的一環。在施工組織和施工現場中，工程檔案管理同樣重要。其中，施工現場質量管理和施工組織管理體現了質量管理的內容，而質量管理會受到材料、施工人員、設備等多個因素的影響。在工程建設中，檔案管理也是相當重要的手段之一。這就要求在初級施工階段，建設項目單位要對工程檔案管理人員提出明確的責任和要求，逐步增強其責任意識；全程跟蹤工程項目檔案，并安排專人管理；工程竣工后，及時做好檔案的驗收工作，保證質量過關后，及時組織竣工驗收大會，并在驗收合格后將檔案上交相關部門。

2 工程檔案管理對促進建設工程質量的作用

2.1 為工程建設奠定理論依據

工程建設檔案將建設工程的真實信息準確無誤地記錄下來，其中包含了所有的工程資料，有利于提高建設工程的質量，為順利開展工程提供良好的依據。因此，建設單位應高度重視工程檔案的管理，且管理人員同樣需要嚴格按照相關規范和要求編制工程的檔案，并妥善管理工程完成后的檔案。之后，結合具體的需要，為建設工程內部資料人員提供文件閱讀和電子檔案查閱的服務。此外，相關部門還應該設立專門的檔案管理部門，并由專門的部門或員工統一管理項目檔案。

檔案管理工作人員應及時整理檔案、分類并歸檔，提高檔案管理工作的效率，并從中發現工程建設中普遍存在的問題，便于相關工作人員及時整改，實時監控工程質量。驗收建設工程時還可能涉及工程檔案的審核，雖然這個過程中和工程建設并無多大聯系，但是卻可以直接決定工程建設質量是否可以滿足相關要求，甚至還關乎到工程是否可以投入使用。一旦審核環節出現問題，那么就需要耗費大量的物力和人力，必須及時排查路段、建設工程檔案等，甚至還有可能重新整理檔案。

2.2 優化了建筑工程質量

因為立項文件是建設工程檔案項目中相當重要的一部分內容，所以要系統地將建設工程中的審批機制、項目決策、確立過程中的情況等詳細地記錄下來，除了為工程項目的落實提供經費落實依據之外，還是實施過程中相當重要的組成框架之一。這個過程中，項目概要設計、預算編制、投標結構等的處理都離不開數據的支撐，這同時也是優化設計及勘察策略的關鍵，需要相關技術人員立足實際需要進行綜合管控并進行系統升級。這就意味著工程檔案管理運行和建立的初級階段需要詳細地記錄下施工準備工作和施工的過程，并將檢測材料和具體文件當作工程項目質量驗收的重要依據。但是，仍然需要注意，使用建筑材料時還必須以質量監督要求為基礎，但這個過程中也需要合理利用工程檔案。由此可見，建設工程中加強檔案管理，有利于優化工程質量，需要提高重視。

2.3 升級建筑工程質量

工程檔案是整個建設工程期間靜態的模型之一，但是因為管理工作具有動態化的特點，這就要求管理人員細化處理檔案時要立足實際情況，提高工程檔案建設的系統化。因此，管理人員要在建設工程項目中將檔案管理當做重要內容，從控制和監管工程質量方面宏觀考量，有效處理并登記施工現場質量控制信息和施工組織。升級建設工程質量時，為了實現全面優化的目標，很有必要對相關基本要素進行協同管控，除了要保障工作人員的完整性之外，還必須統籌管控施工方法、機械和材料，這就要求工程管理人員實施記錄并跟蹤管控這些因素的動態化發展情況。首先，避免頻繁更換檔案人員。其次，工程檔案管理者要統籌分析并加強管理材料及機械因素。此外，加強方法要素管理，系統地分析施工基礎工藝、施工運行流程，綜合登記并建立施工日志，促進整體施工項目質量框架安全性的提高。最后，信息整合施工環境，并在竣工后錄像并集中拍下相關的參數，登記在案，及時將環境變化問題反映出來。

3 建設工程檔案管理現狀

3.1 缺乏完善的管理體系

我國建設工程檔案管理和發達國家相比起步晚，且相關的檔案管理體系仍然有待完善，無論法律、法規還是管理制度，都滿足不了建設工程項目的需要，還未形成優秀的監督和管理機制，無法標準化、制度化和規范化地進行檔案管理。

3.2 不夠重視檔案管理

建設工程項目大且復雜，施工人員多，管理人員對檔案管理工作的認識不足，在實際的工作中，以提高工程質量為主，忽略了檔案管理工作，甚至沒有專門的檔案管理人員。這些都是檔案管理工作無法落實，且檔案管理人員職責不明的關鍵影響因素。

3.3 檔案管理水平有待提高

近年來，我國建設工程檔案管理的整體水平還處于有待提高的狀態，且缺乏規范性，加之建設工程項目大、分散性較強，離不開部門之間的合作。但是實際的工作中，建設工程檔案管理中編號不科學，且沒有分類及系統的整理，管理不科學的問題比較常見，最終就會導致建設工程中的檔案管理歸檔不全、分布散亂的問題，檔案管理質量不高，增加了管理人員建設審核及檢驗工程項目的難度。

3.4 專業化檔案管理程度不夠

工程施工之前就已經產生了檔案，因此，檔案管理工作也應該在工程開始之前就進行。但是受到工程前期管理和投入不足等問題的影響，基本上都是在建設工程后期匆忙整理檔案，加之受到檔案管理專業化不足等問題影響，檔案質量不高，無法提高檔案管理的信息化和規范化。

4 加強工程檔案管理提高建設工程質量的策略

4.1 健全檔案管理機制

檔案管理人員在實際的工作中要立足項目實際情況，優化檔案管理機制，提升檔案管理效率，這對工程質量的提高起到有利的促進作用。因此，必須規范檔案資料的利用和形成環節，并結合針對性的管理標準，直觀地呈現檔案資料，促進整體管理效率的提升。同時，健全監管機制，全面監管檔案工作流程，提高資料數據的有效性和真實性，及時更新相關資料，便于發現管理活動中存在的問題，并完善并調整管理機制，提升整體檔案管理效率。加大檔案信息化管理力度，合理利用信息技術整合管理工作流程，共享并高效管理信息資料，并且合理利用先進技術數字化管理資料，提高數據分析的科學性，為質量管工作地提高起到促進作用。

4.2 提高檔案資源的利用率

要想保障工程的建設質量，必須高效利用檔案資源，這對提高工程建設質量起到促進作用。檔案管理工作中很有必要進一步分析和處理資料數據，將關鍵的信息提取出來，并借助先進的信息技術健全管理模式，促進檔案資料朝著數字化方向發展，提升資料的管理水平，構建更完善的檔案資料數據庫，科學分類數據資料后妥善管理，為日后利用檔案提供依據。同時，加強檔案和工程建設二者的對接，提升工程質量。加大力度分析檔案資料，重點關注對工程質量產生影響的關鍵環節，深入地分析相關數據資料，提取異常數據，及時發現檔案管理中的質量問題并及時解決，提高工程項目的質量。此外，發揮安全生產檔案資料的作用，為高效開展安全工作奠定基礎，準確定位安全隱患和問題，及時解決，提高建設工程施工質量。有效監管工程維護的關鍵環節，重點分析后期維護工程的關鍵環節，全面監管建筑設施中的質量問題，保障工程質量。

4.3 加強監督

檔案管理人員在工程建設中應深入到施工現場中，加大力度宣傳檔案有關的法律、法規，對檔案資料管理進行監督和檢查，提高檔案驗收的重要性和嚴肅性。及時對建設工程施工文件和施工進度的形成情況進行了解，便于及時發現工程建設中的檔案管理問題，采取相應的解決措施，對工程檔案的取向和工程動態進行全面掌握，提高檔案資料的完整性、準確性和齊全性。此外，檔案管理人員還應該介入到工程項目的行政程序中，加大監督力度，完善法律法規方面的要求，加強檔案的驗收、監督和審查，驗收合格后竣工，確保可以在提高建設工程質量的基礎上提高整個工程的質量。

4.4 建設一支優秀的檔案管理團隊

人才是工程檔案管理的核心，無論撰寫、收集、分類，還是歸檔，都需要檔案管理人員。因此，管理人員要想提高工程檔案管理質量，就必須建設負責、專業的工程檔案管理團隊。因此，施工企業一方面可以積極引進社會上優秀的檔案管理人員，為企業檔案管理工作的開展注入新鮮血液；另一方面，加大對工程檔案管理人員的培訓力度，使其具備的專業技能及專業理論知識都能滿足當今時代檔案管理工作的需要。

5 結語

綜上所述，建設工程質量控制中工程檔案管理是相當重要的工作，是其他方法無法取代的。但是，目前建設工程檔案管理仍然存在諸多問題，還需要深入地剖析并及時發現建設工程質量存在的問題，提高檔案管理的合理性。因此，檔案管理人員要提高對工程檔案管理工作的重視，真實地記錄下工程檔案，為建設人員做好工程建設等提供良好的依據，推動整個行業的可持續發展。