中小型航運物流集團企業財務信息化淺析①

張怡俊

（上海錦航人力資源有限公司，上海 200021）

一、緒論

財務信息化建設是一個不斷升級，自我超越的過程，要積極推展財務信息化功能，并與其他信息化管理系統深度融合，整合資源，互補優勢，共享數據，以此不斷提高內部控制信息化水平，實現各項管理科學化，內部控制一體化，管財理財精細化，業務流程標準化，風險管理高效化，努力打造自身核心競爭力，實現價值最大化，保持基業長青。

信息化的內控管理比傳統的人員控制更有效，通過OA 系統流程管理與內控體系，推進電子化流程，將內控標準以及風險控制點嵌入流程與信息系統，實現“制度化、流程化、閉環優化”，財務人員可通過報銷人員錄入的報銷單據自動生成憑證，通過系統與系統的數據共享、無縫銜接，從而有效地規避經營風險、財務風險與合規風險。同時也通過信息化的環境監控、風險評估、控制活動、信息溝通、內部監督等，從原來的事后發現問題轉變為事前規避問題。

企業財務信息化不僅可以提高企業財務數據管理效率，提供精準的數據信息，而且可以推動企業業務模式的優化。信息化已是必然發展趨勢，集團企業只有大力實施信息化建設工作，借助信息化建設來優化經營管理，通過對企業財務數據進行預測、決策、計劃以及分析，才能夠更好地促進企業發展。

二、相關信息系統闡述

（一）資金管理體系

資金管理體系包括資金計劃管理、現金及流動性管理、外幣資金管理、資金集中結算管理、投融資資金管理等方面。

1.提升資金管理的透明度。資金管理系統為集團搭建了一個資金集中監控平臺，集中反映了整個企業的資金動態情況，并可以對資金進行多維度分析，提升了資金管理的透明度。通過有針對性的風險預警，促進成員企業持續有效提升管理能力，加速上級公司與成員企業、成員企業與成員企業之間的整合，從而提升集團對資金的統一調配和管控能力。

2.實現資金集中管理。通過資金管理系統的實施和方案整合，可以有效降低總部資金管理人員在支付處理、債務管理、外匯管理、票據管理等人力投入，減少手工操作帶來的高差錯率，提高處理效率；通過流程和制度的統一，集團資金管理權責清晰、分工明確、整體協調，實現專業的人可以做專業的事，更好地支撐集團未來資金業務的發展。

3.優化資金資源配置。通過資金管理系統的建設，賬戶集中、支付集中、資金集中，可以實現企業資金資源的有效整合，集團可以聚合資金優勢，優化資源配置，發揮資源價值，促進集團企業資金快速、良性循環，樹立企業整體“一盤棋”的思想，使有限的資源用在刀刃上，同時，資金管理系統也與銀行、與內部其他核算系統對接，實現系統資源的有效整合，幫助集團完成資金的有效控制，提升經濟效益。

（二）財務運營體系

1.業務核算系統

在業務銷售模塊中，由財務人員操作開票，或將費用推送至公共平臺，由客戶選擇費用支付后，生成電子發票，系統自動推送電子發票至客戶郵箱，同時生成會計憑證。

在業務采購模塊中，將供應商發票與系統內采購數據、供應商數據相關聯，形成審核、支付審批電子流程，自動生成會計憑證，通過接口搭建起連接財務與業務的橋梁，可以有效減少了重復勞動，大大提高基礎業務處理效率和準確度。

2.費用報銷系統

費用報銷系統使信息采集更加規范化，信息成本節約化、信息傳遞自動化、審批流程電子化、財務流程高效化、信息展示追蹤化。實現了對各分支機構財務活動的實時監控，加強了內部控制，實時掌控信息，做到事前申請、事中控制、事后評價。提高了資金使用效率，減少資金風險。提高了報銷流程效率，縮短報銷周期，節約報銷成本。

費用預算：與預算管理系統相連，通過費用預算加強費用管控，降低企業成本。

業務申請：員工選擇費用報銷類型，上傳報銷憑證作為審核依據以及憑證電子附件。

業務審批：通過員工發起的報銷工作流程，實現跨單位、跨部門流程審批，按已設定好的流程進行流轉，審批過程電子化、流程固化有利于報銷制度規范執行。

財務審核、賬務處理：對領導已審批的單據進行審查，確認無誤后自動生成會計憑證，通過銀企互聯方式支付費用。

分析報表：根據費用報銷信息，進行自定義多維度統計報表功能，實現多維度、多條件、多層級、圖形化展示。

3.電子檔案系統

將集團內會計檔案納入系統管理，實現會計憑證和電子影像的自動匹配、分冊，檔案歸檔、借閱等功能在系統內有跡可查的系統。實現企業實體檔案信息化，將企業的電子檔案和實體檔案進行關聯管理，解決財務共享模式下紙質檔案異地的采集、傳遞、借閱、管理等問題。

2016 年1 月1 日起實施的《會計檔案管理辦法》對財務電子檔案給予了明確的政策依據。

電子檔案系統完成了電子資料和實物資料的自動匹配，實現了與會計憑證匹配的電子資料和實物會計檔案的統一管理、會計檔案調閱、審計的無紙化、實物檔案的庫房精準管理等，使得企業的檔案管理高效便捷、環保低碳、節約成本。

4.發票管理系統

我國自 2009 年開始探索電子發票，并于 2013年 6 月 27 日開出了首張電子發票。2011 年 6 月，中國物流與采購聯合會發布《中國電子發票藍皮書》，提出了我國電子發票規范發展思路與政策建議，標志著我國電子發票從學術研究層面進入政策建議層面。2012 年 2 月，國家發展改革委員會、財政部、國家稅務總局等八部委發布的《關于促進電子商務健康快速發展有關工作的通知》，明確要求進行電子發票試點，標志著我國電子發票由政策建議層面進入試點試用階段。國家稅務總局在《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》中明確規定增值稅電子普通發票具有紙質發票的同等效力，這標志著增值稅電子普通發票已經進入大規模應用階段。而2020 年增值稅專用電子發票也已經進入試點，預計不久的將來也將全面推廣應用。

（三）稅務管理體系

信息化發展更多地體現在稅收征收監管方面。企業使用平臺及軟件進行遠程納稅申報、稅務局對企業的稅務及財務數據比對進行監管。國家稅務機關已采用信息技術來采集納稅人的財務和營運數據，金稅三期的正式上線標志著稅務征管系統已經進入大數據、人工智能時代。稅務檢查工作也勢必會注入現代化技術，伴隨著新技術的運用，檢查人員可更有效和更快地采集和分析企業的數據，發現企業的納稅疑點。因此，企業更應重視稅務管理，進行相應的稅務分析、預測、監管以降低稅務風險。

稅務管理作為企業財務管理的重要組成部分之一，與企業的各級管理組織、業務流程以及 IT 系統等都有著緊密的聯系和影響，手工化的稅務管理在國家稅務信息化的浪潮中明顯處于劣勢，迫切需要利用信息化的工具實現稅務管理工作集中管理，流程梳理與整合，信息集中與利用，實現企業稅務精細化管理，提高管理水平和工作效率，管控集團企業整體稅務風險。

企業智能化稅務管理系統主要包含數據自動采集、自動填列申報、申報報表存儲、稅務政策展示、涉稅風險提示、稅務稽查平臺、稅務籌劃功能7 個模塊。

企業智能稅務管理系統提高了工作效率。批量認證增值稅專用發票進項稅額、查驗增值稅普通發票、自動計算稅金等功能極大了提高了財務人員的工作效率，以專業的、高效的方式提供自動化的財務基礎處理，改變了傳統的手工梳理易導致錯報漏報少繳遲繳稅款的情況，從而避免對企業及個人征信及財務帶來損失。

企業智能稅務管理系統進一步實現企業數據共享化管理。該系統整合了財務、業務、稅務以及發票等信息資源使其匹配聯動，并結合企業自身實際情況進行分析檢查。大數據分析使得企業更易進行稅務監控預警及分析籌劃管理。

企業智能稅務管理系統有助于企業一體化管理的發展。由于集團分子公司業務獨立運作，稅務管理流程不盡相同，稅務管理系統能夠解決集團數據管理難度大的問題。提前預判稅務風險，及時掌握各分子公司稅務情況，最終提高集團企業整體稅務管理水平。

（四）管理會計體系

1.預算管理

預算控制是對企業實際運營發生的業務活動及資金支出進行控制，收集預算執行信息。預算目標在經營中如何貫徹落實，考驗著企業的執行能力，而執行中嚴密的過程控制措施則是預算順利執行和企業快速反應的重要保證。

如將預算標準以及風險控制點嵌入OA系統，則可以有效地實現預算控制。系統自動將年度預算數據按期分解，細化到每個季度或每個月，并可以通過本月的預算及完成情況，調整下月的預算值，從而通過有效的滾動預算的方式，實現對年度預算的調整，為績效考核提供科學的數據支持。當費用超出預算時則對費用流程發起者進行預算超額提示，并可同時發起追加預算流程，實現預算控制自動化。當全年預算監控內容在執行和目標出現重要偏差的時候，通過預警機制，及時向管理層反饋，實現預算的及時反饋和修改。

預算管理是連接企業戰略和執行的重要工具，是公司從戰略規劃到資源配置再到經營考核評價、責權匹配的管理閉環，利用信息化手段完成預算管理執行過程的監控、動態分析、調整及事后的考核，全面提升企業預算管理水平，為考核提供科學的數據支持，實現了企業整體各個部門之間的預算管理，達到了企業內部有效實施資源預算及配置的目的，為企業進行有效的內部控制及長期發展提供了有力保障。

2.內控及風險管理信息化

內控及風險管理是為了幫助企業在業務經營活動中防范及規避風險的發生，避免給企業帶來經濟損失。

內控及風險管理信息化，可以極大提高風險管理信息在各職能部門、業務單位之間的集成與共享，既能滿足單項業務風險管理的要求，也能滿足企業整體和跨職能部門、業務單位的風險管理綜合要求，將風險管理由事后核查轉為事前預防，從而整體提升企業內控和風險管理的效率和水平。

三、中小型航運物流集團企業信息化發展方向

（一）業務數據化

首先，企業業務管理規范和發展沒有達到一定水平，實現信息化是不可能的。業務數據無法全部進系統，到底是技術上不行，還是人為因素操作不規范導致。第二，業務信息化需要軟件和硬件的支持，這需要必要的資金支持。集團企業分、子公司眾多，信息化是以一個長期的目標，一下子貪大求全也會因為企業管理跟不上、員工素質達不到而實現不了預期目標。第三，企業信息化不僅僅是解決當前迫切要解決的問題，還要有一定的前瞻性。

業務數據信息化后，才能實現財務數據的信息化。在一個集團內部，各企業間業財對接發展程度不平衡、不充分的情況比較普遍，業財融合的目的，不僅是為了使財務人員做的憑證自動生成，更是為了企業運營的監控，可以從總數據層層追溯到底層基礎業務情況，通過商業智能等系統對數據做出分析，為領導者提供決策支持。

（二）開票線上化

第一步，推廣開具人民幣和美元增值稅電子普通發票。由于航運物流企業的海運費大部分為美元結算，美元增值稅電子普通發票的需求非常強烈。據資料顯示，外匯局對網民關于“希望解決美元電子發票不能付匯”的留言時回復到，國際航運企業憑電子發票能夠支付美金，現行外匯管理政策法規沒有障礙。根據《國家外匯管理局關于印發服務貿易外匯管理法規的通知》（匯發〔2013〕30 號）所附《服務貿易外匯管理指引實施細則》第十二條，交易單證可以是紙質形式或者是符合法律法規規定且被金融機構認可的電子形式（資料來源，2019 年中國政府網）。

第二步，實現美元電子發票無需去銀行認證。美金電子發票和人民幣電子發票一樣可以直接網上支付。早在2018 年7 月，天津已經有貨代企業做到無需去銀行認證，直接就能憑美金電子發票線上支付美元?！皹se 通”平臺通過與中國銀行天津分行“航運在線通”合作，可以實現貨代企業支付美金無需去銀行柜臺認證，直接可以線上支付。2020 年1 月8 日，中國銀行上海市分行面向航運企業推出了“航運直通車”產品，能實現人民幣、美元電子發票在線支付。據了解，“航運直通車”產品通過全流程的線上平臺，一舉解決目前航運企業運費支付所面臨的高成本、多人力、長時間等實際問題，實現企業電子發票的信息化管理，提供真正高效、智能、便捷的金融結算服務。該產品使美元電子發票減少了實物校驗方面的限制，在實時、便捷、自動化、風險管控等方面取得了顯著突破，節約了航運企業人力、物力和時間成本，切實為企業帶來福利。

（三）收款線上化、核對自動化

開票線上化后，就是收款的線上化。不單是為了方便客戶，也是為了入賬能夠自動化，為了勾對的方便，也包括整個業務流程的可追溯。目前銀行的B2B 收付款業務，可以實現電子發票與平臺收款金額自動匹配，與企業業務系統數據自動匹配勾稽，并通過業務系統導賬自動生成會計憑證。

比如金蝶EAS 系統4.2 版本的電子回單模塊在技術上已經可以直接與銀行對接，實現回單自動下載、自動存儲、自動清分匹配。通過電子回單查詢功能可以查詢集團本部以及分支機構在不同的各類收付款指令的電子回單，并提供電子回單的打印功能。金蝶電子回單不但記載了客戶收付款的交易詳細信息，還加蓋了銀行電子回單專用章，以確保電子回單的真實性以及可認證性。

（四）建立電子檔案系統

將公司內會計檔案納入系統管理，實現會計憑證和電子影像的自動匹配、分冊，檔案歸檔、借閱等功能在系統內有跡可查的系統。實現企業實體檔案信息化，將企業的電子檔案和實體檔案進行關聯管理。解決財務共享模式下紙質檔案異地的采集、傳遞、借閱、管理等問題。

信息采集：通過電子檔案系統收集各個系統內的信息，實現憑證、賬簿、報賬單等減少失誤傳遞，提高工作效率。

憑證管理：檔案信息采集后，完成憑證與憑證附件匹配，提取憑證相關信息。

歸檔管理：將檔案的電子信息按傳統實物憑證裝訂方式進行分冊和歸集，實現檔案的電子化、集中化管理。

檔案管理：電子檔案可以對實物和電子憑證檔案進行檢索查詢、借閱等工作提供良好支撐。

（五）建立預算管理系統

1.預算管理信息化平臺的搭建包括預算組織架構、預算指標模型體系、業務規則的建立。

2.與業務系統、OA 系統、人事系統、財務系統接口相連，實現全面預算等信息化手段的集成應用。實現各成員單位、部門在線編制預算，預算數據共享。集團內部船公司預算系統與業務系統相連，得出預算箱量。集團內部代理公司便可根據船公司的預算箱量按照比例規則自動算出自身的預算箱量。在統一規范的全面預算管理下，各單位、部門通過網絡客戶端實現預算申報，由系統實現計算和匯總，職能部門在審核和綜合平衡后，完成年度預算的編制，并實行滾動預算，及時調整。

3.預算控制。通過與其他系統相連，滿足預算管理及時控制的需要，做到事前、事中、事后控制。

4.預算分析。實現準確及時的信息反饋，滿足多維度預算分析。

通過建立統一、共享的預算信息化管理平臺,為預算編制、分析、考核等提供數據支持，減輕企業預算編制過程中的編制、匯總、分析等工作量，極大程度地杜絕了人為錯誤的發生，對各部門監控力度增強，增強企業管理的規范性、效率性、合理性，提高企業的全面預算能力。搭建內控及風險管理系統，與企業業務系統、財務系統、OA 系統等集成，分為風險管理模塊、內控管理模塊、內審管理模塊。

（六）建立決策支持體系（BI）

1. BI 建設要有自身行業特色。從航運物流企業集團的各分子公司層面來看，船公司、貨代、船代、堆場倉庫等細分行業要有個性化指標，數據要與同行業上市公司對比，這些指標要能全面反應公司經營情況。

2. BI 重點在于數據分析。BI 是一個輔助決策的智能系統，它的核心就是幫助企業利用好數據，讓決策管理者隨時隨地獲取關鍵信息，讓決策者基于數字決策，最終提高決策水平。傳統的表格報表根本無法快速讓決策者識別是不是有問題，它只是羅列了一堆數字而已。在企業經營的過程中，決策者通過預警監控了解發生了什么，利用因素分析了解為什么發生，利用趨勢分析了解未來會發生什么，利用仿真模擬了解如果改變某種政策未來會發生什么。這就是BI 的核心價值。

3.展現方法。億信BI 要在各集團公司各部門領導的參與下，確定分析主題，建立分析模型。在設計過程中要考慮數據的顆粒度。BI 系統通過IT 技術支持，從財務系統抓取報表、資金等數據，從業務系統抓取箱量、航次等數據，從人力資源系統抓取員工、績效管理等數據，并與外部行業指標庫、風險預警指標庫一起建立數據庫。數據庫會包含公司歷年的數據，數據量比較大，要考慮數據容量和可擴展性。比如，未來有新的公司或業務加入，能否在現有倉庫模型的情況下導入。根據全面系統性、可操作性、實用性、動靜態結合性原則，通過數據挖掘、OFFICE 集成、OLAP 聯機分析做出不同的模塊。如管理駕駛艙、經營主體分析、預警模型、績效指標庫等。如圖1 所示。

圖1 集團BI 模型結構圖

（1）管理駕駛艙。根據集團各領導分管的不同板塊內容，隨時顯示職能相關的關鍵業務數據指標以及執行情況，以圖表的方式直觀地顯示重要指標，并支持“鉆取式查詢”，實現對指標的逐層細化、深化分析。從集團層面，可以分地區分析（境內、日本、東南亞等）、集團內細分行業分析（航運、船代、物流、人資等）、航運業競爭對手分析（上市公司報表數據可?。瑫r間上將本期、同期、預算數做對比。從各部門層面，顯示各部門關鍵指標，時間上將本期、同期、預算數做對比。如資產總額、毛利率、營業收入、利潤總額、歸屬于母公司凈利潤等重要指標。如圖2 所示。

圖2 億信BI 領導駕駛艙案例圖

（2）經營主題分析。經營主體可分為盈利主題、收入主題、成本主題、資金主題、損益分析主題、資產管理主題、人力資源主題等。搭建各主題的重點在于分析，而不是簡單的數字呈現。

通過列舉一家公司通過BI 展現的經營情況，可以充分體現BI 鉆取分析功能。根據實際數、預算增長率、同期增長率的對比，以及紅色警示數據，可以看出該公司經營利潤下降。不考慮其他因素，由經營利潤=毛利－銷售費用－研發費用－管理費用，且三項費用增長都為負數可推，經營利潤下降是由毛利下降所致。毛利率=營業收入－銷售成本，且營業收入為增，可推毛利下降是由銷售成本所致。點擊銷售成本實際數，可以看到左下細項占比，可見紅色的銷售分攤費（此主要指給銷售人員的提成）占比最大。點擊紅色銷售分攤，可得右下圖費用占收入比。根據實際、預算、去年同期對比，此圖展現了一家公司的經營情況，通過實際數、預算增長率、同期增長率的對比，得出哪個事業部影響最大。再往下鉆取，可以分析給各銷售人員的提成是不是與實際銷售合同簽約數相符。見圖3 所示。

圖3 BI 經營情況經營利潤分析案例圖

（3）預警模型。預警的目的是對企業經營活動中潛在的風險進行實時分析與控制，如過快增長預警、過快下降預警、虧損預警、財務風險預警、報表項目異常預警。BI預警模型可以包括杜邦分析模型、五維財務分析模型、盈虧平衡模型等。展現時，可以自動生成相應的文字分析，便于BI 使用者理解并做出決策，如同花順中五維財務分析功能。同時，在歷史財務數據的基礎上，分析各項指標的變動。若改變變量，預測企業盈利情況變化，確定企業未來的經營業務中的重點。如企業維持目前經營水平條件下的虧損預警、企業收入水平發生變化條件下的虧損預警、企業成本費用水平發生變化條件下的虧損預警等。見圖4 所示。

圖4 同花順五維財務分析案例圖

（4）績效指標庫。績效指標庫可包括集團關鍵指標庫、行業標桿指標庫、國資委績效評價指標庫。比如行業標桿指標可以包括航運、船代、貨代等行業的標準指標或均值，同時也包括各比率的計算公式，就像一本字典一樣，可供各使用者查詢，便于理解各項數據的含義以及相對是好是壞?？梢愿鶕\江航運集團自身情況決定是否需要建立。

4.總結。BI 系統是對數據的搜集、管理和分析的系統，將財務數據轉變成有用的信息，使企業各級決策者通過對信息的分析，做出對企業更有利的決策。據資料顯示，美國前500 的企業，90%已使用BI 等智能信息化軟件。億信BI 可根據需求提供固定分析模板，或者由使用者自行個性化編輯。同時，使用者可以通過瀏覽器、手機、平板電腦等多途徑，通過在線和離線的方式對權限內的功能進行瀏覽，更加智能化。

（七）完善集團資金集中管理

資金監控和檢查。集團總部應對集團所屬各公司的銀行賬戶進行監管，依托于銀行或者軟件公司提供的跨銀行資金管理信息平臺，對集團所屬公司銀行賬戶的開立、注銷、余額、交易等進行實時監管。公司開立銀行賬戶、銷戶時，只有在完成系統審批流程后才能進行會計核算；對于集團所屬公司大額資金支付采用短信通知的形式反饋給公司管理層，確保資金安全。測算集團所屬公司所需的基本運營資金，設立保有量，按月核對，若公司貨幣資金超過保有量，則定時發送通知，按月上繳。提高資金管理集中度。對于在結算中心開立賬戶的公司，考核結算中心賬戶資金日均余額占該公司所有資金日均余額的比例，以提高結算中心賬戶歸集資金量，提高資金集中度。定期對集團所屬公司進行資金管理制度執行情況的檢查，及時發現問題和預防風險，保障資金安全。

結算中心（資金結算管理）。資金結算中心可以增強公司集團資本經營意識，合理調劑資金，控制貸款模式，降低財務費用，同時還能加強內部資金監控。資金結算主要是公司日常的付款管理、收款管理和箱管票據管理。資金結算的效率和準確性會影響公司的現金流效率，進而影響企業的經營效率。資金管理系統中的支付結算中心可以讓支付效率提升，而支付效率提升是公司建立資金管理系統的初衷，支付功能也是資金管理系統的基礎和核心。在資金管理系統中，公司與銀行通過與銀行的銀企互聯，實現操作自助化，大幅度提升了資金支付效率。

四、結論和展望

集團化企業更需要走在財務信息化發展的前列，如何利用好現有的數據，充分利用好數據和信息的資源整合將是建設的重點。隨著信息基礎建設的進步以及財務人員相關能力的培養，公司財務可向財務共享中心發展。

財務共享中心建設前，企業多種工作系統并存，包括OA 系統、人力資源管理系統、檔案管理系統等，財務共享之后，信息系統整合容易造成數據重復錄入的問題，造成重復工作處理，增加了工作環節，降低了財務共享信息讀取的效率。信息系統整合的同時還要關注業務的納入范圍和標準，從而使得系統能夠符合業務要求。在解決信息化整合問題時，航運物流企業集團需要根據各企業業務特征，不僅針對核心業務，也要考慮到非核心業務，統籌企業資源并進行業務流程再造，提升企業的價值鏈附加值，增加信息化程度。

2013 年，財政部在頒布的《企業會計信息化條例》中表明，大型的企業集團應當充分利用現代計算機科學信息技術手段來幫助完善自身的財務工作，促進財務工作的信息化，大型的企業集團應當嘗試建立財務共享服務中心。次年，財政部又頒布了《財政部關于推進管理會計制度建設的指導意見》，在《意見》中明確提到，為了轉變傳統會計的核算職能，應當建設財務共享服務中心，來促進會計管理職能的有效實行。這些都為建設財務共享服務中心提供了政策依據。

伴隨著集團化財務管理要求的不斷提高、國資委內控與風險管控的要求以及證監會發債融資管理規范要求，對集團企業財務管理信息化也提出了更高的要求，一方面要強化現有財務管理信息化的基礎，力?？陀^性、真實性、標準化、規范化，為將來的財務共享和大數據分析提供支撐；另一方面信息化建設是新時代發展中企業管理升級和流程固化的卓越工具，必須抓緊機遇，全力運用信息化手段，跟上發展潮流，強化風險管控意識，積極建設財務共享服務中心，推動財務信息化快速發展。