新冠肺炎疫情下的國際會議在線組織模式探討

蒲永鋒，單子桐

(吉林大學汽車工程學院，吉林長春130025)

1 引言

國際會議在線組織是一種十分重要的學術交流和人才培養形式。國際會議的在線組織是學術思想的交流，可以跨越地理的限制，通過互聯網進行有效的溝通和分享。這一重大的突破，推動著國際學術交流快速的發展。在以前，許多思想需要經過出版發表，才能傳播到全世界。而通過國際會議在線組織，人們就可以更加便捷地獲取人類最優秀科學家的研究成果以及他們對各自領域的理解與認識[1]。

在近年，教育與科研領域的先驅們就開始開展了對會議在線組織進行著孜孜不倦的研究。在眾多文獻中，加拿大阿薩巴斯卡大學主辦的《國際開放與分布式學習研論》、美國在線學習聯盟(Online Learning Consortium)主辦的《在線學習》、澳大利亞開放與遠程學習協會主辦的《遠程教育》、美國著名遠程教育學者邁克爾(Michael Grahame Moore)主編的《美國遠程教育雜志》和英國開放大學主辦的《開放學習》都對進行了在線遠程教育的新模式和新方法進行了充分地討論[2]。冠狀病毒是人類和動物的重要病原體。2019年底，一種新型冠狀病毒迅速蔓延，勢如破竹，導致全球大流行。世界衛生組織總部位于日內瓦，在新冠肺炎疫情的全球防控中起到了至關重要的作用[3]。將該疾病在2020 年2 月被世界衛生組織命名為COVID-19，代表2019年的冠狀病毒病。新冠肺炎病毒在某種程度上影響了許多活動的正常進行，特別是新冠肺炎疫情的蔓延阻礙了正常學術會議的開展，卻使得國際會議在線組織成為一種重要的學術交流方式，進而也使得新冠肺炎疫情下的國際會議在線組織的模式成為一項值得研究的內容，對于極端情況下的技能與知識的分享和傳承有著重要的意義[4-5]。

國際遠程與在線教育在世界中逐步變為了一個研究熱點[6]，很多學者爭先恐后地加入研究大軍之中，已經有很多研究人員基于統計學和理論分析得出了很多有益的結論。本文所進行的研究重點在于，從實踐的角度，對新冠肺炎疫情下的國際會議在線模式，進行有效的整理和分類驗證。

2 組織模式與案例分析

國際會議在線組織可以劃分為一種遠程教育，所以其模式的研究可以根據遠程教育基礎理論進行進一步的展開。根據Farhad Saba在文獻中的理論，遠程教育模式可以劃分為五個部分，分別是問題定義、組織模式表示、組織模式行為、組織模式評估、策略分析和組織模式使用[7]。在這項研究中，該五個階段用于國際會議在線組織模式的開發與研究。

本文提出一種基于遠程教育動態組織模式的國際會議在線組織模式。借鑒Farhad Saba的階段劃分模式，將國際會議組織的模式可以劃分為以下幾部分，分別是：問題定義、組織模式表示、組織模式行為、組織模式評估、策略分析和組織模式使用[8]。

圖1 國際會議在線組織模式示意圖

在下面將針對以上五個部分，進行更加詳細的闡述和更加具體的分析，最終實現國際會議在線組織模式的抽象提煉。

2.1 問題定義

問題定義的主要目標是將問題的邊界被劃定系統概念化，建立元素之間的關系。為了實現建設世界一流開放大學的宏偉目標，我們需要通過一系列活動來了解世界的先進思想，先進經驗和研究成果，進行國際會議的組織活動。我們應該借鑒世界范圍內國際會議在線組織領域專家的智慧和知識，借鑒先進的教育技術，成功地應用案例和解決各國熱點教育問題的方法，以推動中國的遠程開放教育達到更高的水平，特別是在新冠肺炎疫情期間實現高效的溝通。

2.2 組織模式表示

國際會議組織模式的表示體現為建立元素間關系的系統概念。按照階段，組織模式將國際會議的組織劃分為以下幾個時間階段：會議規劃期、會議籌備期、會議進行期、會議后。在會議規劃期主要進行會議主題的選定，結合專家庫聯絡有意向的演講人。會議的籌備階段主要進行硬件設備調試、軟件設備調試、演講人以及其演講內容的最終確定，另一項重要工作是結合會議進行會議宣傳。在會議進行期間，要進行會議的實時記錄，同時對遠程會議的軟件和硬件進行實時的監測，確保會議的順利進行。在會議結束后，應結合會議記錄材料，對關鍵點進行總結，同時對會議中所產生的新思想和新觀點進行宣傳，提升對行業與學術界的積極作用。

圖2 國際會議在線組織模式表示流程圖

會議組織的拓撲結構也是會議組織模式的重要部分。一般地，傳統的學術會議以及其他類型的會議在一個固定的場地進行，所有演講者與參會人員都需要來到這個固定的會場，進行學術與知識的交流活動。相比而言，由于新媒體與新技術的發展和普及，在線會議的組織則有著更大的自由度。在線會議軟件包括騰訊會議、ZOOM、TEAMS、釘釘等的普及，對于在線會議組織模式有著巨大的作用[8-10]。

圖3 主會場-會議平臺-分會場模式示意圖

通過在線會議平臺，會場由線下會議的單一會場轉變為多個分會場與一個主會場的形式。在這種模式下，演講者通過視頻或者在線連接的方式加入主會場，再由在線會議平臺將主會場的內容轉發給各個分會場。主會場包括核心的演講人員，一般主會場沒有聽眾，也不同于主控室。分會場可能是一群參會者也可能是一個參會者，分會場除線上線下同步的形式外還有多種知識共享方式，包括錄像、會議展示資料。本研究將這樣的模式概括為主會場—會議平臺—分會場模式。這種模式更加適合會議規模較大、參會人員較多、會議內容較為豐富的在線會議。

此外，一些在線會議規模較小，但是會議形式需要更加靈活，又繼續衍生出演講者直接加入在線會議平臺，不經過主會場，本研究將其概括為演講者—會議平臺—分會場模式。在會議平臺上，各個演講者和參會者沒有區別，每個參會者都可以成為演講者，演講者根據會議議程安排在規定時間從參會者的角色轉變為演講者的角色。這種模式更加適合會議規模較小，參會人員較少，會議形式較為靈活的在線會議。

同時，還存在多種模式混合的國際會議形式，國際會議通常面臨著時差造成的問題，會后的資料總結可以更好地幫助參會人員進行思想交流，在不同時空下以不同的方式分享同一場國際會議傳遞的前沿思想也是值得深入討論的話題。

2.3 組織模式行為

結合模擬和實踐，確定采用該組織形式之后取得的具體效果以及遠程國際會議過程中的具體實現。在基于動態組織模式的國際會議在線組織前，需要采用模擬的形式對會議中可能出現的問題進行分析。根據分析結果我們將進行合理的調整，避免我們在模擬過程中發現的問題。之后我們將調整過的組織方式應用于實際的國際會議組織，記錄在實際國際會議組織過程中出現的情況，作為該模式下組織模式的具體行為。會議結束后對該行為進行分析，繼續對組織模式進行迭代更新。

圖4 會議組織模式迭代流程圖

2.4 組織模式評估

組織模式評估需在試運行中測試組織模式的質量和有效性。根據組織模式行為的記錄，我們建立多目標的組織模式評估體系。對所應用的國際會議組織形式進行評估與測試驗證。所采取的評估目標中應包含參會者對該次會議的滿意程度、會議參與人數與規模、演講者在會議中的滿意程度、會議對于本行業與本領域的學術推動作用。所涉及的評估目標應比較廣泛，避免集中在單獨方面。

圖5 在線組織模式評估體系

2.5 策略分析和組織模式使用

具體地，吉林大學某團隊的“人人是老師”活動就采用了這一組織模式，進行了高效的學術交流與日常學習生活的分享。其中，參與的學生分布在全球各地，有的分布在美國，有的分布在中國，大家互相做對方的老師，取得了令人矚目的成績。

在國際會議的組織過程中，我們應該充分利用高科技的軟件技術和硬件設備，讓研究人員在世界各地都可以參與到先進技術的分享過程中，實現方便快捷的國際會議組織和宣傳，降低參會成本，提升溝通效率。從該案例中體現出目前國際會議組織模式的發展趨勢為從學術國際化向交流國際化發展，以模式創新推動技術與教育深度融合，國際會議在線組織模式日趨開放與共享。

3 結束語

通過研究發現，新冠肺炎疫情下的國際會議在線組織模式呈現出多種多樣的特征；針對新冠肺炎疫情下國際會議在線組織模式的創新性研究具有重要的意義；結合實際會議組織的研究將引領國際會議在線組織模式的研究和發展進入新階段；新技術和新媒體的應用有力地推動了新冠肺炎疫情的嚴峻條件下有關國際會議在線組織的發展。通過具體的實踐證明，文章所提出的在線會議國際組織模式有良好的適應性，可以實現在新冠肺炎疫情嚴峻的外部環境中進行有效的學術交流與在線教育。