智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理數(shù)字化的路徑

文/李春強(qiáng)

近幾年，高校在校園管理和基本服務(wù)創(chuàng)新改革過(guò)程中，憑借信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的的融合，建設(shè)具有時(shí)代特征的智慧校園，為學(xué)校管理帶來(lái)了極大便利，也為教育工作者、學(xué)生提供了更具針對(duì)性的個(gè)性化服務(wù)，升級(jí)和完善智慧校園建設(shè)是目前高校發(fā)展的重要方向。作為高校運(yùn)行重要組成部分的檔案管理面臨數(shù)字化的轉(zhuǎn)型升級(jí)。高校檔案對(duì)智慧校園建設(shè)有重要作用，通過(guò)檔案可有針對(duì)性地對(duì)學(xué)校的教學(xué)科研情況進(jìn)行分析和評(píng)估，促進(jìn)學(xué)校的健康、可持續(xù)發(fā)展。目前我國(guó)高校檔案數(shù)字化已經(jīng)取得了一定的成效，但僅僅依靠傳統(tǒng)模式來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，應(yīng)探索智慧校園建設(shè)背景下檔案管理數(shù)字化的新路徑，更好地為高校數(shù)字檔案館和智慧校園建設(shè)服務(wù)。

1 智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理的現(xiàn)狀

教育資源管理和應(yīng)用是智慧校園建設(shè)的主要內(nèi)容，表現(xiàn)為優(yōu)質(zhì)的教學(xué)、科研等資源的合理配置，實(shí)現(xiàn)廣泛深入的共享。數(shù)字檔案是高校教學(xué)、科研檔案信息資源的重要載體，是智慧校園建設(shè)的重要基礎(chǔ)和條件。要打好這個(gè)基礎(chǔ)，搞清楚高校檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀十分必要。

1.1 檔案資源和管理模式發(fā)生改變

隨著智慧校園建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，一方面，形成了大量的電子文檔資源和信息化數(shù)據(jù)；另一方面，也引導(dǎo)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了教育信息管理和檔案管理的分化，缺少完整性和統(tǒng)一性的數(shù)據(jù)質(zhì)量控制機(jī)制，使得很多數(shù)據(jù)信息分散在校園內(nèi)的不同部門或者系統(tǒng)中。而這些系統(tǒng)由于引進(jìn)批次、廠家、級(jí)別等差異化因素，導(dǎo)致了電子數(shù)據(jù)類別繁多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、內(nèi)容豐富，為高校檔案的數(shù)字化收集和整理帶來(lái)了一定的困難。檔案資源改變的同時(shí)，檔案管理模式也隨之變動(dòng)。一是檔案存儲(chǔ)載體和保存模式改變，存儲(chǔ)物理空間的需求降低，傳統(tǒng)的檔案柜或者光盤升級(jí)為電子設(shè)備。二是歸檔、整理更加便捷，數(shù)字化檔案整理可以通過(guò)程序設(shè)定批量化生成。三是檔案的開(kāi)發(fā)利用覆蓋面更大，通過(guò)智慧校園應(yīng)用終端，可以促進(jìn)檔案信息資源共享。同時(shí)，智慧校園構(gòu)建使得整個(gè)校園內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)處理的時(shí)效性明顯增強(qiáng)，這對(duì)檔案的數(shù)字化管理水平提出了更高要求，須快速調(diào)整以便跟上整體發(fā)展的節(jié)奏。此外，數(shù)字化的技術(shù)、系統(tǒng)和設(shè)備也需要專業(yè)人員進(jìn)行操作和維護(hù)，推動(dòng)了高校檔案管理人員知識(shí)技術(shù)體系的完善，使其不僅精通檔案管理，也要掌握數(shù)字化技術(shù)。

1.2 檔案部門和數(shù)據(jù)信息部門職能重疊

智慧校園的建設(shè)、運(yùn)營(yíng)和管理大多是由高校的數(shù)據(jù)信息或者相關(guān)網(wǎng)絡(luò)部門參與負(fù)責(zé)的，各種數(shù)據(jù)、信息內(nèi)容的管理也在其工作范疇之內(nèi)，這和高校檔案部門所管理的電子文件和檔案存在一定程度的重疊。由于智慧校園是一種新興的環(huán)境業(yè)態(tài)，在實(shí)踐和構(gòu)思上依然處于初級(jí)階段，尚未建立規(guī)范化的體系，而且各個(gè)區(qū)域、不同學(xué)校之間的差異比較明顯，檔案部門和數(shù)據(jù)信息管理部門的職能也存在交叉狀況。此外，一些高校有關(guān)部門之間缺乏有效的溝通機(jī)制，使得人力、物力嚴(yán)重浪費(fèi)。再加上很多學(xué)校的協(xié)調(diào)機(jī)制不完善，加劇了責(zé)權(quán)不清、溝通不暢現(xiàn)象，出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉，未能及時(shí)收集、整理和歸檔數(shù)字檔案，檔案數(shù)據(jù)難以融入到智慧校園建設(shè)中，檔案資源的價(jià)值未能得到更好的發(fā)揮。

2 現(xiàn)階段高校檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題

雖然高校檔案數(shù)字化進(jìn)程正在不斷加快，但是依然不能忽視其中存在的現(xiàn)實(shí)梗阻，例如管理模式落后，數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施不完善，以及制度、人才和信息安全等要素的保障措施滯后等問(wèn)題，限制了高校檔案數(shù)字化管理，不利于智慧校園建設(shè)。

2.1 管理模式和制度較為落后，存在安全漏洞

高校檔案及數(shù)字化管理屬于專項(xiàng)管理范疇，必須交由專業(yè)的管理人員依據(jù)具體的實(shí)施辦法和標(biāo)準(zhǔn)，妥善科學(xué)地存儲(chǔ)和管理。但是目前大部分高校的實(shí)際檔案管理中，存在嚴(yán)重的制度和模式落后的問(wèn)題，甚至個(gè)別院校還停留在以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理體制為主的階段。雖然眾多學(xué)校都已經(jīng)開(kāi)始執(zhí)行檔案數(shù)字化管理，但是依然只是涉及局域網(wǎng)建設(shè)、單機(jī)形式的信息收錄等簡(jiǎn)單的工作形式。制度法規(guī)缺乏執(zhí)行性、管理責(zé)任劃分不清，具體操作管理體系還未明確，難以切實(shí)通過(guò)人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行深入的處理和開(kāi)發(fā)，造成一些檔案未能及時(shí)歸檔，從而引起檔案損毀、丟失等問(wèn)題，使檔案管理工作無(wú)法滿足其實(shí)際需求。盡管電子數(shù)據(jù)信息具有操作方便、傳輸迅捷、節(jié)約使用空間等優(yōu)勢(shì)，但是資料外泄、數(shù)據(jù)遺漏的危機(jī)也在逐步升級(jí)。在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，原始數(shù)據(jù)可能存在被污染、損壞、竊取等風(fēng)險(xiǎn)。而檔案信息錄入過(guò)程中對(duì)信息內(nèi)容的變動(dòng)以及網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意攻擊也動(dòng)搖著數(shù)字化檔案的安全性。

2.2 高校檔案管理人才結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化

高校檔案數(shù)字化管理中人才是關(guān)鍵要素，尤其是那些具備檔案專業(yè)知識(shí)和扎實(shí)的數(shù)字化技術(shù)的綜合性人才。一些檔案管理人員難以滿足大數(shù)據(jù)、智能化系統(tǒng)的操作要求，無(wú)法高效抓好檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的建設(shè)和管理效率的提升。加上檔案管理高素質(zhì)人才缺口較大，直接影響檔案數(shù)字化管理工作的正常推進(jìn)。當(dāng)下，很多高校從事檔案管理的人員年齡偏大，業(yè)務(wù)知識(shí)陳舊，對(duì)于數(shù)字化管理系統(tǒng)的接受度和認(rèn)可度偏低，更愿意手動(dòng)整理和歸檔，真正了解和熟悉現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)的人才較少，限制了高校檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。一些檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用能力和水平較低，使得他們的基本工作內(nèi)容還維持在檔案信息的簡(jiǎn)單錄入和初級(jí)檢索，無(wú)法結(jié)合更加先進(jìn)的區(qū)塊鏈技術(shù)、云計(jì)算、智能系統(tǒng)等對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位的分析、處理和歸納，不利于后期檔案存儲(chǔ)安全的保障。盡管高校檔案數(shù)字化管理隨著智慧校園建設(shè)積極推進(jìn)，但是為了應(yīng)對(duì)這一過(guò)程中存在的知識(shí)和技術(shù)難題，單純依靠現(xiàn)有的檔案管理人員無(wú)法解決，人才結(jié)構(gòu)優(yōu)化刻不容緩。

2.3 高校檔案數(shù)字化管理的硬件設(shè)施不完善

目前高校檔案數(shù)字化管理水平較低的一個(gè)重要影響因素，就是硬件設(shè)施的覆蓋面較小。專業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)、高精準(zhǔn)掃描儀和打印機(jī)等數(shù)字化設(shè)施設(shè)備缺乏或者不能滿足實(shí)際需求，檔案數(shù)字化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)薄弱，再加上檔案管理數(shù)據(jù)終端更新不及時(shí)和維護(hù)不到位，降低了檔案管理效率，增加了檔案數(shù)據(jù)信息丟失和損毀的風(fēng)險(xiǎn)。此外，為了保障檔案數(shù)字化管理的持續(xù)推進(jìn)，需要穩(wěn)定的資金投入。但是一些高校對(duì)檔案管理重視不夠，使得檔案管理的資金投入相形見(jiàn)絀。資金的缺乏導(dǎo)致了檔案基礎(chǔ)設(shè)施的升級(jí)滯后，檔案館設(shè)施老舊，影響了高校檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

3 高校檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

應(yīng)針對(duì)智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理的諸多問(wèn)題，與時(shí)俱進(jìn)、因地制宜地制定具有可行性的優(yōu)化策略，探索科學(xué)的發(fā)展路徑，大力推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，為智慧校園建設(shè)提供實(shí)踐基礎(chǔ)。

3.1 協(xié)同推進(jìn)檔案數(shù)字化與智慧校園建設(shè)

首先，將檔案數(shù)字化納入智慧校園建設(shè)規(guī)劃中。各高校應(yīng)將檔案管理數(shù)字化和智慧校園建設(shè)進(jìn)行深度融合，將其列入智慧校園建設(shè)規(guī)劃體系中，使檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)化。推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)電子檔案和紙質(zhì)檔案的一體化管理。在檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建中，各類檔案信息分配、整理、歸檔、存儲(chǔ)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要做到規(guī)范管理，確保檔案的精準(zhǔn)性、完備性；圍繞檔案數(shù)據(jù)的共建共享，避免數(shù)據(jù)庫(kù)信息冗雜，持續(xù)優(yōu)化檔案系統(tǒng)。同時(shí)，在智慧校園建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)推進(jìn)整個(gè)校園內(nèi)各個(gè)部門的智能一體化，加強(qiáng)溝通，使檔案管理部門、教務(wù)管理部門以及圖書(shū)館等機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)有效的溝通協(xié)調(diào)，促進(jìn)各個(gè)管理系統(tǒng)的整合對(duì)接，不斷提升高校檔案的數(shù)字化服務(wù)水平。其次，完善檔案數(shù)字化管理的職能責(zé)任機(jī)制。高校檔案管理部門應(yīng)聚焦自身檔案數(shù)字化管理發(fā)展中存在的問(wèn)題，借鑒其他院校經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本校的實(shí)際情況，制定一系列契合其建設(shè)需求的檔案管理職能責(zé)任規(guī)范，從而有效助推檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。此外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)字化的宣傳推廣力度，引起廣大師生的重視、參與和支持。

3.2 配置和完善檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施

一是添置數(shù)字化檔案管理設(shè)備。各高校應(yīng)在智慧校園建設(shè)的儲(chǔ)備資金中預(yù)留出檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備購(gòu)置和更新的相應(yīng)經(jīng)費(fèi)，擴(kuò)大硬件設(shè)施投入力度。檔案管理部門應(yīng)結(jié)合檔案數(shù)字化管理發(fā)展要求，購(gòu)置配備先進(jìn)的數(shù)字化掃描、打印和存儲(chǔ)設(shè)備，為檔案數(shù)字化管理提供物質(zhì)支撐。二是對(duì)于檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)軟件，也要選擇一些功能全面、操作便捷、安全防御功能強(qiáng)的軟件系統(tǒng)，保證系統(tǒng)功能的完備，提高管理效果和安全性。高校可以加強(qiáng)與一些高端軟件企業(yè)或者科研機(jī)構(gòu)的協(xié)同配合，努力研發(fā)符合智慧校園建設(shè)規(guī)劃要求的檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的操作、存儲(chǔ)、管理、利用和安全保障。三是加大力度培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)人才。人才是智慧校園建設(shè)的智力支撐，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也直接決定著高校檔案數(shù)字化管理的成效。因此，必須重視對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，打造高素質(zhì)的數(shù)字化人才隊(duì)伍。檔案管理人員不但要了解和掌握檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，還要熟練掌握數(shù)字化電子設(shè)備及系統(tǒng)的操作技能，提升自身數(shù)字化信息分析和處理能力。高校應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)也要加大對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)，化解檔案數(shù)字化管理人才不足的問(wèn)題。此外，還要定期舉辦一些專題講座、學(xué)術(shù)交流會(huì)等，提升檔案管理人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)工作能力。

3.3 加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

一是明確高校檔案管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。科學(xué)、規(guī)范的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)能夠推動(dòng)檔案信息的收集、分類、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)有序運(yùn)轉(zhuǎn)，提高檔案管理的實(shí)效性。具體應(yīng)明確高校檔案數(shù)字化的管理性規(guī)范要求、業(yè)務(wù)性規(guī)范要求和技術(shù)指導(dǎo)性規(guī)范要求，保障檔案數(shù)字資源的規(guī)范化，推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)處理的一致性，避免檔案技術(shù)操作不當(dāng)引起不必要的問(wèn)題。二是加快館藏檔案數(shù)字化。應(yīng)對(duì)館藏檔案根據(jù)重要性進(jìn)行劃分，率先完成對(duì)珍貴、具有特殊價(jià)值館藏檔案的數(shù)字化。此外，加強(qiáng)對(duì)那些具有重要?dú)v史意義的館藏檔案的數(shù)字化整理，還要對(duì)處于受損狀態(tài)的館藏檔案數(shù)據(jù)通過(guò)專業(yè)技術(shù)進(jìn)行還原和修復(fù)。最后，創(chuàng)設(shè)高校檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)。圖書(shū)館或者檔案管理部門要在全面完成檔案資料和館藏檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，將校園的檔案管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等進(jìn)行有機(jī)聯(lián)結(jié)，創(chuàng)設(shè)一個(gè)檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)。通過(guò)這個(gè)平臺(tái)對(duì)校內(nèi)所有部門的數(shù)據(jù)信息、研究成果、檔案資源實(shí)現(xiàn)共建共享，提升各部門的工作效率，促進(jìn)智慧校園建設(shè)。

3.4 保障高校檔案數(shù)字化管理安全運(yùn)行

一是保障數(shù)字檔案管理的物理環(huán)境安全。主要包括計(jì)算機(jī)設(shè)備和空間環(huán)境的安全。如對(duì)檔案數(shù)字化管理區(qū)域內(nèi)的通風(fēng)、電路、防磁、防火系統(tǒng)的維護(hù)等。在日常管理中應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理庫(kù)房進(jìn)行全面的核查，消除物理安全隱患。同時(shí)，還要妥善保管電子檔案儲(chǔ)存介質(zhì)，及時(shí)備份，定期對(duì)檔案信息存儲(chǔ)服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行維修、檢測(cè)，保障設(shè)備及系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。二是維護(hù)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)安全。互聯(lián)網(wǎng)在為我們提供數(shù)據(jù)共享的同時(shí)，也使得信息危險(xiǎn)指數(shù)上升。因此，應(yīng)定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒查殺，防止服務(wù)器遭受非法攻擊；提升身份識(shí)別管控權(quán)限，針對(duì)不同用戶屬性將電子平臺(tái)的檔案訪問(wèn)者進(jìn)行相應(yīng)級(jí)別的授權(quán)。三是設(shè)置數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中的日志記錄功能，對(duì)于用戶的整個(gè)訪問(wèn)過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便日后安全危機(jī)處理時(shí)的查詢。通過(guò)這些措施，為高校檔案數(shù)字化管理和智慧校園建設(shè)提供一個(gè)健康穩(wěn)定的數(shù)據(jù)環(huán)境。

智慧校園建設(shè)為高校檔案數(shù)字化管理帶來(lái)了新的契機(jī)。高校檔案數(shù)字化管理工作應(yīng)在具體管理措施的創(chuàng)新上有所作為，重視檔案數(shù)字化管理的深耕細(xì)作，篤行致遠(yuǎn)，為智慧校園建設(shè)提供更好的服務(wù)，也實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。