大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的思考

趙永梅

摘? 要：在檔案管理工作開展中，可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效使用，促使檔案管理工作的有效性變得更高，也能夠使大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢得到凸顯，同時使檔案管理工作的開展變得更加全面。基于此，本文主要針對事業(yè)單位檔案管理工作開展的特點進(jìn)行入手，從而對大數(shù)據(jù)技術(shù)與之融合的意義進(jìn)行分析，最后利用大數(shù)據(jù)技術(shù)如何實現(xiàn)促使事業(yè)單位檔案管理工作的開展變得更加有效進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;大數(shù)據(jù)

前言

事業(yè)單位各項工作在落實的過程中，必然會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)、文字、表格等信息，而這些信息對于事業(yè)單位的長期發(fā)展有著十分重要的作用。在大數(shù)據(jù)技術(shù)使用的過程中，不僅能夠使檔案管理工作的開展變得更加全面，也可以通過精細(xì)化的方式，使傳統(tǒng)的管理模式得到優(yōu)化，這時就能使檔案管理工作的開展效果變得更好，同時也能夠使檔案的利用效率變得更高。在當(dāng)前階段，檔案管理模式更加偏向現(xiàn)代化的方向進(jìn)行發(fā)展，這種方式不僅能夠使管理的成本變得更低，并且也能夠使檔案管理的價值得到凸顯。

一、在檔案管理中融入大數(shù)據(jù)技術(shù)的意義

在檔案管理工作開展中，很多事業(yè)單位已經(jīng)意識到，過去所使用的管理辦法不僅會消耗很多成本，最終取得的效果也無法真正為事業(yè)單位的長期發(fā)展做好保障。對此，通過將大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行有效融合，可以使事業(yè)單位利用海量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行應(yīng)用，這時就能夠為城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做好保障，同時也能夠使城市的建設(shè)更加符合未來發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。通過云計算技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)為事業(yè)單位各項規(guī)劃工作的開展，落實好數(shù)據(jù)的儲備工作，這時對于檔案當(dāng)中的所有信息來看，不僅能夠利用技術(shù)進(jìn)行有效整合與分類，也能夠全面提升信息的使用效果。尤其是在管理服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用的過程中，能夠進(jìn)一步使信息的應(yīng)用價值得到凸顯。

在過去，檔案管理工作的開展是以紙質(zhì)檔案的管理為主，而這種管理方法只能夠在過去起到一定的作用，無法實現(xiàn)為事業(yè)單位的長期發(fā)展做好保障[1]。畢竟，這種管理辦法極易導(dǎo)致由于時間的遞增，使得檔案丟失或出現(xiàn)損毀的問題，這時就無法保證信息的應(yīng)用價值能夠獲得體現(xiàn)，同時也會由于人工查找所帶來的不便，造成成本的增加和使用效率的下降。對此，在信息時代下，通過信息化技術(shù)的使用，才能夠真正滿足事業(yè)單位檔案管理工作開展的要求。通過對紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以電子檔案的使用，則能通過信息化技術(shù)促使管理成本變得更低，并使效率獲得提升，更能夠?qū)Σ煌愋偷臋n案進(jìn)行分類與歸納，以此來滿足應(yīng)用的實際需求。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持之下，電子信息化檔案更能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展的多元化要求。

事業(yè)單位的規(guī)模在不斷擴(kuò)大，而且涉及的業(yè)務(wù)也越來越多，這就導(dǎo)致事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，檔案整體的儲存量是在不斷提升的。自進(jìn)入到信息化時代當(dāng)中，事業(yè)單位在轉(zhuǎn)變時，不僅會產(chǎn)生更多的檔案數(shù)據(jù)，同時檔案的類型也變得愈加豐富，這對于傳統(tǒng)檔案的管理模式來看，無疑會帶來更多的挑戰(zhàn)。但是，在大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用的今天，不僅能夠使電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)變得更加全面，也能通過信息技術(shù)的融合，使信息數(shù)據(jù)分類的效果變得更好。這樣，通過有效分析就能在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持之下，找到數(shù)據(jù)背后所隱藏的關(guān)鍵內(nèi)容，這時數(shù)據(jù)自身的使用價值就會變得更高。通過這種方式，可以使檔案的利用效率變得更好，以此就能使事業(yè)單位為人民服務(wù)的效果變得更好。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的路徑

（一）創(chuàng)建管理系統(tǒng)

想要使事業(yè)單位在檔案管理工作開展中，能夠通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用進(jìn)行突破，最重要的一點是要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效建設(shè)，并通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效融入，促使管理系統(tǒng)的性能變得更好，這時才能將電子化的檔案，真正轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)進(jìn)行使用。只有符合事業(yè)單位的現(xiàn)實情況，從而打造出匹配的管理系統(tǒng)，這樣才能夠使檔案的使用價值變得更好。此外，檔案的應(yīng)用必須要具備著全面性和時效性，因此在管理系統(tǒng)設(shè)計上，需要對不同的應(yīng)用方式進(jìn)行有效地開發(fā)與升級，這時才能夠使檔案資源的價值實現(xiàn)最大化體現(xiàn)[2]。值得注意的是，想要保證檔案應(yīng)用的安全性，需要通過多元化的信息服務(wù)打造來保證信息的管理、應(yīng)用、儲存等可以滿足事業(yè)單位檔案管理的需求，這時才能降低檔案信息泄露帶來的影響。

（二）提升檢索能力

在檔案管理工作開展中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠使事業(yè)單位在各項數(shù)據(jù)應(yīng)用上，通過不同的查詢方式，促使想要的資源能夠得到第一時間的傳遞，這種方式會比過去所開展的人工紙質(zhì)查詢更有效率。在自動化技術(shù)應(yīng)用的過程中，由于檢索的過程比較麻煩，導(dǎo)致很難實現(xiàn)以智能化的關(guān)鍵詞搜索來保證信息應(yīng)用的效率。但是，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以使檢索的目錄變得更加簡單，這樣查詢者只需要在輸入時輸入關(guān)鍵信息，即可對所有信息資源進(jìn)行應(yīng)用。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的匹配下，可以按照不同的搜索方式獲取想要的信息，這樣檔案的檢索效率就能夠變得更高。只要建立相關(guān)的模型，并以特殊化的處理方式實現(xiàn)匹配事業(yè)單位整體的需求，就能使信息的共享效率變得更高，也能使檔案的使用效率變得更高。

（三）融入數(shù)據(jù)分析

想要挖掘信息數(shù)據(jù)背后的價值，就必須要強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)的分析能力。在事業(yè)單位當(dāng)中，所有檔案的形成所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，均可以通過不斷分析來使其背后的價值得到挖掘，而且可以針對不同檔案對口的需求來進(jìn)行深化挖掘，這時利用云端數(shù)據(jù)的強(qiáng)化分析能力就能夠使檔案管理工作的質(zhì)量獲得提升。檔案是一種非常重要的資源，它的價值需要通過挖掘來進(jìn)行體現(xiàn)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，則能夠以透視化分析為主，使信息的價值清晰明了地展現(xiàn)在人們眼前，這時就能夠為事業(yè)單位的發(fā)展提供保障。

總結(jié)

在當(dāng)前階段，中大數(shù)據(jù)技術(shù)有著十分重要的作用。因此，在事業(yè)單位的檔案管理工作開展中，將大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行有效融入，不僅能夠使檔案管理工作開展的質(zhì)量獲得提升，也能夠真正以事業(yè)單位的長期發(fā)展為主，促使事業(yè)單位能夠利用檔案資源有效體現(xiàn)自身的價值。

參考文獻(xiàn)

[1]鄧華. 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑探索[J]. 黑龍江檔案，2021，（06）：210-211.

[2]董齊魯. 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2021，（19）：132-133.