內(nèi)部控制在藥品流通企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量管理中的運用

劉輝　徐寧

摘要：藥品是一種特殊商品，它關(guān)乎人民群眾的身體健康和生命安全，藥品質(zhì)量安全問題不容忽視。藥品流通企業(yè)作為經(jīng)營這種特殊商品的特殊企業(yè)，需要加強自身的質(zhì)量管理能力，為市場提供質(zhì)優(yōu)價廉的藥品。本文對藥品流通企業(yè)藥品經(jīng)營質(zhì)量進行了具體分析，從八個方面詳細論述了藥品流通企業(yè)在開展藥品經(jīng)營質(zhì)量內(nèi)部控制管理工作中可采取的可行性方式方法，供廣大藥品流通企業(yè)參考。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;藥品流通企業(yè);經(jīng)營質(zhì)量管理;技術(shù)運用

引言：藥品流通企業(yè)在日常經(jīng)營中，須加強對藥品經(jīng)營質(zhì)量的內(nèi)部控制管理，通過自查自糾分析評估自身的經(jīng)營質(zhì)量，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部和諧經(jīng)營環(huán)境，對藥品采購，收貨驗貨，倉儲運輸，先進技術(shù)的引進利用以及財務(wù)管理和績效考核等企業(yè)經(jīng)營內(nèi)容進行嚴格的內(nèi)部控制管理，確保藥品這種特殊商品從采購到最終到達消費者手中，每道環(huán)節(jié)都在藥品流通企業(yè)嚴格的質(zhì)量控制之下，確保藥品流通市場沒有假冒偽劣藥品，消費者可以放心安全用藥。

1.藥品流通企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量

1.1.財務(wù)內(nèi)控管理存在的問題

藥品流通企業(yè)中，依據(jù)現(xiàn)行的財務(wù)管理制度，企業(yè)負責(zé)財務(wù)管理的部門的內(nèi)控體系中，須就自身的費用管理和預(yù)付款賬目等內(nèi)容開展自查自糾，自查的起始點時間從2018年算起，跨度涵蓋到現(xiàn)在的整個時間段，對財務(wù)管理內(nèi)控體系的機制，執(zhí)行流程以及日常管理中發(fā)現(xiàn)的問題展開自查。對預(yù)付款的相關(guān)機制進行細致梳理，結(jié)合預(yù)付款具體操作實況，預(yù)付款業(yè)務(wù)問題的主要表現(xiàn)在于庫存超大的滯銷品種，已經(jīng)繳納預(yù)付款300天以上的藥品種類，庫存藥品的實際價值都超過了2萬元，而企業(yè)內(nèi)控體系中的管理制度并未就預(yù)付款賬目中的滯銷品種庫存規(guī)定專門的考核內(nèi)容，使這批預(yù)付款品種的滯銷風(fēng)險步步上升。

1.2.評價財務(wù)內(nèi)控體系的有效性

企業(yè)開展業(yè)務(wù)和管理制度整改的主要內(nèi)容落實在對預(yù)付業(yè)務(wù)和相關(guān)費用的管控上面。第一，預(yù)付管控問題。①藥品支付中的大額資金有無列為三重一大會議議題鄭重表決。舉例來說，三重一大的會議主題有無把預(yù)付款業(yè)務(wù)中的金額超大支付列入主要議題，是否存在違法風(fēng)險等;②預(yù)付款合同涵蓋的條款內(nèi)容對全部關(guān)鍵因素做到了無一遺漏，審批付款業(yè)務(wù)時是否走完了全部流程。舉例來說，把資金的大額支付內(nèi)容列入企業(yè)對重大決策的參與內(nèi)容之內(nèi);而且合同遺漏了關(guān)鍵信息，沒有發(fā)現(xiàn)，把預(yù)付款業(yè)務(wù)的時間和申請程序顛倒了，或者擅自更改了付款方式等問題;③在以三重一大為主題的會議決議中沒有關(guān)于資金大額支付的議題內(nèi)容。舉例來說，總經(jīng)理級別的辦公會議尚未審批通過大額預(yù)付款賬目，相關(guān)管理工作未嚴格按照三重一大要求執(zhí)行;④已經(jīng)撥付預(yù)付款的藥品庫存中含有滯銷的品種，有些已經(jīng)過了有效期。舉例來說，在全部預(yù)付款滯銷庫存中，一些滯銷品種已經(jīng)庫存超過90天，一些失效的滯銷庫存藥品占有超高比例。在專門的存貨管理制度中未針對大量存貨規(guī)定明確的處罰條例;第二，費用管控問題。這類問題表現(xiàn)在費用合同缺乏實質(zhì)性內(nèi)容，資質(zhì)審核嚴重失實。舉例來說，簽署合同時違規(guī)批量簽署，到達合同期限后未達到滿一年標(biāo)準(zhǔn)，這個企業(yè)就不存在了;未嚴格審核就和剛注冊的企業(yè)簽署合同等。財務(wù)管理對報銷費用咨詢業(yè)務(wù)審核未嚴格執(zhí)行管理制度，以走過場的形式執(zhí)行費用報銷管理制度。

2.藥品流通企業(yè)的內(nèi)部控制

2.1.經(jīng)營質(zhì)量管理方法

藥品流通企業(yè)存在的大量問題，行之有效的措施之一就是對管理管理體系進行優(yōu)化完善，包括應(yīng)收賬款，資金以及預(yù)付款等內(nèi)容的管理機制等，使企業(yè)內(nèi)控效率顯著提升。而且還要構(gòu)建應(yīng)收授信，依據(jù)授信涉及的金額以及天數(shù)對客戶進行針對性授信，保證全部客戶年度核對賬目最少一次。企業(yè)須年度指定專職人員對財務(wù)管理開展遵紀(jì)守法巡檢。藥企管理經(jīng)營質(zhì)量內(nèi)控流程如下：

①內(nèi)控和諧環(huán)境的構(gòu)建

藥品經(jīng)營企業(yè)相關(guān)管理人員須嚴格按照藥品經(jīng)營質(zhì)量管理內(nèi)控機制落實管理人力物力財力工作，藥企在設(shè)置職能部門時，須保證質(zhì)量管理，銷售，財務(wù)，采購以及倉儲物流等部門的經(jīng)營理念和企業(yè)發(fā)展理念的一致性，明確部門之間的責(zé)權(quán)利劃分，嚴格組織落實內(nèi)控管理機制。質(zhì)量管理部門必須立足于企業(yè)經(jīng)營實況，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建自身的專屬內(nèi)控機制，確保機制的可行性和完善性，以制度和強力監(jiān)管保障保證藥品安全，同時保證自身業(yè)務(wù)執(zhí)行的獨立性。在人力資源管理方面，以崗位需要為原則多渠道選聘藥學(xué)資質(zhì)合格的人才，企業(yè)還須組織崗位人員培訓(xùn)后考核上崗，定期接受再教育，明確自身職責(zé)范圍，了解國家相關(guān)法律法規(guī)。

②控制采購環(huán)節(jié)

藥品質(zhì)量的管理工作首要內(nèi)容就是對采購環(huán)節(jié)進行重點控制，這是整體質(zhì)量控制工作最基礎(chǔ)的部分。藥企開展藥品采購，對供應(yīng)商資質(zhì)要嚴加審核，保證采購全程和供應(yīng)商身份全部合法，要和供應(yīng)商就藥品質(zhì)量簽署質(zhì)量保證協(xié)議。藥企要求供應(yīng)商提供藥品采購發(fā)票，發(fā)票應(yīng)當(dāng)列明藥品的通用名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、金額等，發(fā)票上的購、銷單位名稱及金額、品名應(yīng)當(dāng)與付款流向及金額、品名一致，并與財務(wù)賬目內(nèi)容相對應(yīng)。藥企還要定期巡檢藥品質(zhì)量，保證供應(yīng)商提供的藥品質(zhì)量穩(wěn)定可行，安全可靠，根據(jù)藥品銷量訂購優(yōu)質(zhì)藥品，嚴格管控采購環(huán)節(jié)，保證后期銷售順利進行。

③控制收貨驗貨環(huán)節(jié)

結(jié)合藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，藥企須嚴格對采購的藥品進行收貨驗收，防止庫房存入假劣藥品，驗貨結(jié)束須詳細記錄藥品供應(yīng)商名稱，藥品名稱規(guī)格數(shù)量和產(chǎn)品批號等，有質(zhì)量疑問的藥品上報質(zhì)量管理部門。

④控制倉儲運輸

保證庫房的條件能夠滿足藥品的合理、安全儲存，庫房配備避光、通風(fēng)、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。全部藥品倉儲業(yè)務(wù)都要嚴格執(zhí)行國家相關(guān)權(quán)威標(biāo)準(zhǔn)，還要定期開展盤點，與藥品賬面上關(guān)于名稱，有效期，規(guī)格、數(shù)量等進行核對，發(fā)現(xiàn)問題立即排查原因。藥品運輸也要保證符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保運輸質(zhì)量。

⑤控制銷售環(huán)節(jié)

藥企對外銷售藥品時，須核對購貨企業(yè)資質(zhì)合法，確保藥品出庫流向合法渠道，藥品外銷必須開具發(fā)票，保證發(fā)票，賬目，藥品以及款項的一致性，打擊違法違規(guī)行為。藥品外銷后還要詳細記錄，保證可追根溯源，如果有退貨藥品，須仔細核對信息和貨物，防止防止混入假冒藥品。

⑥控制財務(wù)環(huán)節(jié)

藥品流通企業(yè)負責(zé)會計事務(wù)的工作人員，財務(wù)工作者的日常事務(wù)處理是必須要做好的，同時還要高度重視藥品質(zhì)量管理業(yè)務(wù)，要嚴格審核藥品在采購和銷售環(huán)節(jié)票據(jù)的合法性，還要審核發(fā)票記錄與庫存藥品貨物出入記錄的一致性，在執(zhí)行供應(yīng)商藥品供貨款項時，須仔細核對戶名的合法性和真實性，支款項方式嚴禁使用現(xiàn)金，統(tǒng)一通過銀行轉(zhuǎn)賬支付。要對藥品庫存進行定期盤點核對，負責(zé)質(zhì)量管理的有關(guān)部門須對質(zhì)量不達標(biāo)藥品進行處理，超過有效期的或不合格的藥品要及時處理。而且，針對藥品的庫存積壓進行類型排查，與企業(yè)的銷售業(yè)績相結(jié)合，配合相關(guān)部門對藥品倉儲和采購數(shù)量進行嚴格控制，盡量壓縮藥品積壓幅度，防止因失效帶來經(jīng)濟損失。

⑦控制信息技術(shù)

要大力引進先進技術(shù)加以利用，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控和先進技術(shù)的有機結(jié)合，把藥品質(zhì)量控制推向自動化，防止人為失誤帶來負面影響。藥品流通企業(yè)通常經(jīng)營的藥品數(shù)量極其龐大且類型多樣，每天的業(yè)務(wù)量是非常大的，引入先進的信息和通信技術(shù)之后，海量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可迅速處理，從而實現(xiàn)對藥品采購，儲存以及銷售環(huán)節(jié)的強力監(jiān)管，確保藥品質(zhì)量管理內(nèi)控機制落實到位。同時，利用先進的計算機軟件系統(tǒng)對采購，收貨驗貨以及付款和質(zhì)量等方面的管理工作進行明確的職責(zé)劃分，使內(nèi)控管理取得預(yù)期效果。

⑧控制績效考核

藥品流通企業(yè)必須通過嚴格的定期績效考核對所有下屬部門進行業(yè)務(wù)考核評定，以科學(xué)合理的獎懲機制獎優(yōu)罰劣，考核成績優(yōu)異者獲得精神和物質(zhì)獎勵，業(yè)績不達標(biāo)者清退或調(diào)離，對全體員工進行激勵，保證藥品質(zhì)量管理的有效執(zhí)行。

結(jié)束語：綜上所述，藥品流通企業(yè)在開展藥品經(jīng)營質(zhì)量內(nèi)控管理過程中，須通過嚴格的自查自糾，正視自身經(jīng)營質(zhì)量存在的諸多問題，構(gòu)建切實可行的內(nèi)部控制管理體系，堅決貫徹執(zhí)行相關(guān)內(nèi)部控制管理制度，提升藥品經(jīng)營質(zhì)量內(nèi)部控制管理工作的質(zhì)量和水平，促進藥品流通企業(yè)自身的高質(zhì)量發(fā)展，為廣大藥品消費者提供貨真價實，安全可靠的藥品，保障人民群眾生命健康，促進國家醫(yī)藥事業(yè)的全面發(fā)展。

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