工程檔案管理與建設工程質量的關系論述

文／高培春 撫順市城市建設發展促進中心 遼寧撫順 113000

引言：

建設工程和人們的生存、發展聯系緊密，工程質量關乎人們的生命、財產安全，而工程檔案屬于建設工程的一部分，是開展工程驗收工作、提升工作質量的重要依據，即工程檔案和建設工程質量二者關系密切，通過加強工程檔案管理工作，可以使建設工程在質量上獲得比較充分的保證。

1、工程檔案管理的重點

工程檔案管理是根據建設活動的進展情況，通過圖紙、文字、聲像、圖表形式記錄的各項工作內容，繼而開展收集、歸檔以及整理工作。一般情況下，工程建設時需將準備工作做好，合理開展決策、設計、審批及確立工作，進而完成驗收工作，各項工作在實施時需保證準確性，使后續工作順利推進獲得比較充分的保證。如開展工程設計過程中，不僅需要將設計過程記錄下來，也需將設計結果記錄下來，保證項目造價的有效實施。同時工程開展時需做好施工物資整理、施工檢測記錄、施工試驗記錄等，發現問題及時做出調整與優化，進而使工程整體效果獲得比較充分的保證。在開展工程檔案管理時，應做好以下工作：首先，管理工作需體現出系統性。社會迅速發展過程中，建設管理也獲得了進一步發展，逐漸形成了較為完善的體系。在實施建設工程檔案管理過程中，應注重系統性的體現，推動管理制度的完善，落實責任制度，嚴格執行工作流程，進而促進檔案管理整體水平的不斷提升。其次，檔案管理工作需保證有效性。我國在最初進行工程檔案管理時，認識并不是十分到位，項目可行性評估和項目執行環節往往存在一定問題，實施招投標工作過程中存在不透明問題，未能嚴格根據要求施工，這對于檔案的完整性會產生較大不良影響。在社會不斷發展過程中，各環節得到了極大程度的完善，推動了檔案管理工作的不斷發展，在互聯網技術獲得廣泛普及背景下，管理信息化水平明顯提高，管理工作發生了改變，利用計算機技術，可以使工程檔案進行數據整理時更具合理性，在此過程中，需注重檔案管理工作有效性的體現。

2、工程檔案管理與建設工程質量的關系

2.1 工程檔案成為業映工程實際建設過程的重要載體

一般情況下，在建設工程正式開始施工之前，便開始進行工程檔案的積累，建設工程中的立項文件成為工程項目具體審批過程、決策過程以及確立過程的記錄，也是項目實施、經費落實的依據。工程項目在進行概要設計、預算編制以及招投標過程中均需將立項文件作為主要依據。同時項目概要設計、預算招投標形成的文件材料成為詳細設計以及勘察測量時的主要依據，工程施工過程如果缺少文件積累，則難以保證工程順利進行。實際施工時，文件材料和施工進程之間聯系緊密，水泥、鋼筋等建筑材料在施工之前需開展送檢工作，在檢測合格的情況下才能在工程中使用，檢測材料為工程施工的重要依據，出現問題時需使用變更說明與調整指令。建設工程檔案可以將建筑工程質量比較直接的業映出來。工程建設時，較多工序會受到下一道工序的掩蓋，工程在竣工以后檢測困難，同時也看不到，僅能通過錄像、照片、現場記錄以及圖紙等評價工程內容。

2.2 工程檔案管理屬于控制工程建設質量的關鍵環節

建設工程檔案這一概念具有靜態性，但是工程檔案管理卻具有動態性，管理過程中，目的、結果均為構建完整、真實且系統的工程檔案。針對這一過程開展深入分析可以發現，工程檔案管理屬于項目管理的重要組成部分，并不是孤立、單獨的行為，進行項目管理過程中，在開展質量控制時，將施工現場、施工組織作為切入點，工程質量影響因素主要為材料、人員、機械、環境以及方法。從人員角度進行分析，工作人員主要為建設工程中的技術人員，在進行專門培訓以后需要持證上崗，并且需保證人員的穩定性。從材料角度進行分析，建筑材料出廠合格證、檢測報告、使用說明等均關系到工程質量，材料為工程主體。從機械角度進行分析，機械設備現場調度與使用屬于組織設計當中的重要內容。從方法角度進行分析，對于施工工藝流程與施工方法的記錄變為施工日志。從環境角度進行分析，施工前、施工中以及竣工以后需對環境進行錄像與拍照，進而將場地環境發生的變化比較充分的業映出來，這幾方面均在建設工程檔案編制內容范圍內。在一定程度上表明要想獲得工程質量的有效控制，就需要科學開展工程檔案管理工作。

2.3 工程檔案管理成為提升工程建設質量的有效手段

工程檔案管理從行政角度來講，具有一定強制性，強制性和建設行政職能之間可以進行高度融合，可以將其作為行政許可獲取的前置條件，也可以將其作為進行工程竣工審查的一部分。同時可以作為實施行政執法檢查時的內容，通過行政行為的實施，能夠促進工程檔案管理工作的有效實施，提升工程整體建設質量。利用工程檔案管理，可以促進工程建設遵循施工標準展開施工，避免工程施工過程中出現敷衍、糊弄問題。也可以作為監控手段實時控制建設管理工作，進而使建設工程整體質量獲得比較充分的保證。

2.4 工程檔案管理可以為建設工程驗收提供參考依據

建設工程施工具有一定長期性，為了使工程有序進行，會記錄施工各環節，結合施工資料，形成施工詳細檔案，工程在竣工以后，需展開驗收工作，驗收需具有一定參考依據。通過工程檔案管理的實施，能夠詳細記錄工程各項信息，充分了解重要指標，進而使建設共成長質量驗收獲得良好基礎。同時也能運用分析工程檔案方式，了解工程在處理時是否存在問題，結合實際問題實施對應有效解決措施，保證建設工程質量。

3、影響建設工程質量的工程檔案管理弊端問題

3.1 管理重視程度不夠

建設工程管理工作需要較多人員參與，但是往往存在片面強調質量管理及安全管理，以致忽視了檔案資料方面的管理工作，未設置專門人員開展檔案管理工作，也未設立獨立部門，進而對檔案管理整體工作的落實產生了一定不良影響。檔案需要進行整理時，往往會運用臨時整理方式，不僅難以保證檔案資料的齊全性，也會影響檔案收集，不能將建設工程整個施工過程充分業映出來，進而對建筑工程驗收工作產生不良影響。

3.2 隊伍專業水平較低

在開展建設工程項目時，很多檔案管理工作人員并不是專業人員，在檔案管理方面缺少較高認識，認為這項工作比較簡單，工作量也比較小，主要是進行信息記錄、文件整理工作。進行檔案管理的工作人員很多為年輕人，沒有深入生產一線工作的經歷，在工程資料方面的認識上存在一定缺陷，在開展檔案管理工作時，雖然可以根據具體的規章制度開展工作，但是難以及時解決資料問題，在資料退回以后不能做出合理修改。

3.3 檔案管理制度不全

建設工程進行施工時，檔案管理工作往往會運用傳統制度，雖然這種方式可以發揮作用，但是與當前企業發展并不適應。就當前社會發展現狀來講，建筑工程施工過程中，工程類型比較多，工程任務量比較大，并且施工周期較長。在管理制度缺少健全性的情況下，管理工作可能會出現漏洞，對于工程的順利實施會產生較大的影響，也會降低工程質量。

3.4 檔案管理質量欠佳

當前的建設工程檔案管理比較關注檔案收集工作，對于檔案資料檢定有所忽視，因此工程檔案中會存在保存價值欠缺的資料，這實際上對于檔案管理的優化以及檔案的長期存放會產生一定的不良影響。

3.5 檔案管理技術不高

檔案管理工作人員需具有較高的專業水平，不僅要有良好的專業知識，也需具備一定的技術水平，否則檔案難以實現正確分類，且文件材料也會出現漏存。但是當前工作人員存在著技術水平較低的現象，檔案管理工作難以有效進行。部分建設工程進行施工時，檔案管理工作使用的軟件不能適應現代化管理基本要求，信息化管理存在相對落后的情況。

3.6 管理職責未能明確劃分

工程檔案展開的管理工作具有一定系統性，要想使管理工作充分發揮自身作用與價值，就需保證各項內容分工明確且條理分明，進而人員在工作中各司其職。在管理分工不夠明確的影響下，常常會發生職責不清問題，一旦出現問題便相互推諉。

3.7 檔案整理缺少規范性

展開檔案整理工作時，需針對資料展開分類、排列、組合，進而體現出資料的有序化、系統化。這主要是由于檔案整理工作質量會對檔案利用產生直接影響，在實施工程檔案管理中意義重大，但是在開展整理工作時常常會出現不規范整理現象，其中包括未能結合專業組卷、編目缺少規范性、次序較為混亂、排列不夠正確等，這就需要加強檔案整理工作的實施。

4、基于工程檔案管理提高建設工程質量的有效策略

4.1 注重管理人員的認識提升

在開展工程檔案管理過程中，為保證工作完善性，需要檔案管理工作人員從思想上充分認識開展檔案管理這一工作的重要性，加強檔案管理宣傳，定期參加相關培訓，提升管理工作人員思想認識。具體實施時可以結合實際情況每周設置兩節課程，制定課程過程中需和工程具體情況相結合，保證培訓和正常工作的有序進行，在檔案管理正常進行、發揮較好作用的情況下，可以適當將培訓課程減少。開展宣傳工作時，需注重互聯網的運用，通過互聯網開展宣傳，可以通過企業管網或者內部網站實現，內容上可以利用視頻形式，工作人員可以隨時進行瀏覽，避免學習受到時空限制。進而使檔案管理工作可以更具有規范性、標準化，工作人員可以結合檔案管理具體要求落實管理工作，提升檔案管理工作整體效果。

4.2 推動管理人員的配置優化

對建設工程而言，檔案資料管理這項工作具有一定的特殊性。建設工程中涉及的工作內容比較多，也比較分散，整體周期較長，施工內容十分復雜，進行工程檔案管理時，文本資料和數據較為龐大，因此需要管理人員能夠形成良好的責任心，管理諸多資料時，細致進行分類、錄入以及整合工作。在選拔檔案管理工作人員時，可以在企業內部實施，這主要是由于內部人員具有施工經驗，可以了解施工現場情況，開展檔案管理工作時能夠做到得心應手。同時可以運用外聘來完善要求，讓專業檔案管理人員參與進來，使管理隊伍整體更具活力。為保證人員管理效果，可以運用定期方式對管理人員進行考核，考核不僅單純停留在技能層面，也需要將管理人員的工作態度納入其中。

4.3 重視管理制度的不斷完善

為了使檔案管理在實施時的質量和效率獲得比較充分的保證，需構建完整、合理的檔案管理制度，進而使檔案管理可以順利正常進行。具體實施時，可以從這幾方面考慮：首先，工程檔案管理需明確范圍。明確范圍的方式可以防止管理時由于漏記對工程施工進度產生影響，避免重復記錄情況下將管理任務量增加。其次，需保證檔案管理工作部門在職能上的明確性，由職能部門針對管理工作進行統籌規劃，做好各項資料收集工作，重視資料保護與整理。同時工程建設過程中需設置專門人員進行管理，通過定期方式將工程資料移交。最后，結合檔案分類方法中的內容，針對檔案開展分類管理，歸檔文件在內容方面需確保準確性、完整性及系統性，文件應保證為資料原件，傳真件和復印件也要一同進行歸檔，然后進行詳細說明。

4.4 提升檔案管理的整體質量

在開展檔案管理工作時，首先需運用逐級劃分方式開展統籌規劃，針對施工情況做出嚴格記錄，結合記錄規范實施資料填寫。在記錄當中需使用黑色簽字筆，并且表格基于規范繪制，資料照片不能文本和原件一同裝訂，在復印情況下才能進行裝訂。其次，記錄資料須經過上級領導簽字，然后由相關負責人做出初次審核，資料在存在問題情況下應重新進行記錄，資料在不合格情況下，需經過檔案管理部門實施第二次審核，存在問題的資料需向項目負責人返回，將錯誤內容全部標注出來，給出相關意見，使資料進行重新整合。最后將合格資料進行統一回收，結合工程名稱和工程類型將其記錄在案，及時錄入電腦。

4.5 增強檔案管理的科技水平

電子文檔具有易于傳閱、便于保存、精準、清晰及自動化生成的優勢，管理較為便利。因此需注重檔案材料以電子文檔這一形式的呈現，針對已形成的文字版檔案實施資料掃描，這種方式可以使技術人員在進行圖紙對照過程中更為便捷，便于備份，減少紙質資源的浪費，也能防止紙質文檔占用較多空間。同時在查找資料過程中，可以運用一鍵查詢方式，使工作量極大程度的減少，保證整體工作效率，也能使后續工作更為便捷。在開展現代化工程檔案管理過程中，也需注重風險防范，加強安全保護。首先要注重檔案整理，對于已經完工的檔案開展綜合整理，制作檔案清單，開展分類編目，將檔案價值充分發揮出來。其次，要做好信息備份，運用不同方式開展保管工作，避免在意外情況下發生資料丟失。同時要推動檔案編制創新改進，提升工程檔案管理工作水平，進而促進建設工程質量的提高。

4.6 保證各項職責明確劃分

管理人員應了解工程建設專業知識和管理知識，積極履行自身在各方面的職責，高效開展各項工作。劃分工作內容時，需結合工作流程和個人專業知識、專業特長展開合理分工，詳細理清各項職責，在清明分工的基礎上可以做好配合工作，做好工作的細化與統籌。同時做好監督檢查工作，進行監督檢查過程中，對于，對于管理不夠規范的工作人員提出意見和建議，并要求其及時進行改正，進而將檢查作用、監督作用比較充分的發揮出來。除此之外，檔案管理工作部門應加強和各單位之間的配合與寫作，使工作獲得各部門的幫助和支持，進而在有效落實管理工作的情況下保證管理質量，將檔案管理作用域價值充分發揮出來。

4.7 保證檔案整理規范性

進行檔案整理工作時，應做好排序、歸類、組成、創建全宗、定編文件目錄等工作，促進管理工作在井然有序狀態下開展。工作應遵循檔案特性以及規律，針對材料使用價值做好區分，并且體現出檔案存放時期限的明確。同時整理工作應結合基本要求，做好文件范圍劃分，整理時運用的方法主要是將案卷視為單位進行整理和將件視為單位進行整理。除此之外，做好檔案分類與編制工作，進而使檔案整理工作在開展過程中體現出規范性、系統性，推動檔案管理的有效實施。

結語：

總之，建設工程項目管理對于工作人員的整體素質要求較高。尤其是大型項目，工程中會涉及較多環節，工程量比較大，也十分復雜，檔案管理工作的有效實施關系著工程質量的有效保證。開展工程檔案管理工作，需要管理人員細致嚴謹，把握施工進度，進而使管理工作在有序狀態下進行，將工程各項內容真實、完整地記錄下來，將整個過程完整聯系在一起，進而推動建設工程的順利進行，提升建設工程整體質量。