檔案管理實現信息化建設的策略初探

王瑞蓮

摘要：近些年，得益于我國科技水平的提升，促使人們生活品質有了很大的改觀。以信息技術、計算機技術、網絡技術為首的高新技術現今已經普遍地運用在了多個領域之中。在檔案管理的情況下，可以通過建立基于信息的檔案管理系統來更新檔案管理方法。優化檔案管理水平的同時，保證檔案管理效率得到顯著提升。鑒于此，本文圍繞如何創新檔案管理，實現檔案管理信息化的有效路徑做出了相應的闡述與探究，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設

引言：如若相關的各個檔案管理部門，他們仍然使用傳統的紙質檔案管理方法來管理每個文件，不僅無法及時從檔案中抽調出所需的檔案信息，會浪費大量的時間在進行對紙質檔案的翻找中，容易造成檔案存放的混亂，而且由于檔案存放時間過長，產生紙質檔案遭受到破壞的不良現象。因此，各個檔案管理單位，順應時代發展的步伐，我們都需要創新自己的檔案管理理念，建立健全電子檔案管理制度和政策，實施檔案信息化管理。真正保存好各個檔案文件，進而使得能夠使得人們快速查找所需的檔案資料，促使檔案管理的信息化發展。

1檔案管理信息化建設的現狀

1.1缺乏健全的檔案管理信息化建設規范

我國檔案管理信息化雖然沒有受到計算機信息技術發展速度的影響。但是，這種現代管理模式的發展滯后，建立檔案管理信息化的標準不完善，處于相對落后的階段。首先，我國的檔案管理信息化建設沒有完善的建設標準，根據我國對各大城市檔案管理部門進行調查統計能夠了解到達到了現代化標準的檔案單位只有五個，而且這五個檔案管理單位距離管理要求之間還是具有較大的差距的。很多的檔案管理部門在對檔案信息進行管理時沒有正確的依據進行借鑒，這種形勢下導致檔案管理單位在對檔案進行管理時常常出現各自為政，各部門之間互不兼容的情況。另外，我國沒有一個約束力較強的檔案管理信息化建設制度，有些地區檔案管理意識和強度薄弱，導致檔案管理信息化建設制度自身的作用不能得到更好的落實，有些地區的檔案管理部門在對檔案進行管理時甚至毫不避諱的違背建設標準，讓我國檔案信息化發展進程受到嚴重影響。

1.2檔案管理人員計算機操作技能普遍較低

在信息技術、計算機技術日漸普及化的進程中，愈來愈多的人們在努力學習計算機操作技能，以期提升自身的綜合素質。但基于各地經濟的發展狀況存有差異性，所以很多地區在信息化建設、信息系統的應用程度方面存在不同，比如一些一線、二線經濟發達的城市，已經設置了信息化檔案管理部門，但在一些經濟水平滯后的城市仍舊在沿用老舊的檔案管理手段、設備，信息技術的應用力度也呈現出了明顯的不足，因而很難確保我國檔案管理的整體水平。

2檔案管理實現信息化建設的策略

2.1科學合理應用電子檔案

盡管現在各個單位都在創新自身的檔案管理理念，進行對檔案的信息化管理，但是仍然存在著許多的管理問題，導致實際的電子檔案管理效果極為低下。其中一方面是因為檔案管理設備的落后，這使得相關的檔案管理人員空有管理能力，卻無法運用自身的管理能力建設信息化電子檔案，將其運用到實際的單位工作與社會之中，使得檔案管理的效率與效果，都在呈直線式下降的過程中。另一方面，是因為檔案管理人員不會合理地運用儲存空間，在將檔案輸入到電子數據庫的過程中，往往不會根據檔案的類型和性質等等，進行檔案中項目的細致劃分，使得電子檔案數據庫中的資料繁多且復雜，進行實際的查閱工作時非常困難。為徹底改變檔案人員在運用電子檔案中的各種問題，高層的檔案管理領導者，應對檔案工作人員進行系統化的檔案工作培訓，使其自身能夠具有科學合理應用電子檔案的意識和能力，進而將其運用在實際的檔案管理過程中，有效提高信息化檔案管理的效果。與此同時，應引入符合檔案管理需求的電子設備和設施，使得檔案工作人員能夠運用電子軟件，進行各種不同類型檔案的合理存檔，杜絕因為電子軟件的故障問題，而導致檔案工作人員在工作中的各種失誤，從而使得每一份檔案都能夠得到及時且良好的電子儲存。以此，使得單位中能夠逐漸形成一個完善的電子檔案庫，不僅能夠方便檔案工作人員與基層管理人員的檔案管理需求，減輕其進行檔案管理的人力物力，提高自身的管理效率與效果，還能夠使得單位進行對檔案資料的及時查閱，使得檔案管理工作能夠朝著信息化的方向快速發展。

2.2加大檔案管理人員的技能培訓力度

現實中，檔案管理人員是接觸檔案資料的第一人，能夠直接對檔案信息做出各項操作處理。然而，在實際落實檔案管理工作時，經常會因為檔案管理人員缺少責任意識而沒有認識到其個人本職工作的關鍵性，所以無法保證檔案管理效率達到預期標準，更加不能實現檔案管理的信息化。為了改善這樣的現狀，相關單位應當定期對檔案管理人員實施專業培訓，以此充實相關人員的知識儲備量的同時，提升其自身的專業技能水平，進而為檔案管理效果的提高提供保障。

2.3落實檔案管理責任制

站在檔案管理人員角度來看，唯有實施責任制，將檔案管理職責細化給每一個檔案管理人員，才能夠在應對突發事件時，在極短時間內將責任人找出，追究相應的責任。如此一來，便可顯著約束檔案管理人員的工作行為，活化他他們的責任意識，降低檔案管理工作的失誤率。與此同時，還應對檔案管理人員的工作流程實行嚴加監管，制定相應的管理程序，以矯正檔案管理流程，切實提升檔案管理成效，確保檔案資料的精準性、真實性，從而為單位各項管理活動的有效開展提供助力。

結束語：綜上所述，在檔案管理工作的發展歷程中進行檔案信息化管理是必經之路，更是時代發展需求，檔案管理單位要積極響應國家政策方針，讓群眾足不出戶即可獲取和處理檔案信息，為群眾提供更便捷的檔案獲取途徑。因此作為檔案管理部門應當積極研究檔案管理信息化建設的相關內容。從國家的角度而言更應當大力推進檔案管理信息化發展，每一個檔案管理單位都要為信息化建設投入人力物力財力，對檔案管理工作中存在的問題進行及時的發現和解決，使得檔案管理信息化能夠得到全面發展。

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