基于交通運輸信息資源特點的檔案管理與使用分析

李曉娟

(黑龍江省航道事務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150020)

1 交通運輸檔案信息資源的特點

“十四五”時期，交通運輸事業(yè)進入了全面建設(shè)人民滿意交通的發(fā)展新階段，以構(gòu)建國際先進的現(xiàn)代綜合立體交通運輸體系、促進區(qū)域與城鄉(xiāng)交通協(xié)調(diào)發(fā)展、推動現(xiàn)代交通運輸服務(wù)業(yè)發(fā)展和持續(xù)構(gòu)建和諧交通的載體為重點，已成為新時期交通運輸行業(yè)的重要工作內(nèi)容。新形勢下的交通發(fā)展推動了交通運輸檔案信息工作向縱深發(fā)展，檔案信息資源的使用管理也面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。伴隨大數(shù)據(jù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)進步，交通運輸檔案信息資源呈現(xiàn)出多樣化、廣泛化、大量化、細節(jié)化、數(shù)據(jù)化、電子化的特點，檔案信息資源的內(nèi)容組成愈加廣泛，數(shù)量眾多而且專業(yè)上更加細化，檔案信息的載體和來源渠道也趨向多樣化。充分了解交通運輸檔案信息資源的新特點，對于有效管理、使用交通運輸檔案信息資源，更好地服務(wù)于交通運輸高質(zhì)量發(fā)展、推進建設(shè)人民滿意交通具有重要意義。

1.1 檔案信息資源的組成趨向多樣化、廣泛化

交通運輸檔案信息資源一般包括公路、水路、交通運輸管理、港口、鐵路、航空、郵政等多種工作路徑所形成的檔案資料。具體而言，多為高速公路、普通國道、省道、縣道、農(nóng)村公路建設(shè)與管養(yǎng)檔案，道路運輸線路、站點設(shè)置及運營許可等檔案，航道、船閘的規(guī)劃、建設(shè)、管養(yǎng)檔案，通航水路施工及安全管理檔案，船舶設(shè)計、建造及維修檢驗檔案，港口規(guī)劃、建設(shè)及岸線資源檔案，鐵路規(guī)劃、建設(shè)檔案，航空產(chǎn)業(yè)發(fā)展檔案，交通建設(shè)項目質(zhì)量檢查驗收檔案，各類橋梁、航道、船閘、公路及航空客貨運場站、鐵路等重點建設(shè)工程項目檔案，以及有關(guān)交通運輸行業(yè)機構(gòu)、人員的專業(yè)資質(zhì)信息檔案和交通規(guī)費征收上繳檔案等。從以經(jīng)營管理和開展交通服務(wù)為主的企業(yè)角度，交通運輸檔案信息資源還包括其經(jīng)營管理的高速公路、橋梁、輪渡、公路及水路客貨運輸、項目咨詢、設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測等在經(jīng)營管理過程中所形成的眾多細節(jié)化檔案[1-3]。

1.2 檔案信息資源的數(shù)量眾多、門類細化

隨著交通運輸事業(yè)的迅速發(fā)展，交通運輸行業(yè)的工作職能在不斷地拓展細化，交通運輸檔案信息資源的數(shù)量、內(nèi)容、形式也出現(xiàn)了很多變化，由早期狹義的機關(guān)文件檔案為主，拓展到涵蓋交通運輸行業(yè)基建、養(yǎng)護、管理、科研、教學(xué)、合作交流等各個方面，數(shù)量眾多、門類細化，載體類型和保存方式也逐漸多樣化。比如，交通檔案中的行政執(zhí)法類、信用類、資質(zhì)管理類、規(guī)費管理類等；行政執(zhí)法類還可以細化為路政、航政、運政管理檔案，稽查與執(zhí)法檔案等；信用類包括工程招投標(biāo)檔案、工程質(zhì)量監(jiān)督檢測檔案、文明誠信檔案等；資質(zhì)管理類則包括建設(shè)項目監(jiān)理單位專業(yè)資格認證檔案、監(jiān)理人員專業(yè)資格認證檔案、船舶檢驗檔案等[3-5]。

按文件材料的形成性質(zhì)來劃分，交通運輸檔案信息資源可以概括為機關(guān)檔案、業(yè)務(wù)檔案、工程項目檔案、企業(yè)檔案、科技檔案等。其管理使用需遵循國家和地方檔案行政主管部門頒布的檔案管理規(guī)定和相關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準，如《機關(guān)檔案工作條例》《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《交通文件材料立卷歸檔辦法》《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等[4-6]。

1.3 檔案載體的數(shù)據(jù)化、電子化

隨著大數(shù)據(jù)的運用、計算機技術(shù)的發(fā)展，交通運輸檔案信息資源也在逐步數(shù)據(jù)化、電子化，從傳統(tǒng)紙質(zhì)、實物載體為主，發(fā)展為紙質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)、實物或樣本載體多元互補。隨著檔案信息資源電子化、數(shù)字化技術(shù)的引進和普及，尤其是近年BIM技術(shù)的實際應(yīng)用，使光碟、磁盤、閃存、云存儲等的使用也日趨廣泛。磁性載體多用于各類交通運輸重要會議、大型活動、科研成果、軟件文件、接待或公務(wù)訪問等所形成的文件材料；光介質(zhì)載體一般常用于存儲各種類型的音頻、視頻、圖片、文本、數(shù)據(jù)等；實物載體一般有樣本、印鑒、證書、獎牌、雕塑等。數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛運用在交通運輸行業(yè)各個工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，為交通運輸檔案信息資源的歸集和管理提供了迅速有效的技術(shù)手段和豐富靈活的利用渠道[5-7]。

2 檔案信息資源在交通運輸發(fā)展中的重要作用

黑龍江省交通運輸正在從“基本適應(yīng)”向“提質(zhì)增效”轉(zhuǎn)型，交通運輸檔案工作也需要跟蹤交通運輸事業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，為交通運輸高質(zhì)量發(fā)展提供及時、有效的檔案信息資源支撐。

交通運輸檔案是交通運輸行業(yè)機關(guān)事業(yè)單位、社會團體、企業(yè)以及個人在工作中完成的，對本行業(yè)和社會有歷史價值及參考作用的文字、圖表、聲像、軟件數(shù)據(jù)等不同形式和載體的內(nèi)容記錄。交通運輸檔案信息資源的科學(xué)管理，能夠保障交通運輸行業(yè)各項工作的順利開展，并顯著節(jié)省社會經(jīng)濟資源。交通運輸檔案作為工作記錄載體，既可以構(gòu)建交通運輸事業(yè)的歷史發(fā)展脈絡(luò)，又可以為交通運輸行業(yè)的不斷發(fā)展提供重要的參考和依據(jù)。在交通運輸事業(yè)的發(fā)展過程中，通過對檔案信息資源的合理開發(fā)和及時利用，有助于發(fā)揮既有工作成果和歷史文獻的社會經(jīng)濟效益，更好地推進交通運輸事業(yè)的科學(xué)發(fā)展[8-9]。

檔案信息資源在交通運輸發(fā)展中的重要作用一般體現(xiàn)在以下三個方面：

(1)有助于交通運輸系統(tǒng)及時高效地正常運轉(zhuǎn)。交通運輸行業(yè)發(fā)展迅速，且各部門職責(zé)清晰、分工明確、專業(yè)性較強。及時有效的檔案信息資源，包括各類電子文獻資源，能夠促進各部門之間的相互協(xié)調(diào)與合作，并且為整體運轉(zhuǎn)提供信息資源和數(shù)據(jù)支撐。

(2)能夠為交通運輸工程建設(shè)提供技術(shù)支持。公路、水路、鐵路、航空等交通運輸工程建設(shè)，將需要并產(chǎn)生大量的調(diào)查數(shù)據(jù)和工程技術(shù)文檔，包括社會經(jīng)濟發(fā)展分析資料、水文地質(zhì)勘探調(diào)查報告、工程設(shè)計文件、施工文檔等，這些技術(shù)信息資料是工程項目順利進行的基礎(chǔ)，而及時高效地分析和使用這些技術(shù)資源，不僅能夠為工程建設(shè)提供必要的技術(shù)支持，而且有助于降低成本、提高工程設(shè)計與施工效率。

(3)有助于交通運輸基礎(chǔ)設(shè)施與相關(guān)設(shè)備的正常使用和維護。在交通運輸系統(tǒng)的運營中，交通運輸基礎(chǔ)設(shè)施及相關(guān)設(shè)備不可避免地會出現(xiàn)各種病害和使用問題，而準確、完整的交通運輸檔案信息資源，能夠及時提供基礎(chǔ)設(shè)施和相關(guān)設(shè)備的基本結(jié)構(gòu)信息、維修歷史和重要參數(shù)，通過對檔案信息的分析，有助于迅速判斷病害或問題成因，查找癥結(jié)所在，并根據(jù)實際情況進行針對性的維修和處治，保障交通運輸基礎(chǔ)設(shè)施與相關(guān)設(shè)備的正常使用。

3 交通運輸檔案研究發(fā)展動態(tài)

2022年3月下旬，基于中國知網(wǎng)服務(wù)平臺的查詢檢索及統(tǒng)計分析功能，以關(guān)鍵詞“交通運輸”與“檔案”為設(shè)定條件，采用主題“交通運輸and檔案”或題名“交通運輸and檔案”進行精確匹配檢索，查找到的中文文獻總數(shù)為566篇。文獻的發(fā)表年度從1956年至2022年，時間跨度長達67年。從檢索文獻的歷年數(shù)量變化來看，早期的相關(guān)研究規(guī)模很小，在2007年之前，每年發(fā)表的交通運輸檔案類文獻不超過10篇，總體呈現(xiàn)一種小幅波動、略微上升的趨勢見圖1。

圖1 交通運輸檔案研究發(fā)展趨勢(資料來源：中國知網(wǎng)檢索—導(dǎo)出與分析)

自2008年開始，尤其是在2010年之后，交通運輸檔案類的研究文獻迅速增多。其研究內(nèi)容也隨之增加，涉及較多的學(xué)科領(lǐng)域，主要集中在檔案及博物館(33.14%)、交通運輸經(jīng)濟(17.49%)、公路與水路運輸(14.4%)，三個學(xué)科的累積比例達到了65.03%見圖2。近年來，隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展、信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展和交通運輸高質(zhì)量發(fā)展的需要。因此，在研究學(xué)科的分布上，目前“計算機軟件及計算機應(yīng)用”學(xué)科也有較多涉及(5.71%)，并呈現(xiàn)明顯的增長趨勢，同時學(xué)科交叉性顯著增強。

圖2 交通運輸檔案研究學(xué)科分布(資料來源：中國知網(wǎng)檢索—導(dǎo)出與分析)

從研究層次的分布來看，現(xiàn)階段的交通運輸檔案類研究主要側(cè)重于應(yīng)用研究，包括應(yīng)用基礎(chǔ)、開發(fā)及管理、工程項目管理、政策制(修)訂，而技術(shù)和理論層面的研究數(shù)量較少。總體而言，有關(guān)研究內(nèi)容雖然相對比較分散，研究深度也有不足，但如圖1、圖2所示，相關(guān)研究增長趨勢明顯，學(xué)科交叉性顯著增強。

4 交通運輸檔案信息資源的管理和利用

4.1 采用現(xiàn)代技術(shù)提高使用水平

要充分利用不斷發(fā)展的信息技術(shù)手段，提高服務(wù)水平。合理利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠有效提高工作質(zhì)量和工作效率。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠降低檔案信息資源的管理成本，而且能夠顯著提高檔案信息資源的查詢效率，從而促進交通運輸檔案信息資源的迅速查找、及時利用。

4.2 整合資源實現(xiàn)互聯(lián)互通

由于業(yè)務(wù)種類綜合交錯、工程項目點多面廣、時間跨度和學(xué)科跨度較大，導(dǎo)致交通運輸檔案信息資源相對分散，整合難度較大。對交通運輸檔案信息資源進行整合，符合便捷高效、低碳節(jié)能的基本要求。

目前檔案信息資源的整合主要有兩種方式，一是實體資源整合，二是信息資源整合。目前國內(nèi)采用較多的是信息資源整合，這種整合方式符合當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展的趨勢和要求。

信息資源整合依托于現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的運用，使檔案信息資源的歸集、利用能夠跨越時空的限制，具有很高的便捷性與靈活度。不同區(qū)域的檔案信息資源可以互通互聯(lián)，能夠真正實現(xiàn)并構(gòu)建跨越時空的檢索利用平臺。

4.3 適時更新和補充優(yōu)化檔案信息資源

整合交通運輸檔案信息資源的根本目的是為交通運輸發(fā)展服務(wù)。讓交通運輸檔案信息資源及時流動起來，才能更好地發(fā)揮檔案信息資源優(yōu)勢，服務(wù)于交通運輸?shù)母哔|(zhì)量發(fā)展。

交通運輸檔案信息資源管理部門必須兼顧各種檔案信息資源的不同利用方式和使用需求，及時更新和補充檔案信息資源，優(yōu)化其存儲結(jié)構(gòu)和使用流程，改進信息資源查詢方法，為用戶查找交通運輸檔案信息資源提供方便條件。

同時需要發(fā)掘檔案信息資源的潛在價值，在做好共性化服務(wù)的同時，積極提供個性化定制服務(wù)。在滿足大用戶對檔案信息資源規(guī)范化需求的基礎(chǔ)上，主動服務(wù)于其他用戶的個性化、多樣化需求。要從海量的檔案信息資源中積極發(fā)掘、提取高價值信息，運用現(xiàn)代統(tǒng)計、分析手段分類加工，使其變成綜合性較強，具有共性價值或特殊價值的信息資源產(chǎn)品，為交通運輸發(fā)展的科學(xué)規(guī)劃、建設(shè)、運行、維護等提供及時準確的信息資源支撐。

3 結(jié) 語

綜上所述，現(xiàn)階段我省交通運輸檔案信息資源的管理和使用，需要圍繞交通運輸從“基本適應(yīng)”向“提質(zhì)增效”轉(zhuǎn)型的實際，提高檔案信息資源的管理和使用水平，發(fā)揮交通運輸檔案信息資源的重要使用價值，實現(xiàn)和提升其社會效益和經(jīng)濟效益。目前，大數(shù)據(jù)、云計算、智慧交通和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，信息時代交通運輸檔案信息資源的收、管、用已經(jīng)被賦予了新的內(nèi)涵和新的需求，將為交通運輸檔案信息資源更好地服務(wù)于社會，服務(wù)于交通運輸高質(zhì)量發(fā)展，將檔案信息資源真正轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力提供充分的助力。