設(shè)備數(shù)字化管理系統(tǒng)在EPC 項(xiàng)目中的設(shè)計(jì)

陳曉敏

（中信重工工程技術(shù)有限責(zé)任公司，河南洛陽(yáng) 471039）

0 引言

設(shè)備管理是EPC（Engineering Procurement Construction，工程總承包模式）項(xiàng)目管理的核心業(yè)務(wù)之一。EPC 項(xiàng)目實(shí)施的每個(gè)環(huán)節(jié)，如初步工藝設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、施工圖設(shè)計(jì)、現(xiàn)場(chǎng)安裝、調(diào)試、投料試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等都與設(shè)備管理密不可分。EPC 項(xiàng)目設(shè)備管理的主要內(nèi)容包括技術(shù)管理、進(jìn)度管理、經(jīng)濟(jì)管理、質(zhì)量管理。為保證EPC 項(xiàng)目的順利開(kāi)展，設(shè)備管理過(guò)程中涉及的諸多數(shù)據(jù)、文件需要在不同專業(yè)和參建單位之間進(jìn)行傳遞。設(shè)備管理信息采用紙質(zhì)函件依托于人工進(jìn)行傳遞和控制，暴露出一些不足：紙質(zhì)資料在需要查詢使用的時(shí)候很難迅速找到，而且容易丟失；業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)進(jìn)展緩慢，經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務(wù)流程停滯的現(xiàn)象；跨部門(mén)的流程規(guī)范性不足，進(jìn)度管控薄弱，各方協(xié)調(diào)性差等。計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，使得信息化與工業(yè)化的融合成為提升企業(yè)設(shè)備管理能力的必經(jīng)之路。數(shù)字化管理平臺(tái)能夠使設(shè)備管理信息從源頭開(kāi)始便實(shí)現(xiàn)各有關(guān)方的共享，從而保證實(shí)時(shí)管理和協(xié)同工作。

1 設(shè)備數(shù)字化管理系統(tǒng)的創(chuàng)建內(nèi)容

按國(guó)內(nèi)項(xiàng)目和海外項(xiàng)目，對(duì)中信重工工程技術(shù)有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）的EPC 項(xiàng)目進(jìn)行分類，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目實(shí)施信息化管理（圖1）。在對(duì)設(shè)備管理業(yè)務(wù)流程分析并優(yōu)化的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)了進(jìn)度管理、設(shè)計(jì)管理、招標(biāo)管理、分包合同、資金預(yù)算、設(shè)備管理、商機(jī)管理等共7 個(gè)設(shè)備管理功能模塊。

圖1 EPC 項(xiàng)目數(shù)字化管理系統(tǒng)首頁(yè)

1.1 進(jìn)度管理模塊

進(jìn)度管理包括進(jìn)度維護(hù)和進(jìn)度文檔，提供計(jì)劃編制、計(jì)劃自動(dòng)審批、計(jì)劃跟蹤、進(jìn)展報(bào)告和現(xiàn)場(chǎng)圖片功能。根據(jù)EPC 項(xiàng)目合同工期要求，各個(gè)專業(yè)在系統(tǒng)里導(dǎo)入一級(jí)計(jì)劃、二級(jí)計(jì)劃、三級(jí)計(jì)劃和里程碑計(jì)劃，自動(dòng)審批后的以上所有計(jì)劃可供查詢使用，進(jìn)而項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃在各專業(yè)間能夠得到共享，各專業(yè)所涉及的設(shè)備管理進(jìn)度可得到協(xié)調(diào)控制。進(jìn)度管理模塊中的邏輯關(guān)系可顯示當(dāng)前任務(wù)的緊前作業(yè)和后續(xù)作業(yè)。計(jì)劃開(kāi)始時(shí)間和實(shí)際開(kāi)始時(shí)間導(dǎo)入后，可對(duì)這兩種時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)比對(duì)，找到延誤進(jìn)度的具體任務(wù)和上游任務(wù)。通過(guò)對(duì)延誤任務(wù)的實(shí)際完成時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以找到影響EPC 項(xiàng)目進(jìn)度的關(guān)鍵任務(wù)和非關(guān)鍵任務(wù)。信息化的計(jì)劃跟蹤表單如圖2 所示。

圖2 信息化的計(jì)劃跟蹤表單

1.2 設(shè)計(jì)管理模塊

設(shè)計(jì)管理不僅是設(shè)備提/返資的臺(tái)賬管理，還涵蓋了設(shè)備提/返資計(jì)劃管理、流程規(guī)范化管理、技術(shù)資料管理，包括采購(gòu)提資清單的編制、審批、發(fā)布，提/返資狀態(tài)登記以及設(shè)計(jì)變更的增加、刪除、發(fā)布和取消發(fā)布，并提供分類、查詢、統(tǒng)計(jì)功能。在具體的EPC 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，針對(duì)每種設(shè)備編制一個(gè)唯一的請(qǐng)購(gòu)單號(hào)，將設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)（提/返資料，如技術(shù)規(guī)格書(shū)、設(shè)備圖紙等）按請(qǐng)購(gòu)單號(hào)導(dǎo)入系統(tǒng)中，可實(shí)時(shí)查詢參考。設(shè)計(jì)部門(mén)在系統(tǒng)中根據(jù)設(shè)計(jì)計(jì)劃發(fā)布采購(gòu)提資清單并發(fā)布要求返資時(shí)間，返資部門(mén)根據(jù)已發(fā)布的采購(gòu)提資清單進(jìn)行采購(gòu)并按已發(fā)布的返資時(shí)間開(kāi)展返資工作。實(shí)際返資時(shí)間、提/返資狀態(tài)（正常或延期）也根據(jù)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)進(jìn)程自動(dòng)記錄在系統(tǒng)中，為設(shè)計(jì)進(jìn)度評(píng)估提供可靠依據(jù)。信息化的提資表單如圖3 所示。

圖3 信息化的提資表單

該系統(tǒng)具有計(jì)劃糾偏功能，如提資時(shí)間已經(jīng)在系統(tǒng)中顯示延遲，返資部門(mén)則需要把返資時(shí)間提前，從而保證設(shè)計(jì)進(jìn)度按預(yù)定計(jì)劃執(zhí)行。

1.3 招標(biāo)管理模塊

EPC 項(xiàng)目采用的設(shè)備采購(gòu)方式一般為公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、商務(wù)談判和比價(jià)。采購(gòu)計(jì)劃的編制、審批，招標(biāo)文件的編制，供應(yīng)商資格預(yù)審，投標(biāo)登記，評(píng)標(biāo)記錄，比價(jià)管理，商務(wù)談判，定標(biāo)管理等均可在招標(biāo)管理模塊中實(shí)施，提高了設(shè)備采購(gòu)的效率；招標(biāo)資料（商務(wù)文件和技術(shù)文件）、投標(biāo)資料、評(píng)標(biāo)資料、比價(jià)資料、商務(wù)談判資料、中標(biāo)資料均在系統(tǒng)中備案，增強(qiáng)了監(jiān)督審核力度，同時(shí)在招標(biāo)管理模塊根據(jù)工作崗位設(shè)置了不同的瀏覽權(quán)限。

1.4 分包合同模塊

在EPC 項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，外采設(shè)備數(shù)量和種類較多，導(dǎo)致設(shè)備采購(gòu)合同管理的工作量很大。設(shè)備分包合同管理方面，包括優(yōu)化的合同管理流程：執(zhí)行狀態(tài)（新建、審批、執(zhí)行、中止、完成）可進(jìn)行系統(tǒng)臺(tái)賬管理和自動(dòng)化審批；另外，在設(shè)備采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中，涉及到的財(cái)務(wù)、法務(wù)、商務(wù)管理工作比較多：合同變更及審批、合同發(fā)票收回情況登記、合同付款登記、合同執(zhí)行文檔處理。財(cái)務(wù)、法務(wù)和商務(wù)部門(mén)可根據(jù)職能使用不同的信息化管理流程。

1.5 設(shè)備管理模塊

設(shè)備管理模塊，旨在解決設(shè)備采購(gòu)合同簽訂前后以及合同執(zhí)行過(guò)程中的各種問(wèn)題，設(shè)計(jì)提資時(shí)間、采購(gòu)方式、招標(biāo)時(shí)間、招標(biāo)編號(hào)、定標(biāo)時(shí)間、技術(shù)協(xié)議簽訂人、技術(shù)協(xié)議簽訂時(shí)間、商務(wù)合同簽訂時(shí)間、是否開(kāi)具預(yù)付款保函、預(yù)付款保函開(kāi)具時(shí)間、信用證開(kāi)具時(shí)間及有效期、在制期間監(jiān)理情況、通知發(fā)貨時(shí)間、提貨款支付時(shí)間、實(shí)際到貨時(shí)間、通知服務(wù)時(shí)間、實(shí)際到場(chǎng)服務(wù)時(shí)間、調(diào)試期間設(shè)備質(zhì)量情況、是否驗(yàn)收合格、驗(yàn)收說(shuō)明、是否開(kāi)具質(zhì)量保函、質(zhì)保期內(nèi)設(shè)備質(zhì)量及服務(wù)情況、扣款及索賠、扣款及索賠的說(shuō)明。上述設(shè)備執(zhí)行臺(tái)賬，能夠記錄執(zhí)行過(guò)程中的各項(xiàng)工作，包括技術(shù)、商務(wù)、監(jiān)理、財(cái)務(wù)以及現(xiàn)場(chǎng)管理等。例如，如果供應(yīng)商的設(shè)備在安裝調(diào)試期間被發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問(wèn)題，現(xiàn)場(chǎng)管理部門(mén)將發(fā)布設(shè)備質(zhì)量信息，商務(wù)部門(mén)與供貨單位核實(shí)后決定是否發(fā)布扣款及索賠信息；扣款及索賠信息一經(jīng)審批發(fā)布，財(cái)物部門(mén)可根據(jù)設(shè)備執(zhí)行臺(tái)賬進(jìn)行扣款，或法務(wù)部門(mén)收集證據(jù)發(fā)起索賠。

如果簽訂設(shè)備采購(gòu)合同后EPC 項(xiàng)目暫停或EPC 項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中將現(xiàn)場(chǎng)未用的剩余設(shè)備材料運(yùn)回公司集中管理，則上述設(shè)備材料須掛接到庫(kù)存管理。首先按EPC 項(xiàng)目類型對(duì)入庫(kù)的設(shè)備材料分類并建立物資檔案（項(xiàng)目名稱、單價(jià)、采購(gòu)時(shí)間、物資檔案編碼、物資檔案名稱、規(guī)格型號(hào)、出廠日期、質(zhì)保期、生產(chǎn)商等信息）。如果暫停的項(xiàng)目重新啟動(dòng)或其他項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)需要同類設(shè)備材料可以直接查詢調(diào)用庫(kù)存物資，并利用系統(tǒng)內(nèi)的出庫(kù)申請(qǐng)表單及審批流程，起到降本增效的目的。

1.6 資金預(yù)算模塊和商機(jī)管理模塊

資金預(yù)算模塊，對(duì)于外購(gòu)設(shè)備，根據(jù)EPC 項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，按買(mǎi)賣(mài)合同約定的付款方式制訂付款計(jì)劃，填報(bào)預(yù)計(jì)付款時(shí)間，并向公司逐級(jí)自動(dòng)報(bào)批。商機(jī)管理模塊，構(gòu)建了設(shè)備供應(yīng)商信息庫(kù)，設(shè)備供應(yīng)商的公司名稱、公司地址、稅務(wù)登記號(hào)、供應(yīng)商類型（臨時(shí)或合格）、注冊(cè)資本金、資本金幣種、成立日期、企業(yè)性質(zhì)（國(guó)有或民營(yíng)等）、員工人數(shù)、注冊(cè)地址、營(yíng)業(yè)執(zhí)照到期日、資質(zhì)等級(jí)、開(kāi)戶行、帳號(hào)、去年?duì)I業(yè)額、去年稅前利潤(rùn)、組織機(jī)構(gòu)代碼證有效期、產(chǎn)品代理授權(quán)到期時(shí)間、特種設(shè)備制造許可證到期時(shí)間、質(zhì)量體系認(rèn)證到期時(shí)間、環(huán)境體系認(rèn)證到期時(shí)間、職業(yè)健康安全體系認(rèn)證到期時(shí)間等。資金預(yù)算模塊和商機(jī)管理模塊實(shí)行滾動(dòng)式維護(hù)，為降低外購(gòu)設(shè)備的管理風(fēng)險(xiǎn)而專門(mén)設(shè)置。

2 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字化的設(shè)備管理系統(tǒng)在運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制方面促進(jìn)了工作效率和工作質(zhì)量的提高。以往以人為中心、紙質(zhì)流轉(zhuǎn)機(jī)制，團(tuán)隊(duì)協(xié)作性差。標(biāo)準(zhǔn)的信息化工作流程在不同部門(mén)之間傳輸信息實(shí)現(xiàn)零滯后，每項(xiàng)工作都能夠落實(shí)到具體人員實(shí)時(shí)管理，而且系統(tǒng)工作日志記錄了每項(xiàng)工作的完成時(shí)間。另外，“無(wú)紙化辦公”也減少了資源浪費(fèi)，保護(hù)環(huán)境。

設(shè)備管理信息透明化，公司內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享。設(shè)備管理系統(tǒng)的信息登記、維護(hù)、分類和檢索功能有助于迅速查詢到相關(guān)信息，為工作的開(kāi)展提供便利。同時(shí)，對(duì)歷史設(shè)備管理信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可為EPC 項(xiàng)目的執(zhí)行積累經(jīng)驗(yàn)，降低設(shè)備管理的風(fēng)險(xiǎn)。權(quán)限設(shè)置使系統(tǒng)的實(shí)際使用又具有一定的保密性。