基于儲備庫的物資計劃全過程管控研究

陳學琴

一、引言

物資計劃管理主要分為需求計劃管理和采購計劃管理兩大類，按照兩級集中采購目錄清單實施全面計劃管理，并通過計劃準確性、時效性管控，確保精益高效。傳統物資計劃管理按照工程項目里程碑計劃，結合各類物資供應周期和采購批次安排情況進行多次編報，面對當前工程項目緊、計劃批次多、物資供應任務重的形勢，存在計劃管理工作重復性高、時效性差、人為因素導致易出錯的問題，計劃管理工作質效難以把控。

本文以有效提升物資計劃管理工作質效、優化業務流程、前移計劃管理端口、實現全過程數據貫通為目標，結合物資工作業務實際，持續創新計劃管控輔助決策分析，應用信息化管理理念，統籌需求預測計劃與項目前期的關聯性，探索在規劃和設計源頭應用標準化成果，主動對接工程建設計劃和需求，通過構建物資需求計劃儲備庫實現物資需求計劃端口前移，確保物資計劃全過程高效閉環管控。

二、基于儲備庫的物資計劃全過程管控內涵分析

物資需求計劃儲備庫旨在結合工程項目里程碑計劃、采購批次安排、物料主數據及物資供應周期等數據，在項目前期強化物資計劃管理，形成“動態儲備、清冊管理、滾動更新、一鍵轉換”的管理模式。通過引入需求計劃儲備庫理念，深化應用工程項目設備材料清冊典型設計，對單體工程下的物資、服務需求進行一次性全量編制后，提報并存儲至需求計劃儲備庫中，待提交正式采購計劃時，一鍵實現儲備庫計劃轉常規采購計劃或協議預測計劃，有效解決由于工程項目緊、計劃批次多、物資供應任務重等形勢下的物資計劃管理短板，實現物資計劃全過程管控，確保精益高效。構建物資需求計劃儲備庫的核心內容主要體現以下幾個方面：

第一，基于工程項目儲備情況，完成項目基礎信息維護，包括項目名稱、項目定義、項目類型、項目狀態、總投資計劃、開完工時間、年度投資等重要信息。

第二，運用信息化管理思路，前移物資需求計劃提報端口，依托典型設計方案模板，結合采購標準庫中的物料主數據及可研初設等項目信息提前編制設備材料清冊，形成各單體工程下的物資需求計劃，實現物資需求計劃預儲備，避免業務前端環節物資需求計劃“扎推”上報、“集中”審核的現象，多維度提升采購計劃申報及時性、準確性、規范性，為物資需求計劃全過程數據貫通奠定基礎。

第三，按照工程項目里程碑計劃、物資供應參考周期、年度采購批次安排等基礎信息，緊密結合項目實施進度、物料清單與技術規范ID 的對應關系，物資需求計劃儲備庫信息一鍵轉換正式采購計劃或協議預測計劃，實現物資需求計劃申報過程中的智能校驗和滾動更新，減少業務執行中的紕漏，提高業務運轉效率和快速響應能力。

三、基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型研究

1.需求分析

物資計劃申報是由需求部門發起，由于物資種類多、物資需求特性復雜多樣、標準與通用物料的應用、物資采購策略的變化、工程施工進度的變化等因素，需求部門在物資申報時缺乏全面的申報信息指引或者提醒，難以準確把控各物資計劃應用正確的物料和固化ID、合理的申報時間和納入的采購批次，易出現錯報、漏報、遲報等常見問題，影響工程建設的進度。

通過對當前物資計劃管理工作流程和方法逐項進行梳理，發現基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型至少具備四個條件，見表1。

表1 基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型需求分析表

2.方案提出

通過對基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型需求分析，充分考慮多種因素，廣泛查閱搜集專業技術資料，咨詢相關專業技術人員，結合實際業務提出多種備選方案并對各種備選方案的優缺點、可行性、經濟性進行評價對比，確定基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型實施方案如表2 所示。

表2 基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型實施方案

四、基于儲備庫的物資計劃全過程管控功能實現

1.業務流程梳理

按照現行物資計劃管理辦法和實施細則等相關制度要求與任務分工，結合物資需求計劃提報流程、實際工作經驗和基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型實施方案，組織開展業務流程梳理并設計出系統功能流程圖如圖1 所示。

圖1 基于儲備庫的物資計劃全過程管控功能流程圖

2.模塊代碼編寫與調試

根據基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型需求分析、方案設計、流程規劃及實現效果研究，運用結構化設計的方法完成模塊軟件代碼編寫，通過多次改進及調試最終實現“工程項目動態儲備、設備材料清冊智能管理、物資需求計劃滾動更新、正式采購計劃一鍵轉換”的既定功能。

3.功能應用測試與消缺

在完成基于儲備庫的物資計劃全過程管控模塊的基本研發，并確保實現各既定目標功能后，進行模塊功能及數據通道應用測試，及時建立問題庫銷號機制，對模塊功能進行完善，驗證系統實用性、易用性和有效性。

4.效果檢查

自基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型應用以來，有效避免了業務前端環節物資需求計劃“扎推”上報、“集中”審核的現象，需求計劃的及時性、準確性和規范性均得到顯著提升，其中物資計劃變動率自2021 年的16.21%降至目前的3.84%。

五、結語

本文以構建物資需求計劃儲備庫實現物資需求計劃端口前移為突破口，以問題為導向，以有效提升物資計劃管控水平、優化業務流程、實現全過程數據貫通為目標，將信息管理系統開發與物資管理工作有機結合，通過建立基于儲備庫的物資計劃全過程管控模型，將傳統的“被動接收”轉變為現在的“動態儲備、一鍵轉換”，實現了“工程項目動態儲備、設備材料清冊智能管理、物資需求計劃滾動更新、正式采購計劃一鍵轉換”等既定功能，提高了工程項目管理與物資計劃管理的關聯性和契合度，有效解決了影響全局工作的突出問題和管理短板，節約了人力和時間的投入，使物資計劃管理工作邁上了新臺階。