淺析國有企業(yè)檔案鑒定工作存在的問題及應(yīng)對策略

董志梅

（北京航天長征飛行器研究所，北京 100076）

企業(yè)檔案是記錄企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動的重要資料，優(yōu)化國有企業(yè)檔案鑒定工作，不僅有助于提升企業(yè)檔案資源的質(zhì)量，還有助于提升企業(yè)檔案管理水平。檔案鑒定工作是由產(chǎn)生檔案的企業(yè)組織，以檔案規(guī)章和本企業(yè)的保管期限為依據(jù)，分析檔案價值，將有留存價值的文件重新整理，對無留存價值的文件進(jìn)行銷毀的管理活動。檔案鑒定的目的是優(yōu)化企業(yè)檔案資源，提升企業(yè)檔案資源質(zhì)量，讓其助力企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。檔案鑒定工作的質(zhì)量是衡量企業(yè)檔案管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。做好檔案鑒定工作有利于提高企業(yè)檔案工作質(zhì)量，有利于合理配置企業(yè)檔案資源。由于檔案鑒定工作強(qiáng)度大、要求高，成為檔案管理工作中最富挑戰(zhàn)性的工作。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)中各類檔案數(shù)量隨之加大。因此，正確處理好檔案館藏?cái)?shù)量與質(zhì)量的關(guān)系，檔案鑒定工作就顯得更為重要。

一、國有企業(yè)檔案鑒定工作概述

檔案鑒定工作是一項(xiàng)貫穿于檔案文件生命周期始終的系統(tǒng)性工程，可分為兩個階段：第一階段是在歸檔前進(jìn)行的，即由課題或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在檔案部門的協(xié)助下，對將要?dú)w檔的文件進(jìn)行鑒定，鑒別文件的價值，確定存舍，并根據(jù)文件價值的大小劃分其保管期限和密級；第二階段是在檔案管理過程中進(jìn)行的，其主要任務(wù)是對已到保管期限的檔案重新審查鑒定，銷毀或調(diào)整密級，即將失去保存價值的檔案挑選、剔除、銷毀或降密保管。這兩個階段的鑒定工作是互相聯(lián)系、相輔相成的。歸檔前的鑒定是檔案管理工作的基礎(chǔ)，檔案管理過程中的鑒定是前一階段檔案鑒定的繼續(xù)和完善。篩選文件和劃分保管期限是企業(yè)鑒定工作的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。檔案鑒定工作的重點(diǎn)是要做好內(nèi)容價值鑒定，通過直接鑒定法、形式鑒定法和條目鑒定法，對檔案保管期限，檔案真實(shí)性和準(zhǔn)確性，以及檔案密級進(jìn)行鑒定。國有企業(yè)檔案鑒定工作流程圖詳見圖1。

圖1 國有企業(yè)檔案鑒定工作流程圖

二、國有企業(yè)加強(qiáng)檔案鑒定工作的意義

（一）檔案鑒定工作是合理配置企業(yè)檔案資源的基礎(chǔ)

檔案管理工作包括檔案的收集、價值鑒定、整理、立卷、保管、提供利用、銷毀鑒定、統(tǒng)計(jì)等多項(xiàng)內(nèi)容。其中，價值鑒定作為基礎(chǔ)性工作，對提高檔案工作的科學(xué)管理水平，有效合理地配置檔案資源，促進(jìn)檔案管理各項(xiàng)工作有序開展具有十分重要的作用。

（二）檔案鑒定工作是決定檔案取舍的重要手段

檔案鑒定的結(jié)果之一就是要剔除那些已過保管期限且無保留價值的檔案。檔案鑒定工作質(zhì)量的優(yōu)劣，直接關(guān)系到檔案的存毀、檔案工作的質(zhì)量和企業(yè)的效益。檔案管理人員要樹立精品檔案的意識，改變只進(jìn)不出的現(xiàn)象。在具體的檔案鑒定工作中，需要鑒定人員準(zhǔn)確地對檔案的價值進(jìn)行鑒定，避免偏頗，防止有價值檔案流失，真正發(fā)揮檔案的自身價值。

（三）檔案鑒定工作是優(yōu)化企業(yè)檔案資源的有效途徑

通過對檔案的去粗取精、去偽存真，在剔除、銷毀無保存價值的舊檔案的同時，可盤活館藏檔案資源，使部分企業(yè)檔案由“死檔”變?yōu)椤盎顧n”，能提升企業(yè)檔案的質(zhì)量和利用價值，緩解檔案數(shù)量多與檔案庫房和檔案設(shè)備緊張的矛盾，釋放有限的檔案存儲資源。優(yōu)化后的檔案資源，在方便利用的同時，也最大限度地保證了檔案的安全。

三、國有企業(yè)檔案鑒定工作中存在的問題

（一）檔案管理人員管理意識落后

一是部分檔案管理人員對檔案鑒定工作的目的、內(nèi)容認(rèn)識并不到位，普遍認(rèn)為檔案鑒定是在檔案保管期限過期后，將它理解為檔案管理的最后一個步驟，需要銷毀檔案時才要做的工作，致使檔案價值鑒定工作長期處于滯后的狀態(tài)。不少企業(yè)的檔案庫房出現(xiàn)爆滿，檔案堆積如山無處安放的現(xiàn)象。二是部分檔案管理人員對鑒定工作的重要性和意義認(rèn)識不到位。不少檔案管理人員的檔案鑒定知識匱乏，認(rèn)為鑒定工作不是檔案主業(yè)，可有可無，在思想上不重視。

（二）檔案鑒定歸檔前期把關(guān)不嚴(yán)

歸檔前的鑒定工作非常重要，卻最容易被忽略。作為工作的前端，只有嚴(yán)格把關(guān)，才能為后續(xù)工作打下良好的基礎(chǔ)。但在實(shí)際工作中，部分企業(yè)的檔案部門并沒有真正意識到檔案初始鑒定的重要性，沒有認(rèn)真對待檔案鑒定工作，有的企業(yè)甚至從未開展過歸檔前的檔案鑒定工作。檔案管理人員在歸檔階段的鑒定并沒有真正負(fù)起責(zé)任，這樣勢必會給后續(xù)的檔案鑒定工作增加負(fù)擔(dān)，浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力。

（三）照單全收，重藏輕鑒

“豐富”是檔案館藏驕傲的標(biāo)簽，收藏檔案多多益善。然而，日復(fù)一日，保存不免泥沙俱下。由于豐富館藏的這種片面認(rèn)識，盲目地接收本不應(yīng)進(jìn)館的檔案，使得檔案數(shù)量龐大，無形中降低了檔案質(zhì)量。以某航天企業(yè)為例：在2015年~2020年的五年間，科研、基建、設(shè)備、會計(jì)等各門類檔案文件歸檔共計(jì)增加54161份，鑒定檔案文件（含電子文件）數(shù)量僅為1890份（見圖2）。這種重藏輕鑒的行為，造成“檔滿為患、玉石俱存”的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案利用效果和檔案管理效率低下。

圖2 某航天企業(yè)檔案鑒定情況統(tǒng)計(jì)

（四）檔案鑒定制度不完善

目前，檔案的各種鑒定標(biāo)準(zhǔn)偏重于文書檔案，而針對企業(yè)科技檔案門類的標(biāo)準(zhǔn)制度還相當(dāng)薄弱。例如，保管期限、密級劃分較粗放，條款也過于簡略；檔案文件只有定密，而沒有規(guī)范化、制度化的降密和解密要求等。另外，上級檔案部門雖制定了相關(guān)檔案鑒定制度，但在本單位的實(shí)際工作中沒有詳細(xì)配套的管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則，可操作性較差，由此導(dǎo)致鑒定工作問題越積越多，管理混雜，成為國有企業(yè)檔案管理工作中的瓶頸。

四、國有企業(yè)檔案鑒定實(shí)踐工作案例分析

某國有航天企業(yè)的科研單位的檔案主要包括文書、科研、基建、設(shè)備等門類檔案。以下為其檔案鑒定工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

（一）成立檔案鑒定工作組

由單位主管領(lǐng)導(dǎo)、總設(shè)計(jì)師、專業(yè)技術(shù)人員、項(xiàng)目主管人員、檔案管理人員組成檔案鑒定工作組，協(xié)同合作，運(yùn)用雙重支點(diǎn)方法，對內(nèi)容和技術(shù)進(jìn)行專業(yè)鑒定，綜合考量。

（二）制定檔案鑒定管理制度

依據(jù)國家檔案局頒布的標(biāo)準(zhǔn)，該企業(yè)制定了《重大項(xiàng)目實(shí)施細(xì)則》《文書檔案管理辦法》《科研檔案管理辦法》《設(shè)備檔案管理辦法》《會計(jì)檔案管理辦法》等一系列檔案管理制度，進(jìn)一步明確規(guī)定了檔案歸檔范圍、密級和保管期限。

（三）確定檔案鑒定范圍

該企業(yè)以各門類檔案歸檔范圍、密級和保管期限為依據(jù)，開展檔案鑒定工作。根據(jù)歸檔范圍，確保檔案“歸有依”；根據(jù)保管期限，確保檔案“銷有據(jù)”。

（四）明確鑒定工作原則

對于歸檔前的鑒定，是根據(jù)各門類檔案的歸檔范圍表，進(jìn)行篩選，甄別，確定檔案歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性。對于已過保存期限的檔案進(jìn)行鑒定，則根據(jù)各門類檔案的保管期限進(jìn)行鑒別。比如，設(shè)備儀器檔案保管期限原則上與設(shè)備儀器使用壽命相同；基建檔案保管期限原則上與建筑物壽命相同；專利證書保管期限原則上以專利保護(hù)期限為鑒定依據(jù)。但具體問題還需具體分析。比如，科研檔案，項(xiàng)目立項(xiàng)及審批文件以保留為原則；項(xiàng)目中期檢查報告以保留為原則，項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收報告、工作報告、專家評審意見等以保留為原則。

（五）形成鑒定結(jié)論

召開鑒定工作會。在會議結(jié)束后，形成鑒定工作報告及鑒定結(jié)論，由鑒定工作組組長及相關(guān)人員簽字。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注；對確無保存價值的檔案，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷毀處理。

五、國有企業(yè)加強(qiáng)檔案鑒定工作的應(yīng)對策略

（一）建立檔案鑒定工作管理體制

國內(nèi)外經(jīng)驗(yàn)表明，企業(yè)檔案鑒定批準(zhǔn)處置權(quán)的集中，有利于保證文件價值評判的全面性、專業(yè)性。專門的鑒定機(jī)構(gòu)和人員的設(shè)置，有利于對檔案鑒定工作的宏觀控制。企業(yè)可以嘗試設(shè)置檔案鑒定工作委員會，主管檔案鑒定工作。成立相關(guān)的檔案鑒定小組，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、單位主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員、檔案人員等組成，主要負(fù)責(zé)檔案鑒定及銷毀的審定工作。實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，負(fù)責(zé)檔案鑒定銷毀工作，負(fù)責(zé)起草檔案鑒定工作計(jì)劃，制定計(jì)劃表，確定鑒定工作循環(huán)周期。撰寫、提出檔案鑒定銷毀意見和具體實(shí)施方法，并提交檔案鑒定工作委員會領(lǐng)導(dǎo)審批，確保鑒定工作高質(zhì)、高效、有序開展。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的鑒定人才

檔案價值鑒定工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作。檔案人員不但要掌握專業(yè)知識，熟知檔案業(yè)務(wù)，還要不斷地學(xué)習(xí)與檔案有關(guān)的知識，豐富鑒定經(jīng)驗(yàn)。因此，注重和培養(yǎng)高素質(zhì)的鑒定人才是企業(yè)檔案管理工作中的重點(diǎn)。檔案鑒定人員要有計(jì)劃地進(jìn)行系統(tǒng)的知識更新學(xué)習(xí)，可通過自主學(xué)習(xí)、鑒定培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)分享、參觀等多渠道不斷擴(kuò)展自己的知識面，提升自身的綜合素質(zhì)。熟練掌握檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)知識，了解被鑒定檔案產(chǎn)生的背景，使用全面的觀點(diǎn)來鑒別檔案。

（三）采用先進(jìn)的檔案鑒定方法

傳統(tǒng)的檔案鑒定大多采取內(nèi)容判定檔案價值的方法。當(dāng)前，大量電子文件的產(chǎn)生具有不同于傳統(tǒng)檔案的新特點(diǎn)，其鑒定方法也必然要發(fā)生改變。建議采取國際上認(rèn)可的雙重支點(diǎn)方法——內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定并用。用內(nèi)容鑒定解答“哪些文件需要保存”問題，用技術(shù)鑒定解答“這些文件應(yīng)當(dāng)保存多長時間”問題。內(nèi)容鑒定是核心，包括歸檔前鑒定和到期鑒定。前者是劃定文件的保管期限，后者是確定是否有繼續(xù)保存的價值。技術(shù)鑒定是保障，主要對電子文件信息的真實(shí)性，對傳統(tǒng)檔案有效性進(jìn)行檢測。從檔案歸檔之初，就要對進(jìn)館檔案進(jìn)行全方位把控，并將雙重支點(diǎn)法貫穿于檔案的全生命周期。

（四）完善檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)制度

檔案的鑒定需要依據(jù)不同的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，全方位審視檔案本身的特點(diǎn)。單一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)往往無法判斷檔案的真正價值。因此，企業(yè)需根據(jù)自身的特點(diǎn)，采用“多元化”的鑒定標(biāo)準(zhǔn)開展檔案鑒定工作。制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以反映企業(yè)生產(chǎn)研制活動為出發(fā)點(diǎn)，以分析檔案內(nèi)容為中心，結(jié)合工作性質(zhì)、活動范圍和所處背景，同時考慮責(zé)任者、密級、產(chǎn)生時間、名稱、外形特征等因素。檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的完善、工作程序的優(yōu)化可以促進(jìn)鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。針對企業(yè)科研檔案、質(zhì)量檔案、基建檔案等重點(diǎn)門類，應(yīng)制定出便于檔案鑒定工作開展的工作程序、操作實(shí)施細(xì)則，使其具有可操作性，減少鑒定人員的主觀隨意性，使鑒定工作的各個環(huán)節(jié)都有法可依。

（五）創(chuàng)新鑒定工作技術(shù)手段

面對巨大的檔案鑒定數(shù)量和現(xiàn)在檔案文件電子化的發(fā)展趨勢，手工鑒定已難堪重負(fù)，要突破傳統(tǒng)的檔案鑒定手段，利用電子文件管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代信息技術(shù)輔助檔案鑒定已成未來發(fā)展的趨勢。采用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，將大量的電子文件整合為一個完整的檔案管理平臺，利用電子文件管理系統(tǒng)自動鑒定功能進(jìn)行檔案鑒定工作，將是未來鑒定工作的研究方向。未來檔案鑒定范圍將不在限于存毀處置，電子文件和檔案信息化的技術(shù)鑒定也都將“涌”入。原文數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)字化的應(yīng)用將為檔案鑒定工作帶來無限發(fā)展空間。

六、結(jié)語

檔案鑒定是檔案管理工作十分重要的環(huán)節(jié)。檔案鑒定工作對于檔案管理效率的提升和檔案資源配置的優(yōu)化，具有重要意義。積極采用信息化、數(shù)字化的管理方式和手段，定期對檔案資源進(jìn)行鑒定優(yōu)化，是今后打造“貨真價實(shí)”的精品檔案的重要措施。