企業(yè)人事檔案管理在人力資源中的作用

秦翠紅

摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，市場對于人才的需求越來越大，對于人才的各方面要求提高。人事檔案4是企業(yè)人力資源管理的一部分，它集中體現(xiàn)了個人身份、各類經(jīng)歷等方面，是體現(xiàn)個人整體素質(zhì)的重要憑證，同時它又與個人的薪酬待遇、社會關(guān)系等緊密掛鉤，是個人信息的集中體現(xiàn)，具有法律效用。本文對人事檔案在企業(yè)管理中的作用進行分析，根據(jù)其特點，探討如何加強企業(yè)人事檔案管理。

關(guān)鍵詞：人事檔案;企業(yè)管理;措施

引言：人事檔案在現(xiàn)在企業(yè)管理中的地位日益提高，企業(yè)也相應(yīng)開發(fā)設(shè)置了一系列規(guī)范的達標整理體系，深入挖掘人事檔案管理帶給公司的價值與利益，尤其是在人力資源開發(fā)中的突出作用，最大限度地實現(xiàn)人力資源的價值。

1人事檔案在企業(yè)管理中的作用

1.1戰(zhàn)略統(tǒng)籌作用

在企業(yè)人事管理中，通過對員工人事檔案進行分析，能夠發(fā)現(xiàn)員工優(yōu)勢和劣勢，并梳理整合出指導(dǎo)企業(yè)開展人事工作的資源數(shù)據(jù)庫，從而將人力資源戰(zhàn)略與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略統(tǒng)籌思考，制定科學(xué)的、針對性的人力資源規(guī)劃。同時，根據(jù)企業(yè)總體規(guī)劃，結(jié)合市場動態(tài)，統(tǒng)籌兼顧，不斷完善企業(yè)人力資源開發(fā)與管理，根據(jù)企業(yè)各個部門對于不同層面的人才需求，組織合理的人員結(jié)構(gòu)，使部門內(nèi)部形成人效合力的最大化，最終提高企業(yè)人事管理的效率[1]。

1.2檔案管理為企業(yè)的重大決策提供必要的依據(jù)

從人力資源規(guī)劃的角度來看，企業(yè)要想擁有高質(zhì)量的人才，就要發(fā)展相適應(yīng)的人才，就必須保證人員需求和擁有量之間的合理匹配。組建科學(xué)的人力資源管理部門，通過對企業(yè)檔案的查閱做出人力資源管理中的科學(xué)決策，保證企業(yè)人力資源規(guī)劃的合理性，從而綜合分析企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)與員工的業(yè)績和素質(zhì)能力等。

1.3有利于提升組織的人力資源管理水平

人事檔案在組織內(nèi)部的人力資源中占據(jù)重要地位，是構(gòu)成人力資源的關(guān)鍵，能夠幫助組織提高人力資源管理工作水平。人事檔案的信息組合起來共同構(gòu)成人力資源管理工作中十分關(guān)鍵的內(nèi)容。現(xiàn)如今，人力資源管理工作隨著社會的發(fā)展不斷變化，人事檔案管理工作也隨之不斷變化，先進信息技術(shù)不斷融入其中，例如通過對計算機技術(shù)的應(yīng)用人事檔案管理工作能夠使用電子設(shè)備保存人事檔案的各項信息，也能夠使用電子媒介直接查詢?nèi)耸聶n案的信息，信息技術(shù)的加入進一步提高了人事檔案管理過程中的便捷性，組織能夠更加輕松地完成人力資源分配工作，實現(xiàn)對人力資源布局的有效調(diào)整，實現(xiàn)對人力資源工作質(zhì)量和效率的提高，因此，從某種程度上來說，人事檔案管理工作能夠提升組織的人力資源管理水平[2]。

2人事檔案管理的問題

首先，制度體系不完善，在企業(yè)的人事檔案的管理中，會面臨大量的信息，如何進行整理匯編，往往缺乏細化內(nèi)容的填充，信息完整度較差、信息滯后等，進而導(dǎo)致一系列問題的出現(xiàn)。其次，利用率較低。社會發(fā)展的變遷，高科技的產(chǎn)品日新月異，各種新型的軟件app的開發(fā)，已經(jīng)很大程度的解決了人事檔案發(fā)展的技術(shù)性難題，但是如何在企業(yè)推廣，并合理利用其為公司提供更大的效益，需要提升其利益效率。最后，缺乏專業(yè)管理人才。人事信息的管理與人事信息的采集是不同的，需要具有專業(yè)知識的人才進行進行管理，如果只是簡單的將檔案進行歸類整理，卻不能真正的利用起來，則無法讓人事檔案管理工作實現(xiàn)其真正的價值[3]。

3充分發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中作用的對策

3.1提高人事檔案管理重要性的認知

現(xiàn)代企業(yè)需要具有核心的人力資源檔案管理意識。為了解決企業(yè)不重視人事檔案管理工作的問題，應(yīng)通過對企業(yè)現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)為宏觀準則，提高企業(yè)管理層對檔案工作的重視，充分認識人事檔案管理工作在人力資源管理工作中的重要性。人事檔案管理工作的實施十分復(fù)雜，許多企業(yè)都對這項工作產(chǎn)生了錯誤認識，認為它是簡單且靜止得一項工作，企業(yè)在進行人事檔案管理時應(yīng)該要加強對人力、財力以及各項資源的投入，確保人事檔案管理工作的順利。此外，企業(yè)要提高對管理層領(lǐng)導(dǎo)的要求，特別是人事管理部門，要加強對人事檔案管理工作的宣傳，讓更多的人了解這項工作的重要影響，加深對人事檔案管理工作的理解，而且要組織相關(guān)工作人員參加專業(yè)的培訓(xùn)，鼓勵他們學(xué)習(xí)相關(guān)內(nèi)容的知識，進一步提高負責(zé)人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保可以滿足人事檔案管理工作對專業(yè)人才的需求[4]。

3.2完善基礎(chǔ)架構(gòu)

企業(yè)要提高檔案意識，在組織上，建立人事檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)圖，明確人事檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)、主要負責(zé)人，確定政治面貌為黨員的人事檔案工作專職人員，并定崗;在制度上，要建立健全企業(yè)人事檔案管理體系，用制度指導(dǎo)工作規(guī)范化;在用人上，要選拔責(zé)任心強、踏實嚴謹、務(wù)實進取、有豐富檔案管理知識和技能的人員進行人事檔案管理;在硬件上，除了配備滿足人事檔案辦公的電腦、打印機等設(shè)備外，還要配置現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，如定制一體化掃描儀、人事檔案管理系統(tǒng)、開展人事檔案數(shù)字化等，不斷夯實人事檔案管理基礎(chǔ)，使其更加符合現(xiàn)代化人事檔案管理的需要。

3.3保持準確性和完整性

企業(yè)檔案是開展人力資源工作的重要材料之一，材料的準確性與否將是管理者對人才管理與提拔的重要依據(jù)，材料的準確性是企業(yè)管理者在做決策時能否發(fā)揮檔案作用的重要前提，檔案在人力資源工作中的地位取決于其內(nèi)容的準確可靠性。在檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)基于原有真實的檔案材料的基礎(chǔ)上，對企業(yè)人員信息進行相應(yīng)的擴充與存檔，將個人公開信息進行分類儲備，建立企業(yè)的人才數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)具有一定的動態(tài)性并且能夠及時更新，對于企業(yè)的重要人員，例如中層管理人員、高層管理人員和專業(yè)技術(shù)人員，都應(yīng)當(dāng)進行詳細的個人信息收集[5]。

3.4完善人事檔案信息管理系統(tǒng)

數(shù)字信息化的發(fā)展，對人事檔案管理工作來說既是機遇又是挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)抓住這一契機，迎難而上，充分建立起人事檔案信息化管理系統(tǒng)。具體來說，一是要建立一個企業(yè)內(nèi)部的信息化人事檔案數(shù)據(jù)庫，主要是用于存儲、分析、整合員工的檔案信息;二是利用先進的信息化技術(shù)手段，針對人事檔案數(shù)據(jù)庫里的信息進行數(shù)字化的篩選、甄別和有效處理，從而提高人事檔案管理的準確性和時效性，有效的提升檔案管理的效率。三是在企業(yè)內(nèi)建立專屬內(nèi)部局域網(wǎng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部的共享。

3.5提高檔案的時效性

檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)時間的變化與現(xiàn)實情況的需要，加強動態(tài)性管理，從而實現(xiàn)人力資源管理的最新變化，使人力資源檔案的信息能夠及時更新，從而方便管理人員及時了解與認識人才的全部實際情況，其中包括過去與現(xiàn)在的所有信息。

結(jié)束語：人事檔案，是個人的全宗，也是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是個人最具有保存價值的原始記錄。它記錄著人員身份、社會關(guān)系、德能勤績等信息，是最直接、最真實的證明。人事檔案是人力資源開展管理工作的有力工具，是用人單位擇才、用才的重要依據(jù)。企業(yè)只有根據(jù)時代需要不斷進行革新，改進人事檔案管理，才能做好企業(yè)人事管理的數(shù)據(jù)支撐工作，為企業(yè)提供數(shù)據(jù)保障。

參考文獻：

[1]李蘋.干部人事檔案材料收集的注意事項[J].企業(yè)改革與管理，2019（11）.55.

[2]王斌.論人事檔案材料的收集與整理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：161.

[3]劉紅芹.淺談人事檔案材料的收集與整理[J].檔案管理，2019（4）：82.

[4]李巖.人事檔案管理與人力資源開發(fā)芻議[J].青春歲月，2019（14）.103.

[5]賈茹.人事檔案管理與企業(yè)發(fā)展[J].經(jīng)營管理者，2019（20）.66.