會議紀(jì)要要夠“精”

高峰 范濤

會議紀(jì)要是記載傳達(dá)會議內(nèi)容的一種重要公文形式，是領(lǐng)導(dǎo)班子民主決策、集體智慧的書面體現(xiàn)，也是指導(dǎo)和推動工作的依據(jù)指南，寫作者必須時刻保持高度的責(zé)任感和強烈的事業(yè)心，突出“精心、精準(zhǔn)、精細(xì)、精密”，高質(zhì)量完成寫作任務(wù)，全面、完整、準(zhǔn)確反映會議情況。

精心準(zhǔn)備。每次開會撰寫紀(jì)要都像考試，或大考或小考，或急難重或緩易輕，需要有一個認(rèn)真?zhèn)淇嫉男膽B(tài)，提前把問題想全面，認(rèn)真作好準(zhǔn)備。

掌握會議議程。有些單位撰寫紀(jì)要和籌辦會議的職能沒有設(shè)在同一部門，這就需要紀(jì)要寫作人員會前主動聯(lián)系辦會部門，第一時間拿到會議議程，掌握會議主題、參會部門、參會人員、時間地點等信息，做到心中有數(shù)。

熟悉背景資料。有的會議是之前會議的延續(xù)和再部署，關(guān)聯(lián)性較強，領(lǐng)導(dǎo)開場可能直奔主題，這時就很有必要把之前的會議紀(jì)要、背景材料等找出來，熟悉情況，對于理解本次會議內(nèi)容有很大幫助。

精準(zhǔn)記錄。做好現(xiàn)場記錄是一項基本功，也是寫好會議紀(jì)要的有力保障。

要抓住重點。一些會議持續(xù)時間較長，紀(jì)要寫作人員難免出現(xiàn)疲憊、注意力無法高度集中等狀況，這時需要重點緊盯一把手講話，以及主要副職、主匯報人發(fā)言，確保關(guān)鍵信息無一遺漏。

要拾零為整。會議中，如果某位與會人員的發(fā)言得到主要領(lǐng)導(dǎo)第一時間肯定，說明主要領(lǐng)導(dǎo)非常認(rèn)可，這類內(nèi)容需要迅速記在本上，后期整理寫作紀(jì)要時注意補充。

要核對人員。一般情況下，會議議程上的參會人員均會到場，但偶爾也會有臨時未到、他人代替等情況，需要紀(jì)要寫作人員及時“掃描”現(xiàn)場，確認(rèn)到會人員，嚴(yán)格忠實于會場，在紀(jì)要中加以體現(xiàn)。

精細(xì)整理。會議紀(jì)要考驗寫作者的文字功底，需要注重細(xì)節(jié)，做到精細(xì)整理。

語言要實用。會議紀(jì)要的精髓在于指導(dǎo)執(zhí)行，語言應(yīng)當(dāng)盡量簡潔、扼要，少用修飾詞，不講含混不清、模棱兩可的話，不給具體落實帶來歧義困惑。

善于引用批示語。一些會議議題的原始文件上往往有領(lǐng)導(dǎo)批示語，如果其中提出明確要求，在后期紀(jì)要整理過程中應(yīng)注意合理使用。

參考發(fā)言稿。有的匯報人會攜帶發(fā)言稿，如果認(rèn)為發(fā)言比較重要、參考價值較高，可在會后以適當(dāng)途徑要到，既省時省力，又能最大程度確保文字精準(zhǔn)。

認(rèn)真校對。在報送各級領(lǐng)導(dǎo)審簽前，一定要全面校對，對認(rèn)為可再修改升華的地方，認(rèn)定了就要果斷改，同時對領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)名字、文件名稱、財務(wù)數(shù)字等關(guān)鍵信息須重點留意。在條件允許的情況下，最好采用雙人以上校對。

精密回顧。會議紀(jì)要簽批分發(fā)完畢后，正好可以靜下來干三件事。

仔細(xì)比對。會議紀(jì)要報審過程中，會逐級經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽修改。紀(jì)要起草人員應(yīng)珍惜各級領(lǐng)導(dǎo)的修改批示，勤于、善于比對初稿與修改稿的差別，體會琢磨領(lǐng)導(dǎo)的用意，特別是著重修改的地方，尤其要注意體會把握。

完善筆記。用記錄本來記錄會議召開的情況，會議過程往往氣氛嚴(yán)肅、時間緊張，即使記錄人員下筆速度很快，也難免有內(nèi)容來不及記錄，紀(jì)要發(fā)放完成后便是補充記錄本的最佳時機。

整理保存。記錄本、會議錄音、會議文件等，是會議的客觀見證者，要特別注意存檔保管，以便隨時查證。