高校設備檔案管理工作若干問題的思考

文/韓 靜

設備檔案是高校檔案的重要組成部分，設備運行及維護保養的重要基礎，評價和衡量設備機能的重要依據，也是高校國有資產管理和設備管理工作的重要組成部分。隨著高等教育的不斷發展，重大儀器設備進入校園，成為高校開展教育教學、科研的技術支撐。但一個些高校設備檔案管理工作存在一些問題，直接影響了設備管理及運行維護。對高校設備檔案管理工作的若干問題進行探索和思考，很有意義。

1 高校設備檔案的重要性

1.1 設備檔案是反映高校辦學水平的重要依據

從本科教學水平審核評估的指標來看，生均所占教學儀器設備數都有一定的要求。如在“教學條件與利用”一級指標中的“實驗室、實習場所建設與利用”觀測點，就提出了辦學的基本條件：“生均教學科研儀器設備值及新增教學科研儀器設備所占比例是否達到合格標準；實驗室、實習場所種類和數量是否能滿足各專業、各門課程、各教學環節的需要；實驗室、實習場所儀器設備的種類、數量、質量等是否滿足教學需要；實驗室、實習場所是否得到有效的充分利用。其中，實驗室需統計使用率和生均使用面積；呈現學校關于加強實驗室建設及管理的有關材料，單價1000元以上的教學科研儀器一覽表及使用臺賬等”。這些指標直觀的支撐材料就離不開設備檔案，設備檔案是反映高校辦學水平的重要依據。

1.2 設備檔案是設備購置的參考依據

教學、科研設備是高校辦學的生命線，如何統籌規劃、劃撥經費、科學配置設備，只有全面掌握現有設備情況，才能科學判斷究竟如何將有限的經費用在刀刃上，更好地發揮設備價值。高校設備的購置，不是你報我批這么簡單，辦學經費緊張是每一所高校都面臨的問題，所以對于設備購置需要花費大量的精力和時間開展前期論證，前期論證最重要的依據則是設備檔案。通過設備檔案可以預判哪些該馬上購置，哪些該暫緩，哪些該完善維修，從而合理安排設備購置配備，確保學校辦學經費效益的最大化。設備檔案更是掌握了解設備指標、性能和價格、使用情況的直接材料，在準備添置同類設備時，一定要在查考設備檔案，掌握之前設備性能的基礎上，購置更優異的設備，確保設備購置的質量。

1.3 設備檔案是設備維護的依據

設備運行的好壞與安裝、維護有很大關聯。高校是設備的使用者，而一旦設備出現問題，有的報修、維護則是廠家的責任，但如果設備的安裝說明書、技術參數以及技術圖紙等設備隨箱檔案保管不好，則商家有可能推諉。設備的調試、維修都離不開設備檔案，如果這些檔案缺失則會浪費更多的人力和物力，甚至還有可能影響正常的教學和科研活動。而齊備的設備維修、運行記錄以及開箱隨機材料，則是開展設備維修、安裝的重要憑證，有利于及時解決隱患，保證設備的正常運行。

1.4 設備檔案是設備更換、轉讓、報廢的憑據

隨著高等教育的不斷發展，教育教學科研活動向國際級化邁進，原有的舊設備已不能滿足高?，F有的教育教學科研需要，這就存在一個設備的更換、轉讓和報廢的問題。這些已不適應當今現代化教育教學需要的設備，畢竟是國有資產，不能隨意處置，都有嚴格的程序，而最為重要的憑據則是伴隨著這批設備從購置到使用、從維護維修到現在面臨更換、轉讓、報廢而產生的設備檔案。筆者所在學校有一輛90年代轉讓的汽車，就由于該汽車的檔案材料不齊備，造成了很多不必要的麻煩，后來還是通過查閱大量的檔案，作為佐證才最后了結此事。

1.5 設備檔案有利于提高設備管理水平

隨著現代科學技術的發展，高校教育教學和科研對設備的依賴度越來越高，教學科研設備成了高校教學科研能力的重要支撐，成為高校核心競爭力的重要組成部分。有效地對眾多設備進行科學管理，全面掌握設備技術狀況，顯得越來越迫切。而設備檔案管理則是一個重要的切入點，立足于設備全生命周期管理的理念和體系，以后端指導前端，致力于從根源解決設備使用問題，通過搞好設備檔案管理工作，能進一步促進高校設備管理的精細化，增強高校國有資產的管理能力，提高高校的核心競爭力。

2 高校設備檔案管理存在的主要問題

2.1 對設備檔案重視不夠

隨著高等教育辦學經費的不斷加大，重特大設備進入校園，國有資產管理得到一定程度的重視，但設備檔案管理還沒有引起足夠的重視，一些高校的有關領導、設備管理部門、使用部門、檔案管理部門及有關人員還沒有引起重視，導致相關的設備檔案管理制度缺失，設備檔案的收集歸檔更是不完整，日常管理不規范，對查找利用造成不便，甚至影響了設備的正常運行。

2.2 設備檔案管理制度缺乏

很多高校制定了設備檔案管理辦法，但都僅限于檔案館權限范疇，對設備檔案的歸檔范圍、移交手續、整理規范進行了規定，對具體設備檔案的收集管理則不明確。如針對一臺設備，從論證購置、采購手續、調試安裝、使用等則沒有具體的制度把關，設備檔案管理人員的行為得不到約束，從而影響了設備檔案管理工作的順利開展。應加強設備檔案管理制度建設，對采購部門、國有資產管理部門、設備使用部門、檔案管理部門相關工作職責作出明確規定，今其各司其職，確保設備檔案管理工作落實。

2.3 設備檔案管理信息化程度不高

很多高校在設備檔案管理中還沒有引進信息化手段，很多還是以紙質檔案為主要保管載體。有的有國有資產管理平臺，但基本上局限于對設備的領用、歸屬管理等方面，而日常的使用、管理則沒有納入。設備信息化管理平臺與檔案管理系統沒有對接，是兩個不同的信息孤島，對一些設備的采購等材料還是原有的紙質打印后歸檔的模式。而且還存在設備檔案信息分散的現象，如設備的合同等檔案材料與其他設備檔案分離，對設備管理工作帶來了麻煩，不利于設備檔案信息的整合。

2.4 設備檔案利用率低

從目前看來，設備檔案沒有引起特別的關注和重視，一個重要的問題就是利用率低。利用率低是有原因的，因為設備檔案收集得不全，特別是針對一些重要設備的運行記錄缺失，如報修記錄、問題整改等檔案材料沒有及時歸檔，想用檔案時沒有相關記錄。如筆者所在學校，設備檔案一年僅有的幾次利用都是在學校接受巡視檢查時提供，更多的設備檔案則默默沉積在檔案庫房深處。

2.5 設備檔案管理人員配置不足

在高校，設備檔案人員是服務輔助崗位，人員配置一般不足。一般有2萬余學生高校配置的檔案管理人員只有5-7人，負責所在學校內容眾多的檔案類別，設備檔案基本上沒有專人專崗，管理思想和管理能力都顯不足。而高校國有資產部門和各學院、系科設備使用部門也沒有專人對設備檔案管理負責。如高校實驗室設備運行中，實驗員和專任教師都沒有經過設備檔案相關知識的培訓，在使用中，運行數據材料填寫不規范，設備交接手續不全，造成重要的設備檔案歸檔不全。由于檔案管理人員配置不足，很多高校實驗室出現了利用新進人員管理、聘用科研助理、讓學生參與管理等彌補人員不足的問題，雖然設備常規運行看似正常，但人員更替頻繁，造成設備運行檔案缺失，為設備可持續管理利用埋下隱患。

3 做好高校設備檔案管理工作的對策

3.1 重視高校設備檔案管理工作

思想是行動的先導。要想做好高校設備檔案管理工作，必須先從思想上重視起來，推動設備檔案管理工作向前發展。一是加強對設備檔案管理工作的領導。將設備檔案管理納入高校檔案管理工作的重要內容，及時研究解決設備檔案管理中遇到的重大問題，為設備檔案管理創造必要的條件。二是與國有資產管理、設備使用單位的領導和教學科研人員多溝通交流，向其宣傳檔案管理知識和要求，讓其重視設備檔案管理工作，形成各司其職、合作共贏的設備檔案管理良好局面。三是盡快形成相應的設備檔案管理機制，進一步明確各單位、各負責人、各管理人員的職責任務，將設備檔案管理的各項工作落實到位，不留死角。

3.2 加強高校設備檔案管理制度建設

高校設備檔案管理制度建設應與設備管理工作同規劃、同部署，而不能滯后于設備管理工作，特別在針對教學設備、科研設備等方面一定要在開展設備管理制度化建設的同時，對設備檔案的管理工作也要進一步細化流程，明確設備檔案在收集、整理、利用等方面的各項要求。要想進一步做好設備檔案管理工作，就應在細節上做文章，特別是針對設備的采購、驗收、使用等幾個方面把控好細節，做細做實。在設備檔案的制度建設上，應堅持集中統一管理的原則，將設備在購置、驗收、調試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動過程中形成的材料，進行全方位的收集歸檔。對歸檔要求要明確內容和時限。對各種國產、進口的高、精、尖、稀的儀器設備說明書等文件材料，均須歸檔。若文件材料有一式兩套，一套歸檔、一套隨機使用。若僅有一套、使用部門又確需經常使用的，由使用單位復制一套，原件存檔，復制件隨機使用。另外，對于設備的報廢，則要組織技術團隊開展技術鑒定，將報廢申請單以及設備原有的檔案進行合并整理并歸檔，確保設備檔案齊備完整。

3.3 推進設備檔案管理信息化

各高校都有檔案管理平臺、設備管理平臺，但如何將兩個平臺整合，建立本校各具特色的設備檔案信息管理平臺，推進設備檔案管理信息化，則是應該思考和處理好的問題。在這方面，應注意三個方面問題。一是將設備管理平臺對接到檔案管理平臺，這需要接口對接，但很有可能平臺不匹配，不能實現，應引起重視。二是依托設備管理平臺，強化設備檔案相關信息的收集和管理，提高設備檔案的收集管理效率。三是高校應該借助先進的信息技術手段，搭建更方便、更便捷的設備檔案信息管理平臺，提高設備檔案的信息化管理水平。

3.4 提高設備檔案利用率

檔案管理的目的是實現其利用價值。建立高校設備檔案的目的就是為了更好地利用，而信息化時代的來臨為提高檔案利用率創造了更好的條件。目前，高校設備檔案利用率普遍較低，設備檔案的利用局限于檔案的憑證作用，主要是檢查審核時提供設備檔案，以備考察。在設備檔案開發利用方面很少出編研成果，需要檔案工作者和設備管理人員提高設備檔案的編研能力，為高校國有資產管理工作上臺階貢獻力量。例如在學校校史、校志的編撰中，一般只是針對設備的數量、經費開展了研究，而對大型設備的具體使用等情況研究偏少。提高設備檔案的深度開發利用，從而實現設備檔案更深層次的價值，是設備檔案管理工作以后應該高度關注和努力的方向。

3.5 提高設備檔案管理人員業務能力

高校設備檔案管理人員的能力素質高低，直接影響設備檔案管理工作的成效。面對高校設備檔案人員嚴重不足的情況，唯有進一步加大對現有人員的培養培訓，增強他們的檔案知識和能力素質。隨著各高校對學生動手能力培養的不斷重視，在實驗崗位上引進了不少在企事業單位工作過的同志擔任實驗員，在職稱評定等方面都有傾斜，這部分同志的素質都較高，有一定的實踐能力和理論水平，但就是缺乏檔案相關知識和技能，加強培訓，強化制度約束、規范流程管理控，是提高他們設備檔案管理能力的有效途徑。為進一步提高他們對設備檔案的認識，提高業務工作能力，可以在職稱評審、評先選優、年度考核等方面對他們提出設備檔案管理的要求，并將其檔案管理職責納入崗位職責，寫入崗位說明書，明確職責，激勵他們更好地開展設備檔案管理工作，提高設備檔案管理質量。

高等教育的不斷發展壯大對高校設備檔案管理提出了新要求，進一步加強對設備檔案的制度化建設，管好用好設備檔案，為教學科研工作提供保障，是高校設備檔案管理工作的出路。高校檔案管理部門和國有資產管理部門及其人員應積極行動起來，將設備檔案管理工作納入重要議事日程，積極應對新形勢下設備檔案管理工作的特點和挑戰，及時發現和解決工作中遇到的實際困難和問題，不斷優化設備檔案管理辦法，讓高校設備檔案管理工作更上一層樓。