高校社團檔案的構成及其功能和作用

李興

摘要：不同類型的高校社團因活動方式和內容不同而產生不同的檔案材料，對高校社團自身發展及高校文化建設有著不可替代的參考作用和情報價值。本文從高校社團類型入手，分析了高校社團檔案的構成、性質和內涵，存在的問題及解決對策，就其在高校育人、管理及文化建設等方面的功能和作用進行了分析和探討。

關鍵詞：檔案 高校社團 檔案作用 檔案管理

高校學生社團是在校大學生根據共同的興趣愛好和心理傾向自愿組成的，按照一定的宗旨和章程自主活動、自主發展、自我服務的非官方的群眾性組織。它涉及學校教育和學生生活的各個領域、各個方面，以特有的組織形式和活動特點發揮著其他教育形式不可替代的作用，是大學生成長成才以及校園文化建設的重要平臺。社團檔案是伴隨著社團實踐活動形成的有關社團創建、發展、活動過程和內容的原始記錄，在高校社團建設和文化育人過程中發揮著重要作用。

一、高校社團的類型及其檔案構成形態

近年來，隨著高校對學生活動的支持和引領，學生社團數量和規模不斷增加和擴大。按照創辦宗旨和活動性質，可以將其分成以下幾種基本類型。各類型社團檔案構成內容同中有異，除審批管理手續等共同內容外，還因其活動方式和服務對象不同而呈現出不同的形態。

1.思想政治類

思想政治類社團以學習、研討、宣傳黨的思想理論為基本宗旨。這類社團的檔案構成內容包括：社團成立申請報告，主管部門批復材料；社團組織結構材料，社團活動經費籌集及財務管理材料；舉辦各類講座報告會的策劃書、總結報告等；舉辦各類政策宣講、理論學習的策劃書、活動過程、反響總結等材料；內部出版的報紙和刊物等實物材料。各類活動照片、影像資料等實物和電子文檔。

2.文學藝術類

文學藝術類社團歷史悠久，群眾基礎雄厚，最具人文氣息。如文學社、詩社、普通話協會、話劇協會、書法協會、攝影協會、棋藝協會、足球愛好者協會、武術協會、DV協會、動漫協會等。此類社團檔案構成內容：自辦文學藝術類報紙、刊物等實物材料；各類展覽的展品，如書法作品、攝影作品、動漫模型作品實物等；各類演出的音像作品，如話劇演出、詩歌朗誦、武術表演、動漫演出、足球、棋類比賽、DV展播等制作的電子光盤等；各類講座、報告會等活動的策劃總結等文字材料和電子文檔。

3.科技學習類

學習類社團具有很強的專業性，以某一專業的特定人群為服務對象，以輔助專業學習，提高專業技能為宗旨。如，外語學習方面的英語協會、日語協會、俄語沙龍等。科技類社團側重科技的應用和推廣，如電腦網絡協會、計算機協會、數學建模、廣告協會等；這類社團的檔案構成內容：各類培訓學習、報告會、義務服務等的策劃、開展和總結材料及電子文檔；各社團自辦學習交流性刊物和印發文字材料。計算機網絡應用和數學建模等科技創新項目的項目組材料和項目成果材料。各類活動的照片、錄像光盤等實物等。各類相關賽事的獲獎證書復印件等。

4.社會服務類

社會服務類社團，以提供某一方面義務服務的方式，參與校內外的各類實踐活動。如，法律援助中心、植物保護協會、雷鋒愛心社、環保協會、家教服務中心等。社團成員具有較強的社會參與意識和自我奉獻精神，注重加強自身的公共道德修養。這類社團以自我參與和社會實踐為主要方式，檔案構成內容主要是：各類服務活動的照片、錄像材料；服務活動社會影響和效益材料，如服務對象贈送的錦旗，感謝信和表揚信等；服務活動成果的統計數據，如義務支教人次，效果；提供勤工助學的人次，效果等；

5.就業服務類

為應對就業形勢，緩解就業壓力，響應“大眾創業、萬眾創新”的倡議，近年來出現了很多與就業相關的學生社團。如，大學生創業中心、模擬招聘協會、面試禮儀協會、金牌營銷協會、自主創業協會等；這類社團貼近學生最關心的自身問題，具有較強的自我發展和自我提升性質，其檔案構成內容有以下特點：有關就業形式政策和“雙創”活動政策的宣講活動材料，如文件、報告、照片等；社團服務的社會效益，歷年自主創業成功案例材料和典型應聘成功案例材料；在社團指導下出現的典型“創客”材料。

二、社團檔案的功能和作用

一方面，社團檔案有助于社團建設的創新發展，保障社團建設的可持續性和穩定性。高校社團的建立和發展有其歷史繼承性和延續性。每一個社團的創建和發展都有其獨特性和規律性。社團開展的每一項具體活動都會留下積極的成果和經驗教訓[ 1 ]。從活動策劃、實施方案、實施過程到總結匯報，每一步驟都留下了大量文字或實物材料。這些材料以社團檔案的形式被保存下來，為下一次開展同類活動提供借鑒和參考。社團檔案成為社團延續和發展的精神紐帶，使社團建設有章可循有史可鑒，不斷改進和完善，實現創新發展。同時，老社團因組織完善運作靈活以及經驗的積累而日益成熟；新社團可以學習和借鑒老社團成功模式和經驗，盡快地進入角色開展活動；不同社團之間在規章制度、運作模式、活動范圍和方式等方面可以互相借鑒、互相學習。這一切都有賴于社團檔案建立和有效使用。

另一方面，社團檔案為社團活動提供具體的咨詢服務，有助于開展富有創意的社團活動，豐富校園文化，提升高校文化育人水平。文化育人是大學人才培養的重要方面。一個合格的大學生不但要掌握過硬的專業技能，還要具備豐厚的人文素養。而大學的課堂教學注重書本知識的傳授，專業性強；教學方法側重講授，實踐環節薄弱；無法滿足每個學生成長過程中存在價值、情感、認知方面的不同需要，不利于人文精神養成和人格的健康成長。而豐富的學生社團活動不同程度地彌補了專業教學的不足，為大學生的個性化成長開辟了新的途徑，使他們在自我管理、團隊意識、人際關系等方面得到良好的訓練。然而社團的每一次活動都有其特殊性，既有成功的經驗又有失敗的教訓；既有組織自身的問題又有參與者個體的因素。社團檔案忠實記錄了社團組織和個人的成長歷史，可以為社團活動提供具體的借鑒和參考。這樣才能把活動開展得更好，更富有創意，全地提升大學生的個人素養，實現高校文化育人的目標。

三、社團檔案管理的問題及對策

高校社團在性質上是高校學生自我管理和自我發展的民間組織，處于高校行政管理的邊緣地帶。因此，各高校在社團管理上都側重于組織形式和活動指導方面，而對社團檔案的建立和保存則沒有明確的要求和清晰的認識。

1.社團檔案管理的主要問題

首先，對社團檔案的重要性認識不足。檔案的作用具有非即時性、漸進性和長期性，很容易被快節奏的現代生活所忽視。高校學生社團活動豐富多彩，需要處理的日常事務很多。工作人員人手少精力有限，往往把檔案資源的管理任務交代給沒有經驗的學生處理，造成檔案管理混亂，不能發揮應有的作用。其次，社團檔案建設缺乏制度保障。高校管理側重于學生的日常教學紀律和思想意識，制定了《高等學校學生行為準則》《普通高等學校學生管理規定》等。但對于社團管理，尤其是社團檔案建設，幾乎沒有專門的制度規范。這導致社團檔案建設缺乏系統性和規范性，社團檔案的質量無法保證[ 2 ]。第三，歸檔材料粗放而混亂，缺乏統一的標準和要求。由于相應規范和指導，社團檔案的很多文件制作不規范，格式混亂，信息不完整，給檔案的利用帶來很多后續問題，也降低了檔案的社會價值。

2.社團檔案管理的基本對策

針對當前社團檔案管理中存在的主要問題，高校學生管理部門應從以下幾個方面制定相應對策，采取有力措施，改善和加強高校社團檔案管理和建設。

首先，加強組織建設，提高社團工作人員專業素質。高校職能部門應切實認識到社團及社團檔案對大學生成長的重要性，給予足夠的人力物力支持。根據實際需要，配備專門的社團工作人員，并定期對其進行業務培訓，指導和監督社團檔案從立檔、歸檔到開發利用的各個環節，從而保證這一工作健康穩定地開展。

其次，加強制度建設，使社團檔案管理有章可循。制度是人類社會活動的法規范式，具有一定約定性和強制性。高校管理部門針對學生社團的實際情況制定發布社團檔案管理的規范性文件，對社團檔案進行規范管理和強制約束，從根本上改善社團檔案工作的不力狀態，使社團檔案管理和建設制度化和科學化。

第三，制定統一標準，使社團檔案建設科學化。檔案工作標準和標準化，是檔案工作現代化建設的基本要求[ 3 ]。為保證高校社團檔案建設的系統性和連貫性，應制定與之相適應的專業化標準。各高校可以參照國家檔案局的《中國檔案分類法》和《檔案著錄規則》等相關文件，制定簡便易行的社團檔案分類和登記規則以及相應的借閱和使用章程。

綜上所述，高校社團檔案作為高校重要的人文資源，在提高學生綜合素質，促進學生身心健康，豐富校園文化，優化育人環境等方面發揮著重要的作用。因此，高校應根據國家檔案政策和法規，加強相關制度建設和政策扶持，使社團檔案得以合理開發和利用，為高校社團建設和資政育人服務。

【參？考？文？獻】

[1] 王洪凱，張曉瑛.高校學生社團檔案的價值實現路徑探討[J].蘭臺世界，2014，（10）：9-10

[2] 李霞.淺析學生社團檔案管理存在的問題及對策[J].科技信息，2011，（7）：463.

[3] 馮慧玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001：169-170.

（責任編輯：劉占行）