新時期檔案事業發展面臨的主要問題與對策
——以會計檔案管理為例

李青怡

（玉溪市紅塔區檔案館，云南 玉溪 653100）

0 引言

為全面推進檔案的治理、資源、利用、安全等體系建設，深化檔案信息化戰略轉型，強化科技和人才支撐，著力推動檔案工作走向依法治理及為開啟全面建設社會主義現代化國家新征程、實現第二個百年奮斗目標貢獻檔案力量，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱《規劃》）。《規劃》總結了“十三五”發展成效，指出了檔案事業管理面臨的形勢和挑戰，提出了總體要求及主要任務。《規劃》給予了我們很多指導，也讓各級各部門更深刻的認識了檔案管理的重要性。但在新時期下，形勢多變，任務有增不減，各項事業聯系緊密，對檔案管理的要求也越來越高，檔案事業的縱深推進也成了影響各項事業發展的支撐力量。檔案事業管理中，會計檔案管理雖然只是其中之一或者說是其組成部分，但也能通過分析具體來反映整體。因此本文僅以會計檔案管理為例進行分析，以期能給予相關人員參考。

1 會計檔案管理的重要性

會計檔案形成范圍廣，包含記賬憑證，總賬、明細分類賬等各類賬簿以及資產負債表、現金流量表等各類財務報告，是用于財務核算的專業性材料。這些材料主要記錄了各單位內部及相關單位往來的經濟事項，反映其經濟活動是否合理，是各單位的重要檔案。同時也是監督各單位經濟業務是否合理的重要憑證。除此外，會計檔案也是我國檔案的重要內容，具有檔案類別穩定、外在形式多樣等特點。會計檔案不僅為國家制定經濟決策提供重要信息，還在保護集體財產及執行我國的各類財政、財務及經濟紀律方面具有很強監督的作用。首先，從頂層方面來說，國家在考核全國的總體經濟情況，按計劃落實經濟決策，完成年初預算時就需要用到會計檔案，以其中記錄的數據為基礎進行匯總分析，從而制定或調整更有利于國民經濟發展的方案和決策。其次，每個公民和法人都有繳納稅收的義務，各類增值稅、所得稅、關稅等稅收是我國財政收入的來源。國家要保證財政收入，保證公民及法人做好稅收繳納，打擊各類經濟犯罪，維護公民和法人的合法權益，及時發現違法犯罪行為，確保我國經濟利益，這些都要發揮會計檔案的監督作用才能更好實現。從微觀方面來說，會計檔案能反映整個單位的經濟運行情況，特別是企業單位，通過對會計檔案的原始數據進行總結、分析，可以看出單位的經濟運行是否合理，其發展的方向是否符合單位需求，從而有利于單位負責人或者管理層制定更加有效的監督管理方案，促進單位向更好的方向發展。

2 會計檔案管理存在的問題

2.1 對會計檔案管理的重要性認識不足

當前，雖然很多單位對會計工作的重要性的認識已有很大提升，但仍存在著對會計檔案管理的認識不到位的情況，特別是基層單位或是小微企業。很多單位領導以為做好會計的核算工作，夯實了會計基礎，會計檔案也就能做好。領導的不重視，必然會導致會計工作人員認為會計檔案管理只是會計核算的簡單延伸工作，缺乏了對會計檔案的規范管理意識，從而也導致會計檔案與單位檔案規范化管理出現很大的偏差。

2.2 會計檔案管理不規范

很多單位因為認為會計檔案管理只是要做的保存憑證和賬簿就可以了，對規范管理的重要性認識不足，在工作中不設置檔案管理崗位，不存在檔案管理機構。有的單位相應的設置了會計檔案管理崗，但與崗位相關的設備設施嚴重不足，導致工作人員工作不符合管理規范，無法達到規范化管理的目的。有的單位增加了會計檔案管理崗位，相關的設備設施也都配備，但這些崗位都是由其他崗位工作人員兼任特別以會計人員居多，領導并不指派專人開展工作，因此記賬憑證、各類總賬、分類明細賬簿等檔案沒有進行合理保管，沒有按規范進行檔案的立卷，記賬憑證、各類賬簿和財務報表得不到科學整理，更無法正常的對記賬憑證、各類總、分類賬簿及會計報表及相關文件檔案進行甄別，已到期的會計檔案沒有得到及時銷毀。導致單位在對會計檔案的后續使用和參考借鑒無法獲取到完整的數據，給單位有效利用會計檔案造成困難，且無法作為決策的依據。

2.3 會計檔案管理人員素質有待提高

在很多單位，由于會計檔案管理只是被歸入財管管理的范疇，并且只是其中一個小部分，單位并沒有指派專業人員承擔會計檔案管理工作，沒有進行職業化管理，也沒有對相關工作人員進行業務技能培訓。很多單位的會計檔案管理崗位工作人員僅會簡單保管工作，缺乏規范化管理的基礎知識，也沒有檔案規范管理經驗，因此，工作人員根本沒辦法做到標準、規范的管理會計檔案。甚至還有不少的企業、事業及基層機關單位的會計檔案長期處于無人保管狀態，會計工作人員做完賬后，沒有不按要求進行移交，沒送到檔案室保管，檔案缺失缺漏時有發生。雖然財務管理工作包含了會計檔案的管理，但是二者并不等同，差別也很大，相關工作人員如果缺乏良好的技能，專業基礎不牢，沒有規范化管理，在很大程度上會影響會計檔案的總體利用率。所以應該引起相關負責人的重視。

2.4 會計檔案管理技術含量低

當前，全球信息技術都在快速發展，檔案管理不再是簡單的紙質管理，而是向更信息化、更智能化的方向發展。這種數字化管理模式提高了會計檔案的效率和可利用率。但一些單位仍是以保守的方式來進行會計檔案管理，以傳統紙質版管理為主，這種管理模式會增加保管場地，導致保管場所不足問題普遍存在。此外，管理方式落后，在借閱檔案過程中還需要慢慢翻找，調取時間過長，效率也降低了很多。因此，會計檔案信息化工作發展就會受到限制，對整個大局產生很多影響，嚴重制約行業的行進發展。根據我國的財經法規，已經生成的檔案必須及時歸檔，整理后完成裝訂，各類財務賬簿及報表要用計算機打印，并按規范要求進行填制。但我們現實工作中，大部分單位都普遍存在各會計期間的財務報表分開存放，會計材料移交不及時、不規范等問題。加之，檔案到期后，工作人員也沒有及時按要求進行清理，影響了會計檔案管理的工作質量。

3 改善會計檔案管理的措施

3.1 深入開展會計檔案管理工作的宣傳，提高規范檔案管理的意識

深入學習，各單位應積極組織本單位相關崗位工作人員認真學習會計檔案管理的相關規章制度。利用當前各類新媒體、交流工具如微信、QQ 等進行廣泛宣傳。各單位還應利用單位工作群和相關工作人員交流群上發布國家的法規和部門規章制度，使單位檔案工作者和會計工作人員都能了解并學習檔案管理的法規和制度，也提高單位負責人對檔案管理重要性的認識，從而達到良好的宣傳效果。讓單位負責人、會計工作人員以及檔案管理工作人員能自覺按規范要求做到遵紀守法，開展規范化的檔案管理工作。

3.2 加強對會計檔案管理專業人員的培訓， 提高工作人員的專業技能

早在20 世紀，我國高校就已設立了檔案管理學專業課程，為我國的檔案管理工作提供了一定的人才，但仍達不到相關工作需求。要想做好檔案管理工作，特別是會計檔案管理，在實際工作中，還需要各單位結合自身實際情況，加強對檔案管理工作人員的專業技能培訓，通過外派學習、組織本單位培訓、人才交流等方式來提升工作人員的業務技能，從而提高工作人員的素養，使檔案管理工作更加規范、專業。

3.3 制定完善科學的會計檔案管理制度

任何工作如果沒有一定的規范，沒有相應的制度去指導去約束，都很難達到科學規范的開展的，會計檔案管理工作也不例外。為了加強會計檔案管理，財政部國家檔案局先后發布了幾個版本的《會計檔案管理辦法》，最新版本是2015 年12 月發布的，自2016 年1 月1 日起實施。《會計檔案管理辦法》意在從國家層面去規范和加強會計檔案管理工作，完善制度層面，讓全國各企事業及機關單位能有法或依。除此外，各單位還需要因地宜，結合本單位的具體情況制訂本單位的檔案管理的職責，會計檔案的立卷、歸類整理、保存和調用等具體規范內容，以形成相應的制度，便于開展單位檔案管理[1]。

3.4 注重檔案管理細節，提升整體工作

會計檔案管理僅用制度來科學指導和約束外，還要從細節著手，提升整體質量：①規范憑證的裝訂。記賬憑證需按照時間順序，按會計期間歸類、合理整理后做好裝冊。裝冊時需要做記賬憑證封面，封面上還要記錄記賬憑證信息，同時加蓋印章。②完善交接事項。各類記賬憑證及會計賬簿等檔案信息在交接時均要科學合理的辦法好交接工作，保證交接材料齊全，移交人、交接收人以及監交人還應按要求進行簽字蓋章，以方便后續工作的開展，也便于責任的追查。③嚴格遵循國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》及其他相關規定，特別是會計檔案需要銷毀時，必須提交報告到會計檔案管理部門，會計檔案管理部門對需要銷毀的記賬憑證等檔案進行審查并同意后，相關工作人員才能開展憑證的銷毀工作，同時還應按銷毀辦法進行銷毀，避免會計信息泄露。④會計檔案要根據實際情況及需要及時進行信息化管理，對于紙質的記賬憑證、總分類賬簿等檔案不能盲目簡單電子化，要結合會計一體化的升級，選擇適合的機遇，按要求進行合理引入。

3.5 引入新技術，提高會計檔案管理的技術含量

當前，中國已經進入了新時期，檔案管理工作尤其是會計檔案管理工作形勢已有了很大變化，各項要求也逐漸增多，但有些單位對會計檔案數字化管理不了解，沒有合理的引入相關技術，會計檔案的管理仍停留在紙質化管理階段，對于數字信息的保管重視度也不高，導致檔案信息化管理跟不上。要適應當前新時代要求，會計檔案的管理必須在原有基礎上提高技術含量。如今，人工智能已應用到各行各業，會計工作也逐步引入了人工智能技術，很多企業、事業及機關單位已經實現會計一體化。這就要求我們的檔案管理要加強信息化水平，讓記賬憑證、各類總、分類賬簿實現數字化，做到檔案資源共享，建立起檔案信息數據庫。

3.6 加強對會計檔案檢查的力度

當前，很多單位已經意識到會計檔案管理的重要，也開展了相關工作，但由于沒有后續的檢查監督工作，很多工作都是流于形式，有制度沒落實，有規范沒嚴格遵守。因此，想要進一步規范單位會計檔案管理，提高其管理水平，以期達到現代化的管理水平，就需要加強對會計檔案管理工作的檢查力度。對會計檔案管理的檢查可以采用電話訪問、實地檢查、隨機抽查等各種形式結合的方式開展。特別是會計檔案管理的上級單位或部門，需要加強對下屬單位的檢查，實現全域覆蓋[2]。檢查的內容不僅包括對記賬憑證的裝訂是否規范、檔案保管是否到位、檔案移交手續是否齊全、還要對各類總分類賬簿，各種財務報告等檔案的編制和歸檔進行全方位多角度的檢查。檢查中如果發現問題，還應及時提出并要求相關責任人進行規范整改，指導其按規范進行檔案的編制、歸類整理、分類保存還要進行相關目錄的制作等。讓檢查成為規范的磨刀石，成為規范管理的催化劑。

4 結語

新時期下，會計檔案管理事業的發展有機遇也有挑戰，會計檔案的管理也窺一斑而見全豹，檔案事業也是如此，機遇與挑戰并存。檔案事業要一步一個腳印去發展，沒有捷徑選擇，各級管理部門的領導干部只有加強使命擔當，充分將所有檔案管理的專業人員及檔案管理的相關工作人員的積極性調動起來，讓他們牢記檔案管理的初心和使命，“擼起袖子加油干”。各級管理部門從大局出發，主動與國家的各項發展戰略結合起來，從各個層面著手，加強對檔案管理的工作進行全面客觀評判。我國檔案事業發展取得很大的成績，但在檔案法律法規、檔案信息化、檔案人才培養和檔案宣傳等方面還存在諸多困難與問題。本文以會計檔案管理為例將檔案事業的發展與新時期進行結合，從重視意識弱、法律法規保障功能不足、數字智能化建設水平不高、人才匱乏和宣傳工作滯后多個角度對檔案事業存在的問題進行挖掘和分析，也提出相應的對策，選題上具有一定的理論意義和實踐價值。但在具體研究中依然還存在許多不足，如研究深度不夠、細節處理不精，融合度仍欠缺等問題。首先就是研究深度不夠的問題，文中分別從重視意識弱、法律法規保障功能不足、數字智能化建設水平不高、人才匱乏和宣傳工作滯后探討了檔案事業的重要性，每個角度都沒有進行深入分析，導致內容及深度都不到位。同時因筆者知識水平不高，研究視野有限，雖然以會計檔案管理為例對新時期檔案事業面臨主要問題進行分析，但分析也不夠全面、深入，提出的對策建議也不成熟、不完善，還有待進一步商討與研究。今后，希望能有更多的學者關注檔案事業研究，并為檔案事業的健康、穩定、高速發展提出更有力的意見和措施，助力檔案事業發展。

參與文獻

[1] 段金榮.淺談新時期事業單位檔案管理與對策[J].科技經濟導刊，2020（8）：248.

[2] 呂爽.探析新時期如何加強事業單位檔案管理工作[J].赤子，2020（4）：172-173.