企業建設工程檔案管理工作創新與動力機制構建

文/周明梅

建設工程檔案作為企業工程建設的重要組成部分，能夠集中、客觀、真實地反映工程建設的具體情況，為后續工程運行及維護改造提供依據。有必要給予企業建設工程檔案管理工作足夠的重視，實現對建設工程檔案信息資源的有效保管和利用。新形勢下企業建設工程檔案管理，既要在工作方式方法上進行創新，也要主動采用現代信息技術，推動檔案管理信息化建設，進一步提升建設工程檔案管理水平。

1 企業建設工程檔案管理內容及其重要性

建設工程檔案是指在工程建設施工各個階段形成的各種有保存利用價值的真實記錄，包含施工文件檔案、工程竣工檔案、工程驗收檔案等。建設工程一般工期長，參與主體多，其檔案管理呈現分散性和復雜性特征。要想提升建設工程檔案管理質量，就必須明確建設工程檔案管理的具體內容。

從建設工程施工階段看，企業建筑工程檔案管理主要分為前期準備階段檔案、設計過程檔案、施工階段檔案、竣工時期檔案、后期運營管理檔案等。前期準備檔案主要包含項目立項、可行性報告、項目選址、項目任務書、征地拆遷、環評、基建規劃、勘察測繪、初步設計、施工圖設計、相關招投標文件、開工備案材料、合同協議和上級批復文件等。設計過程檔案包含工程施工圖、設計說明、改擴建文件、設計文件、預算文件等。施工過程檔案主要包含施工各個階段施工準備文件、施工情況文件、總結性文件等。竣工時期檔案主要包含工程竣工圖、驗收報告、驗收證明、驗收合格證書、工程決算書、竣工驗收會議紀要等。后期運營和管理階段檔案主要包含投入使用過程中的改建、維修等一系列檔案。企業建設工程檔案管理時間跨度大，來源復雜，具有多樣性和復雜性特點，應給予足夠重視，加大管理力度。

工程建設檔案及其管理工作貫穿工程建設的整個生命周期，其檔案管理工作質量高低直接影響企業建設工程的效用。工作中，應注重檔案材料收集的全面性。選派專人負責檔案收集，堅持檔案收集與工程項目建設同步進行。特別是在施工過程中存在著很多隱性環節，如果企業建設工程檔案收集不及時、不全面，可能會造成部分重要檔案信息丟失或損毀，在一定程度上影響檔案收集的系統性和完善性，對后續工程建設和管理利用非常不利，影響工程建設的正常推進。因此，應結合企業建筑工程施工的具體進度和施工情況，及時對檔案管理工作進行調整，實現企業建設工程管理與工程檔案管理的有效契合，進一步提升建設工程檔案管理質量，更好地發揮企業建設工程檔案信息的價值和作用。

2 當前企業建設工程檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 企業建設工程檔案管理人員管理意識不強

部分企業對建設工程檔案重視不夠，未安排得力人員負責此項工作，檔案管理工作人員的管理意識不強，沒有充分認識到建設工程檔案管理工作的重要意義，加之很多項目工期長，工作任務重，往往將項目管理和工程進度作為的主要方向，并沒有結合項目進度安排專人抓好企業建筑工程檔案管理工作，導致很多重要的檔案信息沒有及時得到收集整理，有的檔案錯漏或不齊全完整，嚴重影響了檔案管理工作的推進。此外，部分檔案管理人員沒有經過系統的檔案專業培訓，在建設工程檔案管理工作中多是墨守成規，沒有結合建設工程的具體需要對檔案信息資源進行有效整合，提煉出有價值的檔案信息服務于項目建設。有的工作中未嚴格落實保密要求，造成重要的檔案信息泄露，影響檔案信息安全，在一定程度上影響了企業建設工程檔案整體管理質量，影響服務作用的發揮。

2.2 企業建設工程檔案管理與項目施工不同步

企業建設工程檔案管理需要與建設工程項目同步推進，結合項目建設的具體環節，及時、準確、有效地對工程檔案信息進行收集，確保工程檔案信息的完整性和系統性。但當前部分企業建設工程檔案在施工過程中涉及多個環節，且很多重要的檔案信息分布在不同主體之中，客觀上增加了建設工程檔案信息收集和管理的難度，加之專業人才較少，導致了建設工程檔案管理與項目施工不同步，很多重要的檔案信息還停留在不同主體手中，很多施工單位對于檔案管理重視程度不足，存在較大的隱患。一旦檔案管理工作與項目建設施工不同步，沒有對龐雜的工程建設檔案資料進行整合收集，很容易造成重要工程檔案信息的錯漏或者丟失，不僅會增加檔案管理人員檔案信息收集的壓力，也會形成惡性循環，越是積壓檔案，就越增加檔案收集的難度。

2.3 企業建設工程檔案歸檔質量不高

當前部分企業在建設工程檔案管理過程中出現了一些問題，影響了建設工程檔案的歸檔質量。部分檔案資料內容形成并不規范，很多重要的檔案資料并沒有署名，也沒有按照相關規范形成具體的檔案內容，甚至有些材料簽章手續不完備，不僅影響了工程檔案的真實性和準確性，也容易在后續檔案信息利用過程中出現紕漏。此外，還有一些重要的圖紙資料和文件資料不符合技術要求，并沒有嚴格落實國家相關標準和規范，即使這些材料收集上來之后也難以在后續檔案信息資源開發利用中發揮應有的作用。由于企業建設工程檔案歸檔質量不高，想再重新對檔案進行更新和完善必然會增加檔案管理人員的工作壓力，同時也會影響檔案管理工作質量。

3 企業建設工程檔案管理工作創新對策

新時代企業有必要對建設工程檔案管理工作給予足夠的重視，充分認識到建設工程檔案管理工作的價值和作用。在具體實施過程中，一方面，主動適應信息時代發展趨勢，積極推進建設工程檔案信息化建設，進一步提升企業建設工程檔案管理質量和水平。另一方面，完善建筑工程檔案管理制度機制，為建設工程檔案管理工作開展提供扎實的制度依據。同時要結合工程建設的實際需要，對重要的檔案信息資源進行開發和共享，更好地實現建設工程檔案信息的價值。

3.1 積極推進建設工程檔案信息化建設

很長一段時間，企業建設工程檔案管理采取紙質管理模式，檔案管理人員通過手工操作對檔案進行收集和整理，不僅增加了工作壓力，也無法對建設工程檔案信息資源進行有效整合，服務企業項目建設。隨著網絡信息技術的不斷發展，為企業建設工程檔案信息化建設提供了外部條件，企業在建設工程項目建設過程中也越來越注重電子文件檔案的生成和管理，相應地，未來企業在建設工程檔案管理過程中既要實現制度機制創新，也要積極推進建設工程檔案信息化建設。應積極主動引入現代信息技術，將其運用到企業建設工程檔案管理工作之中，通過建設工程檔案信息管理系統與其他系統進行有效連接，在更大范圍內對建設工程檔案信息進行收集，形成工程檔案數據庫，并結合工程檔案管理實際需要形成在線收集、檔案整理、在線歸檔、在線服務、在線利用等多種功能，更好地為企業工程項目建設提供多樣化檔案信息服務，進一步提升檔案信息資源的管理質量和利用效率。

3.2 完善建設工程檔案制度機制

企業建設工程檔案管理工作只有遵循一定的制度規章，完善相應的技術標準，才能提升管理質量。為此，一方面，企業應成立建設工程檔案管理工作領導小組，加強對這項工作的領導，對檔案管理體系規范進行完善，集中開展建設工程檔案制度機制建設工作，并結合當前建設工程檔案管理工作的實際需要，對原有的制度機制進行調整和完善，進一步增強制度機制的針對性和有效性。同時明確劃分檔案管理各單位的職責，明確建設工程檔案管理具體責任人，通過層層壓實，進一步提升建設工程檔案管理質量。另一方面，應完善工程建設參與單位檔案管理組織體系。為進一步提升建設工程檔案收集的針對性、系統性和完成性，檔案管理部門應與相關單位加強聯系和互動，針對有關單位檔案管理存在的問題進行認真梳理，并以問題作為依據，對相關單位檔案管理進行完善，形成相應制度規范，為施工單位檔案生成、收集、移交提供制度保障，進一步提升施工單位檔案管理質量，確保建設工程項目檔案資料完整，為后續檔案收集、檔案移交、檔案資源開發創造有利條件。

3.3 對建設工程檔案信息資源進行開發和共享

檔案信息資源只有得到合理開發和共享，才能發揮其功能和作用。因此，企業建設工程檔案管理工作應將檔案信息資源開發和共享作為重要任務。一方面，應充分認識建設工程檔案只有得到利用才能體現其價值，特別是隨著現代信息技術的發展，為工程檔案信息資源開發提供了更為多元化的手段，企業應主動采用大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等技術，對建設工程檔案信息資源進行有效整合、系統開發，更好地服務于企業工程項目建設，服務企業中心工作。另一方面，應突破信息壁壘，打破信息孤島，實現企業建設工程檔案信息管理系統與其他業務系統的有效對接，對于重要的建設工程檔案信息進行快速收集和傳遞，無縫對接、協同管理，實現資源共享，進一步提升建設工程檔案的服務效率。

4 企業建設工程檔案管理工作的動力機制

企業建設工程檔案管理工作是一項復雜的系統工程，在檔案管理過程中應以系統化管理手段、優化組織調控、強化檔案應用來推動檔案管理工作創新，進一步提升企業建設工程檔案管理質量和成效。

4.1 以系統化管理推動檔案管理工作創新

企業應重視建設工程檔案管理工作的價值和作用，在檔案管理工作上形成統一領導，既要有檔案管理部門負責具體的檔案工作，也要在領導層面成立領導小組負責檔案管理工作，通過落實責任制，最大限度地保障企業建設工程檔案各項工作順利開展。成立監督檢查小組，對企業建設工程檔案管理工作進行監督，進一步提升檔案管理工作質量。應形成與監督檢查工作相對應的監督機制和制度體系，對建設工程在施工過程中的整個流程以及檔案管理工作進行監督。應通過平時檢查和抽查的方式，確保工程檔案資料真實可靠、齊全完整，為后續檔案信息資源的開發利用創造條件。

4.2 以優化組織調控推動檔案管理工作創新

檔案管理工作領導小組應經常召開專門會議，對企業建設工程檔案管理工作中存在的問題進行討論和研究，并結合建設項目施工情況給出專業的指導意見，進一步提升檔案管理質量。為確保檔案管理工作真正落地，還要定期召開項目檔案管理推進會，要求工程建設單位和檔案管理部門共同參加，進一步明確每個階段、每個參與單位檔案管理工作的重點，對建設工程檔案推進情況進行全面安排和監督。同時，加強對檔案管理人員的教育培訓，進一步提升檔案管理人員的技術能力和專業素養。既要讓檔案管理人員學習現代信息技術，也要對工程檔案的特點有所了解，通過系統的教育和培訓，進一步激發檔案管理人員的工作積極性和主動性。此外，還要定期聘請檔案管理專家，通過講座、現場指導等多種方式，提升檔案管理人員的視野和實際操作能力，確保建設工程檔案管理工作能夠與時俱進，通過理念創新、制度創新、手段創新，不斷地強化建設工程檔案管理工作質量。

4.3 以強化檔案應用推動檔案管理工作創新

建設工程檔案能夠真實、全面地反映施工全過程，是評定工程質量及后續工作開展的重要依據，同時在工程維護和工程擴建方面也能發揮重要作用。為確保工程檔案信息的真實性、客觀性和完整性，在工程項目竣工之后建設單位應嚴格按照相關制度要求，對檔案資料進行收集、接收、移交，為后續工程項目其他工作開展提供扎實的檔案信息依據。同時，建設單位檔案部門應加強溝通協調，結合工程建設需求對有價值的檔案信息資源進行有效收集整理，強化檔案應用，更好地發揮建設工程檔案的信息價值。此外，為保障建設工程檔案管理的系統性，各參建單位及有關部門應密切配合檔案部門的檔案信息收集工作和信息開發利用工作，營造良好的檔案利用外部環境。

總之，新形勢下，企業必須給建設工程檔案管理工作足夠的重視，并將其作為企業管理工作的重要方面，為其配備專門人員，采用現代信息技術，進一步提升建設工程檔案管理信息化水平，充分發揮建設工程檔案信息資源的價值和作用，更好地為企業工程項目建設服務。