現代化技術在檔案庫房管理中的應用

斯那拉木

摘 要：檔案管理中使用了許多現代化技術和科學工具，這是對檔案管理發展和進步的有力推動。目前，檔案管理現代化是一種發展趨勢，在許多檔案庫房中檔案管理現代化方面取得了長足的進步。因此，檔案庫房中應積極運用現代檔案管理工具，為檔案庫房中檔案和倉庫管理現代化的成功實施和發展做出貢獻。

關鍵詞：檔案管理;現代化技術;現代檔案管理工具

引言

科技成果是檔案現代化建設的重要依據。經濟的快速發展導致了信息量的顯著快速增長，同時檔案資料的數量也大大增加，這在收集、處理、儲存和提供檔案資料方面造成了一些困難。例如，大量檔案信息的出現，導致舊檔案存量迅速膨脹，導致倉庫過度擁擠、超載。同時，發現存量的人越多，利用現代技術和設備解決這些問題的難度就越大，而現代技術和設備是保證檔案管理高質量、高效率的重要工具。計算機技術、超小型化技術和光盤技術在檔案領域的應用，為檔案管理現代化提供了廣闊的前景。

一、檔案庫房中檔案管理現代化的重要性

隨著現代新技術在各個領域的快速發展和進步，檔案管理逐漸被引入現代技術，并逐步擴大。隨著社會和科學技術的進步，檔案管理面臨著新的機遇和新的挑戰。檔案庫房中檔案儲存現代化的目的是建立一個完整的檔案數據庫，將檔案庫房中的各種資料和檔案轉換成電子文件，以便有效地管理和使用。檔案庫房中檔案現代化需要對檔案材料進行計算機化處理，并通過計算機網絡方便地獲取信息資源，以提高對新事件的認識。檔案庫房中檔案管理現代化不僅提高了檔案管理的安全性，而且節約了大量的人力物力。相關部門需要保持技能的更新，不斷使用最新的技術來管理他們的檔案[]。

二、如何實現檔案庫房中檔案管理的現代化

（一）規范管理制度

在現代檔案庫房中制度中，檔案管理是一項非常重要的制度，但檔案管理活動必須通過立法來規范，因此檔案管理的某些現代化必須按照立法來進行。此外，檔案庫房中必須開發適當的管理系統，以確保員工的持續培訓和內部約束，并在制定管理檔案維護的規則時充分考慮到這些系統的功能。

（二）監督制度的完善

只有有效的管理才能保證檔案的質量，運用現代技術對檔案進行管理，才能保證檔案的不間斷維護。同時，完善監督制度，有利于檔案工作人員認真工作，發揮主觀作用，切實改進檔案工作，保障檔案資料安全存放。

（三）員工的發展

在新時代，檔案庫房中檔案和倉儲設施的管理需要與時俱進，采用最新的技術，同時也需要高素質的人才。檔案管理的現代化要求員工的專業技能不斷提高。這就要求相關人員能夠使用最新的檔案管理模式，檔案管理現代化建立在“人對人”的原則之上。不斷吸引具有科學文化知識，包括周邊基礎領域的專門知識和經驗的人才。

（四）建立有效的和最新的數據庫

許多檔案庫房中的檔案資料現在都存儲在網站上，讓檔案庫房中員工可以隨時訪問他們需要的信息，促進了其有效使用。創建一個更新、實用的檔案管理網站，可以帶來良好的經濟效益，有助于檔案管理的成功。此外，員工還可以從檔案庫界面網站上訪問檔案中目前包含的信息，如是否有庫存，何時歸還等。同時，檔案工作人員可以及時訪問當事人使用的借用信息和記錄，通過建立訪問權等方式確保隱私保護。檔案庫房中檔案存儲的現代化包括將各種員工和檔案庫房中資料轉換為電子文檔，以便有效地管理和使用，創建一個完整的檔案數據庫，這有助于成功的存檔操作。它比紙質文檔更方便地進行信息檢索，節省時間和金錢[]。

（五）設有溫濕度自動控制裝置

檔案庫房中安裝適當的控制和測量設備，以確保每個員工的檔案都被記錄在案，只有擁有這些文件的員工才能訪問。這樣既方便了檔案倉庫管理員的工作，又方便了相關人員注冊訪問。檔案倉庫配備了攝像頭和溫度、濕度傳感器，檔案倉庫管理員可以通過無線網絡將這些設備實時傳輸到休息室的監控屏幕上。同時，數據處理系統對各傳感器傳輸的數據進行處理，設置相應的溫度、濕度等。

（六）現代化的實現

為了實現現代化管理，檔案庫房中需要對檔案庫房中檔案進行現代化改進。運用現代技術進行檔案管理，不僅提高了檔案管理的安全性，而且節省了大量的人力物力。因此，相關人員應經常使用最新的技術進行檔案管理，以便根據最新的要求不斷引進新技術。由于信息的存儲不再依賴于紙質文件，計算機可以隨時檢索大量的檔案庫房中檔案資料，節省時間和金錢。

（七）精簡現代化進程

在新的歷史發展階段，檔案庫房中檔案倉儲管理現代化必須根據實際情況進行規劃，不能盲目跟風，而是要符合自身的經濟發展目標。在實施檔案庫房中檔案管理現代化之前，必須進行深入的科學規劃和系統推進。規劃必須充分考慮檔案庫房中實際，確定檔案管理現代化的短期目標和長期規劃，強調檔案管理現代化的實用性和靈活性，從而實現檔案管理的成功現代化和可持續發展。

三、結束語

隨著各領域現代新技術的迅速發展和進步，檔案管理正在逐步引入現代技術，并逐步擴大。檔案庫房中檔案存儲現代化的目的是建立完整的檔案數據庫，將檔案庫房中的各種資料和文件轉化為電子文件，進行有效的管理和使用。當前，檔案庫房中檔案管理現代化是一種發展趨勢，許多檔案庫房中在檔案管理現代化方面都取得了顯著進展。

參考文獻

[1] 陳翔.上海應用技術學院檔案管理系統的設計與實現[D]. 電子科技大學，2013.

[2] 陳顯平，晏勇，陳紅.檔案庫房改造管理探討[J].檔案管 理，2013（04）：51.