略論企業實物檔案的管理與利用

文/國家能源集團江蘇電力有限公司國能徐州發電有限公司檔案室 王巍

一、實物檔案對發電項目產生巨大作用

企業實物檔案，是人們在企業實踐活動中形成的有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案，能真實地記載企業各項實踐活動，并生動反映出企業發展歷史。近年來，我公司累計利用檔案創造直接經濟效益達2億元，而且以翔實的資料和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

（一）促進發電項目順利通過備案。2017年7月，我公司10MW廠區分布式光伏發電項目順利通過備案，并在江蘇省投資項目在線審批監管平臺信息公開系統上公示。為了備案順利通過，公司二期項目辦公室認真收集、整理公司土地證書、房屋產權證、營業資質證書等材料，安排專人前往華東電力設計院、常州建筑設計院、兗州建筑設計院等單位核實并辦理承載證明，同時克服了部分原始材料缺失或設計單位注銷等不利因素，想方設法采取了有效的彌補措施。同時，積極與徐州市政府、區政府、區發改委等部門溝通協調，確保了備案申報工作的順利開展。下一步，公司二期項目辦公室將認真編制項目投資分析報告等，按相關流程上報國華公司，待獲取批復后迅速推進項目進展。二期項目辦公室的專業人員到檔案室借閱了大量的土地證書、房屋產權證、營業資質證書等實物檔案，使我公司順利取得10MW廠區分布式光伏發電項目備案。

（二）為立項提供有力保障。我公司二期項目辦公室到銅山區政府發改委辦理廠區屋頂分布式光伏備案延期的資料文件準備前期工作，同時密切關注廠區10MW光伏發電項目的集團立項批復工作，做好立項準備。2019年6月，為了完成上述工作，二期項目辦公室的專業人員到檔案室借閱了公司廠區及培訓中心土地證書、公司全部房屋產權證、公司平面圖等檔案，檔案人員業務熟練，熟悉館藏，調卷準確、迅速，為完成公司上述工作檔案起了重要作用，提供了有力保障。

（三）助力分布式光伏項目順利備案。近日，公司分布式光伏項目順利取得備案許可證，并在江蘇省投資項目在線審批監管平臺信息公開系統上公示。公司二期辦按照國家、地方最新的光伏備案政策的要求，認真收集、整理公司具有土地證、房屋產權證、承載證明、營業資質證書等手續的建筑物資料，同時克服了部分申報材料信息名稱與原始材料信息名稱有變更等不利因素，并積極與區發改委等部門溝通協調，順利通過了現場核查，確保了備案申報工作的正常開展。此次取得廠區屋頂分布式光伏項目的備案許可證，確保了公司在原廠區分布式光伏發電項目備案有效期逾期的情況下繼續保有光伏項目開發的基礎優勢。下一步，二期辦將按照集團公司“四個革命、一個合作”能源安全新戰略工作方案的最新要求，即試點開發廠區屋頂光伏以及灰場地面光伏項目等，依據相關流程上報國華公司開展項目審批意見，積極推進相關項目的后續開發建設。

（四）助力光伏發電項目開工建設。2021年8月25日，我公司廠區光伏發電項目正式開工建設。標志著該項目進入實質性實施階段。為貫徹落實國家2030年前實現碳達峰、2060年前實現碳中和的戰略目標，按照集團公司加快發展新能源的決策部署和江蘇公司加快推進向綜合能源服務商、綠色低碳能源提供商轉變的工作部署，公司根據江蘇省發改委〔2020〕994號文件精神，利用原7、8號機組拆除區域與屋面建設分布式光伏發電項目，采用“廠用電接入，平價上網”模式，并網電壓等級6kV，建設容量約為30.1MWp，建設工期3個月。預計該項目建成后，年均發電約3307.3萬度，與相同發電量的火電相比，相當于每年可節約標煤1.025萬噸，每年約可減排二氧化碳2.56萬噸、二氧化硫約4.142噸、氮氧化物5.918噸、汞及其化合物3.551噸，同時還可節約大量淡水資源，具有良好的經濟和生態效益。2020年底至今，公司新能源建設開發部等部門、施工單位的專業技術人員到檔案室借閱了大量的科技檔案及土地使用證、房屋所有權證等實物檔案，檔案人員服務熱情周到，熟悉館藏，業務熟練，調卷準確迅速，檔案為公司廠區光伏發電項目正式開工建設提供了強有力的保障。

二、實物檔案助力企業其他項目的開展

（一）助力公司前亭南北倉庫場地出租。2019年4月28日，由于我公司后勤保障部準備將公司前亭南北倉庫場地對外出租，公司后勤保障部經營財務處業務經理程某到檔案室，要求查閱前亭南北倉庫征地問題的批準通知書及協議書、土地使用證、房屋所有權證，檔案人員服務熱情周到，熟悉館藏，業務熟練，調卷準確迅速。程某查閱了0300-8030-14，32及2016-SW-CQ17等檔案案卷，表示非常滿意，前亭南北倉庫場地具備出租條件，可以順利出租。

（二）助力奎山宿舍問題。2019年11月7日，我公司后勤保障部張某根據領導要求因國華徐州發電有限公司奎山宿舍問題到檔案室要求借閱奎山宿舍的土地證書、房屋產權證、圖紙等檔案，檔案人員調卷準確、迅速，張某圓滿完成工作任務。

（三）助力迎檢工作。2021年3月1日，公司財務產權部財務專業人員王某為迎接上級機關檢查和檢查人員到檔案室要求查找公司全部土地使用證、房屋產權證檔案原件。檔案人員迅速調出公司全部土地使用證46本、房屋產權證25本檔案原件，保證檢查工作順利進行。

（四）助力污泥摻燒技術改造項目開工。徐州電廠污泥摻燒技術改造項目是我公司2021年重大技術改造工程，2021年9月9日，公司生產技術部鍋爐專業工程師馬某由于污泥摻燒技術改造項目開工的需要，到檔案室要求查找公司兩臺百萬機組項目核準文件、環境影響報告書及徐州電廠營業執照、廠區土地證等檔案，檔案人員迅速調出案卷0400-8000-001（國華徐電2×1000MW建設工程項目核準文件及申請報告）、0400-8003-001（國華徐電2×1000MW建設工程環境影響報告書批復、預審意見及報告書）及徐州電廠營業執照、廠區土地證實物檔案等檔案，馬某表示非常滿意，檔案為公司生產經營管理工作保駕護航。

三、實物檔案展風采

“自古彭城列九州，龍爭虎斗幾千秋。”在歷史文化名城江蘇省徐州市北郊，矗立著一座大型的火力發電廠，這就是國能徐州發電有限公司。國能徐州發電有限公司是國有特大型企業，于1976年正式建設，1987年底全部建成，總裝機容量1430MW，是當時全國第三大火力發電廠，被譽為鑲嵌在淮海大地上的一顆璀璨“明珠”。2000年9月22日被命名為國家電力公司一流火力發電廠。公司先后隸屬于江蘇省電力公司、國網新源控股有限公司；2007年12月23日劃歸中國神華集團國華電力公司管理；2021年10月1日，正式成為國家能源集團江蘇電力有限公司全資子公司。公司按照國家“上大壓小、節能減排”政策，擴建2×1000MW發電機組，兩臺2×1000MW發電機組于2011年12月投產發電。從第一臺機組投產發電至今，國能徐州發電有限公司為我國經濟社會發展和滿足國家電力需求做出了巨大貢獻。公司先后獲得如下榮譽：原國家電力公司“雙文明單位”“一流火力發電廠”；原能源部“火力發電廠安全文明生產達標企業”“全國電力系統思想政治工作優秀企業”；原江蘇省電力公司“雙文明單位”等。展示本單位“三個文明”建設成果的榮譽陳列室已建成，2006年2月正式開放。輝煌歷史歷歷在目，榮譽陳列室里的獎杯、獎狀、獎牌、獎章等，記錄我公司一路風塵與榮耀，把歷史真切鮮明地展現在職工眼前。國家能源集團領導、原國華電力公司領導等都曾到公司檔案室的榮譽陳列室參觀，檔案室把公司昔日的輝煌風采、一路風塵與榮耀展現在各級領導面前。

四、實物檔案的利用途徑

利用實物檔案為企業各項工作服務。實物檔案的收集、保管目的在于利用，充分利用實物檔案更具有直觀性，具有無可爭辯的憑證作用，多形式、多渠道、多層次、多方位地開展利用工作，更好地服務于工作。利用的途徑有很多：一是為了制作單位網頁、展覽，需要借閱實物檔案的榮譽照片，加以宣傳；二是為了寫材料，需要查閱本單位的獲獎證書、有關內容及獲獎時間；三是為了上報材料，需要統計獲獎榮譽數以及省部級以上榮譽；四是為了評職稱需查閱獲獎項目、復印證書；五是參加投標需要借閱獲獎證書來展現單位的實力；六是編史、修志需要榮譽證書及題詞；七是單位資質申報、年檢、項目申報等需要查閱實物檔案。要加強實物檔案的開發和利用，實物檔案是本單位的寶貴財富，實物檔案的管理最終目的是為了提供利用，檔案管理員要積極對實物進行收集整理，有序存放，這樣更加有利于提供利用。

五、結語

服務是檔案的宗旨，服務是檔案的最終目的和歸宿，近年來，我公司累計利用檔案材料創直接經濟效益達2億元，而且還以翔實的原始憑證解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。檔案室實物檔案必須以利用為目的，我們應有效保管好實物檔案，利用好實物檔案，為企業的發展作出貢獻。