優化流程提升財務管理

王洪麗 王雪 陸文娟 東北石油大學財務處

近年來，隨著國家財政持續加大對高校科研經費的投入力度，我國高等教育事業在不斷發展和壯大。高校財務報銷流程面對的各種問題與壓力劇增，本次調研正是基于此，以S高校為研究對象，分析高效財務報銷業務流程存在的問題，從工作實際出發，探討財務報銷業務流程優化的有效對策，以期實現優化報銷流程“一次性告知”“最多跑一次”，來提升高效財務管理及服務水平。

一、高校現行財務管理的現狀

S學校是一所擁有一級學科國家重點學科、國家大學科技園的大學。1978年該校被教育部列為全國88所重點大學之一，是其所屬省份重點建設的高水平大學之一。S高校作為一所重點院校，該校在支持師生科研工作的同時，也非常重視財務管理高質量發展。

S校教育事業經費及科研經費支出情況2018年-2020年三年呈逐年遞增趨勢，詳見表1、圖1。

表1 教育經費及科研經費支出金額

2018年-2020年三年記賬憑證數量趨勢情況：2018年20155張，2019年23286張，2020年24008張。記賬憑證處理量如圖2所示：

從圖2中我們可以獲知，隨著經濟業務逐年遞增，高校財務處理憑證筆數也會隨之增加，而前臺會計數量有限，這無疑加大了前臺會計的工作壓力。高校前臺會計的日常工作，不僅是要對前來報銷的經辦人提供的原始票據審核，現場答疑，還需要及時接聽并回復通過電話和QQ來咨詢業務的師生。前臺會計要保證全面完整回答師生所咨詢的業務問題等，避免讓報銷經辦人報銷多走路。線上線下同時工作的條件下，導致經常有各種事情打斷會計人員的工作思路，使其無法保持連貫的工作思路，影響工作效率[1]。

S高校前臺報銷工作激增，現有財務人員配備不到位，財務人員短缺，不得不依靠外聘人員。前臺報銷人員共8人，外聘職工數量4人，占總報銷職工數量的50%。財務又屬于專業技術崗位，更需要經驗豐富及專業過硬的人員處理業務，而當前核算會計新人較多，缺少業務骨干，一定程度影響報銷的效率。

部分外聘人員及新進人員那對業務的判斷和處理及職業判斷能力不高，對報銷業務的真實、合規和完整性無法做出快速、準確的判斷，直接影響財務報銷效率[2]。

二、高校報銷流程中存在的問題及成因

（一）信息孤島現狀嚴重，報賬信息不對稱

隨著我國高等教育信息化建設的發展，目前，全國各高校都創立了校園網和微信公眾號，當然高校的財務部門也會借助這個平臺發布財務相關信息，但由于相關人員對其關注度不夠，以至于錯過很多很多財務信息。報銷中，經常因為經辦人對財務報銷制度及流程的不熟悉，導致財務報銷要件缺失，需經辦人溝通，讓其將材料取回，按照要求及流程補齊材料。有時一筆報銷業務要反復到財務處投單，反復審核。而財務人員要遵循謹慎性的原則，對退單票據再次審核，重復性工作增多，降低了工作效率[3]。

（二）高強的工作下，服務態度有待加強

在財務審核人員短缺的條件下，隨著高校的科研經費增加，面對嚴格的經費管理制度，前臺核算會計的工作量劇增。前臺核算會計需對經辦人提供的發票真偽、經費渠道適不適當、審批簽字手續及相關合同附件等進行審核。即使在審核通過，會計人員在制單過程中經常遇到項目余額不足、項目額度不夠等情況，這仍需要經辦人即時更換報銷使用的財務帳號并提供新的科研經費結算單，或是即使調整經費預算。然而，調整經費預算，也不是很快就能完成的，不僅需要提交材料還需經費主管部門的審批，這無疑增加的報銷的時間和難度，使得報銷人疲憊，對前臺會計人員不免會有不好的情緒。而，財務報銷工作人員在工作強度過大的情況下，也容易與經辦人在溝通時出現語氣生硬、不足夠耐心等情況。雙重條件下，這無疑使雙方矛盾容易激化[4]。

（三）報銷方式缺少創新性

傳統的高校財務報銷人員需要手工填寫并粘貼原始票據，經項目負責人審批后，到財務部門排隊，進行面對面溝通與報銷，很多師生課業繁忙，等待的時間浪費了很多科研與休息時間。在業務量較大的時候，更有很多報銷經辦人在經過漫長的等待后，經會計人員審核后發現，報銷要件不全或是簽字不全，報銷經辦人還需在準備好材料后，重新排隊，這使很多報銷人身心俱疲，有很多的不滿。

三、目前財務報銷工作中已采取的積極做法

高校財務部門財務報銷工作日趨嚴謹。新形勢新情況要求財務工作迅速適應當下嚴格的辦公需要。處理審時度勢仔細研究，為保證學校財務工作的正常有序運轉，采取常態化工作方式，在財務大廳門口設立票據投單箱，做到不接觸不見面收件審核，降低了各種病毒的傳播和交叉感染的風險。這種做法更有利于提高相關人員的工作效率，收單做法得到學校教職工的高度認可[5]。

建立財務業務交流群，對師生提出的問題線上及時答疑解惑。“線上線下”相結合的工作模式已成為財務管控的主要思路。

財務大廳設立賬務自助查詢專用電腦，方便師生查詢財務報銷明細。完善網上財務數據查詢功能，足不出戶，自助查詢財務信息。

四、優化報銷流程提升高校財務管理高質量發展的路徑

面對大學研究財務管理存在的問題和原因，在新形勢下，提出了以下優化途徑：

（一）加大財務制度宣傳力度，減少信息不對稱

充分利用互聯網的便利，在學校財務網頁、微信公眾賬號上，及時公布并更新財務相關政策以及規章制度，上傳報銷要件模版，方便師生使用。通過召開財務專題培訓會，宣傳并解讀最新財務政策，減少信息不對稱。

為方便廣大師生，可以在微信、QQ建立財務業務交流群，與師生線上及時溝通，也可以在線上提供報銷銀行回執，方便需要的教師。為進一步拓寬財務與師生的交流渠道，高校可以實施財務聯絡員制度，“點對點”對二級單位進行財務指導，學校的教學部門可以通過聘任財務助理的方式，實現財務部門與全校各二級單位之間的“無縫對接”。財務助理可以提供相應的服務，從預算管理到最終項目決算，有財務助理的幫助和指導，經費的使用人可以提高報銷效率，節省時間，有更多的時間和精力投入科研事業中[6]。

（二）增強服務意識，轉變工作態度

為提高報銷效率，財務可以將報銷流程，制作成展板，方便前來報銷的師生瀏覽，按照各自業務的報銷流程進行，提高效率。前臺會計也可以認真梳理每個經費的報銷需要不同業務類型時，所需要的不同要件，將其制作成樣表，擺放在每個窗口，同時將經費審批流程制作成清單的形式，方便經辦人能夠迅速查找到需要準備資料和審批流程，盡可能地一次將報銷材料就準備齊全，提高報銷效率，同時，也減少工作中重復回答重復性問題，節省雙方時間，減少矛盾。作為一名會計，工作中過硬的業務能力非常重要。高校的財務部門不僅要定期對近階段的工作情況進行匯報總結，各科室也要根據自己的工作內容，定期安排學習，不僅要學習政策制度，也要仔細研讀報銷文件，牢記文件內容及領會文件精神，確保所有的財務人員要對同一個業務問題的回答以及同一事項的處理結果一致[7]。

（三）創新服務方式，構建信息共享平臺

隨著科學技術的發展，高校財務部門也應該充分利用科學技術，打破傳統面對面排隊報銷方式，可以通過網上預約報銷的方式，減少排隊等候的時間。高校也需要不斷升級財務數據分析系統，拓展多功能途徑，讓經費使用人在辦公室通過網絡就可以查詢自己的項目經費，更好地了解經費的到賬情況以及使用情況，方便報銷人在報賬前可以根據自己的經費類型、項目余額以及項目預算，合理使用經費報銷[8]。

五、結語

目前，高校財務管理面臨多元化挑戰，特別重要的是確保大學研究的健康發展，使其對地方經濟更有用。文章以高校為例，分析了高校財務管理模式的現狀，并對目前高校財務管理模式面臨的問題進行了概述。此外，還深入分析了原因，并提出了改進大學財務管理制度及報銷流程的具體措施。每一所大學都應根據其實際情況，不斷完善自己的財務管理制度，積極利用研究經費制度，在維護研究人員的個人權利的同時，也使得高校財務健康發展。作為一名新時代的財務人員，我們要凝神聚力，認真且嚴謹，勇于創新，為學校教育事業高質量發展提供保障。