強化自來水管網工程檔案的管理

[ 摘要 ]

在我國，檔案工作的標準化和規范化管理的要求很高，而作為自來水行業來說，企業的檔案是城市建設檔案的重要組成部分，這就更顯示出其中的重要性，對于行業發展具有十分重要的作用。因此，本文立足于自來水管網的各種不足和問題，研究并給出可以強化管理自來水管網工程檔案的處理對策，希望能夠為相關人員提供一定參考。

[ 關鍵詞 ]

自來水管網;工程檔案;管理對策

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.05.019

城市自來水管網管道工作，包括水管設計施工技術維修、管線電網施工基礎技術改造、施工技術信息檔案資料統計、管道設計施工材料數量統計及信息數據統計等各個環節。全國城市自來水管網建設規模大、管線施工設計資源密集、施工技術過程復雜性高、基礎設計圖紙檔案的應用量大、供水網管道施工人數多、供水量大，因此，對全國城市水網管道進行設計和施工的管理工作十分繁重。所以，要加強對水管網自來水管道資料檔案的動態管理保護，建立健全管理信息共享系統，完善對水網管道設計施工技術的管理技術手段，以逐步增強城市管道施工信息的準確性和完整性，這是一項重要而緊迫的任務。

1 自來水管網建立工程檔案的意義

設計檔案管理以及業務記錄模式已經成為業務管理中的重要內容，能夠更加準確地記錄自來水公司的各項工作內容，主要包括：施工設計工程圖紙以及檔案資料、地下水管網工程設計檔案資料等，這些都能夠直接反映自來水管網的工程質量，以及是否存在何種風險形式。在各項工作管理的過程中，施工工程圖紙以及檔案資料都已經是必不可少的，倘若在整個工程施工的過程中或者后期出現施工延期、索賠、質量不達標以及發生各種安全事故等情況，施工工藝圖紙以及地下水管網設計資料等都可以直接成為工程事故發生原因調查分析和事故責任后果追究的重要憑證，也是工程技術人員和國家有關主管部門組織實施自來水管網工程質量管理、制定工程技術標準和規范的重要技術參考資料。

2 自來水管網工程檔案管理過程中存在的問題

2.1 自來水管網檔案資料不完整

目前，城市自來水管網的基礎工程設計資料大多數是采用傳統手工的方法進行管理，而圖文信息文檔和設計數據檔案一般都是直接保留在各種紙質上。而又因為圖紙的使用頻次太高，使其經常發生損壞，需要更換，而調整又很麻煩，導致各種圖紙資源的信息統一性就比較差，這樣不僅給圖紙檢索和資料計算等工作造成了很大麻煩，而且在實際工作中極易導致圖紙資源殘缺不全，大大降低了圖紙資源的利用率。

2.2 自來水管網檔案資料更新不及時

市政排水系統管網建設工程項目大部分都是零散的建設工程項目，通常都是由幾個臨時拼湊的小型施工隊單位完成建設的，這種單位往往是為謀求實際效益，對檔案信息的整理形成和存檔不是十分重視，使得現在城市的排水管線建設檔案信息系統已無法完整精確地反映現實的市政管線，給目前市政排水管線建設的日常修繕與保護管理造成相當大的麻煩。

2.3 自來水管網信息缺乏交流

自來水管道工程作為城市的公共基礎工程設施，首先應該服從城市政府的統一規劃設計和管理，并且應負有提供城市的自來水渠道管網的準確設計圖紙及相關資料的責任。但是，有些施工單位粗心大意，沒有提前對施工所在的重點地段的自來水專用管道管網做好實地考察，就開始毫無目的和計劃地胡亂施工，導致一些意外情況產生，例如自來水專用管道管網斷裂等。造成城市自來水管網擴建損壞，如發生管道管網出現拉斷、錯位、鉆孔、破裂等現象，其原因主要是工地修路和施工建房等。因此，檔案管理人員一定要對城市污水管網擴建和城市舊城小區改造等信息做好全面細致的了解，完善城市自來水管網擴建工程的設計檔案，方能進行計劃施工，避免由于信息不清而直接導致管道誤挖、錯位開挖等造成的不必要經濟損失。

2.4 檔案管理信息化程度偏低

自來水公司的檔案工作業務本身就比較繁雜，而復雜的地下供水管網和大量供水基礎設備都非常需要企業進行檔案管理，因此，自來水公司就關系著千家萬戶的生活用水需求。企業檔案管理部門需要時刻自覺擔負起責任，以為廣大用戶服務為企業宗旨，提高產品管理效率和售后服務水平。傳統的企業檔案管理基本上是以管理實體檔案為主要載體的。例如國內給水輸油管道圖紙資料等，由于種種原因，由專業工程師或者設計師手工繪制的圖紙，由于工作時限的日益延長，存儲紙質版的檔案資料十分艱難，同時保管資源的成本也愈來愈高，隨著地質環境的改變，采用手工繪制的檔案資料利用率會變得越來越低。而如今，由于互聯網等信息化工業技術發展得日益快速，但是傳統的公司自來水管網文檔信息系統卻要求人們花費巨大的時間、人力、物力和財力去加以梳理和總結，所以在新時代的發展背景下，傳統的水管網檔案資料的整理修訂和收集整理已經無法跟得上企業生產力的需要。

2.5 檔案管理多個歸口缺少統一管理平臺

目前，很多自來水公司的工程檔案管理部門比較松散，工作人員也不積極，會議、工程類文件等資料由工業行政管理部門保管，而工程施工管理部門主要負責工程設計文件。但是，這兩個行政部門之間的交流只能在有限的系統范圍內，很難在整個公司里面同時進行資源共享，導致其他工作人員在查詢資料時很麻煩，極大地降低了工作效率，使這種信息資源孤島化的現象愈發嚴重。所以有些自來水公司一定將整理好之后的檔案資料進行共享，努力完善并形成功能全面的工程管理檔案信息共享平臺。

3 自來水管網工程檔案管理原則

3.1 真實可靠性

檔案管理工作人員要遵循真實可靠的原則，對每一份檔案文件進行嚴格的審查，保證資料的完整性和準確性。

3.2 及時有效性

檔案資料所涉及的內容、時間以及相關部門負責人都要遵循管理借閱的要求，并制定一套安全保密制度。隨著信息時代的快速變化，企業檔案管理人員需要更加及時的內容信息。所以，要不斷加快檔案管理制度的創新，逐漸形成及時有效的企業檔案管理工作模式。

3.3 分工負責性

自來水管網所在的公司本身作為一個實事型的大型民生企業，要求其一定要不斷提高社會責任意識，以確保檔案管理工作不會出現任何差錯。在認真做好各項檔案管理工作之后，也要認真做好歸檔管理工作。

4 加強城市自來水運輸管網改建工程設計檔案管理的重要措施

4.1 健全自來水管網工程檔案管理制度

首先，供水公司應將企業檔案管理工作擺在重要位置，放入開會議程中去，強調檔案業務的相關部門工作的重要性，并將其檔案管理業務水平和工資獎金掛鉤，提高員工的工作積極性，保障自來水管網工程檔案管理業務工作的順利開展。另外，建立并完善檔案管理系統，在檔案機構中配備專業素質比較高的檔案管理人員，并對管理人員定期開展培訓，參加相關的活動等。根據國家規范性標準文件，自來水管網建設工程竣工檔案要進行嚴格的檢查，再驗收，最后做好移交管理手續，保證自來水管網工程竣工檔案資料的真實性、準確性和完整性。

4.2 自來水管網工程檔案與工程施工同步進行

首先，自來水管網工程竣工檔案應當隨時按工程的進度設計，并要求保證同步按期竣工完成。工程按期完工時，要求水管網施工人員要及時向有關負責人進行報備和提交相關材料。其次，各級自來水管工程的檔案管理人員一定要經常深入基層單位，進行設計業務的指導工作。對設計檔案的內容書寫或者格式進行現場監督和指導，以便及時收到完整并符合要求的工程竣工設計檔案。

4.3 完善、補缺自來水管網工程檔案資料

城市供水工程建設尤其是道路建設工程的改造擴建，造成市區內原有供水檔案資料中的相關數據出現失效和資料統計上的誤差。在舊市區進行改造時，常由于各種特殊歷史或者文化的原因導致自來水管理網絡基礎設施不齊全，給市區改造后的工程進度及其進展程序造成不良影響。因此，為了進一步深入調查，需要及時完善目前城市地下供水網絡區域內基礎檔案設施的管理，建立健全基礎檔案資料。另外，老城區內的檔案資料也需要進行更加全面的普查，對水管道進行補測，以實現今后水管網檔案的全面化、多樣化和規范化。

4.4 建立城市自來水管網工程檔案的信息管理系統

目前國內使用較多的技術是地理信息系統，簡稱GIS系統。它可以充分利用計算機中的數字圖形和各種文字數據處理分析技術，使自來水管網系統不斷向著數字化改進，提高了數據計算和處理速度，可以使工作情況實時地反映在電腦屏幕上，便于人們觀看;另外，還可以按照圖形地圖與相關管網相互關聯，以一種多維度的表現方式準確地表現出一個管道的全網管理現狀地圖、相關聯的管網管理屬性、周邊環境管理情況、運行以及全網管理工作過程。通過相關管網的動態數據記錄進行綜合分析，得出利于管網管理的建議書和意見。這樣不僅有利于在日常事務處理中對管網信息進行實時動態管理和日常管網維護，同時還可對各種類型的突發事件做出及時反應。

4.5 建立數據入侵保護系統、病毒預警系統、數據備份系統

在檔案管理中對電腦的安全管理往往是關鍵。當我們利用計算機對安全網絡進行系統的架設時，就必須定期配置必要的安全網絡保護軟件，而服務器也就必須通過設置用戶身份號碼驗證系統等相關措施進行維護。此外，病毒入侵防護監控系統的架構建立也往往是安全網絡保護中最為關鍵的部分，所以網絡檔案管理人員往往需要事先搭建一個網絡病毒查殺監測系統，以全天候的方式監視每一個網絡上可能發生的各種病毒文件，如果發現含有病毒或者可疑的病毒文件，系統就會自動發出報警并提醒檔案管理人員，通過文件IP和IP地址自動定位等多種方法，來自動鎖定病毒攻擊的根源，并自動生成關于病毒攻擊的文件日志和病毒報告，記錄這些勒索軟件病毒及其攻擊軟件活動過程中的一些細節。

4.6 提高檔案庫房的安全性

自來水公司的相關業務管理檔案資料絕大部分是直接采用了紙質版或電子版，而且其中的一些資料由于科學實用價值高和技術含量比較高，保存的時間相對也比較久，所以企業要保護好保存檔案材料的庫房，重視周圍環境的安全、防火、通電、防水以及防盜。檔案資料庫房內還要設置室內溫濕度變化監測系統，它不僅可以對保護檔案的監測系統起到很重要的防護作用，還可以對檔案中的材料起到保溫防潮濕、防材料發霉、防材料變質等防護作用。綜合考慮運用先進的環境濕度測量等各項監測技術，使系統更加穩定可靠，而且后期使用管理起來也比較方便。

4.7 加強對檔案數據的挖掘

目前，國內外自來水管理公司的資料歸檔保存工作都主要傾向于對有關數據的歸類梳理和綜合分類搜集，由于此類資料數據缺乏管理，通過培訓能夠大幅度提高這些檔案資料的利用率，但是鑒于培訓工作受高校范圍的影響，部分企業人員也只能進行資料的搜集和分類，分析信息的業務工作管理力量仍然較弱。那么，可以通過培訓來加強管理人員的專業分析能力，并提高其檔案管理能力，使其更清楚公司檔案保管的實際經營工作量和管理過程，同時培養并不斷拓展檔案管理人員的實際業務工作能力，使其能夠學會用一種比較科學合理的操作方法對這些檔案資料信息進行合理的歸納分類和妥善收集保管。

5 結論

綜上所述，隨著國家經濟的穩步增長和工業經濟的信息化發展，自來水工程檔案管理系統也在逐漸完善和創新，本文立足于檔案管理中所必須遵循的管理原則，分析了當前檔案管理存在的不足，提出了對應的解決方案，并希望該舉措能夠有效地規范自來水行業的檔案管理工作，極大方便工作人員隨時查詢數據和翻閱相關資料。這樣一來，不僅可以節省大量的人力、物力、財力，還能大大提高檔案資料的準確性、真實性和及時性，減少檔案管理人員的工作量，使自來水工程檔案管理工作逐步實現規范化和準確化，從而大大提高管理工作效率，加快我國工業自來水管理服務系統的檔案管理以及現代化服務的發展。

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[ 作者簡介 ]

張媛芳，女，福建龍巖漳平人，龍巖水發自來水有限責任公司，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。