會議工作需要“畫面感”

饒磊

會議工作是一項政治性、全局性、系統性都很強的工作，也是一項多環節、重細節的工作。組織者應以一種身臨其境的狀態在腦海中持續投射會議組織的每一個環節、每一處細節，在會議組織過程中保持視覺想象力，主動運用“畫面感”做好會議工作。

制訂方案時勾勒畫面

會議方案是會議組織安排的“綱”，是辦好一個會議的基礎和前提。要想在一個較短的時間內，制訂出一份高質量的會議方案，就必須學會在頭腦中“主動作畫”，將會議各要素作為線條，從而較為系統地勾勒出會議的基本框架。

在選擇會議時間時，應結合當前實際工作需要，根據出席領導及參會人員日程安排來確定合適時間，避免出現重要參會人員不能參會的情況。

在選擇會議地點時，要根據會議主題內容、參會人員范圍和數量等，權衡所選會議場所空間是否合適。

在確定參會人員范圍時，參照以往類似會議，再對照本次會議主題內容來調整確定參會范圍。

在擬訂會議議程時，要把領導意圖和實際需要結合起來，擬訂出合理的議程安排。

在新聞報道方面，應結合慣例和會議具體情況確定報道的內容和要求。

在任務分工方面，要將會議籌備需要的材料，涉及的會務工作和疫情防控等各項內容做一個模塊化的梳理，堅持定人定崗定責，細化任務分工、明確操作細節，確保會務工作銜接緊密、運轉流暢。

會議籌備時完善畫面

會議籌備過程中，要按照會議方案的謀劃，添加更具體的“分鏡頭”，將這些零散的、無序的、模糊的輪廓組合成完整的、有序的、清晰的無限接近真實狀態的畫面。

在席次安排方面，要根據整理后的與會人員名單合理安排席次，同時結合視覺想象視情調整布局，確保席次安排妥當合理。

在參會人員動線等方面，要站在參會領導和與會人員的角度檢查會場，模擬相關路線安排，確保入場標識清晰、指引明確。特別需要注意的是，在會議中如有投票、頒獎、授牌等環節，要做好溝通和引導，確保人員走動順暢、便利，拍攝出來的畫面得體。

重大會議活動尤其是涉及議程較復雜、環節較多的會議，會前必須進行全要素演練，逐項推演各個細節，強化重點環節的配合銜接，對落實不到位或流程不順暢的地方及時進行調整。

會議進行時呈現畫面

會議一旦開始，就是一幅幅畫面的連續呈現，必須確保其流暢度和清晰度。

在會議開始前，要按照檢查清單逐項認真進行會場實地考察，避免出現干擾畫面的意外情況。要著重檢查會場燈光、音響、話筒等設施設備是否正常，空調溫度是否合適，會議材料擺放是否準確到位等。

此外，要預先考慮會議中可能出現的各種變化或意外情況，如音響設備故障、會議材料缺失、緊急醫療服務需求等。這些情況都要做好應急預案，穩妥應對，確保畫面持續順暢。

會議過程中，要著重關注主持人、參會領導和與會人員的需求，要感受會場溫度變化、音控調節、視頻畫面等情況，及時作出反應調整。

只有精準規范做細會前檢查，緊張有序做好會場保障，穩妥快速處置突發情況，才能確保會議畫面精彩呈現。