公文寫作中準確語言與模糊語言的運用探思

文/天然氣銷售分公司（昆侖能源有限公司） 魏嘉

每一種語言都會有自身的詞義，詞義是語言自身模糊或準確特性的重要表現形式之一。通常來說，詞義具有相對模糊或相對準確的特性。當人們能夠借助詞義將其代指對象區別于其他事物時，可以說詞義范圍和界限非常準確。當人們認為一個詞義模糊時，通常是說這些詞只是指出了一個大概的范圍，沒有明確的界限，也無法準確度量其與其他事物的差別，人們只能通過它對代指對象有一個大致范圍的概念。在公文寫作中尤其要注意使用語言的特性，避免因詞義不明確造成公文的意圖傳達出現錯誤。

一、公文文體語言準確的必要性

在編寫公文時，要求其文體語言的表達要清晰明確且不產生歧義。但詞義的準確性和模糊性本身就是相對的，舉例來說，有著嚴格定義的科學術語仍然會在含義上存在模糊性，例如數學當中的直線和圓，作為數學術語它們的意義是非常準確明晰的，但世界上不存在絕對圓或絕對直的事物，因此說直線和圓的范圍是模糊的，指的是無限接近于直和圓的一類事物。與此相對的是，一些詞義模糊的語言也有其明確的范圍。例如模糊性非常明顯的詞匯“青年”，它只是代指一個邊緣模糊的大致范疇，但是10歲、50歲的人群顯然不能稱之為青年，青年的年齡大致在18歲到40歲之間。因此可以說明模糊詞義和明確詞義彼此關聯，都有著各自的作用。也正因如此，為了確保公文的準確性，寫作過程中我們需要從兩個角度來把握其準確性。

其一是公文要做到事實表述準確。作為各類組織、各級單位開展相關工作的重要依據，公文必須對涉及的事實進行如實描述，對實際情況不允許有任何的歪曲、夸大或是捏造。其二是指公文用語要準確。公文的主要目的是將發文機關的意圖如實傳達給收文機關并根據公文意圖進行及時的批準、回復或執行。準確的語言能夠實現客觀事實的如實反映，有利于收文機關對公文內容的正確理解。以上兩點正是公文語言準確性為何重要的實際體現。

國家對于行政機關的公文有著嚴格的要求，相關法規中明確規定公文是具有法定效力、標準體式規范的文書，行政機關在行政管理和公務活動中要將公文作為開展工作的主要工具。編寫公文的目的是將發文部門的意圖準確無誤表達給接收者，因此要求其文體格式要規范，語言表意要清晰準確。

二、公文語言采用模糊詞的原因

（一）模糊反映客觀事物的需求。客觀事物的存在不是獨立的，現實中客觀事物不斷發展，彼此關聯。人們為了更好地掌握事物發展情況，需要不斷提升對事物變化的認識。即使是人們通過細致地分析已經對一部分事物做出了明確的判斷，但這些事物中仍然存在變量，仍然有同規律相悖或偏離規律的特異存在。事物有著多種多樣的發展形態和方式，非此即彼是事物絕對性的表現，而非此非彼則是相對的。也正是因為事物發展具有多樣性，才使客觀世界有著各式各樣不斷發展變化的事物。實際上，人們對客觀規律的認識和分析無論再怎么細致都只能是相對性的認知，因此也導致人們在現實生活中，無法完全確切掌握各類規律，也無法完全掌握各類客觀事物。因此各類文章對現實生活和客觀事物的表述其實也具有模糊性。讀者在閱讀文章、理解作品時也自然采用的是模糊性的思維模式。

（二）詞語自身詞義模糊。詞語是對客觀事物的記載，模糊的客觀事物也造成了其表現形式，也就是詞語同樣具有模糊性。一般來說，模糊語言主要特點：一是由于事物變化性導致的詞語含義變化。詞語原本的含義會因為時間的變化或是客觀事物的發展情況而產生改變，通常詞語的詞義范圍會由原來比較單一或清楚的詞義擴大到不確定的范圍。舉例來說，最早“同志”一詞是表達革命者之間志同道合的關系，隨著時代的發展，現在已經逐漸變成一般性的社會稱呼。二是詞語本身就是表述一個不確定的狀態、性質或范圍。例如生活中很難指出詞語：非常、十分的準確界限。三是在表達數量和時間時，由于不確定的表述如：大多數人、個別單位、近段時間等導致詞語的含義也無法確定。

（三）公務活動要求使用模糊語言。公務活動的過程本身就是一個動態發展的狀態，公文在表述公務活動的整體流程時無法用準確性的詞語對活動的發展進行表述，因此要借助模糊語言來反映公務活動的發展進程和取得的階段性成果。本文挑選一篇某省政府發布的關于農村勞務開發的相關通知來舉例：文中表述，要從該省的實際情況出發，增強開發工作，并將開發工作列進政府議事的日程，目的是確保開發工作的實際落實，通過不懈工作力爭農村勞務數量的增長和勞務質量的提高。表述當中提到的“力爭、確保、增強”等詞匯都具有無法精準定量的詞義，隨著該項公務的推進，這些詞匯表達的標準也會隨著該項公務的推進而不斷改變，因此只能選擇含義模糊的詞匯來進行表述。公文中此類詞語出現率是非常高的，公文中常見的“當前階段、高度重視”等詞語都是模糊語言。由此也說明，具有動態特性的公務活動需要在公文中使用模糊語言。

三、公文中應用模糊語言的作用

公文的主要目的是通過精準的表述將各類公務活動反映給接收對象，因此在編寫公文時必須注意行文詞語的準確性。但精確語言無法體現出公務活動的動態變化以及客觀事物的復雜性，因此公文寫作不但要使用準確語言進行事物表述，同時還要借助模糊語言將事物的復雜性和公務活動的動態發展情況進行準確反映。公文寫作中適度使用模糊語言不但不會影響內容的表達準確性，還有利于提升公文的嚴謹性。對公文寫作來說，精確語言和模糊語言的合理使用更有利于提升公文的行文嚴謹，公文中模糊語言能夠起到以下作用：

（一）能夠將公文中占據大量篇幅的列舉轉變為簡潔干練的概括內容。公文寫作本身就有很多類型，其中有幾類公文需要將不同類型的信息整合成公文中的部分內容，如果寫作中采用精確語言進行表述，就會導致信息表述過多，公文內容過于冗雜。另外，公文在表述公務活動時，活動中的指揮決策、工作通知等表述具有普遍性；當需要將公文向全省或全國進行傳達時，需要選擇具有較強概括性的模糊詞語進行通知和決策的表述。本文以國家發布的統一全國法定計量單位的命令文件為例，文件中指出計量單位改革是涉及全國各行各業以及廣大民眾需求的工作，各地區、各部門都要充分重視計量單位的改革工作，通過積極制訂合理的實施計劃確保改革工作的順利完成。如果將文件中表述的各行各業進行準確說明，那么公文中要列舉的行業類型會非常多，公文內容就會變得繁瑣；向全國傳遞的公文中如果一一列舉，各地區、各部門也容易導致公文傳達過度等情況。因此采用模糊語言進行相關內容的概括不但有利于公文的寫作，也有利于公文意圖的表述。公文中常見的“部分地區、酌情處理、各項舉措”等均是模糊語言，由此可見，模糊語言能夠提升公文內容的概括性，有利于精簡公文內容的表述行文，是公文寫作中必不可少的語言形式。

（二）提升公文表述的靈活性。公文寫作的過程中要注意對公務活動中的程度和分寸進行合理表達，雖然在寫作中可以采用不同等級的語義進行相關表述，但對其準確性的表述仍然不夠精準。但模糊詞語更具有伸縮性，因此使用模糊語言表述分寸和程度，能夠在表達中留出回旋的空間，執行者根據公文要求開展工作時也能夠進行適度的變通。本文以防汛抗臺風的準備通知為例：公文中要求各級政府和防汛機構要緊貼實際，通過切實有效措施的實施確保全市人民的生命財產安全和工農業的正常生產。文中提到的“切實有效措施”就是一個模糊詞語，因為硬性要求各地區采取統一的規定是不客觀的，所以此處采用模糊詞語，意思是各地區要根據當地情況制訂可行性措施。對于公文的接收和執行者來說，帶有指導意義的模糊語言不但為實際工作提供了方向，同時使其在原則的規范下可以根據自身情況開展工作，對提高工作的積極主動性非常有幫助。借助模糊語言進行公文寫作既符合公文政策中的行文要求，也滿足公文寫作的實際需求，有助于表達公文主旨以及改變公文的整體語言風格。

（三）能夠將事物變化反映出來。模糊語言非常善于反映事物的發展變化歷程，借助模糊語言不但能夠將事物從量變到質變的過程反映出來，同時還能反映不同質變階段的變化程度。在國家發展的相關公文中可以看到“繼續大力發展、尤其是要加快發展速度、逐步縮小差距”等等類似的語句經常會出現，其中的“大力、加快、逐步”等模糊語言的應用，不但能夠體現國家對于各項發展的重視程度，同時也對發展過程中政策的制定、資金的投入情況、發展的進程和效率以及發展的基本方法和流程等進行了表述，隨著發展的不斷進行，這些內容所呈現的變化性能夠通過模糊詞語表達給公文接收者。

（四）模糊語言在表達中的嚴謹性作用。公文政策中對公文寫作的基本要求就是要嚴謹嚴密，但由于語言的模糊性是絕對的，而精確性是相對的，因此在實際公文寫作過程中，無法完全使用精確語言來表達意圖，由于部分公文的內容無須完全精確或公文內容無法精確時，可以在公文寫作過程中同時采用精確和模糊兩種語言。例如在教師培養的相關公文中，要求教師要通過定期進行教育思想討論提高素質教育并進一步提升自身的教育觀念。其中提到教師的進步提升時使用了模糊語言“提高、進一步”，如果換成準確語言就很難進行表述。主要是因為教師會根據自身情況進行規劃并收獲不同的結果，因此說提升是無法準確表達的。

四、公文寫作中模糊語言如何使用

雖然公文寫作中使用模糊語言對公文表述有著積極的作用，但具體使用中仍然要遵循一定的原則和方法，任意濫用模糊語言不但會造成公文表述不清，還有可能造成表達錯誤等嚴重問題。使用適度的模糊語言進行公文寫作的幾種情況包括：

（一）公文表述的客觀事物本身處于模糊情況時，使用模糊語言會提升表述的準確性。雖然客觀事物中多數可以借助精確語言進行表述，但在實際生活中，當人們表述模糊事物、對規律的認知仍處于初級的模糊階段、科學技術仍然無法對事物進行精確表達時，需要借助模糊語言進行表述。舉例來說，在一些公文中經常要涉及類似“做出了極大的改善、做了大量的工作、取得了一定的成果”等語句，其中的“大量”究竟代表多少量，“一定”和“極大”又是代表了多高的程度等，都沒有準確的數據，但這些模糊語言仍然能夠將公文中要表述的意思清晰體現出來，并傳達給公文的接收者。

（二）當公文中無須進行精確表述時，模糊語言的使用讓公文的表述更言簡意賅。日常生活中，人們經常會遇到一些應酬，當大家打招呼時會向他人詢問：準備去哪兒啊？吃飯了沒有？這時并不是真的希望對方給予具體準確的答案，而是借此進行溝通交流。公文寫作中也會遇到類似的情況，有些內容無須進行精準表述，使用模糊語言進行簡潔的概述或精煉的總結即可滿足實際的表達需求。例如在部分公文中會提到“有關單位、部分機構、個別部門”等表達方法，像“有關、部分、個別”這些詞語就是特點明顯的模糊語言。公文中常見的模糊語言還有類似的“各項措施、任何單位、個別機構、近段時間、長期來看”等等。這些語言具有極高的模糊性，但是用這些模糊語言不但能夠讓公文的表達更精確清晰，同時有助于公文接收者對公文表達的理解。如果將同樣的內容改為精確語言表達，就需要將模糊語言表述的內容進行逐一列舉，不但會造成公文篇幅的冗長，也容易導致公文內容過度繁雜，不利于公文意圖的傳達。

（三）模糊語言可以更靈活地表述公務活動的發展情況。當公文傳達的公務活動處于動態發展狀態時，同使用精確語言相比，模糊語言可靈活表述公務活動發展情況，不但能夠避免對公務活動的機械執行，還能確保執行者在執行公務時有更大的回旋空間，可以依據自身的實際情況進行工作的規劃和調整。舉例來說，某市在下發環保自檢和互檢工作的報告通知中，要求各單位在進行環保自檢和互檢時要參照某縣環保局的相關工作總結報告執行具體工作。公文中僅是提出了參照執行的要求，但對如何參照、工作如何開展等內容并沒有進行精確的要求，因此各單位在接到公文通知后可以根據當地的具體情況進行工作研究，最終制訂出更符合自身現狀和發展的執行方案。如果公文中運用精確語言下達硬性規定，不但會導致收文單位的工作脫離現實需求，還容易因本本主義導致執行開展遇到問題，工作無法順利進行。

五、結語

模糊語言的內涵并沒有特定的指向，同時其外延也不具備確定性，因此其表意更豐富，彈性空間更大。公文寫作中恰當使用模糊語言，可以增強公文內容表達的周密性，提升公文內容的概括性，同時能夠提升公文表達的分寸感和嚴謹性。雖然公文寫作中使用模糊語言的作用極佳，但不恰當的使用或是過度使用也容易導致公文表述過于空泛，公文表意不夠明確并因此導致公務處理效率降低等。因此，公文寫作中應當注意準確語言和模糊語言的合理搭配運用，確保公文寫作符合公文管理規范并切合實際工作需求，確保公文表達能夠發揮理想的表意作用。