館藏檔案資源建設與管理研究

文/程夢歌

《高等學校檔案管理辦法》 中將高校檔案定義為：“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”做好高校檔案管理工作，既能為高校工作的開展提供依據和憑證，也是對校園文化的保護和傳承。建立豐富和合理的館藏檔案資源，是高校檔案管理工作的基礎和前提。信息技術的發展，對高校傳統的檔案管理模式產生了巨大的沖擊，當前高校檔案館的館藏資源很難滿足用戶日益多樣的利用需求。因此，高校檔案館需要結合本校檔案工作的實際情況，重視館藏檔案資源建設與管理，提升檔案信息化水平，提高檔案利用率，由傳統檔案館向數字檔案館、智慧檔案館轉型，為本校和社會提供高質量的檔案服務。

習近平總書記指出，在全面建設社會主義現代化國家新征程中，職業教育前途廣闊、大有可為。上海電子信息職業技術學院作為一所有60年辦學歷史的公辦全日制普通高等職業院校，是“國家示范性高等職業院校建設計劃”骨干高職院校、國家優質專科高等職業院校、上海一流專科高等職業教育建設立項單位、上海市示范性高等職業技術院校。在職業教育不斷改革，職業院校主動融入國家重大戰略，培養高質量的技能型人才，共同構建技能型社會的背景下，高職院校的綜合檔案館承擔著學校檔案收集歸檔、服務利用、資政育人的任務，必須順應時代的發展，加強館藏檔案資源建設，構建學校檔案管理一體化平臺，更好地服務于學校中心工作。

1 館藏檔案資源建設與管理現狀

1.1 基礎設施建設情況

綜合檔案館現有檔案庫房兩個，共130平方米，配置有檔案專用密集架，容量總計170立方米，總排架累計長度1368米。同時配備了溫濕度顯示儀、空調、除濕機、空氣消毒機、消防滅火器材、檔案專用掃描儀、復印機、光盤磁帶防磁柜、防潮箱、檔案裝訂機等辦公設備及檔案庫房專用設備。

1.2 現有館藏檔案結構

學校檔案館統一保管著上海電子信息職業技術學院、上海電子工業學校、原中共上海儀電控股（集團）公司黨校、原上海電子技術學校、原上海第一儀表電子工業學校、儀電控股（集團）公司委托管理的原上海廣電職業技術學校（部分文書檔案）共6個全宗的檔案。

除在職教職工的人事檔案由人事處專門管理、學生檔案由學生處專門管理外，學校檔案館統一收集并集中管理了學校DQ黨群類、XZ行政類、XS學生類、JX教學類、KY科研類、JJ基建類、SB設備類、WS外事類、CK財會類、SX聲像類、SW實物類共11個門類的檔案，以紙質檔案為主，聲像、實物等其他載體檔案為輔，門類齊全，較為詳細地記錄了學校的發展歷程和辦學成果。

1.3 檔案信息化建設情況

2009年12月，學校引進新影捷檔案管理系統軟件，初步實現了檔案編目、統計和檢索的計算機現代化管理。2019年4月，綜合檔案館對新影捷檔案管理系統進行了升級，賦予各二級部門兼職檔案管理員登錄權限，通過系統實現了二級部門預立卷、綜合檔案館網上審核、紙質檔案移交的歸檔流程。9月，綜合檔案館為部分二級部門進一步開通三級權限，讓更多兼職檔案員通過系統錄入案卷和卷內文件目錄，有效提高了檔案移交的工作效率。截至2019年12月，完成學校和電子工業學校（中專部）部分檔案的目錄數字化共計3921卷、15869件，完成合同檔案和實物檔案目錄數字化共計3659件。

2020年，綜合檔案館開展館藏檔案數字化加工項目，完成5067卷文書檔案、595卷學籍卡、232張基建圖紙、4505張照片、490件實物、3714件合同檔案的數字化掃描、加工，依托檔案管理系統，實現了檔案全文檢索，極大地提高了檔案利用效率，有利于對檔案實體的保護。

1.4 學校檔案人才隊伍建設情況

學校檔案人才隊伍由綜合檔案館專職檔案管理員和各二級部門兼職檔案管理員組成，每個二級部門至少設置一名兼職檔案管理員負責本部門的檔案工作。目前，學校有綜合檔案館專職檔案管理員2名，各二級部門兼職檔案管理員40余名。由學校綜合檔案館負責對二級部門兼職檔案管理員進行業務培訓和歸檔指導，保證學校各部門檔案及時、規范歸檔。

2 館藏檔案資源建設與管理存在的問題

2.1 硬件配套設施不完善

學校檔案庫房是在2010年由兩間大教室改建而成的，后來陸續配置了空調、除濕機、滅火器等設備，滿足了基本的溫濕度監控和消防功能。但是，隨著學校發展和檔案的集中統一保管，綜合檔案館館藏檔案數量逐年增長，當前的檔案庫房面積已無法滿足檔案的保管需求。用木板封閉教室窗戶改造的庫房墻壁，隔熱性能不佳；使用空調和除濕機控制庫房溫濕度，沒有自動控制系統，導致庫房不能實現24小時恒溫恒濕；僅配置滅火器，沒有自動報警、自動滅火等裝置，無法確保檔案實體安全。另外，綜合檔案館沒有相對封閉、獨立的區域，且沒有專門進行檔案展覽的空間，不利于檔案安全及各項檔案工作的開展。

2.2 檔案收集管理不到位

學校自2003年5月起，結合本校工作實際，制定了一系列檔案管理制度，對歸檔管理、歸檔范圍、檔案整理、檔案利用、庫房管理等方面進行了規范，此后經過歷年完善，形成了較為全面的制度體系。但是，對于制度的實施執行力度不夠，對二級部門檔案移交的管理不到位，涉及多個部門的工作歸檔責任劃分不明確，仍然存在檔案延遲或未能收集進館的情況，如設備項目檔案目前館藏僅2019—2020年設備項目的成套檔案，其他年度的設備項目檔案暫未進館；基建項目檔案館藏為學校一期、二期建設等重大基建項目，學校歷年建設項目與維修工程等基建項目檔案還在陸續整理移交中；離退休教職工人事檔案已向檔案館移交，但由于歷史原因，僅做簡單案卷編號，并未完成規范的整理。另外，針對具體的檔案門類，仍然缺少有針對性的相關制度規范來進行專門的規定和指導。

2.3 檔案信息化建設滯后

檔案信息化建設包含檔案存量數字化和增量電子化。目前，綜合檔案館的館藏數字化工作還未全部完成，尤其是對于年代久遠的文書檔案、離退休教職工人事檔案等，全文識別難度較高，數字化難度較大，數字化任務較重；對于每年新增的檔案，除聲像、實物等其他載體檔案外，文書檔案仍然以紙質檔案為主，進館之后由檔案館進行數字化掃描工作。檔案信息化建設還需持續推進。

由于檔案管理系統暫未與學校其他辦公系統對接，不能進行數據共享，導致出現重復勞動，不利于提高工作效率。如學校收發文、合同等，都在學校自動化辦公系統（即OA系統）中進行業務辦理和流轉，但由于系統各自形成“信息孤島”，檔案管理系統不能直接接收OA系統中完整的收發文及合同的電子數據，需要兼職檔案管理員在檔案管理系統中重新著錄，既付出額外的時間成本，又容易發生錯錄、漏錄的現象。

2.4 檔案人才隊伍建設薄弱

學校檔案人才隊伍建設是學校檔案工作開展的重要環節，對學校檔案資源建設具有重要作用。當前，學校檔案人才隊伍建設存在以下四方面問題。一是專職檔案管理員人數少。學校專職檔案管理員僅有綜合檔案館2名，同時兼顧各項行政事務，隨著檔案業務的不斷增加，導致檔案工作無法做細，制約檔案工作的發展。各二級部門檔案工作由行政人員兼職負責，由于部門工作繁重，導致檔案工作花費的時間和精力不足。二是兼職檔案管理人員變動頻繁，檔案隊伍新手多，部門內人員變動缺少檔案工作交接環節，導致接替的兼職檔案管理員不了解部門檔案情況，影響部門檔案工作銜接。三是檔案業務技能欠缺。各二級部門兼職檔案管理員大部分每年進行一次到兩次檔案整理，導致檔案業務技能不熟練。因部門內缺少檔案工作交接，檔案工作新手不具備檔案工作知識，無法順利開展檔案業務。四是檔案人才隊伍考核制度不健全，沒有形成成熟的考核體系，不利于調動學校檔案管理員的積極性。

3 加強館藏檔案資源建設與管理的對策

3.1 加強檔案館基礎設施建設

為維護學校檔案實體安全、促進檔案工作規范展開，需要擴建或新建檔案庫房，增加庫房面積，配置庫房溫濕度自動化控制系統、自動報警系統、自動滅火裝置等專業設備；為檔案館設置相對獨立的空間，合理規劃檔案館閱檔、辦公及檔案加工區域。

乘學校基建四期建設之機，2019年4月，綜合檔案館向學校提交新檔案館建設規劃，計劃建設總面積1940平方米的新檔案館，包含紙質檔案庫、實物檔案庫、涉密檔案庫、聲像檔案庫共900平方米檔案專用庫房，200平方米對外服務用房，250平方米檔案業務和技術用房，90平方米辦公用房及500平方米校史展覽廳/校史館，以滿足學校檔案工作的長期發展。

3.2 重視檔案收集，優化館藏結構

檔案收集是檔案管理的首要環節，是做好檔案工作的基礎。做好高校的檔案收集工作，首先，要建章立制，對學校的檔案收集工作進行整體規劃，明確歸檔責任，形成部門聯動。在綜合性檔案管理制度的基礎上，還要針對具體的檔案門類，制定相關制度，如基建檔案管理制度、設備檔案管理制度、離退休教職工人事檔案管理制度等。其次，要做好業務指導，進行制度的細化，保證檔案收集的質量。

高校檔案收集工作，一方面是定期接收各二級部門形成的檔案，另一方面是征集保存于師生、校友個人手中的檔案，以完善館藏。對于各二級部門檔案收集不全面的問題，鼓勵各二級部門設立“文件中轉站”，由該部門兼職檔案管理員負責管理。以“人”為單位，或以“事”為單位，在一項工作辦畢或階段性辦畢時，由相關人員將文件放入中轉站進行短期保管。兼職檔案管理員定期對部門放入中轉站內的文件進行檢查、核對，并在檔案館規定的移交時間內，按照歸檔要求進行統一整理，完成部門檔案歸檔工作，以保證各二級部門檔案收集的完整性和規范性。對于師生或校友檔案的征集，要以館藏需求為依據，以完善館藏為目的，號召師生或校友進行檔案捐贈或暫存，并贈予捐贈證書，彌補館藏檔案之不足。

3.3 融入智慧校園，實現信息共享

新修訂的《檔案法》第三十六條明確指出：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。”學校檔案工作必須持續推進信息化建設，主動融入學校智慧校園，打破“數據孤島”，實現系統集成，并在智慧校園環境中承擔數據保管和利用的重要角色。要在學校整體信息化建設的框架下，完善檔案管理系統，增加檔案數據存儲容量；繼續推進存量檔案、增量檔案數字化掃描工作，達到館藏檔案100%實現數字化的目標；確定系統的歸檔數據范圍，整合不同系統產生的異構數據，實現檔案管理系統與其他管理系統的對接，將歸檔環節加入各項業務流程，實現辦畢及時歸檔，提高歸檔效率，保證歸檔數據的完整性、可靠性、可用性，最終實現學校檔案信息資源集成管理。

保障信息安全是信息化建設的前提。在信息公開的背景下，要對歸檔文件進行嚴謹規范的鑒定，對于符合信息公開要求的文件，建設以檔案用戶為導向、利用便捷的檔案管理一體化平臺，開展全校范圍內的數據共享，讓檔案利用更為高效、更為便利，最大程度發揮檔案的利用價值。同時，綜合檔案館要與學校信息中心合作，為檔案管理系統及檔案管理一體化平臺提供技術保障，維護檔案數據安全，規范利用程序，為數據歸檔及數據共享提供安全穩定的校園網絡環境。

3.4 加強檔案人才隊伍建設

學校檔案工作不斷推進，對檔案管理人員的要求也不斷提高，必須重視檔案人才隊伍的建設，建立一支理論知識和業務技能完備、符合學校檔案工作發展要求的專業隊伍。第一，要提高專職檔案管理員比例，細化檔案館業務分工，根據檔案業務開展的需要，引進檔案學、中文、計算機等不同專業背景的人才，實現檔案管理工作收集、保管、編纂、利用等各項環節均衡發展，滿足數字檔案館、智慧檔案館建設的人才需求。第二，要將檔案培訓作為學校檔案工作的重要內容。支持檔案館工作人員參加高層次高水平的培訓、講座等活動，學習檔案行業先進成果；參與檔案專業技術人員繼續教育，實現職稱晉升；鼓勵檔案人員申報科研項目，開展檔案研究，提高檔案人員科研素質。對于兼職檔案管理員隊伍，要及時掌握學校檔案隊伍的人員變動情況，定期開展檔案上崗培訓；在校內舉辦豐富的檔案培訓及講座，拓寬視野，提高理論和業務水平；針對不同部門的檔案需求，進行有針對性的檔案指導。第三，要完善檔案人才隊伍考核制度，制定量化指標，形成合理的業務評價機制，并將其作為薪酬評定、評先評優的重要依據，激發檔案人員的工作積極性。