地勘單位電子文件單套制歸檔管理若干問題探討
——以山東省第六地質礦產勘查院為例

文/金麗雙

地勘單位電子文件是地勘單位在從事地質勘查和地質災害治理等相關工作時產生的的真實記錄，是地勘單位在地質勘查工作中取得各項成果的真實反映，是地質礦產勘查后期工作開展的重要依據。山東省第六地質礦產勘查院主要進行礦產勘查、地質實驗測試、地質災害治理、水文地質、環境地質勘查、探礦工程等多方面工作，在地質勘探過程中形成了大量豐富的科技成果檔案電子數據資料。在網絡信息技術快速發展的新時代，積極探索推進地勘單位電子文件單套制歸檔管理，對實現地勘單位檔案管理現代化具有重要意義。本文圍繞相關問題，以該院為例作一探討。

1 地勘單位電子文件特點與單套制歸檔管理的基本要求

地勘單位電子文件單套制歸檔是指歸檔文件僅以電子形式進行歸檔。過去，由于信息技術能力有限，即使地質勘探單位想推進電子檔案單套制歸檔也存在著一定的保存風險。因此，在一定時期，國家要求電子檔案實施“雙套”制管理，既要保存紙質文檔，又要保存電子文檔。但隨著網絡信息技術的發展，特別是在大數據、云計算、人工智能等技術支持之下，電子檔案能夠實現長期安全保存，為地勘單位電子文件單套制歸檔管理提供了條件。要做好這項工作，應先明確地勘單位電子文件歸檔的特點和電子文件單套制歸檔管理的基本要求。

1.1 地勘單位電子文件歸檔管理的特點及現狀

一是地勘單位電子文件歸檔管理所涉及的電子文件門類眾多，專業性強。二是地勘單位電子文件檔案范圍比較廣泛，類別復雜。三是在電子文件歸檔過程中對地勘單位檔案管理人員提出了較高的專業要求，既需要對地勘單位相關工作內容和工作范圍有所了解，又要具備專業檔案知識，這樣才能對地勘單位電子文件進行正確的收集歸檔和管理，確保檔案能夠分門別類、有序管理。

但目前地勘單位在電子公文單套制歸檔和管理過程中出現了管理水平不一，管理人員能力素質參差不齊等問題，部分地勘單位在電子文件檔案歸檔管理過程中缺少專職檔案管理人員，兼職人員對檔案管理軟件并不熟悉，在實際工作中出現部分檔案資料收集不全，檔案分類不準確，檔案管理不標準等問題，在一定程度上影響了地勘單位電子文件單套制歸檔管理。

1.2 電子文件單套制歸檔管理的基本要求

新修訂的《檔案法》規定，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，這為電子文件單套制歸檔管理提供了法律依據。由于很多電子文件保管期限不長，如在管理過程中實行雙套制模式，不僅會占用大量資源，影響工作效率，也會加大檔案管理人員的工作壓力。當前我國部分領域已經開始實施電子檔案單套制歸檔，并成功積累了相關經驗，這些經驗可以在其他工作領域進行推廣和完善，并形成各類電子文件單套制歸檔管理的一般模式。當然，并不是所有業務系統都具備電子文件單套制歸檔管理條件。電子文件單套制歸檔應滿足兩個方面的要求，一是業務系統中的電子文件必須是單套制流轉。二是確保歸檔電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性。

2 地勘單位電子文件單套制歸檔管理的主要做法

新形勢下，地勘單位在電子文件單套制歸檔與管理過程中應主動采用現代信息技術，明確地勘單位電子文件單套制歸檔的相關要求，確保電子文件及檔案單套制歸檔齊全完整和安全。近年來，山東省第六地質礦產勘查院在電子文件單套制歸檔方面做了積極的探索，積累了一些經驗。

2.1 健全檔案管理制度

地勘單位應結合電子文件單套制歸檔管理的相關要求，建立健全檔案管理制度，為電子文件單套制歸檔管理及開發利用創造有利條件。山東省第六地質礦產勘查院經過六十多年的發展，積累了大量的紙質檔案，包括文書類、地質資料類、基建工程類、會計類、人事類等八大類，室藏檔案資源達到五萬余卷。隨著業務和檔案信息化的發展，該院日常工作中持續形成大量的電子文件，也出現了進行電子文件單套制管理的需求。為此，2020年，該院根據《檔案法》以及相關檔案管理要求，對原有的《檔案管理辦法》等相關制度進行完善，明確電子文件單套制歸檔范圍、保管期限、統計流程、交接手續、檔案信息化建設、檔案安全管理等相關內容，為電子文件單套制歸檔管理相關工作的開展提供了制度依據。

2.2 規范電子文件歸檔管理流程

應根據中辦國辦《電子文件管理暫行辦法》和國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，規范地勘單位電子文件單套制歸檔管理流程。應規范地勘單位業務系統電子文件歸檔功能，同步收集電子文件及其元數據，內置電子文件分類方案、保管期限表，能按標準生成電子文件及其元數據歸檔數據包，能對電子文件的所有操作進行跟蹤、審計。配備與電子文件檔案管理系統及管理要求相適應的系統硬件、基礎軟件和存儲、備份等設備。應明確并落實電子文件歸檔范圍，凡是反映單位職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件及其元數據都應收集、歸檔，具體歸檔范圍按各門類電子文件檔案歸檔范圍的業務規定、規范、細則執行。應規范電子文件的收集與整理，齊全、完整地收集電子文件及其組件。應規范電子文件歸檔與電子檔案編目，電子文件形成或辦理部門、檔案部門應在歸檔過程中基于業務系統、電子檔案管理系統完成電子文件及其元數據的清點、鑒定、登記等主要歸檔程序。還應規范電子檔案的管理、處置等項工作流程。

2.3 加強檔案管理人員隊伍建設

當前地勘單位在電子文件單套制歸檔管理過程中之所以會出現問題，很大程度上由于地勘單位沒有注重檔案管理人員隊伍建設。針對這種情況，應要求檔案管理人員加強對檔案學相關理論的系統學習，根據《檔案法》及其有關規定要求，深入了解和掌握相關制度機制，明確地勘單位電子文件單套制歸檔管理的范圍和技術標準，切實將相關技術運用到實際工作之中，進一步提升地勘單位電子文件單套制歸檔管理水平。為了更好地適應當前地勘單位電子文件單套制歸檔管理相關要求，山東省第六地質礦產勘查院要求檔案管理人員積極參加省檔案部門組織的各種專業技術培訓，進一步提升檔案管理人員的工作能力和業務水平，按照相關流程對電子文件進行系統管理，收到了較好的效果。

3 地勘單位電子文件單套制歸檔管理應注意的事項

地勘單位電子文件單套制歸檔管理對于后續檔案信息資源的開發利用起著至關重要的作用。為此，地勘單位在電子文件單套制歸檔與管理過程中應確保電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性，為后續檔案信息資源的開發和利用創造有利條件，更好地發揮地勘單位電子文件檔案信息的價值。

3.1 確保電子文件的真實性

電子文件本身具有易修改、隱蔽性等特征。因此為了確保電子文件的真實性，地勘單位在電子文件檔案管理過程中應按照國家相關法律規定，保留電子文件修改稿，及時標注修改痕跡，并主動地運用區塊鏈技術對修改痕跡進行數字簽名或密鑰安全驗證，切實保障歸檔文件來源真實、準確。此外，在電子文件單套制歸檔管理過程中還應該利用電子簽名、哈希值校驗、區塊鏈、時間戳等多種技術手段，對所收集上來的電子文件的真實性進行驗證。地勘單位檔案管理部門還應該通過CA認證體系或身份認證體系，確保地勘單位電子文件在流轉過程中的真實性。

3.2 確保電子文件的完整性

電子文件完整性是電子文件真正發揮作用的重要前提。為此，地勘單位在電子文件收集之前應與電子文件生成部門取得聯系，要求所形成的電子文件必須真實、完整、準確。檔案管理部門也要對收集上來的電子文件內容進行重新確認，確保文件內容符合電子公文收集標準、齊全完整。地勘單位在電子文件單套制管理過程中應定期對電子文件進行篩查，對出現的不連續、不完整問題，及時與相關部門取得聯系，補齊相關內容。

3.3 確保電子文件的可用性

電子文件只有可查找、可利用才能真正發揮其價值。根據電子文件長期保存格式相關要求，電子文件不能以特殊格式打開，不能依賴特殊閱讀器或軟件。因此，地勘單位在電子文件單套制歸檔與管理過程中應與檔案管理部門密切配合，在其指導下制定更為嚴格的電子文件標準格式，保證其格式符合國家統一的標準或者業務規范。由于地勘單位檔案資料數量巨大，后期檔案資料開發利用頻率高，地勘單位應在總結電子文件單套制歸檔管理相關經驗的基礎上，對電子文件格式和程序及時進行優化和完善，確保所有地勘單位保留的檔案資料能夠使用普通的讀取工具打開查看，保證相關檔案信息能夠在工作中得到有效的利用和開發。

3.4 確保電子文件的安全性

隨著網絡信息技術的不斷發展，地勘單位電子公文單套制歸與管理工作面臨的內外部情況已經發生了深刻變化，特別是在電子文件生成、傳輸和管理過程中，很容易受到外部的病毒侵襲和內部軟硬件漏洞和系統風險的影響。因此，應從地勘單位檔案信息資源的特殊性角度考慮，完善檔案信息安全保障機制，并嚴格按照國家相關法律法規強化對涉密檔案的管理，確保地勘單位檔案信息資源安全，更好地維護地勘單位和國家利益。

總之，新時代，網絡信息技術的不斷發展，為地勘單位電子文件單套制歸檔管理創造了可行條件。地質礦產勘查部門和單位及檔案管理部門應適應時代發展趨勢，完善電子公文單套制歸檔與管理的相關制度機制，加大對檔案管理人員的教育培訓，確保電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性，更好地開發利用地勘單位的檔案信息資源，促進地質礦產勘查事業的發展。