辦公室檔案文書管理工作探討

蘇振

摘要：新時代文書檔案工作面臨著新的挑戰，文書檔案管理工作內容復雜，對管理人員專業素養、職業道德等要求很高，尤其是在信息化時代，文書檔案管理工作從工作理念、工作模式到工作方法都需要創新，管理人員需要結合當前工作形式，以及工作需求，不斷創新管理方法、管理模式，以此提高文書檔案管理時效和質量。筆者結合自身多年工作經驗，以文書檔案管理工作的具體實施策略，談幾點拙見。

關鍵詞：規范管理;檔案管理;辦公室

引言：近年來，我國文書檔案管理工作的總體質量呈現持續下滑趨勢，導致我國部分企業日常業務運作效率難以得到有效提高，這在一定程度上對我國企業的現代化發展造成了阻礙和限制。為明確文書檔案管理工作的具體內容，提升文書檔案管理工作的有效性，應積極針對工作流程開展規范化、正規化、模式化調整，確保文書檔案資料能夠在企業經營運作中發揮高效、便利、規范的應用價值。

1辦公室檔案文書管理工作的重要性

1.1有利于單位整體工作效率的提升

對企業而言，辦公室檔案管理工作對于企業的工作開展有著良好的促進作用，也是企業日常工作當中最重要的環節，因企業的工作性質以及崗位的特殊性，工作量是非常復雜且繁重的，經常會投入大量的財力以及物力，但是往往未達到理想的效果。因此，辦公室檔案管理規范化是極其必要的，在對其進行科學有效的改進工作之后，會為原來復雜的工作流程省去不少麻煩，且極大減少了許多不必要的消耗，對于檔案管理工作人員而言，減輕了繁瑣的工作內容，效率得到了相應的保障，同時，還促進了企業管理效率以及工作進度的提升，使公司的管理水平以及發展穩步提高。

1.2有利于規范化管理方式的改變

隨著科技的不斷發展與進步，人們的生活發生了巨大的變化，信息社會的到來使得數據井噴式爆發與融合，且信息量日益龐大，因此傳統的管理模式顯然不適用于現代企業檔案管理工作，在科技逐漸普及的現代社會，企業應當順應時代潮流，借助目前高效的軟件對數據以及信息進行處理和儲存，將這些復雜的工作內容進行簡化。因此，計算機的相關軟件應用已經逐步走進辦公室日常檔案管理工作當中，管理人員可以充分利用計算機帶來的便捷，對檔案信息進行系統性的分類，再進行存儲和高效管理，在高科技應用的基礎上，極大豐富了企業的管理模式。

2辦公室文書檔案管理工作存在的問題

2.1文書管理與檔案管理工作間的銜接問題

文書管理與檔案管理工作既有相似之處，也存在差異。文書管理和檔案管理工作應相互支撐，實現兩類管理工作的相互配合、相互協調，才能充分發揮管理制度體系的科學性和有效性。實際管理工作中，存在一定的配合問題，這在一定程度上影響了文書管理工作與檔案管理工作的銜接，導致文書管理工作與檔案管理工作之間難以產生關聯和互動，使得企業文書管理工作人員不了解檔案管理工作實質，企業檔案管理工作人員不了解文書管理工作內容，影響了企業文書管理工作和檔案管理工作，管理質量水平不高，綜合效率低下。調查數據顯示，我國很多大型企業都未做好文書管理工作與檔案管理工作之間的結合和聯動，相關工作實施流程亟待調整優化。

2.2整理文檔方法不合理

為滿足社會進步的發展需要，辦公室文書檔案在性質和類別上越來越多。和以往的工作相比，新文書檔案的出現對于管理人員是一種新鮮的事物，接受起來需要一些時間。在學習、熟悉的過程中，在對新文書檔案整理時，容易將新文檔的性質和類別搞混，或者發生錯亂擺放的情況。如果不對這些問題有針對性地采取對策方案，那么辦公室文書檔案的管理工作就會受到阻礙，后期需要大量的時間和人員去整理分類改正。

2.3文書檔案管理工作重視程度不夠

由于文書檔案管理工作不能為企業創造直觀的經濟效益，因此部分企業領導對文書檔案管理人員不夠重視，未能充分認識到文書檔案管理工作的重要性，未能結合企業實際開展文書檔案管理工作，沒有為工作人員配備必要的技術設備，工作環境較差，嚴重影響了我國現代企業組織文書檔案管理工作的現代化發展。

3加強企業檔案文書規范化管理的策略

3.1實現文書管理工作與檔案管理工作的有效銜接

要解決企業文書檔案管理工作質量不高和效率低下的問題，首先應重視文書管理和檔案管理工作的對接和銜接。目前，企業的文書管理部門和檔案管理部門大多獨立發展，應將二者合并為文書檔案管理職能部門，發揮文書檔案管理工作的綜合價值和聯動優勢，優化企業文書檔案管理工作，提升工作效率。

3.2實現文書檔案的規范化管理

文書檔案管理過程中，各類程序是否規范，直接影響著檔案管理的質量。在開展工作時，必須做好各項文書工作的記錄，確保各項處理程序規范化，實現文書管理和檔案管理緊密銜接。如針對文件的分類和歸檔編號工作，應該做好登記和管理，做到文書和檔案一一對應，便于管理和日后查詢。同時，文書檔案管理的管理人員，應該明確文書檔案管理工作的程序和方法，確保各項文書檔案規范化管理。定期針對檔案案卷進行檢查維護，將一些不需要的文件及時刪除，確保計算機保存資料的安全性和準確性，提高查詢效率。不定期的開展案卷整合工作，針對一些內容比較多并且復雜的案卷，重新整理組卷，將一些相關的案卷整理到一起，提高案卷的利用效率。檢查題名的規范性，降低檢索工作的錯誤率。文書檔案進行檢索時，需要保證題名準確，所以，檔案管理工作人員應該確保文書檔案的題名全面且準確。

3.3強化辦公室檔案管理的保密工作

檔案管理人員在對辦公室文書檔案進行存儲以及保存的同時，務必按照我國相關的檔案管理制度規定，對企業單位重要文書檔案進行嚴格保密，管理人員不得私自進行復制、抄錄以及拍攝。檔案管理人員在確定檔案保密級別的同時，需要根據檔案文書的具體利用對象，對文書檔案的實際保密時間和保密范圍進行規范，與此同時，管理人員需要根據文書檔案的不同保密級別依次分類處理，這樣有助于確保檔案的安全。

3.4更新檔案管理模式

許多問題隱藏在以往的檔案管理工作過程中。傳統的檔案管理機制缺乏一個具體、科學的相關條例，再加上時間久遠、文件種類繁雜、數量基數大，所以歸檔和存放任務量較大，在混亂的擺放過程中容易丟失文件。當遇到事情查找一些文檔時，需動用大量的人力和物力去查找丟失的文件和資料，不僅浪費了時間，也阻礙了單位的正常運行和發展。所以要更新管理模式來減少此種現象的發生，改變信息檔案的存放方式。建立一個具體、系統的檔案目錄，來存放已經收錄完畢的文件和資料，將其進行科學的分類，通過采用創新的管理模式，按文檔下達的時間進行編號、存放，充分利用計算機的功能進行電子記錄和備案;文書管理工作人員利用文書和電子設備詳細記錄新收錄的文件，之后按照性質和類別再進行編號、存放。在以后的工作過程中，需要查找文檔和資料時，在計算機中輸入相應的類別和編號，就可以快捷、簡便地找到所需要的文件。為保險起見，也可以建立備份系統，防止文件丟失所帶來的損失。

結束語：為了提升文書檔案工作水平，企業單位應對當前的檔案設備進行全面檢查，對一些陳舊的設備進行更換，并且注意計算機系統的實時更新，確保設備能夠滿足辦公室檔案管理的日常需要。同時調用監督能力較強的工作人員對辦公檔案管理工作以及日常財務檔案、檔案整理進行必要的監督和檢查。

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