國有農場會計檔案管理問題的完善

文/龍 艷

內江市良種場建立于1952年，原屬內江市農業局管轄的副縣級事業單位，主要從事農業良種的繁殖推廣。2015年職能改革后，內江市良種場下放至市中區人民政府管理。近年來，隨著經濟社會的快速發展，國有農場會計檔案管理的載體形式、管理手段、利用方式等均發生變化。新修訂的《檔案法》 《會計檔案管理辦法》給予會計檔案管理以新的變化和要求，主要是完善會計檔案范圍及銷毀流程、管理要求，增加了電子檔案管理要求，相應地調整了國有農場會計檔案移交時限及保管期限等。隨著國有農場和網絡信息技術的發展，內江市良種場檔案管理有了較大的發展，但會計檔案管理還存在一些不足。主要表現在國有農場會計檔案管理人員思想重視程度不高、會計檔案管理機制不夠健全、基礎工作不夠扎實、信息化水平較低，需要采取有效措施，盡快加以解決。

1 國有農場會計檔案管理存在的主要問題

1.1 思想重視不夠，管理不夠到位

國有農場會計檔案真實、全面地反映了農場的日常會計核算活動，也是農場管理水平的重要體現，反映了單位財務管理的質量和效果。但由于受資金、人員編制等因素的影響，國有農場作為全額撥款事業單位，經費主要來源于政府財政撥款，會計檔案管理專業人員不足。一些人員思想上重資金輕管理的現象依然不同程度存在，人力、物力、財力多投入日常生產經營和管理中，對會計檔案管理重視不夠，會計檔案管理與財務工作未能有效銜接和統一，影響了會計檔案管理的質量和效率。

1.2 管理機制薄弱，制度不健全

從現有的財經管理制度以及檔案管理機制來看，基本沒有關于國有農場會計檔案管理的專門性制度和規范。相應的管理機制還主要立足于財務制度方面，國有農場的成本控制、資金管理、經費預決算等機制運行較為重視，也較為健全，但關于國有農場會計檔案的立卷、歸檔、利用、借閱、查詢等，其管理制度尚不健全。近年來，隨著財經規定越來越嚴，對會計檔案管理的要求越來越高，但相應的歸檔制度、立卷標準、查閱利用規定等具體執行層面的機制還存在操作性不強、執行不嚴等問題，直接影響了國有農場會計檔案管理工作的正常開展。近年來，隨著國有農場經營方式、單位職能和管理模式的變化發展，會計檔案管理出現了新情況、新問題，如電子憑證的歸檔等。體制機制的不健全，也增加了財務及會計檔案管理的風險。

1.3 工作不夠規范，基礎不扎實

由于歷史原因、體制的變革，國有農場會計檔案管理崗位人員配置較薄弱。如內江市良種場從事會計檔案管理人員年齡偏大、專業知識薄弱，擁有會計核算及檔案管理兩個方面知識的復合型人才缺乏。會計檔案管理所需的軟件、硬件設施投入也滿足不了會計檔案管理的現實需要，會計核算資料無序、隨意堆放的現象依然不同程度存在?？傎~、明細賬、會計報表等填寫不規范，案卷封面內容填寫不規范，裝訂不整齊。此外，會計資料移交不及時，影響了會計檔案管理工作的正常開展。會計檔案管理經費投入有限，基礎薄弱。

1.4 管理手段落后，信息化偏低

隨著網絡信息技術的快速發展，會計電算化、管理信息化正在深入發展。但從國有農場會計檔案管理現狀來看，普遍出現會計檔案電子化、數字化進展緩慢，整體信息化管理水平不高等問題，主要還是依賴于傳統人工手段管理會計檔案，無論是檔案信息錄入，還是檔案信息存儲和管理，紙質檔案較多，人力成本高，利用效率低，且安全性較差，在后期的頻繁查詢利用過程中，極易造成紙質會計檔案損毀。利用現代信息技術手段管理會計檔案依然是較大的短板和弱項，會計檔案管理與財務工作之間的信息資源共享不暢，無紙化查閱的現實需要得不到有效滿足。

1.5 利用程度不高，作用不明顯

國有農場普遍存在重會計檔案保管而忽視利用的問題，會計檔案長時間“沉睡”于檔案室中，使得國有農場會計檔案在促進農場經營管理過程中的作用和效果沒有得到充分的彰顯。會計檔案中涵蓋了大量經濟管理活動，重要的財經信息，是財務管理的重要參考。農場要發展、壯大，就需要以史為鑒，面向未來，更好地利用好會計檔案，在財務檔案中挖掘過往成功的管理經驗。有時過于強調會計檔案管理的安全性、保密性，加之投入不足，信息化管理水平不高，使得會計檔案的總體利用水平不高，利用效率低，影響了會計檔案作用的發揮。

1.6 專業人員不足，素質不夠高

財務檔案管理需要具備一定的財務專業知識，也要掌握深厚的檔案理論知識，無論是國有農場會計檔案的立卷工作，還是歸檔和保管工作，乃至查閱、銷毀等都有著嚴格的規范標準和要求，需要遵守相應的規章和制度。但國有農場會計檔案管理人員人員變動大，缺少專業的檔案管理知識，后期的業務培訓較少，業務知識儲備和實際操作能力都不能適應會計檔案管理工作的需要。由于國有農場改制，一些較早時期的會計檔案丟失或信息不全，為日后會計檔案管理利用造成了隱患。此外，由于缺少高素質、復合型會計檔案管理人才隊伍，會計檔案管理的規范性有待加強，檔案管理的質量和效率有待提升。

2 完善國有農場會計檔案管理的主要措施

財務檔案管理與科技檔案、文書檔案、人事檔案一樣，必須嚴格遵守檔案管理的規定和要求，適應經濟社會發展的需要，結合會計檔案管理的特點和規律，利用科學的、現代化管理手段。應根據《檔案法》 《保密法》《會計檔案管理辦法》等法律法規規章制度和要求，進一步完善國有農場會計檔案管理體制機制，管好用好會計檔案，切實發揮會計檔案在國有農場生產、經營和管理中的功能和作用。

2.1 提高思想認識，增強財務檔案管理意識

財務檔案管理對于國有農場生產經營管理的重要性毋庸置疑。因此，從領導到普通檔案管理人員，都應提高思想認識，切實增強會計檔案管理意識。應認真學習《檔案法》 《會計檔案管理辦法》等法律法規和規章制度，以及財務方面的專業知識，充分認識會計檔案管理在國有農場生產經營管理中的重要性。會計檔案管理人員應自覺執行會計檔案管理各項規章制度，將會計檔案管理的各項規定落實到具體行動上。應經常性開展會計檔案管理工作的宣傳，將會計檔案管理工作納入工作重要議事日程，做到同部署、同落實、同檢查、同考核，給予會計檔案管理工作必要的人財物支持。

2.2 完善管理制度，健全會計檔案管理機制

沒有規矩不成方圓，制度是保障會計檔案規范管理的重要基礎，以及衡量管理行為是否符合要求的“尺子”。隨著《檔案法》 《會計檔案管理辦法》等陸續修訂，國有農場應結合自身會計檔案管理的現實特點和行業發展規律，制定符合本單位實際的會計檔案管理各項規章制度。如《電子會計檔案歸檔細則》 《電子會計文件歸檔與電子檔案管理細則》 《紙質會計檔案數字化細則》 《會計檔案蟲霉防治細則》等。應確保制定的規章制度具有可操作性，并在日常的貫徹落實過程中，不斷地總結，查找制度的不足，根據國有農場會計檔案管理的發展、變化，及時修訂、完善會計檔案管理制度，保證會計檔案管理制度與會計檔案管理要求一致。應將會計檔案規范管理納入國有農場內部質量控制的重要環節抓落實，增強制度的可執行力。

2.3 推動規范管理，提升會計檔案管理水平

嚴密的制度是基礎，規范地落實和執行是關鍵。制度規范人，人人遵守制度。首先，應緊密結合國有農場會計檔案規范管理的特點和實際，嚴格按照會計檔案立卷、歸檔制度落實會計檔案的收集、整理、保管和查閱。檔案管理人員應帶頭落實各項規章制度，按照《會計檔案管理人員工作職責》要求，做好會計檔案管理和利用。入庫查詢和借閱，需要檔案借閱人員、檔案管理人員共同遵守《會計檔案室日常管理制度》。此外，檔案管理人員應嚴格按照“八防”的標準和要求，抓好檔案室建設和日常管理，確保會計檔案管理安全。其次，重點把好會計檔案出入庫規范管理。會計檔案出庫的，應嚴格落實相關的調閱手續，做好會計檔案的出入庫移交、登記工作。保管到期的，要對其進行鑒定，符合銷毀條件的，應嚴格按照銷毀程序，經分管負責人簽批，履行登記、簽字手續，有序規范銷毀。在財務檔案調閱完畢后，應對其進行清點、核對、檢查，防止檔案發生遺失或損毀。如發現會計檔案遺失或損毀的，應及時采取措施挽回損失，并追究有關人員責任。

2.4 加大科技投入，夯實會計檔案管理基礎

無論是新修訂的《檔案法》，還是《會計檔案管理辦法》，都將電子檔案納入了重要管理范疇。其中《會計檔案管理辦法》還增設了電子會計檔案范圍、保管、移交、銷毀等方面的專門規定。因此，國有農場應重視電子會計檔案的資金投入和利用。一方面，加強硬件建設和投入，加大計算機、大容量存儲設備、除濕器、防盜系統、監控系統等硬件設施的采購配備力度，滿足電子會計檔案管理工作的實際需要。另一方面，積極引入會計檔案管理專門軟件，管好用好電子會計檔案。具體來說，一是建立符合國有農場會計檔案管理需要的數據庫，提升會計檔案數據的利用效率，實現會計檔案在財務部門、檔案管理部門和其他部門之間的數據信息傳輸、查詢和共享。二是完善會計檔案信息管理輔助系統。注重對會計檔案信息的分析和處理，借助人工智能、大數據、云計算等先進技術，做好會計核算數據分析，提高會計檔案利用潛能。三是搭建完善的會計檔案管理應用系統平臺。將會計檔案收集、整理、存儲、利用等各個環節進行信息化處理，設置規范電子會計檔案管理制度和流程，強化系統平臺訪問權限管理，強化會計檔案信息網絡安全。

2.5 注重檔案利用，發揮會計檔案作用

檔案的價值在于利用。國有農場會計檔案是其會計核算過程中形成的重要歷史資料，原始憑證、賬簿、財務報表等能夠較為全面、完整地展示各個時期國有農場會計核算狀況。應加大會計檔案利用的力度，發揮會計檔案的現實應用價值。一方面，可利用年度會計數據，做好定期財務分析，總結財務管理方面的先進經驗，為領導決策提供重要依據。另一方面，注重利用信息技術手段，加大對會計檔案信息的挖掘、利用，例如，開展檔案編研等，為農場的業務活動提供重要財經信息。此外，在財務檔案利用過程中，應注意保密管理，防止發生失泄密事件，確保會計檔案安全。

2.6 加強業務培訓，提升會計檔案管理能力

國有農場會計檔案管理最終需要高素質的檔案管理人員去落實和執行。檔案管理人員的綜合業務素質直接影響著管理的質量和效率。一方面，應要求會計檔案管理人員掌握一定的財經知識以及網絡信息技術。另一方面，還需要掌握檔案專業理論知識，尤其是會計檔案領域的最新業務標準和規范。為此，一要做好專業人才的引進。根據國有農場會計檔案管理的現實需要，針對自身人員編制情況，適當向檔案崗位傾斜，加大檔案人才的引進力度，尤其是要引進具有檔案專業知識，掌握一定信息技術和財務知識的復合型人才。二要做好現有人才培訓。定期或不定期地開展業務知識培訓，加大財務知識、檔案知識、信息技術等培訓力度。通過請進來、走出去的方式，邀請會計檔案管理專家、學者授課，也可以組織業務骨干赴先進地區取經，開闊眼界，增長才干。