信息化背景下的社區檔案管理研究

許乃戈

摘 要：在經濟飛速發展的數字化時代背景下，大數據信息管理也愈來愈多，但檔案的管理愈來愈繁瑣，技術要求也愈來愈高等。這樣，檔案管理工作的創新工作和可持續發展就變得特別關鍵。文章從檔案管理信息化問題出發，分析了開展檔案信息化建設的需要性，對當前互聯網數字化建設中出現的新問題做出了總結，并探討了在數字化條件下文檔存儲管理模式的創新工作和發展趨勢。

關鍵詞：信息化背景;社區檔案管理;策略

引言

關于檔案管理的問題已受到普遍的關注，數字化管理已是歷史的趨勢。隨著時代的歷史前進，檔案管理能力需進一步的增強同時但效率亟待進一步提高。檔案管理機關要達到這一要求，就必須將先進設備和信息技術運用到管理活動當中。為使管理變得更加科學高效，信息化將成為一種最高效的快捷途徑。本研究以現代化對檔案管理機關的影響為主要內容，研究了在這個進程中出現的問題，并提供了可行性意見。

一、信息化時代下檔案管理工作中存在的問題

（一）管理方法過時

目前，檔案管理部門工作人員仍然采取半傳統方式進行管理工作，存檔信息主要通過紙質文書錄入，而在這個數據快速增長的年代，要處理的數據信息也越來越多，由于主要通過紙質文書錄入存檔，信息很容易遺漏或缺頁，如果存檔數據信息不全面，單位的長遠發展就會受影響[1]。同時，用信息化手段管理資源也只是為了處理記錄信息，而只是實現了簡單的分類整理方式，不便于對今后資源的檢索和調用，從而導致了出現形態性、單一性的記錄數據方式。

（二）檔案管理不受重視

一般都認為檔案管理只需要整理資料記錄，不需要整合，甚至有些公司的檔案經理還兼任著企業的某些職務，沒有專心從事檔案管理事業。另外，許多公司主管都覺得歸檔管理很重要，沒有為企業創造真正效益，缺乏管理的必要。而資料保管往往是企業開展運作中最為關鍵的一環，缺少了資料保管業務將無法開展。如，若資料保管員工長時間忽略了自己的職責，企業工作人員的信息就會流失，企業合作伙伴的信息就會遭到泄漏，公司今后在對某些信息進行操作時出現信息遺落，不能正常運行。

（三）檔案管理信息更新不及時

信息化時代背景下，公司必須把檔案管理工作放在關鍵地位。但由于數據增長過快，檔案管理工作人員必須不斷更新工作技術和更換儀器設備。如果檔案管理部門效率沒有提升，就很容易影響整個企業的工作進度，甚至出現了耽誤整個項目工作進度的現象。大部分企業雖然都安裝了信息化工程的文檔存儲設備，但是由于相應人員知識不夠，認知水平良莠不齊，信息系統沒有很好地進行運用，從而導致了大批公共資源的耗費[2]。而且信息更新不及時，設備使用率低下，也造成了信息系統效率低下的這一局面。

（四）信息化建設的標準規范體系還未建立健全

標準規范是中國文檔信息化發展的主要基礎之一，盡管現有一些技術規范已經出臺，但還無法實現中國文檔信息化建設高速、合理的增長。如利用相關信息技術，使現有各種高質量的數據庫系統和與各級文檔局數字資源庫互連的管理工作無統籌性技術規范，使館藏文檔電子化管理操作還急需系統技術規范，電子文檔網站信息系統開發與應用管理工作的技術規范系統還需要進一步健全。

二、檔案管理模式創新

（一）創新人才隊伍建設

檔案管理人才是整個創新體系的基礎所在，人才隊伍素質的好壞可以直接關系到企業檔案管理的發展成效。因此，企業管理方面，必須加強對檔案保管人員的培訓力度，盡量的借助企業人才來給員工提供一個更大的進修和培訓平臺;另外，也必須建立起一個公平合理的激勵機制，繼而從根本上提高檔案保管人才的專業主動性[3]。

（二）創新檔案資料使用方法

目前，在許多企業中的檔案管理機關確實都無法拿出更多的資金，來同資金投入到檔案管理工作的改革創新工作中，可是采用合理可行的資源使用方法卻可以很好的填補這些缺陷。長此以往，伴隨著中國檔案事業的不斷進步和發展壯大，一個企業的實現速度將會日益增長，繼而還可以在行業市場中為自身爭取更多的份額。

（三）強化了檔案管理的信息化軟硬件設施和檔案大數據應用體系建設

各級各類政府檔案機關可借助現有的工作成績與經驗，將辦公自動化、政務上網工程、互聯網站管理等系統連通，以各級檔案部門的局域網為基礎，連接計算機網絡、數據庫系統，完善基礎設施建設。，以全國各大檔案機構的局域網為依托，聯網計算機、數據庫，加強信息基礎設施建設。完善的軟硬件設施的管理與使用還必須建立先進的應用系統，應用體系的建立是檔案現代化管理的重要保證。

結束語

綜上所述，檔案系統信息化建設是目前全國檔案管理工作中存在的一個迫切任務。我們要深入了解檔案信息化建設對檔案事業發展的重要意義，并進一步研究和廣泛運用檔案信息資料，以推進檔案信息化建設的進程。

參考文獻

[1] 郭立. 基于信息服務生態系統的社區檔案管理研究[J]. 山西檔案，2018（3）：135-137.

[2] 林慧玲. 信息化背景下的社區檔案管理研究[J]. 蘭臺世界，2013（32）：72-73.

[3] 楊倩青. 常態化疫情防控下社區檔案管理工作的幾點思考[J]. 北京檔案，2022（5）：42-43.