數字化背景下基于ERP優化升級會計信息化流程再造研究★
——以B公司為例

夏小華 黎傳熙

（1.東莞市貝特利新材料有限公司 2.廣東理工學院經濟管理學院）

一、引言

財政部2021年12月發布的《會計信息化發展規劃（2021—2025年）》提出：“十四五”時期，我國會計信息化工作的總體目標是，服務我國經濟社會發展大局和財政管理工作全局，以信息化支撐會計職能拓展為主線，以標準化為基礎，以數字化為突破口，引導和規范我國會計信息化數據標準、管理制度、信息系統、人才建設等持續健康發展，積極推動會計數字化轉型，構建符合新時代要求的國家會計信息化發展體系。由此可見，其中一項主要任務就是深入推動單位業財融合和會計職能拓展，加快推進單位會計工作數字化轉型。通過會計信息的標準化和數字化建設，推動單位深入開展業財融合，充分運用各類信息技術，探索形成可擴展、可聚合、可比對的會計數據要素，提升數據治理水平。這一規劃也為企業進行會計信息化建設指明了方向和路徑。

工信部2021年11月發布的《“十四五”信息化和工業化深度融合發展規劃》中披露信息技術在制造業研發設計、生產制造、經營管理等關鍵業務環節廣泛應用，全國工業企業經營管理數字化普及率達68.1%，五年內增加13.2個百分點，制造業數字化轉型不斷加速。并提出到2025年，企業經營管理數字化普及率達80%。

截至2021年，全國軟件和信息技術服務業規模以上企業超4萬家，累計完成軟件業務收入94 994億元，同比增長17.7%，兩年復合增長率為15.5%。表明近年我國工業企業信息化、數字化轉型加速，普及率顯著提升，企業信息化投入不斷加大。但同時我們不能忽視，從企業經營管理模塊來看，信息化水平差異巨大，生產制造、物流配送管理等與財務管理密切相關模塊的低普及率嚴重影響和拖累了財務部門在數字時代的財務職能發揮。如表1所示，客觀上表明大部分企業的財務管理信息化還是停留在初級階段，財務管理與業務管理脫節，流程斷點，未實現業務、財務之間的流程貫通，與國家會計信息化發展規劃的目標差距明顯，無法滿足穿透式監管和審計從企業數據生產系統中獲取底層數據的需求。

表1 2018年企業各經營管理模塊信息化水平情況

中小企業已然成為中國經濟發展的主力軍，呈現出集團化、品牌化發展的趨勢，在國內多地經營設廠，以滿足不斷變化的市場和客戶需求。但同時，企業管理的層級和維度增加，管理粒度變小，決策鏈拉長，資源無法有效調配，對客戶需求的響應開始遲緩，加上當前新一輪新冠疫情給企業運營和員工帶來影響和挑戰，企業管理層的認知和訴求也在變化。因疫情導致的區域封閉、員工隔離、居家辦公、預算有限、資源短缺以及管理層面臨的其他壓力，財務信息化管理需求和痛點集中暴發，一些公司已被迫轉向通過提高信息化水平來應對企業對財務部門日益增長的要求。在此背景下，結合信息技術和工具，進行管理變革和流程再造，以適應新形勢下的企業發展是此時大部分企業的必然之選。信息技術基礎上，以提高企業資源效能為系統思想，為企業提供業務集成運行中的資源管理方案。除包含生產計劃、制造、財務、銷售、采購等功能外，還有質量管理，研發管理，業務流程管理，產品數據管理，存貨、分銷與運輸管理，人力資源管理和定期報告系統。其發展歷程如圖1所示，當前ERP集信息技術與先進的管理思想于一身，是一種現代企業的運行模式，是企業在信息時代生存、發展的基石。

2.流程再造

流程再造由美國的邁克爾·哈默（Michael Hammer）于1990年在《再造：不是自動化，而是重新開始》中首次提出。企業再造的重點在于選定對企業經營極為重要的幾項業務流程加以重新規劃，以求其提高營運之效果，其目的是為了在成本、質量、對外服務和時效上達到重大改進。通俗來講，所謂“流程再造”，就是以工作流程為中心，重新設計企業的經營、管理及運作方式，在新的企業運行空間條件下，改造原來的工作流程，以使企業更適應未來的生存發展空間。圖2展示了企業流程再造的完整框架，它以一種再生的思想重新審視企業，并對傳統的管理學賴以存在的基礎——分工理論提出了質疑，是管理學發展史中的一次巨大變革。

二、理論基礎、文獻回顧與研究創新

（一）理論基礎

1.ERP

ERP企業資源計劃，指建立在

圖1 ERP的發展歷程

圖2 企業流程再造框架

3.企業信息化

企業信息化實質上是將企業的生產過程、物料移動、事務處理、現金流動、客戶交互等業務過程數字化，通過各種信息系統網絡加工生成新的信息資源，提供給各層次的人們洞悉、觀察各類動態業務中的一切信息，以作出有利于生產要素組合優化的決策，使企業資源合理配置，以使企業能適應瞬息萬變的市場經濟競爭環境，求得最大的經濟效益。應用的企業信息化管理系統主要有：ERP企業資源管理系統、MES制造執行管理系統、PDM制造過程數據文檔管理系統、CRM客戶關系管理系統、OA協同辦公系統等。

（二）文獻回顧

通過搜索CNKI發現，國內研究探討企業利用ERP和流程再造理論進行會計信息化實現業財融合的實踐研究文獻較少。截至2022年初，有相關文獻174篇，其中學術期刊49篇、學位論文121篇、會議2篇、特色期刊2篇。

當前研究主要集中在兩大方面：其一，理論層面，一些學者從會計信息系統的設計方面進行的研究，如楊周南教授在2004年所著《會計管理信息系統》和莊明來教授在2002年編寫的《會計電算化》，均是從會計信息系統分析和設計角度，全面論述會計信息系統各個模塊的設計理念、數據流程、業務流程。其二，實踐層面，一部分研究根據諾蘭模型對我國企業會計信息化發展的階段進行情況分析，發現問題，提出改善方案和未來發展方向及建議；一部分研究集中探討在企業信息化過程中具體實施ERP的方法、策略和風險點。和國內研究相比，國外的會計信息化發展相對比較成熟，根據CMA的報告，大部分企業已經完成信息化階段，正在向數字化轉型，50%以上企業正在推進或已落地實施大數據建設。

（三）研究意義與創新

本文旨在通過閱讀相關文獻資料，充實理論。重新規劃設計業務與財務核心流程，分析如何基于ERP系統實現業財融合，以及在ERP系統中對規劃設計業務和流程進行實操測試，關注過程中發現的漏洞或問題點，并針對性提出優化方案。

在財務管理模塊信息化應用達到84%，而生產制造管理信息化應用只有18%的現實情況下，本研究探討運用ERP和流程再造理論，實現業務模塊與財務模塊數據互通，建立財務數據標準和系統架構，提升企業整體信息化水平，對中小企業會計信息化建設有重要的現實意義。

三、研究設計

（一）案例選取

本研究以金蝶云星空V7.7企業版為基礎平臺，首先，根據流程再造方法梳理分析將企業流程劃分為從線索到收款、請購到付款兩大核心主干流程，同時將ERP系統中的業務單據與OA進行對接關聯，與審批流綁定；其次，對業務單據中的數據進行標簽化、顆粒化，建立財務大數據收集標準，形成可擴展、可聚合、可比對的會計數據。

當前國內金蝶、用友等廠商提供的ERP軟件功能已經覆蓋制造業經營管理中的方方面面，如圖3所示，各業務管理模塊與財務管理模塊通過單據鏈和流程緊密連接，數據互通，能夠很好的服務于企業內部管理需求，但是這些軟件功能、單據內容、流程和設計邏輯基本上都是滿足基礎的通用需求，實施時需要結合企業實際管理水平、應用環境進行相應的客戶化二次開發，以形成契合個體企業運營管理特征的ERP實施方案。

因此，需要運用流程再造的理論和方法，對企業各方面的工作流程進行梳理分析，識別出如采購、倉儲、制造、研發、銷售等價值鏈上與財務管理密切相關的核心主干流程、并結合ERP信息化邏輯進行重新規劃。研究基于能夠實現業務數據與財務數據互通互鏈的信息化工具ERP軟件作為研究對象，結合企業流程再造理論和方法，探索應用ERP軟件實現會計信息化，實現業財融合，并形成具體的、可落地、可實施的方案和建議。研究以生產企業B為案例，對其企業經營狀況進行介紹，在深入了解其經營流程和信息化管理情況的基礎上，確認當前經營管理流程的不足，然后以金蝶云星空ERP為信息化平臺，探索財務信息化流程再造，并提出建議。

（二）案例背景與問題分析

B公司2000年成立于中國改革開放的前沿廣東省廣州市，現發展成為在全國擁有三大生產基地和5家公司的小型集團化企業，總占地350余畝，擁有60多項授權發明專利，年銷售額6億元，主要從事用于消費電子產品的化學品研發、生產和銷售，產品服務于聯想、華為、三星等國內外企業，用于手機、筆記本電腦、平板等產品的生產制造。近年隨著公司業績的提升，生產基地的擴大，客戶需求的變化等，公司會計信息化管理方面的瓶頸開始顯現。

圖3 ERP系統中主要業務模塊與財務管理關系示例圖

1.軟件功能無法滿足財務集團信息化管理需求

公司早年上線的ERP以滿足單個主體財務核算的需求為出發點，結合單體工廠業務流程進行配置，且各工廠ERP系統完全獨立、多個賬套，無法滿足集團化財務管理訴求。集團內各主體間的交易日益頻繁，依然采用供應鏈模塊的采購訂單和銷售訂單流程交易，流程冗長效率低下，財務成本無法支撐多組織銷售報價的業務需求，同時還有會計科目層級和會計政策不統一，歸集口徑不一致，報表缺乏橫向可比性等問題。

2.財務流程與業務流程未能有效的線上融合

財務職能僅限于事后核算，對于公司業務的事前事中參與較少，ERP、CRM、OA等系統中業務流程與財務流程脫節，形成斷點。采購、生產、倉儲、銷售、研發等業務流程中的單據遺漏重要的財務會計信息要素，數據無法互通互聯，大量業務系統的單據和數據需要手工處理后才能被財務管理系統使用，直接導致財務人員賬務核算效率低下，財務數據無法滿足可擴展、可聚合、可比對的大數據分析與決策要求。

3.財務內部控制體系沒有融入業務流程

公司發展之初面對激烈的市場競爭，需要快速響應客戶需求，同時人員少，一人多崗，未能充分考慮企業內部控制規范的要求，所有流程以簡單快速為出發點，導致內控嚴重缺失。如銷售報價、銷售合同審批權限不合理；信用管理流程缺失，增加應收賬款風險；ERP系統單據自制自審；研發立項程序和項目資料缺失；財務無法及時準確核算項目的研發投入等。

四、案例探討與解決方案

B公司會計信息化流程再造的主要目的是數據互通互聯，實現業財一體化，實施過程中將ERP作為企業信息化的基礎平臺，CRM、SRM和OA等信息化軟件是財務流程和業務流程融合落地的主要載體和工具。

基于B公司規模不大、業務變化快，處于成長期的特征，在會計信息化全景規劃的基礎上，先搭建與主業相關的核心系統，從核心流程入手打通業務與財務之間流程連接，逐步提高會計信息化和數據標簽化程度，同時流程的優化要以公司整體最優，而不是局部最優為原則。根據流程再造理論，減少流程冗余環節和非增值節點，提高流程效率，將企業流程劃分為從線索到收款、請購到付款兩大核心主干流程，同時將ERP系統中的業務單據與OA進行連接，與審批流綁定。此外，對核心業務單據中的數據進行標簽化、顆粒化，建立財務大數據收集鏈，形成可擴展、可聚合、可比對的會計數據。

（一）結合信息化軟件的流程管理邏輯對崗位職責分工進行優化

全新升級后的金蝶云星空V7.7 ERP能夠實現多組織、跨組織核算，系統以單據來驅動業務流程，需保證實物流和數據流的統一，而在當前的崗位設置和職責分工下根本無法實現。以倉庫銷售出庫為例，此前設置倉庫賬務助理崗位，負責依據發貨通知單下推生成并打印銷售出庫單，以發起銷售出庫流程。設置倉管員崗位，負責依據打印的紙質銷售出庫單執行實物裝車發貨任務，這種分工必然導致ERP系統數據信息流滯后于實物流，導致ERP系統存貨結存數據無法及時更新，影響銷售人員對客戶訂單交期的評審。利用升級后的ERP條碼功能，通過倉管員發貨裝車時掃描貨物條碼發起銷售出庫流程并自動審核記賬，可實現實物流和數據流的統一，將賬務助理的崗位職責與倉管員進行合并，同時減少了賬務助理崗位人員成本支出。

（二）以財務數據需求為核心，對業務流程和單據進行優化

從財務數據需求出發，對業務系統流程單據信息進行全面檢查，補充完善財務所需的關鍵信息字段，將財務核算體系整合到采購、銷售、生產等供應鏈流程單據，實時反映、分析和監督業務過程，實現業務、財務之間的流程貫通，保證信息在流程中雙向順暢傳輸，提升財務數據質量、價值和可用性。例如在系統增加研發項目清單和研發項目投入預算信息，在研發領料單上增加研發項目字段，領料時選擇對應的研發項目，則系統自動生成記賬憑證時可直接將費用歸集到具體研發項目，并可直接產生研發項目實際投入和預算對比分析報表。

（三）將內部控制嵌入到關鍵業務流程，確保內控管理的有效落地和執行

充分利用信息技術進行數據的多源集成，實時提供內控流程管理所需信息，比如將費用預算數據集成到費用報銷單，實時呈現費用報銷人各費用項目的預算總額度及可使用的剩余預算額度，強化預算的過程管理；通過集成快遞公司的電子運單到ERP銷售出庫單據，實時更新物流信息,銷售人員方便快速追蹤訂單交付進展，財務人員可據此準確進行銷售收入確認，審計人員則可據此進行收入環節的審計測試程序；銷售訂單提交審批環節關聯客戶信用數據進行校驗，信用額度超標、貨款逾期的客戶訂單無法提交申請流程，同時展示具體的原因信息，落實信用管理的過程管控；信用評估環節，自動獲取第三方信用調查機構出具的客戶信用報告信息展示在信用評分單據里，為客戶信用評分提供了客觀、高效、翔實的信用資料。

（四）統一各信息系統同類基礎檔案信息的入口

基礎檔案信息是各種單據的核心要素，直接關系到財務數據的準確性和可比性。統一基礎檔案信息入口可以保證信息的及時準確唯一，這是會計數據可擴展、可比對的基礎。比如部門和人員信息由人事部門在CHR中新增和維護，客戶檔案資料在CRM中建立和更新，物料信息在PLM中新增和維護等，而以上新增或更新數據的申請流程則對接到OA中進行審批，申請批準后，基礎信息自動寫入到ERP等各種需使用該基礎信息的軟件中。

五、研究發現與研究成果

經過財務信息化流程再造，主要成果反映在兩大核心主干流程，一是線索到收款，二是請購到付款。

如圖4所示線索到收款流程，從銷售線索的發現到交易實現后的最終收款，通過由上到下的單據層層鏈接，以單據驅動流程，以流程驅動業務，打破了傳統的單純以業務為出發點的流程設計邏輯。將財務職能中信用管理、成本核算、收入確認、應收款管理、銷售發票、銷售收款等與業務流程和單據緊密關聯，財務系統根據業務單據自動生成會計記賬憑證，財務報表數據與業務數據可追溯可驗證。如圖5所示請購到付款流程，從需求請購開始到交易完成后的財務付款，在價格審批環節比對年度預算中的目標采購單價，實現預算與業務過程管理，將付款信息實時反寫到采購訂單，協助采購人員進行采購過程管理。此流程將預算、存貨核算、采購發票、應付款管理、采購款等與業務流程和單據緊密關聯，同理實現財務系統根據業務單據自動生成會計記賬憑證。

通過這兩個流程，事實上形成了覆蓋會計信息輸入、處理、輸出等各環節的會計數據標準，建立一套較完整的會計數據標準體系。主要特性如下：

（一）充分利用信息技術手段，將多種軟件進行對接，實現內外部數據的及時自動獲取更新，準確記錄和傳遞，為財務信息化建立了高效及時準確的數據鏈條，極大提高了財務核算效率。如通過銷售出庫單集成第三方物流信息和客戶簽收信息，財務收入確認的時點更準確快速，通過完善各種原始單據里面的會計科目、核算維度等字段，設置憑證生成規則和模板，在單據審核后可自動生成會計記賬憑證，高效快捷。

（二）通過關聯成本、利潤、信用、收款等會計信息到相關業務單據，將財務部分職能前移到相關業務崗位，提升了會計數據服務于價值創造的能力；同時也實現和完善了財務對業務的實時關注，參與到企業經營過程，財務了解經營，理解業務，更有針對性地提升對公司經營決策的財務支撐能力。

（三）實現財務和業務數據的標準化，多系統內外部數據的互通整合，構建了多來源、多維度、標簽化的大數據庫，通過數據分析報表快速獲得數據，實時反映結果，讓數據能在期望的時間內以恰當的方式準確呈現，財務數據價值得到有效發揮。

圖4 線索到收款全流程業財單據鏈接圖

圖5 需求到付款全流程業財單據鏈接圖

六、研究結論與啟示

信息化對中小企業而言是一種新工具，是讓企業突破瓶頸，獲得新發展的新途徑與新視角，而對于企業管理者或員工來說，信息化實施的同時進行流程再造亦是自我的突破與變革，識別和解決建議如下。

（一）企業管理者是否真的能接受信息化帶來的流程變革

流程再造意味著習慣、技能甚至權力與職責的變化，一方面，員工的接受、理解和配合程度預示著變革阻力的大小，另一方面，管理者的決心或者態度決定著流程再造的成功與否。流程再造后，業務單據的格式內容以及審批節點等都可能發生變化，員工需要學習適用甚至改變工作習慣，甚至部分人員因崗位職責兼并而失業，這很容易產生抵觸情緒，這里需要公司對員工進行充分的培訓和溝通，管理者積極參與和使用新的流程，在帶頭引導員工時，給員工帶來一種受領導重視和關注的氛圍。而作為管理者自身需要堅定決心，認識困難，財務信息化流程再造也許會帶來短期的不安和抵觸，甚至會短時間影響業務的執行，但長遠來看，會提升企業的財務對業務的支撐能力，幫助企業獲取更好的收益。

（二）信息化和流程再造都需要專業人才支撐和持續的投入

每個軟件系統都要專業人才進行實施和維護，這直接影響項目的進展與結果。當今市場上與企業需求相匹配的信息化人才非常稀缺，企業應提前做好人才規劃與儲備，培養合適且專業的信息化人才。軟硬件則是人力成本支出之外的最大投入，需要較大的資金，建議在企業效益較好、業務穩健的情況下推行。

（三）財務人員要轉變認識并主動學習更多的信息化知識和技能

財務是企業信息化推行的前沿陣地，更是大多數中小企業會計信息化的主導者，其認知和見識一定程度上影響企業會計信息化的水平。很多財務人員受單純財務功能軟件甚至EXCEL的影響頗深，對業務流程缺乏理解，處在狹隘的會計核算和數據報表認知中，成為了會計信息化的阻礙。主動學習，提升技能，轉變認知，財務人員才能在數字時代迎難而上，立于職業發展的新高度。