從“資源”到“資產”：檔案數據資產治理模型初探

鄧文霞/上海大學文化遺產與信息管理學院

財政部2020年第97號文件《關于加強行政事業單位固定資產管理的通知》，直接將檔案列入固定資產，同時要求做好固定資產管理工作，有效盤活并高效使用固定資產[1]。2020年，中共中央、國務院印發《關于建構更加完善的要素市場化配置體制機制的意見》，將數據作為與土地、資本等并列的生產要素。這些都表明了“數據資產”這一概念已獲得了廣泛認可。將文件檔案管理置于數據治理的整體布局中，將檔案資產置于數據資產的總體規劃中，是應對經濟社會發展的重要舉措[2]。

自20世紀80年代我國發展市場經濟以來，檔案界就開始關注“檔案資產”這一新概念，主要聚焦于“檔案是不是資產”等問題。到1996年，相關研究更加深入，集中探討“檔案經濟價值的體現”“檔案資產評估必要性”等話題。中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》提出，“要推進政務信息資源的資產管理工作，完善信息資產評估工作”。到2009年，關于這方面的研究向實踐領域邁進，“電子文件資產”“國家檔案資產”“政府信息資產”等概念相繼提出。馮惠玲教授在多篇文章中指出，電子文件是極具價值的信息資產與知識資產[3]。安小米教授明確提出了文件資產、電子文件資產概念，系統介紹了ISO15489對文件資產性質的認定[4]。國外很少對檔案資產進行專門研究，大多是將檔案資產融入文件資產、信息資產的框架中進行綜合探究，并通過制定政策、標準和法規等保障和促進文件資產價值的實現。如，新加坡《電子交易法》（1998）提出電子文件是重要的業務文件及機構知識資產[5]；英國皇家文書局制定的《信息資產登記》（2000）明確提出電子文件是有價值的機構信息資源與資產；加拿大《政府信息管理框架》（2004）及《加拿大信息管理政策》（2007）提出電子文件應作為國家信息資源和資產進行管理；日本《JISC0909-1:2005-信息與文獻——文件管理》認為文件是機構的資產[6]。此外，國際標準化組織2001年出臺的《ISO15489文件管理國際標準》指出“文件含有的信息是有價值的資源和重要的企業資產”[7]；2011年出臺的《ISO30300信息與文獻文件管理體系：基礎與術語》進一步明確了“文件作為一種信息資源，是組織智力資本的一部分，因此也屬于組織的資產”[8]。在實踐方面，英國是商業運營政府文件資產的典范，據悉其每年公共信息的市場價值大約有5.9億英鎊，每年從公共信息的銷售、許可中獲得約3.4億英鎊的稅收[9]。隨著市場經濟的發展、知識經濟等新理念的引進、檔案與文件本身所蘊含的豐富經濟信息和科技知識的顯現、前期理論研究的沉積，檔案資產論應運而生，并開始與信息資產、知識資產、數據資產等新概念產生關聯[10]。

1 理論支撐：檔案資產論

此前，檔案學以及信息資源管理領域對于市場的研究往往局限于狹隘的特定領域，稍顯稚嫩的理論研究使其在面對復雜多變的資源難題時難以發揮作用，在處理市場經濟時代下檔案信息資源配置問題時因循守舊[11]。而檔案資產論是指從資產的角度切入進行檔案及其經濟價值的有關研究，是檔案學、經濟學、管理學等知識互聯共通所產生的新理論。具體而言，檔案資產論的作用體現在為“檔案數據資產”提供理論依據、為檔案數據從“資源”到“資產”的轉化提供理論指引、為檔案數據資產治理模型提供理論支撐。

檔案數據資產是檔案數據資源的對象化（對象到特定法律關系主體）和會計化（符合會計定義標準），在本質上是檔案數據資源的“資產化”，具體指主體對檔案數據擁有排他性的權利或者其他權益的經濟資源[12]。國務院第287號令《企業財務會計報告條例》第九條對資產的定義如下：“資產，是指過去的交易、事項形成并由企業擁有或控制的資源，該資源預期會給企業帶來經濟利益。”[13]而數據資產的定義為“企業及組織擁有或控制，能給企業帶來未來經濟利益的數據資源”[14]。檔案不僅能在企業中發揮經濟效益，還能帶來更廣泛的社會效益。定義的主體范圍擴大至企事業單位，即“檔案數據資產是在企事業單位各項活動中形成的，歸企事業單位所屬并受控的，歸檔保存的且能夠為企事業單位未來發展提供信息支持并產生效益的核心數據資源”[15]。

檔案資產論能指引檔案數據從“資源”轉化為“資產”。學界對于“檔案是否能成為資產”，最大的爭論點之一在于“檔案是否能夠被交易”。檔案資產論給出了答案：將檔案視為資產，并不是簡單意義上的買賣檔案，而是將檔案中所蘊含的豐富信息提取、凝練出來，轉化為知識，進而創造效益；尤其是在數字時代，檔案信息更易與物質載體分離，流動性也更強。換言之，交易的是信息，而不是原件。這一觀點在新修訂《檔案法》中也有所體現，檔案數據從“資源”轉化為“資產”成為可能。1996年《檔案法》第十七條指出“禁止出賣屬于國家所有的檔案”，2016年《檔案法》和新修訂《檔案法》都明確了“檔案復制件的交換、轉讓，按照國家有關規定辦理”。

檔案資產論能支撐檔案數據資產治理模型的構建。檔案資產論作為一種參照，能夠提供一種研究方向和論證思路，提高檔案數據資產治理中“定位問題的精確度”和“尋找對策的準確度”。檔案數據資產只有經過經濟學意義上的認定，方可發揮市場在檔案資產要素配置中的基礎性作用，體現其“價值”[16]。因此，檔案數據運營成本價值模型不可缺少。

2 實現轉化：檔案數據從“資源”到“資產”

過去的20年間，各機構的價值越來越與專有數據、商業機密、專利、技術版權和市場計劃等無形資產掛鉤，盡管它們并不能完全反映在機構的財務賬面數據上，但它們大部分以數據的形態存儲在信息系統或機構檔案中[17]。當前，檔案數據從單純的數據資源向數據資產轉化。筆者認為，這種轉化首先體現在檔案數據內涵的變化上，進而影響檔案數據的治理方式，最終導致“隱匿”許久的檔案經濟價值凸顯。

2.1 內涵維度變化

在功能維度上，檔案數據資源主要是記錄一些具體業務，并針對具體需求有目的地進行簡單的統計分析；而檔案數據資產則將進一步摸索檔案數據的服務、利用、商業模式，降低檔案機構成本與風險，增加機構及社會的所獲效益。

在范疇維度上，檔案數據資源多為機構內部所擁有的數據，如業務數據、人員信息等；而檔案數據資產則將在廣度和深度上都有所擴張。其數據規模會逐步擴大，囊括購買外部機構、企業的數據、獲取的用戶行為數據、各類傳感器的數據等；數據質量也逐級提升，按照重要性及優先級將檔案數據資產劃分為核心資產和非核心資產，劃分相應的共享開放范圍、使用權限、安全等級、存儲周期等，為后期檔案數據資產精細化治理鋪路。

在形態維度上，檔案數據資源不一定是電子化數據，且結構單一并保持一定的穩定性；而檔案數據資產完全是電子化數據，并且在結構化、半結構化、非結構化的數據存儲、計算、分析技術的支持下，檔案數據資產能以其多樣化的結構形態適應不同的場景和業務需求。

2.2 治理方式變更

就治理視角而言，檔案數據資源治理僅把數據當作輔助業務，關注點在于減少檔案數據所造成的業務損失，主要表現在于解決數據不準確、數據不完整、數據不一致等具體的“數據”相關問題。而在檔案數據資產治理中，檔案數據將上升為核心業務資產，關注的重點不僅是治理數據的問題，更是通過持續常態化運營檔案數據，挖掘檔案數據價值并驅動業務創新。

就治理內容和目的而言，檔案數據資源治理僅是為了全面有效地管理檔案數據并治理數據問題；檔案數據資產治理則更關注加速檔案資產流通并實現檔案數據增值，涉及檔案數據共享開發、檔案數據服務、檔案數據價值管理等活動。

就治理架構而言，由于檔案數據資產治理的對象是數據及數據關系，隨著數據量和數據關系復雜性的增加，獨立的業務邏輯急需整合。除了檔案人員，將還會需要一些專業的數據建模人員、架構人員、運營人員、分析人員等予以輔助治理。

就治理工具而言，檔案數據資產治理的工具也應更加豐富，力求打通、整合、融合各組件、各機構、各部門，實現集中治理數據問題、集中數據監控運維、集中數據服務運營。

2.3 經濟價值凸顯

檔案數據資產比檔案數據資源更強調、更重視能為企事業單位帶來經濟效益的能力，即具有能直接或間接使資金或其他現金等價物流入企事業單位的潛力[18]。具體體現在：第一，檔案數據資產能為企事業單位的部門管理、科學決策、資源控制等提供合理參考與依據，減少甚至消除企事業單位經濟活動中遇見風險的可能性，間接省去不必要的決策咨詢、風險處理等費用。第二，檔案數據資產能更好、更有保障、更有依據地流通，減少企事業單位重復投入勞動成本，提高企事業單位生產和經營效率。第三，檔案數據作為企事業單位在各項業務活動中形成的原始記錄，是企事業單位維護其資產權益的法律憑證，必要時可作為呈堂證供。第四，檔案數據蘊含的經濟、科技、文化等知識可作為企事業單位的生產要素重新投入到企事業單位的生產經營活動，為企事業單位創造可觀的經濟效益[19]。第五，檔案數據脫敏后的交易或其他合法數據資產交易事項能直接帶來收入。

3 困境所在：尚未確權、難以計量與交易困難

盡管檔案數據在理論層面越來越被視為核心資產并逐步釋放價值，但在相關治理實踐中各機構依然面臨著數據確權、價值計量、數據交易等方面的困境。

如，在數據確權方面，我國未從法律法規體系層面確認檔案數據的資產屬性，其保管權、所有權、開發利用權都無法得到全面保障。若權利未能明確，檔案數據資產所包含的各種利益也難以為主體所擁有和控制，而利益的缺失又會導致檔案資產發展的動力不足，經濟效益難以體現及得到關注，因此急需關注法律對于檔案資產的支持與作用。在數據交易方面，檔案數據獨特的高機密性也使交易過程中的隱私保護更加困難，對相關數據脫敏過程提出了更加嚴苛的要求，導致實踐操作中檔案人員產生“不做不錯”的錯誤思想，不愿嘗試與創新。受“檔案不可買賣”的影響，許多機構在交易與檔案有關的數據時略顯束手束腳，甚至相關文化產品的開發都受到影響。

此 外， 在價值計量方面，檔案數據資產并不像一般的有形資產可以精準計量。一是因為它是動態的，它的價值不僅僅局限于目前，更在于未來。檔案數據作為智力資產，其溢出效應使得未來經濟利益的流入難以預估，信息溢出、研發溢出等均可能造成智力資產盈利能力的不確定性[20]；而且當代科技飛速更新迭代、消費者需求變幻莫測，檔案數據孵化的產品所獲取的效益也具有高度不確定性。二是因為它的收益較“隱晦”，大多數情況下都無法直接變現。盡管研發項目投資、管理軟件投入等檔案數據資產成本容易確定，但諸如用戶黏性、用戶滿意度、檔案文化延伸等檔案數據資產效益難以精確量化。三是因為它的價值實現途徑較復雜，不易把握。如，依據檔案建立機構品牌文化、搭建良好互動平臺等活動都屬于長期、動態、持續性過程，難以追蹤所有成本投入和效益產出；許多情況下還得與其他機構的無形資產協同發揮價值，難以剝離拆分。因此資產計量在很長時間內被忽略，檔案數據空有“無形資產”之稱而無法計入財務報表。而當檔案數據脫離會計框架、無法被會計元素所衡量或描繪時，勢必會阻礙機構或企業將檔案數據資產管理納入戰略規劃，其對檔案數據資產管理模式的探索將受到影響[21]。

筆者認為，不能因為檔案經濟效益無法計量、交易困難就給檔案資產“判死刑”。諸多資產計量的科學性、精確度、可行性在會計學領域屬難點問題[22]，卻毫不影響它們“成為”資產。相關計量方法總是會隨著技術的發展、理論的創新而有所突破，檔案數據資產治理也會步入正軌。

4 解決途徑：檔案數據運營成本價值模型

圖1：檔案數據運營成本價值四象限模型

為解決檔案數據資產難以計量的問題，本文從檔案資產論的經濟學角度出發，借鑒相關知識，構想了檔案數據運營成本價值四象限模型（見圖1），以進一步厘清檔案數據在相關運營過程中價值的動態變化情況，從質的維度上計量檔案數據資產價值，為從量的維度上計量檔案數據資產價值奠定基礎。為認定檔案數據資產，可按照成本與價值的關系分析檔案數據運營情況，即付出運營成本獲取運營價值的過程。檔案數據運營成本包括檔案數據在接收、鑒定、存儲、利用等時所產生的成本。運營價值則在檔案數據實現機構、社會等的提質增效過程中體現。從檔案數據運營成本和檔案數據運營價值兩個維度進行切分，可將檔案數據運營劃分為四個象限，建立檔案數據運營成本價值模型。

其中，第四象限可認為是檔案數據運營的啟動象限，通常發生在行業數字化轉型初期。一般來說，檔案數據被訪問得越多，其產生的價值就越大。因此啟動象限的主要工作在于降低檔案數據的獲取和處理成本，主要任務是對檔案進行數字化和數據化，并將檔案數據作為關鍵要素融入各類業務，并更容易被訪問和獲取，以提升數據價值。但由于這一階段各類業務缺乏對檔案數據的描述標準，數據互通訪問困難，加之數據質量控制、安全保障等受人員操作熟練度、匹配制度等因素的影響，在初始階段很難達到預期成效，因此成本居高不下，價值卻很難凸顯。

待第四象限內各類檔案數據定義清晰，各項制度建立完成并開始穩定運營后，檔案數字化轉型基本成功，檔案數據運營將從第四象限轉向第一象限；如果失敗，則檔案數據運營工作停滯，進入第三象限。若檔案數據運營在第一象限上進一步發展，如建立線上或虛擬機構，則有可能進入第二象限，即檔案數據運營的理想象限，以數據的低邊際成本降低產品或服務開展成本。如，醫療影像檔案、診療記錄的數據化就以近乎為零的邊際成本實現了“數據多跑路、患者少跑腿”；隨著醫療影像檔案和線上病歷數據的進一步積累，加之人工智能技術的自主學習，機器智能閱片、虛擬醫院、家庭診療機器人都成為可能，醫療資源的低成本復制得以實現[23]。

檔案數據運營成本價值模型的設立有利于機構厘清檔案數據價值的動向，主要體現在：一是業務數據化是數據運營的起點，主要任務是將檔案數據作為關鍵要素融入各類業務。二是數據業務化是數據運營的目標，即基于檔案數據形成新的產品或服務，發揮數據低邊際成本的效用。三是數據業務化是運營價值倍增的持續過程，即打造檔案數據運營多級閉環，使價值隨應用場景躍遷，在多級閉環間螺旋上升。四是數字技術加速運營價值在象限之間轉移流動，因此要注重技術所帶來的原始驅動力[24]。